Читать книгу Организация и управление финансовым аутсорсингом - Сергей Оганович Календжян - Страница 4

Информация о структуре услуг освещена достаточно полно в научной литературе в трудах ряда российских ученых.

Лактионова О. Е. [97] перечисляет услуги, оказываемые на международном рынке:

• Внутренний аудит

• Управление расходами

• Анализ дебиторской задолженности

• Выставление счетов

• Составление финансовой отчетности

• Налоговый учет

• Составление налоговой отчетности

• Бюджетирование

• Оценка, экономический и финансовый анализ

Наибольшее распространение в отечественной литературе получила структуризация услуг бухгалтерского и налогового учета

А. С. Крамских и соавторы [80] выделяют следующие виды аутсорсинга учетных функций:

• бухгалтерский учет в целом;

• расчет заработной платы;

• документальный кадровый учет;

• подготовка управленческой отчетности или отчетности по международным стандартам;

• подготовка и защита налоговой отчетности;

• учет расчетов с поставщиками;

• товарный и складской учет;

• учет расчетов с покупателями;

• учет расчетов с подотчетными лицами

Васильев А. С. и Миргородская Т. В. [21] считают, что бухгалтерский аутсорсинг включает в себя ниже перечисленные услуги:

• полное ведение бухгалтерского учета в организациях по российским или зарубежным стандартам, в том числе полное или частичное восстановление бухучета;

• разработку системы бухгалтерского учета с учетом специфики деятельности организации;

• разработку учетной политики для целей бухгалтерского учета (включая разработку рабочего плана счетов);

• разработку оптимальной организационной структуры организации;

• разработку методологии по управлению внутренними процессами в бухгалтерии организации, оптимизация документооборота;

• консультационное сопровождение сложных хозяйственных операций;

• информационно-консультационная поддержка деятельности бухгалтерских служб;

• тестирование специалистов бухгалтерских и финансовых служб;

• методологическое сопровождение постановки внутреннего аудита в организации

Зубанов А. Л. [51] дает более дробную классификацию, деля бухгалтерские услуги на:

• учет первичной документации;

• учет заработной платы;

• ведение учета и составление бухгалтерской отчетности;

• ведение налогового учета и составление налоговой отчетности;

• полное ведение бухгалтерского учета

Полубоярова Н. В. [130] пишет, что основными услугами в рамках бухгалтерского аутсорсинга являются:

• ведение бухгалтерского и налогового учета;

• анализ финансово-хозяйственной деятельности организации и оптимизация налогообложения;

• оформление перехода на упрощенную систему налогообложения, учета и отчетности (при необходимости);

• составление трудовых договоров с наемными работниками и регистрация их в ИФНС и внебюджетных фондах;

• осуществление по системе «Банк-клиент» всех необходимых платежей;

• восстановление бухгалтерского учета (в том случае, если он в течение какого-то времени не велся);

• составление и сдача годовой отчетности;

• представление интересов во внебюджетных фондах и государственных органах;

• консультирование по вопросам законодательства;

• информирование об изменениях в налоговом законодательстве.

Джамалдинова М. Д. структурирует услуги финансового аутсорсинга в таблице, выделяя три блока [37]:

• комплексное бухгалтерское сопровождение компаний;

• ведение отдельных участков бухгалтерского учета

• комплексное обслуживание экспортно-импортных операций

В работах Борисовой Г. А. [15], Кривцова А. И. [81], Пустоваловой М. Л.[133], Севастьяновой Е. В. [146], Язева Г. В. [182], С. Клементс и М. Доннеллан [70] предлагается сходное разделение, у которого есть один, на наш взгляд, общий недостаток – неполнота и отсутствие системного подхода.

Структура оказания услуг

В настоящее время в литературе не представлен полный перечень услуг финансового аутсорсинга, каждая компания формирует его самостоятельно. Сложность формирования единообразной структуры услуг заключается в большом разнообразии операций бухгалтерского, управленческого и налогового учета, которые определяют объекты приложения услуг финансового аутсорсинга, и вариантов их сочетаний с одной стороны, а также возможности разного уровня детализации услуг – с другой. При таких исходных данных окончательный перечень услуг должен выглядеть достаточно внушительно.

Если компания передает на аутсорсинг весь бухгалтерский и налоговый учет, то услугой будет «полное сопровождение учетных функций», включающей в себя большое количество разнообразных операций. При этом аутсорсинг учетных функций является лишь частью финансового аутсорсинга.

Пример:

Если компания просит обрабатывать только авансовые отчеты, то услугой будет «обработка авансовых отчетов», которая является составной частью услуги «обработка документов и информации» и подразумевает обработку всех первичных документов и информации для корректного ведения бухгалтерского и налогового учета.

Если же потенциальный клиент захочет, чтобы в участке авансовых отчетов аутсорсер проверял авансовый отчет только на предмет комплектности, то услугой будет считаться «проверка авансовых отчетов на предмет комплектности».

Финансовый аутсорсинг – это многоуровневое понятие, иерархическая структура которого может быть проиллюстрирована схемой на примере соотношения между финансовым аутсорсингом и аутсорсингом учетных функций.

Рис. 1.2.1. Уровни и виды услуг финансового аутсорсинга

Исходя из выше изложенного, можно сделать вывод, что услуги финансового аутсорсинга состоят из перечня простых операций над документами или информацией, необходимых для ведения бухгалтерского и (или) налогового, и (или) управленческого учета, объединенных в услугу или услуги исходя из запроса потенциального клиента.

Под простой операцией понимается такая самостоятельная услуга, дальнейшее деление которой невозможно без потери целесообразности.

Пример:

Проверка авансовых отчетов на предмет комплектности имеет ценность для клиента, т. к. при большом объеме может освободить штатных работников от однообразной рутинной работы и результатом будет полностью укомплектованный авансовый отчет. Дальнейшая детализация с точки зрения перечня услуг теряет смысл, т. к. работа «взять авансовый отчет со стола с целью дальнейшей проверки на предмет комплектности» не может быть продана клиенту в качестве отдельной услуги.

Чтобы сформировать полный перечень услуг финансового аутсорсинга, необходимо перечислить все простые операции, которые могут выступать как самостоятельные услуги, и далее скомплектовать простые операции (услуги) в разные варианты комплексных услуг.

Авторы предлагают следующие основные принципы формирования перечня услуг финансового аутсорсинга:

Во-первых, все операции с активами и пассивами компаний, которые подлежат учету, с точки зрения содержания можно разделить на:

• стандартные для всех активов и пассивов компании: поступление, перемещение, реализацию и прочие выбытия;

• специфические:

• в дополнение к стандартным, связанные с особенностями учета конкретного актива или пассива: ввод в эксплуатацию – для основных средств, комплектацию – для сырья и материалов, конвертацию – для валютных операций и т. п.;

• трансформирующие стандартные – одна или несколько стандартных операций, могут отсутствовать или быть переименованы;

Пример:

При операциях с денежными средствами отсутствует операции «реализация», т. к. деньги нельзя продать, а поступление наличных денежных средств называется «приход».

Во-вторых, основой структурирования услуг должны быть участки бухгалтерского учета, внутри которых перечисляются стандартные и специфические операции с активами и пассивами.

Пример:

Участками бухгалтерского учета являются: операции с основными средствами, операции с доходными вложениями в материальные ценности, с сырьем и материалами и т. п..

В-третьих, при формировании перечня услуг необходимо нарушить принцип двойной записи. Это означает, что операция должна быть поименована в списке только один раз.

Пример:

При поступлении товаров от поставщиков, если компания не применяет счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», будет сделана проводка: дебет 41 «Товары», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» на сумму поступивших товаров. Эту операцию необходимо занести в блок «Операции с товарами». Таким образом, все операции, связанные с поступлением материальных ценностей от поставщиков, будут отражены в соответствующих блоках, описывающих поступление материальных ценностей, а все исключения попадут в блок «Прочие операции с поставщиками».

Перечень услуг является основой для расчета трудозатрат и формирования стоимости услуг. Рассмотрим современные методы ценообразования более подробно.

Модели оказания услуг финансового аутсорсинга

Тема моделей оказания услуг в научной литературе освещена недостаточно, отсутствует единая общепринятая классификация моделей финансового аутсорсинга.

Так, Стюард Клементс и Майкл Доннеллан [70], а также Рудая И. Л. [137] разделяют модели аутсорсинга по степени совместного использования активов и персонала компаний – партнеров, а также по глубине трансформационных процессов на 3 вида:

• простой аутсорсинг финансовых процессов, предполагающий заключение стандартного договора с поставщиком услуг с использованием стандартизированных процессов с целью снижения затрат;

• аутсорсинг финансовых бизнес-процессов с переводом части персонала и активов заказчика в компанию провайдера (совместный аутсорсинг);

• трансформационный аутсорсинг финансовых бизнес-процессов с радикальной перестройкой бизнеса заказчика на основе автоматизации, предлагаемой поставщиком услуг. Может сопровождаться созданием совместного предприятия по управлению активами и персоналом заказчика.

Густей Е. М. [29] выделяет несколько моделей в зависимости от масштаба ведения бизнеса.

Модель «внешний главбух» – для компаний с почти нулевой деятельностью.

Модель «учет под ключ» – полное бухгалтерское сопровождение для небольших компаний.

Модель «внешний контролер» – ведение учета в отдельных структурных подразделениях и ревизии любых участков учета.

Модель «внешний бухгалтер» – ведение отдельных участков учета, включая юридическое сопровождение и кадровый учет

Модель «внешний консультант» – предоставление консультационных услуг и информирование об изменении в действующем законодательстве по выбранной тематике.

Смешанные модели аутсорсинга – сочетание выше перечисленных.

Сафарова Е. Ю. [143] описывает модель финансового аутсорсинга в формате ОЦО.

Лактионова О. Е. [89] упоминает о возможности использования удаленной модели оказания услуг с использованием субподряда.

Анохин А. М. [8] упоминает модели финансового аутсорсинга, в которых создается самостоятельная компания с участием в капитале 50/50 заказчика и исполнителя либо с участием заказчика в капитале аутсорсера.

Ларионова В. А. [99] пишет, что финансовый аутсорсинг может осуществляться как на территории компании заказчика, так и на территории компании-исполнителя.

С нашей точки зрения все модели оказания услуг финансового аутсорсинга можно разделить в зависимости от:

• степени совместного использования активов и персонала компаний и организаций – партнеров, а также по глубине трансформационных процессов (С. Клементс и М. Доннеллан, Рудая И. Л.)

• степени охвата учетных функций (Густей Е. М.);

• мест нахождения сотрудников исполнителя (офис исполнителя и (или) офис заказчика) (Лактионова О. Е., Ларионова В. А.)

• размера заказчика (Густей Е. М., Сафарова Е. Ю.);

• частоты оказания

По степени охвата учетных функций финансовый аутсорсинг можно разделить на:

• полный аутсорсинг учетных процессов;

• функции главного бухгалтера (финансового директора);

• аутсорсинг участков бухгалтерского (налогового, управленческого) учета;

• аутсорсинг части операций участков бухгалтерского (налогового, управленческого) учета

По частоте оказания на:

• Регулярные услуги;

• Разовые услуги

Полный аутсорсинг учетных процессов предполагает передачу исполнителю всего бизнес-процесса. В этом случае в штате заказчика не остается финансовых специалистов, а исполнитель предоставляет полный цикл от обработки документов, выполнения закрывающих и контрольных мероприятий по корректности сбора, обработки и систематизации документов и информации (закрытие месяца) до подготовки и сдачи всех форм отчетности и коммуникаций с контролирующими органами.

Рис. 1.2.2. Схема полного аутсорсинга учетных процессов

При аутсорсинге функций главного бухгалтера (финансового директора) в штате заказчика работают специалисты, которые обрабатывают всю первичную документацию, а действия по закрытию месяца, подготовке и сдаче отчетности осуществляются силами поставщика услуг, который с целью контроля помимо выше перечисленных действий производит ежемесячную выборку документов, обработанных специалистами заказчика, и проверяет на предмет наличия, корректности оформления и правильности проведения в учетной системе.

Рис. 1.2.3. Схема аутсорсинга функций главного бухгалтера (финансового директора)

В случае, когда аутсорсер ведет только один или несколько участков учета либо часть операций какого-либо участка, в штате заказчика осуществляются все остальные функции учетного процесса.

Рис. 1.2.4. Схема аутсорсинга участка учета

Все выше перечисленные варианты услуг финансового аутсорсинга можно оказывать силами специалистов аутсорсера на территории заказчика, на территории исполнителя и сочетая оба варианта.

Пример:

Заказчик передал все учетные функции на аутсорсинг, вместе с тем, обработку банковских и кассовых операций требовалось осуществлять в офисе заказчика в соответствии с внутренними правилами безопасности. Поэтому один сотрудник аутсорсера оказывал услуги по обработке этих участков непосредственно в офисе заказчика, а остальные сотрудники аутсорсера, выделенные на проект, работали удаленно из офиса исполнителя.

Методы, с помощью которых можно организовывать ведение учетных функций, различаются в зависимости от размера заказчика.

Таблица. 1.2.1.

Методы организации учетных функций в зависимости от размера заказчика[6]

Стартапы, а также небольшие компании и организации могут использовать четыре метода организации учетных функций: полный (классический) или автоматизированный финансовый аутсорсинг, найм фрилансера или ведение учета силами штатного сотрудника.

Средняя компания помимо полного аутсорсинга может вести учет собственными силами, передать на аутсорсинг функции главного бухгалтера (финансового директора), отдельные участки или их части. Чаще всего на аутсорсинг передают рутинные участки, не требующие специализированных знаний о компании: расчет заработной платы, обработку авансовых отчетов, кассовые и безналичные расчеты. Привлекают аутсорсера для подмены сотрудников на период декретных отпусков и длительных отсутствий по иным причинам, передают периодически повторяющиеся работы, вызывающие пиковые нагрузки, например, сверки с контрагентами и подготовку документов для налоговых проверок. Автоматизированный финансовый аутсорсинг в настоящее время для средних и крупных компаний не применим, т. к. изначально был создан для микро- и малых предприятий и пока еще не охватывает все учетные функции, выполнение которых может потребоваться средней по размеру компании в процессе осуществления хозяйственной деятельности.

По мере дальнейшего роста компания получает возможность создать ОЦО в наиболее подходящем регионе с низкими издержками, получив таким образом экономию от «эффекта масштаба». Управление ОЦО может осуществляться как самой организацией, так и аутсорсером или совместно.

Компании любого размера могут использовать финансовый аутсорсинг как временный инструмент при слияниях и поглощениях с целью приведения учета к единой системе.

Услуги финансового аутсорсинга делятся на регулярные и разовые. К регулярным относятся: полное сопровождение учетных функций, функции главного бухгалтера (финансового директора), ведение участка учета или его части. К разовым – восстановление бухгалтерского и (или) налогового учета, подбор документов для проверки налоговыми органами и т. п. Данное деление условно и некоторые услуги могут относиться как к регулярным, так и к разовым.

Пример:

Если налоговые проверки проходят регулярно, то подбор документов для проверки налоговыми органами будет являться регулярной услугой, при условии, если заказчик поручил этот процесс аутсорсеру на постоянной основе. В противном случае – разовой.

Все модели финансового аутсорсинга содержат перечень услуг, в основе которого лежат процессы бухгалтерского и налогового учета, имеющие соответствующую структуру.