Читать книгу Word Tipps und Tricks für Dummies - Schwabe Rainer W. - Страница 4

In diesem Kapitel

▶ Schnelle Dauer-Einstellungen

▶ Speichere leichter!

▶ Mal richtig Druck machen

▶ Her mit dem PDF!

Erinnern Sie sich noch? Das erste Word unter Windows hatte ein vollkommen anderes Aussehen. Von Word 97 angefangen bis hin zu Word 2003 waren die Unterschiede nicht so groß.

Bei Word 2007 verfügen Sie über die Office-Schaltfläche. Per Mausklick öffnen Sie das Menü mit den Einträgen. In Word-Versionen von 2010 bis 2016 steht Ihnen dazu der Menüpunkt DATEI zur Verfügung.

Fixe Einstellungen

Mit ein paar Klicks ändern Sie Ihre Arbeit in Word. Einmal geändert, bleibt es so, bis Sie es wieder ändern … also eine »reine Einstellungssache«.

Unter DATEI und OPTIONEN können Sie bei SPRACHE die Bearbeitungssprache von Word einstellen beziehungsweise ändern.

Mal ’ne andere Standardschrift

Aktivieren Sie das Auswahlfeld bei Schriftart und – größe, ändern Sie beides nur für einen Text im Dokument, abhängig davon, wo der Cursor steht oder was Sie gerade markiert haben (siehe auch Abbildung 1.1).

Abbildung 1.1: Auswahl Schriftart

Eine Schreibschrift für ein etwas persönliches Dokument wäre »Lucida Handwriting«. »Wingdings« dagegen ist eine Schriftart, die Zeichen und Symbole anzeigt.

Wird häufig eine bestimmte Schriftart (und/oder – größe) verwendet, sollten Sie diese als Standardschrift festlegen. Dazu benötigen Sie das Dialogfeld SCHRIFTART (siehe auch Abbildung 1.2).

Sie starten es per Mausklick in der Registerkarte START in der Gruppe SCHRIFTART oder über die Tastenkombination [Strg]+[D]. Häufig verwendete Standardschriften sind »Arial« und/oder »Times New Roman«.

Abbildung 1.2: Starten eines Dialogfeldes für die jeweilige Gruppe.

1. Wählen Sie hier die gewünschte Schriftart und – größe aus.

2. Bestätigen Sie über die Schaltfläche ALS STANDARD festlegen.

3. Geben Sie noch an, ob die neue, ausgewählte Schrift nur für das aktuelle Dokument oder für alle (zukünftigen) Dokumente gelten soll.

Zum Festlegen der Standardschrift ist die Option ALLE DOKUMENTE BASIEREND AUF DER VORLAGE NORMAL empfehlenswert, da sie für alle weiteren Dokumente gilt.

4. Bestätigen Sie über die Schaltfläche OK.

Die Standardschrift ist so lange festgelegt, bis Sie eine andere auswählen. Ein neues Starten von Word ist nicht notwendig.

Zoomen Sie heran!

Das kann ins Auge gehen, wenn Sie den Überblick verlieren! Sie können den Zoom leicht in der Statusleiste am unteren Bildschirmrand ändern, indem Sie den Schieber mit der gedrückten, linken Maus bewegen oder die Schaltflächen – beziehungsweise + anklicken.

Zoomen – Drehen Sie einfach am Rad!

Sind Sie noch ein »alter Schieberegler«, um den Zoom einzustellen? Das können Sie viel einfacher haben! Mit gedrückter [Strg] – Taste und Mausrad können Sie den Zoom schnell einstellen.

Eine weitere Möglichkeit, den Zoom einzustellen, finden Sie in der Registerkarte ANSICHT.

Klick mal Neu!

Wenn Sie mit einem neuen, leeren Dokument arbeiten möchten, wählen Sie unter DATEI den Eintrag NEU aus und klicken direkt auf die Schaltfläche ERSTELLEN.

Das ist ein umständlicher Weg, um ein neues Dokument auf den Bildschirm zu holen! Drücken Sie die Tasten [Strg]+[N], starten Sie ein neues Dokument viel schneller. Oder nutzen Sie die SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF, damit diese ihren Namen Schnellzugriff auch zu Recht verdient …!

1. Öffnen Sie die Auswahl in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF (siehe Abbildung 1.3).

Abbildung 1.3: Auswahl öffnen und Schaltflächen einbinden

2. Aktivieren Sie die Schaltfläche NEU.

Die Schaltfläche befindet sich in der Symbolleiste. Pro Mausklick wird ein neues Dokument erstellt!

Bei Word 2016 erscheint beim Start zunächst die Auswahl der Dokumentvorlagen. Diesen Startbildschirm können Sie über DATEI und den OPTIONEN deaktivieren. Bei ALLGEMEIN finden Sie die STARTOPTIONEN. Den Startbildschirm können Sie über STARTBILDSCHIRM BEIM START DIESER ANWENDUNG ANZEIGEN ausblenden.

Speichere leichter!

Wenn Sie Dokumente bearbeiten, sollen sie auch gespeichert werden.

Dokumente speichern Sie über die Schaltfläche SPEICHERN ([Strg]+[S]) beziehungsweise über DATEI und den Befehl SPEICHERN UNTER ([F12]).

Auch hier können Sie die Schaltfläche SPEICHERN in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF anlegen.

1. Öffnen Sie die Auswahl bei der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF (siehe Abbildung 1.3).

2. Aktivieren Sie die Schaltfläche SPEICHERN.

Die Schaltfläche befindet sich in der Symbolleiste. Pro Mausklick wird ein Dokument gespeichert beziehungsweise Sie gelangen in das Dialogfeld SPEICHERN UNTER.

Das Zeitintervall der automatischen Speicherung – eingestellt von Haus aus auf 10 Minuten – können Sie über DATEI/OPTIONEN/SPEICHERN ändern.

Speichern oder Speichern unter – das ist hier die Frage!

Ist ein Dokument noch nicht gespeichert worden, gelangen Sie über SPEICHERN in das Dialogfeld SPEICHERN UNTER … Ändern Sie ein gespeichertes Dokument und wählen den Befehl SPEICHERN, wird das ursprüngliche Dokument überschrieben. Möchten Sie dagegen das Ursprungsdokument beibehalten, geben Sie über das Menü DATEI den Befehl SPEICHERN UNTER an ([F12]).

Möchten Sie Ihre Dokumente auf einer Wolke (Cloud) speichern, können Sie den Cloud-Service OneDrive von Microsoft verwenden. Dazu laden Sie die App/das Programm unter https://onedrive.live.com/about/de-de herunter.

Sie können auch SPEICHERN UNTER als Schaltfläche in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF anlegen.

1. Klicken Sie auf die Registerkarte DATEI.

2. Wählen Sie OPTIONEN.

3. Aktivieren Sie den Eintrag SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF.

4. Wählen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER aus (siehe Abbildung 1.4).

Sie können noch den Befehl ALLE SPEICHERN einbinden und sich so ein paar Mausklicks sparen. Sie finden den Befehl unter ALLE BEFEHLE.

5. Fügen Sie den Befehl SPEICHERN UNTER über HINZUFÜGEN >> in die SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ein.

6. Bestätigen Sie über die Schaltfläche OK.

Abbildung 1.4: Befehle für den Schnellzugriff einbinden

Die Schaltfläche SPEICHERN UNTER befindet sich in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF. Ab jetzt haben Sie die Wahl zwischen den Schaltflächen SPEICHERN und SPEICHERN UNTER.

Im Dialogfeld SPEICHERN UNTER erhalten Sie über die Schaltfläche TOOLS eine weitere Auswahl. Hier können Sie zum Beispiel über den Eintrag ALLGEMEINE OPTIONEN Passwörter zum Öffnen und Bearbeiten Ihrer Dokumente festlegen.

Die Bearbeitung eines Dokuments schränken Sie über die Schaltfläche BEARBEITUNG EINSCHR. in der Registerkarte ÜBERPRÜFEN ein.

Auch in der Registerkarte DATEI können Sie über den Eintrag INFORMATIONEN mit Klick auf die Schaltfläche DOKUMENT SCHÜTZEN Ihre Dateien schützen beziehungsweise die Bearbeitung einschränken.

Bei DATEITYP: können Sie auch ältere Word-Versionen angeben: Word 97 bis Word 2003 (siehe auch Abbildung 1.5).

Dokumente, erstellt mit »älteren« Word-Versionen, haben die Endung »doc«.

Dokumente, die dagegen mit den Versionen ab Word 2007 erstellt wurden, haben die Endung ».docx«.

Die neuen Word-Versionen können Dokumente, erstellt mit den alten Versionen, lesen. Andersherum geht das nicht! Dann muss hier der Dateityp geändert werden.

Abbildung 1.5: Alte und neue Word-Versionen

1. Öffnen Sie im Dialogfeld SPEICHERN UNTER die Auswahl bei DATEITYP:.

2. Geben Sie als DATEITYP: »Word 97-2003-Dokument« an.

3. Speichern Sie über die gleichnamige Schaltfläche oder drücken Sie die [Enter] – Taste.

Das Dokument wird im Format der alten Version gespeichert.

In der Titelleiste oben erscheint neben dem Dateinamen der Ausdruck KOMPATIBILITÄTSMODUS. Das Dokument wurde als Dateityp für die Versionen Word 97-2003 gespeichert. Verwenden Sie einige Features aus den neuen Versionen, werden diese vielleicht bei den älteren Versionen nicht unterstützt.

Öffnen Sie Dokumente, die in einer Version vor Word 2007 gespeichert wurden, sind einige Funktionen deaktiviert. Damit auch hier alle Funktionen von den neuesten Word-Versionen 2007 bis 2016 zur Verfügung stehen, können Sie diese älteren Dokumente aktualisieren.

Klicken Sie dazu in die Registerkarte DATEI und wählen Sie den Eintrag INFORMATIONEN. Klicken Sie dann die Schaltfläche KONVERTIEREN an.

Klicken Sie unter DATEI auf INFORMATIONEN, können Sie versehentlich geschlossene und/oder ungespeicherte Dokumente noch »retten«! Aktivieren Sie hier die Schaltfläche VERSIONEN VERWALTEN beziehungsweise DOKUMENTE VERWALTEN.

Mal flott öffnen

Bereits gespeicherte Dokumente öffnen Sie über DATEI und ÖFFNEN.

Natürlich geht das schneller! Über die Tasten [Strg]+[O]oder per Mausklick auf die Schaltfläche ÖFFNEN in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF.

Dazu muss diese zunächst eingebunden werden.

1. Öffnen Sie die Auswahl in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF (siehe Abbildung 1.6).

Abbildung 1.6: Einträge mit einem Häkchen befinden sich bereits in der Symbolleiste für den Schnellzugriff.

2. Wählen Sie die Angabe ÖFFNEN aus.

Über DATEI und den Eintrag ZULETZT VERWENDET (bei Word 2016 unter ÖFFNEN!) können Sie die letzten Dokumente, mit denen Sie gearbeitet haben, schnell wieder öffnen.

Wenn Sie ein Dokument wieder öffnen und die Tastenkombination [Shift]+[F5] drücken, gelangen Sie zur letzten Position, die Sie im Dokument bearbeitet haben! Word 2016 zeigt Ihnen das sogar an der rechten Bildlaufleiste an!

Auch dieser Befehl lässt sich als Schaltfläche in der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF einbinden.

Sie öffnen ebenfalls die Auswahl bei der SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF und aktivieren die Angabe ZULETZT VERWENDETE DATEI ÖFFNEN. Die Schaltfläche befindet sich »ein-Maus-Klick-bereit« in der Symbolleiste (geht leider nur bis Word 2010!).

Unter ZULETZT VERWENDETE DOKUMENTE werden auch die Dateien angezeigt, die Sie bereits gelöscht haben. Klicken Sie auf den Eintrag, können Sie das Dokument »natürlich« nicht mehr öffnen – das Gleiche gilt bei umbenannten Dateien und Dateien, deren Speicherort verändert wurde! Das kann verwirren! Schaffen Sie da mal Ordnung! Ein Rechtsklick mit der Maus in die Liste der ZULETZT VERWENDETEN DOKUMENTE hilft Ihnen dabei, Ordnung in die Liste zu bekommen. Die Angaben sämtlicher gelöschten Dokumente können hier entfernt werden (siehe Abbildung 1.7).

Abbildung 1.7: Die Liste der zuletzt verwendeten Dokumente anpassen und bearbeiten