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Effizient virtuell führen: 7 Erfolgsfaktoren
// Von Roswitha A. van der Markt

Virtuelle Kooperation lebt somit gerade von den wenigen, dafür jedoch intensiven Face-to-Face-Meetings wie über digitales “Management by walking around”, in dem man die Technik (Skype, Chats, Videokonferenzen) für persönliche Gespräche nützt.

Kick-off-Meetings

Gerade zu Beginn eines Projekts sind Kick-off-Meetings wesentlich, sowohl im Zweier-Gespräch wie im gesamten Team, wie auch bei “festen virtuellen Teamstrukturen” und großer globaler Streuung Treffen wenigstens ein- bis zweimal pro Jahr. Die anfallenden Kosten werden aufgrund des “Vertrauensbonus” bei jedem virtuellen Kontakt via Skype, Chat oder Kollaboration mittels Yammer, Lync um ein Vielfaches wieder eingespart.

Gerade diese Weltübergreifenden Meetings bieten Zeit und Raum, über Unterschiede, die Diversität im Team offen zu sprechen, gemeinsame Regelungen und Vorgehensweisen zu finden, vor allem aber das Team als Menschen zusammen zu schweißen mittels Spaß und gemeinsamen Feiern.

Zuhören und voneinander lernen

Zuhören ist eines der wichtigsten Skills für Führung und Karriere im digitalen Zeitalter, – fokussiertes Zuhören mit “echter” individueller Zuwendung. Führen in der digitalen Welt fordert die Fähigkeit, bei hoher Dynamik den Überblick zu bewahren, mit der neuen Vielfalt an Denk- und Arbeitsstilen und Entscheidungsfindungen umzugehen, Kapazitäten zusammenzubringen, Werte zu leben und bei alldem die persönliche Bindung zu fördern. Dies benötigt jedoch Zeit, persönliche Offenheit und den Mut, Nähe zu zulassen, um sich über Vorlieben, Ziele, unterschiedliche Vorgehensweisen auszutauschen, gemeinsam Lösungen zu finden und so voneinander und miteinander zu lernen.

Digitalisierte Formen kollegialer Zusammenarbeit fordern daher virtuelle Ethik, emotionale Intelligenz und Training. Training sowohl für den Mitarbeiter wie Manager. So haben von den 87% Managern nur 16% überhaupt ein Training für virtuelles Arbeiten erhalten, und dies auch nur im Handling der Tools. Kaum einer hat sich mit den Regeln in Puncto Kommunikation, Kooperation, Ethik einer digitalen, kulturell diversen Zusammenarbeit beschäftigt.

Die 7 Erfolgsfaktoren für virtuelles Führen

1 Achtsame Unternehmenskultur: Die Werte der Unternehmenskultur bieten den Rahmen, das Framework, die Orientierung, nach welchen Regeln und Richtlinien, für welchen Sinn und Zweck gemeinsam an einer Vision gearbeitet wird.

2 “Erwachsene Mitarbeiter” finden: Teamorientiert und mit hoher Selbst-Motivation und Selbststeuerung, die vor allem die Werte und Vision des Unternehmens teilen.

3 Onboarding-Prozess: Gerade beim Einstieg viel Zeit investieren: Orientierung und Unterstützung geben, in die Organisation hineinzuwachsen, neue Mitarbeiter mit Strukturen, Werten und Zielsetzungen des Unternehmens vertraut machen. Regeln klären, wie mittels IT- und Kollaborations-Tools gearbeitet wird. Wo und wie Wissen, Unterlagen und Ergebnisse in Knowledge- und Projekt-Datenbanken hinterlegt werden. Wie Kommunikation gepflegt wird, welches Wording, welche Reaktionszeiten üblich sind. Wie bei Konflikten miteinander kommuniziert wird. Mentoren aus Führung und Kollegen benennen, die für Fragen und als Unterstützung zur Verfügung stehen.

4 Sich für den Menschen interessieren und klare Zielvereinbarungen treffen: Gespür und Verständnis für die Individualität entwickeln: Arbeitsstil, Vorlieben, persönliche Prioritäten, Rahmenbedingungen und Zielsetzungen. Klarheit schaffen über die Erwartungen an Führung, Leistung, Wachstumsmöglichkeiten, Teamarbeit und Vorgehen. Ein gegenseitiger Prozess, um die Diskrepanz von Selbst- und Fremdwahrnehmung auf Seiten der Führungskraft wie des Mitarbeiters abzubauen und gegenseitiges Verständnis und Wertschätzung aufzubauen.

5 Mitarbeitern vertrauen und “loslassen”: Wenn die Punkte 1 bis 4 beachtet wurden, glaubt die Führungskraft an die Person und gibt Freiheit, Autorität und Delegation. Sie kann “loslassen” im Vertrauen auf die Ergebnisorientierung und das Verantwortungsbewusstsein des Mitarbeiters: Vertrauen ist gut – Kontrolle ist nicht besser, sondern demotivierend.

6 Intensive Feedback-Kultur, offene partnerschaftliche Kommunikation pflegen: Digitales “Management by walking around” – über Skype und visuelle Kollaborations-Tools, in denen Mimik und Gestik die jeweilige Stimmungslage vermitteln können. Offene Chat-Foren, Wikis, digitale Boards, in denen sich die Teammitglieder schnell über den Status und Ergebnisse 24/7 informieren und Zeitunterschiede überbrücken können, sowie Knowledge-Datenbanken, in denen Wissen wie Lessons learned (positive Fehlerkultur) jederzeit und für jedermann verfügbar ist.

7 Neue Meeting-Kultur schaffen und das Gemeinschaftsgefühl stärken: Neben persönlichen Face-to-Face, wöchentlichen Video- oder Telekonferenzen sollte genügend Raum für informelle Kommunikation geschaffen werden – ohne Ziel, just for fun (virtual lunch, virtual coffee hour) – als wenn man sich an der Kaffeebar kurz trifft. Bei den wöchentlichen Meetings auf globale Zeitverschiebungen achten und einen Ausgleich der Belastung schaffen.