Читать книгу Автоматизированные системы обработки экономической информации - Сергей Каледин - Страница 2

1.1.Структура и место информационных систем

Экономические системы существовали с момента появления общества, поскольку на любой стадии развития общество требует для своего управления систематизированной, предварительно подготовленной информации. Особенно это касается производственных процессов – процессов, связанных с производством материальных и нематериальных благ, т.к. они жизненно важны для развития общества. Именно производственные процессы совершенствуются наиболее динамично. А по мере их развития усложняется и управление ими, что, в свою очередь, стимулирует совершенствование и развитие информационных систем.

            Для того, чтобы разобраться, что же такое экономическая информационная система, необходимо прежде всего определить её место в системе управления экономическим объектом, т.е. объектом, связанным с производством материальных и нематериальных благ.

            Потребность в управлении возникает в том случае, когда необходима координация действий членов некоторого коллектива, объединенных для достижения общих целей. Такими целями могут быть: обеспечение устойчивости функционирования или выживания объекта управления в конкурентной борьбе, получение максимальной прибыли, выход на международный рынок и т.д. Цели сначала носят обобщенный характер, а затем в процессе уточнения они формализуются управленческим аппаратом в виде целевых функций.

            В соответствии с кибернетическим подходом система управления представляет собой совокупность объекта управления, например, предприятия, и субъекта управления – управленческого аппарата (Рис.1.1.) Последний объединяет в себе сотрудников, формирующих цели, разрабатывающих планы, вырабатывающих требования к принимаемым решениям, а также контролирующих их выполнение. В задачу же объекта управления входит выполнение планов, выработанных управленческим аппаратом, т.е. реализация той деятельности, для которой создавалась система управления.

            Оба компонента системы управления связаны прямой (П) и обратной (О) связями. Прямая связь выражается потоком директивной информации, направляемой от управленческого аппарата к объекту управления, а обратная представляет собой поток отчетной информации о выполнении принятых решений, направляемый в обратном направлении.

            Директивная информация порождается управленческим аппаратом в соответствии с целями управления и информацией о сложившейся экономической ситуации, об окружающей среде. Отчетная информация формируется объектом управления и отражает внутреннюю экономическую ситуацию, а также степень влияния на неё внешней среды (задержки платежей, нарушения подачи электроэнергии, погодные условия, общественно-политическая ситуация в регионе и т.д.). Таким образом, внешняя среда влияет не только на объект управления: она поставляет информацию и управленческому аппарату, решения которого зависят от внешних факторов (состояния рынка, наличие конкуренции, величина процентных ставок, уровень инфляции, налоговая и таможенная политика).

Взаимосвязь информационных потоков (П и О), средства обработки, передачи и хранения данных, а также сотрудников управленческого аппарата, выполняющих операции по переработке данных, и составляет информационную систему экономического объекта.

            Возрастание объемов информации в контуре управления, усложнение её переработки повлекло за собой сначала внедрение компьютеров на отдельных операциях, а затем расширение их применения. Традиционная информационная система стала качественно меняться. В управленческом аппарате появилось новое структурное подразделение, единственной функцией которого стало обеспечивать процесс управления достоверной информацией на основе средств вычислительной техники. В связи с этим в контуре управления появились новые информационные потоки, а старые потоки частично изменили своё направление. Часть традиционной информационной системы стала постепенно, но неуклонно трансформироваться в направлении все большей автоматизации обработки информации.

            С учетом применения выделяются:

n технические информационные системы;

n Экономические информационные системы;

n информационные системы в гуманитарных областях и др.

            Таким образом любой системе управления экономическим объектом соответствует своя информационная система, называемая экономической информационной системой.

            Экономическая информационная система (ЭИС) – это совокупности внутренних и внешних потоков прямой и обратной информационной связи экономического объекта, методов, средств, специалистов, участвующих в процессе обработки информации и выработке управленческих решений.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним.

Современный уровень информатизации общества предопределяет использование новейших технических, технологических, программных средств в различных информационных системах экономических объектов.

            Автоматизированная информационная система (АИС) представляет собой совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств и специалистов, предназначенную для обработки информации и принятия решений.

            Создание АИС способствует повышению эффективности производства экономического объекта и обеспечивает качество управления.

С помощью АИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна (рис.1.2.). Причина этого заключается в сложности структуризации информации и формализации процесса её переработки.

 В АИС от объекта управления направляется только та часть информации (см. рис.1.2.) – О2, которую можно систематизировать и обрабатывать с помощью компьютера. Аналогично от управленческого аппарата передается в АИС лишь часть директивной информации – П2, которая может быть соответствующим образом переработана и передана объекту управления. Доля информации, обрабатываемая в АИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20 %. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.

            Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения.

В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.

            На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежением за ресурсами и разработке управляющих директив для выхода предприятия на требуемый планом уровень

            На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.

            На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие Функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание, ибо впоследствии все они должны быть трансформированы в компьютерные программы.

            Планирование – функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньше – на среднем и минимальное – на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.

            Учет – Функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.

            Анализ и регулирование – сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причиной отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации – экспертные системы. Взаимосвязь между уровнями управления и осуществляемыми ими функциями по объему выполняемых работ представлена в табл. 1.1.

                                                                                                                                                      Таблица 1.1.

Взаимосвязь функций и уровней управления

Первоначально большинство АИС обеспечивали оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. В последствии стали разрабатываться системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.

 Современные АИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.

            Процесс управления заключается в изменении состояния объекта системы, ведущем к достижению поставленной цели. Цели системы задаются при её создании и в процессе функционирования все время корректируются в соответствии с изменениями внешних условий. Стратегические и тактические цели управления могут носить директивный характер. Они возникают в результате деятельности управленческих сотрудников более высокого уровня и называются траекторными. Такое название объясняется тем, что заданные цели отражают желаемую траекторию изменения управляемой системы во времени. В экономике траектория задается в виде совокупности показателей.

            Для систем существует понятия динамического равновесия – это процесс, характеризуемый некоторой равновесной траектории. Для выделения её среди других должен быть задан критерий. Учитывая целенаправленный характер системы, траектория является равновесной тога, когда она кратчайшим путем ведет к поставленной цели. Если система стремится к равновесию, с одной стороны, и к достижению цели, с другой стороны, то непротиворечивым является случай тождественности равновесия и цели. К функции системы и к структуре относится понятие устойчивости. Система с устойчивой структурой может восстанавливать даже существенно нарушенные функции. Нарушение структуры почти неизбежно ведет к потере функциональной устойчивости системы, а часто к её гибели. Одним из факторов устойчивости структуры является структурная избыточность, что достигается дублирование.

            Если траекторная цель не структурирована и выражена неявно, она может быть сформулирована самим менеджером как творческая. Вся иерархия траекторных целей должна соответствовать структуре управления. Или, если быть более точным, структура управления должна соответствовать иерархии целей. Другими словами, каждый элемент структуры управления, представленный на графе управления вершиной, должен иметь набор траекторных (директивных) целей, которые должны соответствовать служебным обязанностям управленческого работника. Таким образом, управленческая структура должна быть упорядочена в соответствии с целевым определением каждого уровня.

            В процессе управления системой по директивным целям менеджер стремится погасить негативные влияния и добиться совпадения фактической траектории поведения системы с желаемой (директивной) траекторией. Если траекторные цели отражают иерархию управления, то управление на горизонтали осуществляется менеджером в соответствии с рабочими целями, которые носят творческий характер, поскольку вырабатываются самим менеджером. Эти цели подчинены траекторной цели и меняются в соответствии с возникновением той или иной фактической ситуации.

            Полученные с вышестоящего уровня траекторные цели должны быть реализованы через механизм формирования новых целей (в пределах траекторной, поскольку менеджер получает с вышестоящего уровня лишь цели, а не решения). Новые цели формируются менеджером самостоятельно, и этот процесс является творческим. Траекторные цели тоже считаются творческими в момент формирования их менеджером соответствующего уровня, и поэтому являются некоей директивой лишь для низшего уровня управления. Таким образом, творчество менеджера любого уровня определяется сложившейся ситуацией (условия и ограничения) и директивным направлением поддержания нужного состояния управляемой системы.

1.2. Состав и структура ЭИС

В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно разделить ЭИС предприятия, района, области и государства.

            В экономике с учетом сферы применения выделяются:

– банковские информационные системы;

– информационные системы фондового рынка;

– страховые информационные системы;

– налоговые информационные системы;

– информационные системы промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские информационные системы);

– статистические информационные системы и др.

Используя системный подход, можно сказать, что ЭИС, как и всякая другая система, состоит из элементов (или подсистем), находящихся в определенных отношениях друг с другом. Множество этих отношений совместно с элементами образуют структуру системы. Таким образом, ЭИС – это часть реальной действительности, представленная в виде множества элементов и отношений между ними.

Признаки структуризации системы, т.е. ее декомпозиция на составные части, задаются людьми в соответствии со здравым смыслом и в зависимости от стоящих перед ними задач. Наиболее общим разделением подсистем ЭИС является выделение обеспечивающей и функциональной частей.

            Обеспечивающая часть ЭИС состоит из информационного, технического, программного, организационного, правового и других видов обеспечения.

            Информационное обеспечение. Информация столь же необходима управленческому аппарату, как объекту управления – сырье и ресурсы. Она формируется в результате обработки специфического сырья, известного под названием данные. Последние отражают конкретные финансово-хозяйственные факты, состояние или процессы и имеют собственный материальный носитель (бухгалтерские и финансовые документы, сигналы, поступающие от датчиков, дисплеи, магнитные носители и т.д.). Согласно Рис 1.1. любая система управления имеет дело с двумя видами информации: внешней (информация о внешней среде) и внутренней (циркулирующей между управленческим аппаратом и объектом управления).

            Для внешней информации характерны приблизительность, неточность, обрывистость, противоречивость. В основном она касается состояния рынка и конкурентов, прогнозов процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации. По своей природе такая информация носит вероятностный характер, и поэтому её обработка стандартными программными средствами затруднена, что потребовало использования особых информационных систем, получивших название экспертных. Такие системы способны давать точные выводы на основе недетерминированной информации.

            Внутренняя информация возникает в самой системе управления и отражает  в различные интервалы развитие объекта управления, его финансово-хозяйственное состояние и директивные цели на случай отклонений от установленных параметров.

            В зависимости от уровня управления используются различные виды информации. Так, для высшего руководства, разрабатывающего стратегию деятельности, применяется в основном внешняя и в меньшем объеме внутренняя информация. На оперативном уровне используется только внутренняя, а на среднем – большей частью внутренняя и частично – внешняя. Эти виды информации хранятся на своих носителях, составляя информационную базу, на основе которой функционирует АИС. Информационная база состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной.

            К внемашинной относится та часть, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств, например документы (наряды, акты, накладные и т.д.).

            Внутримашинная информационная база содержится на машинных носителях и состоит из файлов. Она может быть создана либо как множество локальных, т.е. независимых, файлов, каждый из которых отражает некоторое множество однородных управленческих документов (например накладных), либо как база данных Разница состоит в том, что при создании базы данных файлы не являются независимыми, ибо структура одних файлов (состав полей) зависит от структуры других. Это служит причиной несоответствия структуры файлов базы данных структуре управленческих документов, на основе которых эти файлы создаются. Файлы базы данных разрабатываются с соблюдением определенных принципов и ориентацией на одну из моделей базы данных (реляционную, иерархическую, сетевую). Файлы обрабатываются с помощью специального программного обеспечения – систем управления базами данных (СУБД).

            Все документы, имеющие отношение к ЭИС, а также файлы внутримашинной информационной базы можно разбить на входные и результатные.

            Состав внутримашинной базы определяется исходя из информационных потребностей каждого уровня управленческого аппарата.

            Техническое обеспечение. Технические возможности ЭИС определяются рядом обеспечивающих подсистем, к которым относятся подсистемы технического обеспечения, организационного обеспечения и др.

            Технические средства служат основой построения ЭИС. Мощность этих средств в значительной мере определяет состав решаемых задач управления. К техническим средствам ЭИС – техническое обеспечение – относятся компьютеры, средства коммуникаций и оргтехника.

            Весь компьютерный парк условно можно разделить на два класса: персональные и высокопроизводительные компьютеры (Mainframe System). Последние необходимы для создания больших хранилищ данных и обеспечения доступа к ним. К таким компьютерам предъявляются высокие требования к надежности при круглосуточной работе, к защите данных и производительности. Одна из наиболее известных фирм, выпускающая машины такого класса, – Тandem Computers, ориентируется на безостановочную обработку данных высокой степени важности в реальном масштабе времени. А между ними существует большой спектр других средств вычислительной техники.

            Но даже компьютеры типа Mainframe System не всегда могут обеспечит требуемую оперативность принимаемых решений. Так, использование компьютерных систем для оценки степени риска и оптимизации операций с ценными бумагами оправдано только в том случае, когда реакция на запрос не превышает нескольких минут. Но при больших объемах сделок Mainframe System способен ответить на запрос лишь через несколько часов, а персональный компьютер – через сутки. Без проблем решают подобную задачу лишь суперкомпьютеры. Так компьютер CRAY, используемый в компании Country Net West для оценки портфелей ценных бумаг, показал, что расчеты, которые на компьютере с процессором Pentium потребовали бы 20 ч, на спер ЭВМ занимают лишь 6 мин, для Уолл-стрит разница между 6 мин и 20 ч эквивалентна половине стоимости компьютера CRAY.

            Компьютеры могут объединяться в вычислительные сети.

В локальных вычислительных сетях (ЛВС) известно несколько режимов работы.

Наиболее простой режим не предполагает специально выделенного компьютера, ресурсы которого распределяются между другими машинами. Каждая ЭВМ имеет свои собственные ресурсы и ресурсы, предоставляемые другими компьютерами. Второй режим предусматривает выделение отдельного компьютера для обслуживания сетевых программ и других компьютеров. Только на этой машине могут находиться общие программы и базы данных. Такой компьютер называется файл-сервером. Третий режим также предполагает выделение отдельного компьютера и известен по названием клиент-сервер. В отличие от предыдущего в данном случае находятся не только общие базы данных, но и программы поиска и записи, что позволяет «клиентам» (другим программам, расположенным на удаленных компьютерах) запрашивать на всю информацию из базы данных, а только частично или полностью обработанную сервером. При этом снижается загруженность каналов передачи данных.

            ЛВС могут объединяться между собой таким образом, что абоненты одной сети пользуются ресурсами другой.

            Перечисленные классы машин и сети ЭВМ могут функционировать только с помощью общесистемного программного обеспечения.

            Программное обеспечение. «Оживить» техническое обеспечение, т.е. заставить его выполнять операции по обработке информации, предназначено программное обеспечение (ПО). ПО – совокупность программ системы обработки данных и программных документов, необходимых для эксплуатации этих программ. Различают общее и прикладное ПО. В общее ПО включают операционные системы, системы программирования, сервисные программы.

Операционная система – это программа, которая автоматически загружается при включении компьютера и предоставляет пользователю базовый набор команд, с помощью которых можно общаться с компьютером: запустить программу, отформатировать дискету, скопировать файл и т.д.

Система программирования представляет собой инструментальные средства для квалифицированных пользователей – программистов и непрограммистов. Инструментальные средства программиста определяют информационные технологии, предназначенные для проектирования функционального программного обеспечения. Функциональное ПО – это программная реализация конкретных функций информационного работника с использованием различных информационных технологий, т.е. это настройка автоматизированного рабочего места (АРМ), СУБД, гипертекстов, мультимедиа, экспертных систем, программного комплекса задач и подсистем ЭИС, построенных с помощью других средств проектирования, на конкретного информационного работника конкретного предприятия, учитывающая специфику сложившейся там системы обработки данных.

Инструментальные средства программиста определяют информационные технологии, доступные пользователю с любой квалификацией в области вычислительной техники и программирования.

Сервисные программы предоставляют ряд услуг по обеспечению эксплуатации ЭВМ и программного обеспечения.

Для общения пользователя с программным, техническим и информационным обеспечением применяются языки. Языки общения могут быть формализованными, не полностью или полностью естественными языками. Совокупность языков общения, правил их формализации и терминов, используемых в ЭИС, образует лингвистическое обеспечение.

Совокупность мероприятий, регламентирующих функционирование и использование технического, программного и информационного обеспечения и определяющих порядок выполнения действий, приводящих к получению и использованию искомого результата, образует методическое и организационное обеспечение. В ЭИС они определяют технологический процесс работы системы. Кроме операционных систем для функционирования любой ЭИС необходимы также:

n текстовые и диагностические программы;

n программные средства телекоммуникации;

n программные средства защиты информации от несанкционированного доступа и воздействий;

n программные средства подтверждения целостности передаваемого документа и идентификации подписи автора;

n программный интерфейс с другими компьютерными системами и др.

            Организационное обеспечение. Экономическая информационная система включает в себя аппарат управления, обеспечивающий функционирование всех её подсистем, как единое целое. Такое структурное подразделение, как и всякое другое, должно выполнять:

n сбор первичной информации об объекте управления и окружающей среде на основе использования документов, применения вспомогательных средств или средств автоматической регистрации данных;

n передачу информации курьеру или её рассылку с помощью локальных, региональных или других сетей;

n хранение и поддержку в работоспособном состоянии коллективно используемой информации в центральной базе данных или распределенной по узлам сети;

n обработку информации на основе централизованной или распределенной технологии.

            В современных ЭИС для большинства сотрудников созданы средства поддержки принятия решения, связанные в локальную сеть. При этом управленческий персонал ЭИС обеспечивает её функционирование и развитие. Главные же функции персонала АИС состоят в разработке:

n юридических и правовых норм для работы управленческого аппарата в условиях компьютеризации;

n документации, регулирующей порядок обмена информацией с другими компьютерными системами, правила выхода из нештатных ситуаций;

n методической документации для подготовки управленческих работников в условиях компьютеризации и др.

Как правило, персонал ЭИС состоит из сотрудников отдела разработок, внедрения и сопровождения новых программ, далее – отдела разработки и отдела эксплуатации.

Для разработки новых задач от высшего руководства предприятия поступает следующая информация: перспективные планы развития предприятия, содержащие цели, к достижению которых стремится руководство предприятия, а также бюджетные ограничения на создание новых систем.

На основании этих сведений отдел разработки может предложить решение задач стратегического планирования, анализа и прогнозирования цен, а также консультаций по маркетинговой политике, анализу использования основных фондов, анализу факторов, влияющих на рентабельность, диагнозу финансово-хозяйственного состояния предприятия, анализу сбыта, эффективности предприятия и др.

        Средний уровень управления имеет свои информационные потребности: планы на ближайшую перспективу и расчеты материальных и трудовых ресурсов, калькуляции себестоимости продукции, отклонения плановых показателей от фактических и др.

Сотрудников оперативного уровня интересует автоматизация выполнения функций на рабочих местах, связанных или непосредственно с производством (склады, цехи, участки), или с управлением (бухгалтерия, отделы, службы). Типичные задачи этого уровня: ведение счетов дебиторов и кредиторов, учет закупок и поступлений, выдача суточных заданий и учет их выполнения, расчет загрузки оборудования, формирование сведений о клиентах, расчет заработной платы и пр.

            Отдел эксплуатации планирует свои действия исходя из специфики информационных работ и особенностей средств обработки и передачи данных. В основном в функции этого отдела входят:

n обеспечение безопасности, конфиденциальности и целостности данных (борьба с вирусами, сбоями и несанкционированным доступом, разработка шифров, паролей, кодов);

n администрирование баз данных;

n разработка графиков ввода данных и слежения за их выполнением;

n составление планов-графиков текущего ремонта оборудования и обслуживания компьютеров.

            Рассмотренные характеристики составляющих ЭИС весьма относительны, т.к. в компьютерном мире развитие происходит быстрыми темпами. Меняются поколения компьютеров, системного и прикладного программного обеспечения. В результате изменяются содержание, название и функции информационных систем, а границы проникновения компьютеров в сферу человеческой деятельности остаются относительно постоянными.

            Правовое обеспечение ЭИС. Оно представляет собой совокупность норм, выраженных в нормативных актах, устанавливающих и закрепляющих организацию этих систем, их цели, задачи, структуру, функции и правовой статус ЭИС. Правовое обеспечение ЭИС осуществляет правовое регулирование разработки ЭИС и взаимоотношения разработчика и заказчика. Правовое обеспечение этапа функционирования ЭИС определяет её статус в процессе управления, обеспечение информацией процесса принятия решения и правовое обеспечение информационной безопасности функционирования ЭИС. Правовое обеспечение включает общую и специальные части. Общая содержит нормативные документы, регламентирующие деятельность ЭИС, а специальная осуществляет юридическую поддержку принятия решений. В настоящее время на российском рынке коммерческих юридических баз данных существует более двадцати продуктов, которые могут осуществлять правовую поддержку принятия решений и могут быть легко встроены в ЭИС.

Функциональная часть ЭИС. Функциональная часть фактически является моделью системы управления объектом. В ходе декомпозиции функциональная часть разбивается на подсистемы, конкретный состав которых определяется признаком декомпозиции. Но поскольку ложная система всегда многофункциональна, ЭИС может быть декомпозирована по разным признакам. Применительно к системам управления признаком структуризации могут служить функции управления объектом, в соответствии с которыми ЭИС состоит из функциональных подсистем. Это один из распространенных признаков декомпозиции систем управления, который не всегда удовлетворяет проектировщиков ЭИС. Поэтому разработаны и другие признаки, используемые, как правило, в комбинации с функциональным признаком. К ним относятся:

n уровень управления (высший, средний, оперативный);

n вид управляемого ресурса (основные фонды, материальные, трудовые, финансовые и информационные ресурсы);

n сфера применения (банковские информационные системы, статистические, налоговые, бухгалтерские, фондового рынка, страховые и т.д.);

n функции управления и период управления.

            Выбор признаков декомпозиции ЭИС зависит от специфики объекта управления и целей его создания.

            Трансформация целей управления в функции, а функций – в подсистемы ЭИС позволяет проводить дальнейшую декомпозицию. Если подсистемы реализуют некоторые отделенные друг от друга функции управления, то каждую из них можно делить на более детальные подфункции или, каких называют, задачи (или комплексы задач).

 Состав задач в ЭИС определяется следующими факторами:

n важностью той или иной функции управления;

n возможностью формализации управленческих процедур;

n уровнем подготовки персонала управления к использованию компьютеров;

n наличием информационной базы и технических средств.

            Их распределение между участниками процесса управления может происходить по-разному, поскольку некоторые задачи могут быть целиком решены на одном рабочем месте, а другие для этого требуют участия многих управленческих работников. Но каким бы ни было такое распределение, оно должно сказаться на содержательной части задачи.

1.3. Автоматизированные информационные технологии, их развитие и классификация

Создание и функционирование информационных систем в управлении экономикой тесно связаны с развитием информационной технологии – главной составной части автоматизированной информационной системы (АИС).

Автоматизированная информационная технология (АИТ) – системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых информация предлагается клиентам.

Развитие рыночных отношений привело к появлению новых видов предпринимательской деятельности и, прежде всего, к созданию фирм, занятых информационным бизнесом, разработкой информационных технологий, их совершенствованием, распространением компонентов АИТ, в частности программных продуктов, автоматизирующих информационные и вычислительные процессы. К их числу относят также вычислительную технику, средства коммуникаций, офисное оборудование и специфические виды услуг – информационное, техническое и консультационное обслуживание, обучение и т.п. Это способствовало быстрому распространению и эффективному использованию информационных технологий в управленческих и производственных процессах, практически к повсеместному их применению и большому многообразию.

АИТ в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков, в частности: способу реализации в АИС, степени охвата АИТ задач управления, классом реализуемых технологических операций, типу пользовательского интерфейса, вариантам использования сети ЭВМ, обслуживаемой предметной области (рис.1.3).

 По способу реализации АИТ в АИС выделяют традиционно сложившиеся и новые информационные технологии. Если традиционные АИТ прежде всего существовали в условиях централизованной обработки данных, до массового использования ПЭВМ были ориентированы главным образом на снижение трудоемкости при формировании регулярной отчетности, то новые информационные технологии связаны с информационным обеспечением процесса управления в режиме реального времени.

Новая информационная технология – это технология, которая основывается на применении компьютеров, активном участии пользователей (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакета прикладных программ общего и проблемного назначения, доступе пользователя к удаленным базам данных и программам благодаря вычислительным сетям ЭВМ.

            По степени охвата АИТ задач управления выделяют электронную обработку данных, когда с использованием ЭВМ без пересмотра методологии и организации процессов управления ведется обработка данных с решением отдельных экономических задач, и автоматизацию управленческой деятельности. Во втором случае вычислительные средства, включая суперЭВМ и ПЭВМ, используются для комплексного решения функциональных задач, формирования регулярной отчетности и работы в информационно-справочном режиме для подготовки управленческих решений. К этой же группе могут быть отнесены АИТ поддержки принятия решений, которые предусматривают широкое использование экономико-математических методов, моделей и ППП для аналитической работы и формирования прогнозов, составления бизнес-планов, обоснованных оценок и выводов по изучаемым процессам, явлениям производственно-хозяйственной практики. К названной группе относится и широко внедряемые в настоящее время АИТ, получившие название электронного офиса и экспертной поддержки решений. Эти два варианта АИТ ориентированы на использование последних достижений в области интеграции новейших подходов к автоматизации работы специалистов и руководителей, создание для них наиболее благоприятных условий выполнения профессиональных функций, качественного и своевременного информационного обслуживания за счет полного автоматизированного набора управленческих процедур, реализуемых в условиях конкретного рабочего места и офиса в целом.

Необходимость работы с документами, материалами, базами данных конкретной организации или учреждения в домашних условиях, в гостинице, транспортных средствах привела к появлению АИТ виртуальных офисов. Такие АИТ основываются на работе ЛВС, соединенной с территориальной или глобальной сетью. Благодаря этому абонентские системы сотрудников учреждения независимо от того, где они находятся, оказываются включенными в общую для них сеть.

Автоматизированные информационные технологии экспертной поддержки составляют основу автоматизации труда специалистов-аналитиков.

Эти работники кроме аналитических методов и моделей для исследования складывающихся в рыночных условиях ситуаций по сбыту продукции, услуг, финансового положения предприятия, фирмы, финансово-кредитной организации вынуждены использовать накопленный и сохраняемый в системе опыт оценки ситуаций, т.е. сведения, составляющие базу знаний в конкретной области. Обработанные по определенным правилам такие сведения позволяют подготавливать обоснованные решения для поведения на финансовых и товарных рынках, вырабатывать стратегию в областях менеджмента и маркетинга.

По классам реализуемых технологических операций АИТ рассматриваются по существу в программном аспекте и включают: текстовую обработку, электронные таблицы, автоматизированные банки данных, обработку графической и звуковой информации, мультимедийные и другие системы.

Перспективным направлением развития компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображения получила название компьютерной графики. Компьютерная графика – это создание, хранение и обработка моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла в область экономического анализа, моделирования различного рода конструкций, она незаменима в производстве, проникает в рекламную деятельность, делает занимательным досуг. Формируемые и обрабатываемые с помощью цифрового процессора изображения могут быть демонстрационными и анимационными. К первой группе, как правило, относят коммерческую (деловую) и иллюстративную графику, ко второй – инженерную и научную, а также связанную с рекламой, искусством, играми, когда выводятся не только одиночные изображения, но и последовательность кадров в виде фильма (интерактивный вариант). Интерактивная машинная графика является одним из наиболее прогрессивных направлений среди новых информационных технологий. Это направление переживает бурное развитие в области появления новых графических станций и в области специализированных программных средств, позволяющих создавать реалистические объемные движущиеся изображения, сравнимые по качеству с кадрами видеофильма.

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название мультимедиа=технологии. Такую технологию реализуют специальные программные средства, имеющие встроенную поддержку мультимедиа и позволяющие использовать её в профессиональной деятельности, учебно-образовательных, научно-популярных и игровых областях. При применении этой технологии в экономической работе открываются реальные перспективы использовать компьютер для озвучивания изображений, а также понимания им человеческой речи, ведения компьютером диалога со специалистом на родном для специалиста языке. Способность компьютера с голоса воспринимать несложные команды управления программами, открытием файлов, выводом информации на печать и другими операциями в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

По типу пользовательского интерфейса можно рассматривать АИТ с точки зрения возможностей доступа пользователя к информационным и вычислительным ресурсам. Так, пакетная АИТ исключает возможность пользователя влиять на обработку информации, пока она производится в автоматическом режиме. Это объясняется организацией обработки, которая основана на выполнении программно-заданной последовательности операций над заранее накопленными в системе и объединенными в пакет данными. В отличие от пакетной диалоговая АИТ предоставляет пользователю неограниченную возможность взаимодействовать с хранящимися в системе информационными ресурсами в реальном масштабе времени, получая при этом всю необходимую информацию для решения функциональных задач и принятия решений.

Интерфейс сетевой АИТ предоставляет пользователю средства теледоступа к территориально распределенным информационным и вычислительным ресурсам благодаря развитым средствам связи, что делает такие АИТ широко используемыми и многофункциональными.

В настоящее время наблюдается тенденция к объединению различных типов информационных технологий в единый компьютерно-технологический комплекс, который носит название интегрированного. Особое место в нем принадлежит средствам коммуникации, обеспечивающим не только чрезвычайно широкие технологические возможности автоматизации управленческой деятельности, но и являющимся основой создания самых разнообразных, глобальных вычислительных сетей, электронной почты, цифровых сетей интегрального обслуживания. Все они ориентированы на технологическое взаимодействие совокупности объектов, образуемых устройствами передачи, обработки, накопления и хранения, защиты данных, представляют собой интегрированные компьютерные системы обработки данных большой сложности, практически неограниченных эксплуатационных возможностей для реализации управленческих процессов в экономике.

Интегрированные компьютерные системы обработки данных проектируется как сложный информационно-технологический и программный комплекс. Он поддерживает единый способ представления данных и взаимодействия пользователей с компонентами системы, обеспечивает информационные и вычислительные потребности специалистов в их профессиональной работе.

Повышение требований к оперативности информационного обмена и управления, а, следовательно, к срочности обработки информации, привело к созданию не только локальных, но и многоуровневых и распределенных систем организационного управления объектами, какими являются, например, банковские, налоговые, снабженческие, статистические и другие службы. Их информационное обеспечение реализуют сети автоматизированных банков данных, которые строятся с учетом организационно-функциональной структуры соответствующего многоуровневого экономического объекта, машинного ведения информационных массивов. Эту проблему в новых информационных технологиях решают распределенные системы обработки данных с использованием каналов связи для обмена информацией между базами данных различных уровней. За счет усложнения программных средств управления базами данных повышаются скорость, обеспечиваются защита и достоверность информации при выполнении экономических расчетов и выработке управленческих решений.

В многоуровневых и распределенных компьютерных информационных системах организационного управления одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. В частности, создаваемые автоматизированные рабочие места специалистов предоставляют возможность пользователям работать в диалоговом режиме, оперативно решать текущие задачи, удобно вводить данные с терминала, вести их визуальный контроль, вызывать нужную информацию для обработки, определять достоверность результатной информации и выводить её на экран, печатающее устройство или передавать по каналам связи.

 Потребность в аналитической работе при переходе к рынку в условиях перестройки экономических отношений, образования новых организационных структур, функционирующих на основе различных форм собственности, неизмеримо взрастает. Возникает необходимость в накоплении фактов, опыта, знаний в каждой конкретной области управленческой деятельности. Преобладает заинтересованность в тщательном исследовании конкретных экономических, коммерческих, производственных ситуаций с целью принятия в оперативном порядке экономически обоснованных и наиболее приемлемых решений.

Эта задача решается в дальнейшем совершенствованием интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включат в работу базы знаний. Под базой знаний понимается сложная. Детально моделируемая структура информационных совокупностей. Описывающих все особенности предметной области, включая факты (фактические знания), правила (знания условий для принятия решений) и метазнания (знания о знаниях), т.е. знания, касающиеся способов использования знаний и их свойств. База знаний является важнейшим элементом все чаще создаваемой на рабочем месте специалиста экспертной системы, выступающей в роли накопителя знаний в конкретной области профессиональной деятельности и советчика специалисту при анализе экономических ситуаций и выработке управляющих воздействий.

Зарубежные специалисты выделяют пять основных тенденций развития информационных технологий. Кратко охарактеризуем их.

 Первая тенденция связана с изменением характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю ПЭВМ.

Отмечаются способность к параллельному взаимодействию логических элементов АИТ, совмещение всех типов информации (текста, образа, цифр, звуков) ориентацией на одновременное восприятие человеком посредством органов чувств.

Прогнозируется ликвидация всех промежуточных звеньев на пути от источника информации к её потребителю, например, становится возможным непосредственное общение авторов и читателя. Продавца и покупателя, певца и слушателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов на предприятии через систему видеоконференций, электронный киоск, электронную почту.

В качестве ведущей называется тенденция к глобализации информационных технологий в результате использования спутниковой связи и всемирной сети INTERNET, благодаря чему люди могут общаться между собой и общей базой данных, находясь в любой точке планеты.

Конвергенция рассматривается как последняя черта современного процесса развития АИТ, которая заключается в стирании различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, в максимальной диверсификации видов деятельности фирм и корпораций, взаимопроникновении различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг.

            Таким образом, новые информационные технологии – основа перехода общественного развития от индустриальной к информационной эпохе в мировом масштабе.

1.4. Автоматизированное рабочее место управленческого работника как часть ЭИС

Как правило, пользователь-экономист хорошо знаком с предметной технологией, т.е. с последовательностью операций над данными и структурой их взаимосвязей. Последняя может быть выражена как вычислительной, так и в реляционной форме.

В конечном счете пользователь-экономист, пользователь-управленец могут применять как отдельные ИТ, так и их совокупность, объединенную в некоторый комплекс. Комплекс обеспечивающих и функциональных информационных технологий, поддерживающих выполнение целей управленческого работника, лица, принимающего решение, реализуется на основе автоматизированных рабочих мест (АРМ). Назначение АРМ заключается в информационной поддержке формирования и принятия решений для достижения поставленных перед лицом, принимающим решение(ЛПР), целей.

С появлением ПЭВМ стало возможным установить их прямо на рабочее место работника и оснастить новыми инструментальными средствами, ориентированными на пользователя-непрограммиста. Персональный компьютер, оснащенный совокупностью профессионально ориентированных функциональных и обеспечивающих информационных технологий и размещенный непосредственно на рабочем месте, стали называть автоматизированным рабочим местом, назначение которого – информационная поддержка принимаемых решений. Другими словами, АРМ – некоторая часть ЭИС, обособленная в соответствии со структурой управления объектом и существующей системой распределения целей и оформленная в виде самостоятельного программно-аппаратного комплекса.

АРМ содержит в себе целиком функциональную информационную технологию или её часть. Какая именно часть ФИТ закрепляется за тем или иным АРМ, определяется прежде всего декомпозицией целей в структуре управления объектом. Такое распределение ФИТ на АРМ не должно нарушать требований самой предметной технологии. Наложение ФИТ на управленческую структуру позволяет создать распределенную систему решения предметных задач. Распределенность между компьютерами участников ФИТ может касаться либо хранимых данных, либо процессов обработки этих данных.

Система поддержки принятия решения предполагает активное диалоговое взаимодействие пользователя с ЭИС с учетом образования, специфики, стиля и опыта работы пользователя.

Обычно различают три фазы принятия решения:

– интеллектуальную – исследование среды, в которой будет приниматься решение;

– дизайн – разработка и оценка возможных альтернатив действий;

– выбор – принятие решения, т.е. выбор одной альтернативы.

Поддержка принятия решения носит весьма целевой характер и может отражаться в виде:

– совокупности сведений, которые позволяют оценить пользователю сложившуюся ситуацию и выработать решения;

– подготовки возможных решений, одно из которых будет принято управленческим работником;

– оценки изменения состояния объекта управления при принятии того или иного решения, т.е. ответа на вопрос: «Что будет, если?».

Следует оговориться, что в большинстве случаев в АРМ реализована лишь первая возможность – подготовка информации для анализа ситуации, на основе которой сотрудник мог бы осуществить такой анализ и далее выработать управленческое решение.

Подготовка решений без прямого участия сотрудника возможна лишь в экспертной системе (ЭС), которая призвана отвечать на вопрос: «Как сделать, чтобы?». ЭС – система, предназначенная для воссоздания опыта и знаний профессионалов высокого уровня и использования этих знаний в процессе управления. Такие системы разрабатываются для эксплуатации в узких областях применения, поскольку их использование требует больших компьютерных ресурсов для обработки и хранения знаний. В основе построения экспертных систем лежит база знаний, которая основывается на моделях представления знаний. Ввиду больших финансовых и временных затрат в российских ЭИС экспертные системы не имеют большого распространения.

ЭИС, поддерживающая процесс принятия решения управленческими сотрудниками, должна быть построена таким образом, чтобы поддерживать реализацию целей, стоящих перед ними. Одной из наиболее распространенных форм организации ЭИС является система взаимосвязанных м взаимодействующих автоматизированных рабочих мест.

При использовании любой информационной технологии следует обращать внимание на наличие средств защиты данных, программ, компьютерных систем. Поэтому степень защиты АРМ может служить одним из признаков их классификации.

При классификации информационных технологий по типу носителя информации различают бумажную и безбумажную технологии. Бумажная технология использует в качестве входных и выходных документов бумажные носители. Безбумажная технология предполагает использование сетевых технологий на базе локальных и глобальных сетей ЭВМ, развитых средств оргтехники, электронных документов.

При выборе информационной технологии следует учитывать ряд факторов: суммарный объем продаж (на рынке только один из десяти пакетов находит спрос); повышение производительности труда пользователя (пользователь выполняет лишь то, что не может выполнить ЭВМ); надежность; степень обеспечения информационной и компьютерной безопасности; требуемые ресурсы памяти и других устройств; функциональную мощность (предоставляемые возможности); простоту эксплуатации; время на обучение; качество интеллектуального интерфейса; возможность подключения в сеть ЭВМ; цену. Следует также учитывать эксплуатируемое программное обеспечение и стыковку с ним.

Если в качестве критерия взять организационную структуру управления, то можно условно выделить АРМ руководителя, АРМ управленческого работника среднего и оперативного уровней. В соответствии с принципами избирательного распределения информации эти лица нуждаются в совершенно разной информационной поддержке.

Руководителю требуется обобщенная, достоверная и полная информация, позволяющая принимать правильные решения. Ему нужны средства анализа и планирования различных сфер деятельности предприятия. К этим средствам относятся экономико-математические, статистические методы; методы моделирования, анализа различных сфер деятельности предприятия, прогнозирования. Из обеспечивающих технологий необходимы: табличные, графические, текстовые процессоры, электронная почта, СУБД.

АРМ управляющих работников среднего и оперативного уровней используется для принятия решений и реализации профессиональной деятельности в конкретной предметной области: АРМ кладовщиков, операционистов, банковских работников, работников страховых компаний и т.д. По каждому такому направлению можно определить составные АРМ. Например, АРМ бухгалтера ориентирован на все участки бухгалтерского учета, но могут быть выделены отдельные АРМ расчетов с персоналом по оплате труда, учета основных средств и т.д., что зависит от применяемых в данной сфере предметных технологий, разделения целей и функций между управленческими работниками.

На номенклатуру АРМ и совокупность включаемых в них ИТ влияют: структура управления, сложившаяся в учреждении; технологии предметных областей; распределение обязанностей и целей между сотрудниками. Другими словами, номенклатура АРМ – функция от управленческой структуры учреждения, содержание АРМ – функция реализуемых целей ЛПР.

Оказывает ли решающее воздействие технология предметной области на структуру АРМ? Для ответа на этот вопрос нужно классифицировать АРМ по признаку включения или невключения в них в явном или неявном виде предметной технологии. В большинство программных средств, поддерживающих принятие решений в той или иной области, такие технологии включены. Это неизбежно делает программный продукт менее гибким, требует от него более глубокой параметризации для того, чтобы он мог быть адаптирован без перепрограммирования и, таким образом, продан как можно большему числу клиентов.

Некоторым, сомнительным на взгляд многих, преимуществом жесткого включения функциональных и обеспечивающих технологий в программный продукт является возможность использования специалиста по предметной области невысокой квалификации, поскольку действия пользователя носят здесь декларативный, а не процедурный характер. Таким образом, глубокого знания предметных технологий от него не требуется, их заложил в АРМ разработчик.

Однако в других продуктах предметные технологии классифицируются по признаку типизации, унифицированности для данного класса задач и включаются в тело ЭИС в виде некоторой библиотеки, элементы которой могут быть доступными или недоступными для различных пользователей. В этом случае элементы начинают носить процедурный характер, т.к. пользователь должен сам знать, в какой момент какая ИТ должна быть использована.

1. Опишите основную роль и место информационных систем в управлении экономическими объектами.

2. Нарисуйте укрупненную схему и опишите основные компоненты системы управления предприятием. Дайте понятие экономической информационной системы

3. Дайте определение автоматизированной информационной системы.  Опишите роль и место ЭИС в контуре системы управления.

4. Представьте суть и содержание функций управления: планирование, учет, анализ и регулирование. Представьте понятие устойчивости экономической системы управления

5. Представьте классификацию ЭИС с учетом сферы применения

6. Опишите состав и основные особенности организации информационного обеспечения ЭИС

7. Опишите состав и основные особенности организации технического обеспечения ЭИС

8. Опишите структуру и основные особенности организации программного обеспечения ЭИС

9. Опишите назначение и основные особенности организационного обеспечения ЭИС. Правовое обеспечение ЭИС

10. Опишите основное назначение и особенности функциональной части ЭИС

11. Дайте определение автоматизированной информационной технологии (АИТ). Проведите классификацию АИТ по способу реализации АИТ в АИС

12. Проведите классификацию АИТ по степени охвата ими задач управления

13. Проведите классификацию АИТ по классам реализуемых технологических операций

14. Представьте основные перспективные направления развития АИТ

15. Опишите основные особенности организации АРМ управленческого работника как части ЭИС