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Zeitmanagement leicht gemacht: 7 Regeln für erfolgreiches Delegieren
// Von Uta Rohrschneider

Delegieren bedeutet weniger Arbeit. Im Nachhinein wünschen sich viele jedoch, Sie hätten selbst Hand angelegt. Wer nicht in Arbeit ersticken möchte, muss allerdings Aufgaben delegieren. Mit diesen sieben Regeln klappt’s reibungslos.

Gute Gründe für die Delegation

Im Idealfall stellt die Übertragung von Aufgaben eine Entlastung für die Führungskraft und eine Kompetenzerweiterung und neue Motivation für die Mitarbeiter dar. Weitere Vorteile für beide Parteien sind für die Führungskraft:

 Entlastung bei Routine- und Mitarbeiteraufgaben

 Erledigung der Aufgabe durch einen Experten

 Schaffung von Freiräumen

 Mitarbeiterzufriedenheit

für die Mitarbeitenden:

 Entwicklungsmöglichkeiten

 Einbringung der eigenen Kompetenz

 Erhöhung der Freiräume

 Sinnerleben bei der Arbeit

6 Erfolgsfaktoren fürs Delegieren

Führungskräfte müssen sich daher fragen, welche Faktoren für eine erfolgreiche Delegation entscheidend sind. Damit Sie und Ihr Team davon profitieren können, ist es unerlässlich, die Mitarbeiter zu Akteuren zu machen und ihnen Verantwortung zu übertragen:

1 Authority: Geben Sie Handlungs- und Entscheidungsspielräume und autorisieren Sie Ihre Mitarbeiter, interne und externe Kunden zufriedenzustellen.

2 Competence/Confidence: Verhelfen Sie Ihrer Mannschaft zu den notwendigen Fähigkeiten und Kompetenzen und vertrauen Sie, dass sie Aufgaben selbständig und eigenverantwortlich erfüllt.

3 Trust: Schaffen Sie Vertrauen zwischen dem Unternehmen und den Mitarbeitern. Höhere Tugenden wie Einsatz- und Verantwortungsbereitschaft sowie Eigeninitiative für das Unternehmen lassen sich nicht erzwingen.

4 Opportunities: Geben Sie Ihrem Team Gelegenheit, selbständig und eigenverantwortlich im Sinne des Unternehmens zu handeln.

5 Responsibility: Geben Sie Ihren Mitarbeitern die Verantwortung, ihrer aufgewerteten Funktion gerecht zu werden.

6 Support: Stehen Sie Ihren Mitarbeitern mit Unterstützung zum Beispiel in der Rolle als Coach zur Seite, aber lassen die Verantwortung bei ihren Leuten.

Nehmen sich Führungskräfte diese Grundsätze zu Herzen, sind die wichtigsten Voraussetzungen für erfolgreiches Delegieren geschaffen. Wenn Sie konkrete Aufgaben übertragen, können Sie sich darüber hinaus an folgenden sieben Regeln orientieren:

Regel 1: Schätzen Sie die Aufgaben ein.

An erster Stelle steht deren Analyse:

 Welche Aufgaben müssen überhaupt ausgeführt werden?

 Welche Teilaufgaben sind zu erledigen?

 Welches Endergebnis wird angestrebt?

 Können Abweichungen in Kauf genommen werden?

 Welche Schwierigkeiten sind zu erwarten?

Regel 2: Wählen Sie die richtigen Personen aus.

Welche Mitarbeiterin oder welcher Mitarbeiter aus dem Team kann die Aufgabe am besten erledigen:

 Wer ist für die Ausführung geeignet?

 Wer verfügt schon über passende Kompetenzen

 Für wen ist die Aufgabe motivierend?

 Wer kann mit der Aufgabe gefördert werden?

 Wer hat welche zeitlichen Ressourcen?

Die Verteilung sollte nach Arbeitsauslastung und Befähigung erfolgen. Geben Sie Ihren Mitarbeitern Aufgaben, an denen sie sich messen und ihre Fähigkeiten zeigen können. Achten Sie darauf, Ihre Leute, die hochmotiviert sind und gerne Herausforderungen annehmen, nicht mit Aufgaben „zuzuschütten“. Genauso wenig sollten Routinetätigkeiten, die bei allen mehr oder weniger unbeliebt sind, immer bei derselben Person landen.

Regel 3: Formulieren Sie einen klaren Arbeitsauftrag.

Voraussetzung für erfolgreiche Delegation ist ein präziser Arbeitsauftrag. Notwendige Informationen und Erwartungen sollten klar und deutlich kommuniziert und am besten schriftlich festgehalten werden. Folgende Fragen sind dabei zu klären:

 Was? Definition von Zielen, Ergebnissen und Erwartungen

 Warum? Herausstellen der Notwendigkeit und Bedeutung der Aufgabe

 Wie? Genaue Beschreibung der Erwartungen, Klärung von Regeln und Rahmenbedingungen

 Wann? Erstellung eines Plans, Vereinbarung von Fristen

 Womit? Bereitstellung von Arbeitsmitteln und Befugnissen

Regel 4: Bedenken Sie Kompetenzen und Befugnisse.

Erfolgreich delegieren können Sie nur dann, wenn Sie nicht nur die Arbeit, sondern auch die notwendigen Kompetenzen zur Verfügung stellen. Achten Sie darauf, dass die Mitarbeitenden die nötigen Informationen und Entscheidungskompetenzen sowie Arbeits- und Finanzmittel erhalten.

Regel 5: Prüfen Sie Zwischenergebnisse.

Delegieren ist immer eine Vertrauenssache. Kontrolle sollte erfolgen. Allerdings so wenig wie möglich und so viel wie für den Erfolg nötig. Legen Sie als Führungskraft am besten gemeinsam mit dem Mitarbeiter fest, wann mit der Arbeit begonnen werden soll, wann sie abgeschlossen und wann welche Zwischenergebnisse fertig sein sollen. Das ist besonders wichtig bei langwierigen und schwierigen Aufträgen. Fragen Sie bei wichtigen Aufgaben zwischendurch nach, holen Sie sich und geben Sie Feedback.

Regel 6: Seien Sie bei Fragen ansprechbar.

Als Führungskraft sollten Sie Ihren Mitarbeiter in Ruhe an den betreffenden Arbeitsaufträgen arbeiten, ihn jedoch nicht alleine lassen. Er muss wissen, dass er sich jederzeit mit Fragen und Problemen an Sie wenden kann.

Regel 7: Besprechen Sie gemeinsam die Ergebnisse.

Führungskraft und Mitarbeiter sollten das Endergebnis gemeinsam – in Abgleich mit zuvor getroffenen Vorgaben – überprüfen.

 Wurde effektiv mit der zur Verfügung stehenden Zeit umgegangen,

 sorgfältig gearbeitet und

 wurden die Mittel richtig eingesetzt?

Mit dem Umfang der Aufgabe sollte auch die Dauer des Auswertungsgesprächs steigen und außerdem folgende Fragen geklärt werden:

 Ist der Zuständige selbst mit dem Ergebnis zufrieden?

 Was hat gut geklappt und wo gab es eventuell Schwierigkeiten?

 Was hätte geholfen, um mit dem Auftrag noch besser zurechtzukommen?

Überprüfen Sie bei Schwierigkeiten auch, ob es am Auftrag oder vielleicht an den Rahmenbedingungen gelegen hat. Und vergessen Sie nicht, Positives auch als solches herauszustellen. Wenn diese grundlegenden Richtlinien und Verhaltensweisen eingehalten werden, können alle Beteiligten – die Führungskraft, die Mitarbeitenden und letztlich auch das gesamte Unternehmen – vom Delegieren nur profitieren und wachsen.