Читать книгу Системная жизнь. Как организовать жизнь, чтобы справиться с неопределённостью и добиваться результата без выгорания - Семён Колосов - Страница 15

К этому этапу нужно подходить, когда вы проанализировали текущую ситуацию в разрезах: сфер жизни, окружения, навыков, мотивации, ценностей и мышления. Аналогично тому, как будто вы собрались у подножья горы с командой и проанализировали ресурсы перед восхождением. Разложили перед собой все рюкзаки, инструменты и провиант. Посмотрели на команду, ее настрой, навыки, сильные и слабые стороны. Так как вы увидели больше деталей, то всё стало ещё сложней. Фляг для воды недостаточно, рюкзаки в дырках, оборудование с барахолки, а половина команды понятия не имеет, что такое восхождение на гору, и навыки снимать сториз никак не помогут в сложной ситуации. Оказывается, тут ещё полно работы, прежде чем начать восхождение. Что делать? Сначала нужно залатать все пробелы, чтобы начать свой путь с уверенностью, а не наудачу. Зачем нужно копаться в проблемах на таком раннем этапе? Если уже понятно, что имеем, и можно приступить к планированию. Но жизнь – не выдуманный пример из книги. Если у вас проблемы со здоровьем, то не будет энергии ничего делать. Если вы перебиваетесь от зарплаты до зарплаты, то стресс будет вас сдерживать от изменений. Если у вас токсичное окружение, то вы не сможете даже начать думать о новых целях. Нельзя сделать «вжух», чтобы всё само собой быстро изменилось. В таких случаях первостепенно решить базовые проблемы. Посмотрите на все сферы через пирамиду Маслоу. Где в ней больше проблем или недочётов? Если на первых двух уровнях, то решайте сначала эти проблемы, а потом приступайте к улучшению всех сфер дальше на уровнях выше.

Хорошая новость, что такие проблемы не только у вас. Они есть у многих людей, и большинство решений уже существует. Если есть живые примеры, кто справлялся с подобными проблемами, значит, вы тоже сможете. Главное ввязаться. Когда увидите, что у вас получится, то поверите, что всё возможно. Вы увидите новый горизонт проблем, но уже не будет так страшно. Удобно, когда весь анализ текущей ситуации вы разместите на большом листе или доске Miro. Чтобы увидеть полную карту текущей ситуации сверху. Отметьте в карте все проблемные места, нежелательные ситуации, людей, качества и так далее. Всё, что вы ассоциируете с проблемами, от которых хотите избавиться. Дальше надо проблемы решить. Как решить любую проблему? Алгоритм простой. Найти проблему, придумать решение и реализовать его. Анализ первопричин помогает найти корень проблемы. Часто люди принимают симптомы проблемы за саму проблему и бесконечно решают их. Бесконечно вычерпывают воду из лодки с пробоиной. Правильно решать проблемы так, чтобы они больше не возникали и не создавали новых проблем. Это можно сделать, только если найти и решить корневую проблему.

Для поиска корневых проблем можно использовать RCA (Root cause analysis). На русском языке – «Анализ корневых причин». Этот метод помогает посмотреть на проблему комплексно, увидеть взаимосвязи и найти корневую причину конкретной негативной ситуации. Для такого анализа существует много методов. Самые известные – «Пять почему» и «Диаграмма Исикавы». Я предлагаю использовать «Пять почему». У него понятная логика, и в дальнейшем легко модифицировать под любые нужды. Его придумал основатель Toyota – Сакити Тоёда. Первоначально метод предназначался для решения производственных задач. Задавая вопрос «Почему?» пять раз на месте проблемы, определялся первоисточник проблемы, и решение находилось быстрее. Чтобы найти корневые причины проблем, нам понадобится задать себе этот вопрос намного больше пяти раз, а также поработать с причинно-следственными связями. Мы – не бездушные машины на производстве, поэтому важная особенность процесса – честность и объективность перед самим собой. Так как придётся признаваться себе в неприятных вещах.

«Дурак, который признал, что он дурак, есть уже не дурак вовсе»

Фёдор Достоевский

Наша задача отложить эмоции, оценочные суждения и обвинения. Даже в цитате Достоевского не нужно цепляться за первое слово. Вы не дурак или дура. Вы смелый человек, который не боится признаться в бездействии, ошибках, страхах или незнании. Только так можно хладнокровно найти причину и убедиться, что это корневая причина. Я познакомился с этим методом, когда пришел на работу менеджером проектов в red_mad_robot. Каждую пятницу у нас была встреча с командой, где мы обменивались статусами дел и обсуждали проекты. На одной из таких встреч я рассказал статус, что мы не успеваем получить деньги, так как клиент не может вовремя подписать документы из-за проблемы на их стороне. Креативный директор Макс Десятых спросил меня, почему. Я ответил, что у них проблема с электронным документооборотом. Он снова меня спросил, почему. Я рассказал ещё детали, а он спросил снова. Это были мои первые недели в компании, и внутри я просто закипал от злости. Про себя я думал, зачем ты ко мне пристал, чего ты добиваешься. Я же тебе объяснил, что у них проблема, и мы повлиять не можем. Но в реальном мире я признался, что дальше уже ответить не могу, а Макс попросил выяснить. На следующий день я пошел разбираться, играя в почемучку с менеджером клиента. Оказалось, что проблема в подписанте, он уехал в отпуск. Всего за один звонок менеджер нашел человека с правом подписи, и документы были подписаны. Я мог сделать так сразу, но не задал пару лишних «почему» и не продвинулся в решении проблемы. А клиенту, какой бы он ни был классный, незачем решать чужие проблемы. Сегодня я вспоминаю эту историю с улыбкой и сам требую от своей команды докапываться до первопричин и выяснять максимально полную картину. Это помогает смотреть наперёд, анализировать детальнее и сразу генерировать решения на месте без лишних шагов. Я перепробовал много методов анализа корневых причин для себя. С командой мы экспериментировали с разными методами в проектном управлении. Но метод «Пять почему» использую чаще всего. Он оброс своими нюансами, слоями детализации и обозначениями, но суть остается та же, как и в оригинале. Обязательно возьмите его на вооружение в работе, чтобы не быть, как Василий в притче ниже.

Василий спрашивает у барина:

– Почему ты платишь мне 5 копеек, а Борису 5 рублей?

Барин в ответ спрашивает Василия:

– Там случайно не сено везут вдали?

– Не знаю.

– Так пойди, посмотри.

Василий возвращается и говорит:

– Да, сено.

– А с какого луга?

– Не знаю.

– Так сходи, спроси.

Приходит работник снова и отвечает:

– С Константиновского луга.

– А какого укоса сено, первого или второго?

– Не знаю.

– Сходи, спроси.

Василий возвращается опять и говорит:

– Первого укоса.

– А почем продают?

– Не знаю.

– Спроси, пожалуйста, — говорит барин.

Еще раз приходит работник и отвечает на вопрос:

– По 5 рублей.

– А они торгуются?

– Не знаю, — в который раз заявляет Василий.

В этот момент входит Борис и говорит барину:

– Там сено везли с Константиновского луга, первого укоса. Я спросил «почем?». Они сказали по 5 рублей. Я сторговался до 3. Покупаем, разгружать его?

Барин поворачивается к Василию и говорит:

– Вот поэтому я тебе плачу 5 копеек, а Борису 5 рублей!

Борис разобрался в вопросе детальнее, собрал информацию, принял решения, принёс пользу, получил деньги, купит себе мерседес. Василий ограничился одним вопросом, ему хватит только на вейп. Василию нужно сесть и задать себе вопрос: «Почему мне платят 5 копеек?». Затем провести анализ первопричин и выделить корневую. Решив её, Василий встанет на путь к своим 5 рублям. Позже он сможет задать себе вопрос – «Почему мне платят 5 рублей?» – и дойти до своего мерседеса. Тренируйте привычку не принимать решений на основе поверхностной информации, а задавайте вопросы, чтобы добраться до истины.

Задача анализа первопричин выявить корневую причину или дополнить целостность картины с помощью визуализации модели проблемы (явления или желания). Визуальная модель помогает выявить причинно-следственные связи, скрытые причины, зависимость причин и корневые узлы причин. Лучше использовать Miro или аналогичный сервис, чтобы удобнее редактировать свою схему. Старайтесь придерживаться основных правил:

1. Сначала записывается проблема или нежелательное явление, которое нужно разрешить;

2. Затем с помощью вопросов «почему» строим дерево причин проблемы сверху вниз, пока это возможно;

3. Любая ветвь заканчивается корневой причиной или неизменяемой причиной;

4. Причиной проблемы могут быть проблемы уровня ниже, у которых свои причины;

5. Когда будете отвечать на вопрос «почему», то старайтесь опираться на факты и указывать причину того, что записано в прямоугольнике выше. Избегайте оценочных суждений, эмоций и объектов, не относящихся к проблеме;

6. Дерево может иметь много параллельных ветвей, из одной причины может выходить несколько следующих причин;

7. Причины могут соединяться узлом «и»/«или». Если причины соединяются узлом «и», то нужно устранить все причины, входящие в проблему, чтобы ее решить. Если через «или», то можно решить только одну;

8. Некоторые причины могут быть похожи между собой или быть причиной других проблем из соседних веток. Отмечайте похожие причины, чтобы выделить в группу причин.

Проще всего рассмотреть метод на реальном примере. Когда я работал на заводе, меня не устраивала моя зарплата. Как выглядел бы анализ первопричины: «У меня маленькая зарплата».

Пример жизненный и простой, но очень сложный в анализе. Примерно такую цепочку рассуждений я неоднократно прогонял у себя в голове, когда заходили разговоры о покупке своей квартиры в Донецке. Прогонял, но ничего не делал, так как в уме очень тяжело заметить и признаться себе, что ничего не умеешь. В схеме идет разветвление на две ветви: «1» и «2». Ветвь «2» сразу отбрасываем, так как на компанию мы повлиять не можем. Ветвь «1» делится ещё на три ветви: «1.1», «1.2» и «1.3». Ветвь «1.2» ничего не даёт. Решение по ней очень трудозатратное и долгое. Ветви «1.1» и «1.3» приводят нас к двум главным корневым причинам: «Нет знаний и опыта» и «Страх и неуверенность в себе». Причина «Я ничего не сделал, чтобы узнать» более косвенная. Это больше симптомы страха. Благодаря анализу за первым слоем поиска виноватых и обоснований бездействия мы видим, какие проблемы действительно важно решить. Более того, понятно, как их решить. Научиться новым навыкам и получить опыт можно множеством способов. Повысить самооценку и побороть страх сложнее, но тоже известно, как. С этим сложно поспорить и дать шансы мозгу объяснить, почему этого делать не нужно. Для примера я не учитывал все возможные ветви, а оставил только самое главное. В реальном анализе могут быть очень громоздкие схемы с большим количеством ветвей, что позволяет рассмотреть все причины и выделить взаимосвязи.

Выше я кратко изложил, в чём заключается метод. Если вы раньше никогда не делали такого анализа, то посмотрите видео или почитайте статьи в интернете. В сети много подробных объяснений и примеров. Метод достаточно прост в освоении, и любой разберется без проблем. Для анализа своих ситуаций я использую метод RCA+ (Root Conflict Analysis), который разработал Валерий Сушков. Он один из разработчиков инструментов современных ТРИЗ и Технологии Системного Инновационного Мышления, а также соучредитель Европейской Ассоциации ТРИЗ и Международной Ассоциации Бизнес – ТРИЗ. В этом методе тоже строится дерево причин, но принцип работы значительно отличается от метода «Пять почему». Мне повезло попасть на курс к Валерию Сушкову. Там я узнал о его методе и сразу начал использовать его. Если «Пять почему» для вас слишком прост или не работает для поиска корневых причин, то найдите в сети информацию о RCA+ или Теории ограничений Голдратта. Лучше посмотреть видео и сразу практиковаться, так как текстом объяснить их очень сложно. Но это уже продвинутый уровень для решения комплексных проблем в бизнесе. Для жизни вам вполне хватит «Пять почему».

Задача последнего раздела об анализе донести до всех, что анализ первопричин – обязательный шаг для любых видов проблем. Всегда добирайтесь до первопричины. Так вы сможете бороться с реальными проблемами, а не с симптомами. Вы сможете сфокусировать усилия, потратив меньше ресурсов. Вопросы «почему» и «зачем» являются одними из самых важных в жизни. Они олицетворяют осмысленный подход к жизни. Эти вопросы можно использовать не только для поиска причин, но и для принятия взвешенных решений, фильтрации желаний и поддержания мотивации. Об этом поговорим дальше. Относитесь к анализу очень серьёзно, не пренебрегайте им. Мозг всегда придумает объяснение любого явления, будет стараться сохранить ресурсы и вести вас по понятному сценарию. Культура, люди и дефицит времени – всё работает против процесса распознавания первопричин. Анализ первопричин – ваш защитный щит от помех и спутник системной жизни. С него всё начинается, и дальше он ещё не раз пригодится. Где ещё вы найдёте такой мощный бесплатный инструмент, который производит для вас ясность и экономит ресурсы в любое время без регистрации и смс.