Читать книгу Детский клуб как бизнес. Откройте свое дело и зарабатывайте - Софья Тимофеева - Страница 7

Большинство руководителей детских клубов заниматься документами не любят. Одно дело – праздник придумать для ребят, другое – сидеть и разбираться во всех законах и актах. Никакого творчества. В документах совсем нет эмоций. Они логичны и страшно техничны. Тут каждая мелочь вплоть до запятой имеет значение. Например, в 2013 году я получила штраф в 32 тысячи рублей от инспекции труда за отсутствие одной подписи сотрудника и указание неверного промежутка обеденного времени. Со стороны это кажется ерундой, но как только ставишь себя на место сотрудника, то понимаешь, что нет, не мелочь, а защита интересов трудящегося.

В документах есть логика, пустых никчемных бумажек я не встречала. Так или иначе они защищают чьи-то интересы – клиентов, сотрудников и, конечно, руководителя. Последнее для нас особенно важно.

По многолетнему опыту своей работы могу сказать, что есть веские причины всегда четко оформлять документацию:

1) проверки и штрафы со стороны государственных органов. Самые большие штрафы выписывают государственная инспекция труда и налоговая. МЧС и Роспотребнадзор также могут приостановить нашу деятельность, если мы не будем соответствовать их требованиям;

2) проверки по причине жалоб сотрудников или клиентов. В последнее время участились жалобы со стороны жителей дома, где находится клуб. Жители чаще всего жалуются в Роспотребнадзор, сотрудники – в инспекцию труда. Нужно иметь в виду, что если жалоба поступила, то контролирующая организация обязана отреагировать. Проверка обязательно будет проведена в ближайшее время. Как правило, руководитель не догадывается о жалобе, поэтому испытывает шок при звонке инспектора. На подготовку документов времени практически не остается, так как по каждому направлению у нас должны быть журналы, инструкции, приказы и еще какие-нибудь средства, которые необходимо закупить;

3) выстраивание правильных взаимоотношений с сотрудниками. Подписание документов помогает установить дистанцию между руководителем и подчиненными. Дистанция обязательно должна быть;

4) минимизация стрессовых ситуаций. Наличие документов – отличное седативное средство для руководителя. Ведь все прекрасно знают, что документы необходимы. Если они не подготовлены, то вы чувствуете себя неспокойно, стараетесь не высовываться, а то вдруг заметят вас и придут. Отсутствие документов мешает развитию бизнеса, так как всего боишься. А если с документами все в порядке, вы начинаете чувствовать себя спокойно и уверенно;

5) организация в принципе не может и не должна существовать без документов. Машина имеет свой паспорт, талон техобслуживания и т. д. И компания тоже. Документы помогают нам понимать, что техобслуживание пройдено. Они завязаны на безопасность людей – клиентов, сотрудников, руководителя. Здесь и охрана труда, пожарная и санитарная безопасность. Вроде бы у нас в детском клубе нет никакого сложного оборудования, и вреда сотрудникам мы никаким образом не причиняем. Тем не менее должны быть подтверждения, что все безопасно для детей, взрослых клиентов и сотрудников. Это подтверждают только бумаги. Например, мы должны сделать СОУТ[1], чтобы показать, что не обязаны увеличивать отпуск сотруднику, назначать досрочную пенсию, а также не должны выдавать молоко. Тут на словах ничего не докажешь. Только документация. Если нет СОУТ, то у инспектора по труду возникнет логичный вопрос: «А с чего вы решили, что у сотрудника должен быть такой отпуск, а не больше?»

Вот история про ростомер, который обязательно должен быть в клубе. Ростомер – требование Роспотребнадзора. Знаю об этом требовании не понаслышке, так как в 2015 году у нас были две проверки данной организации.

Ростомер тесно дружит с мебелью для детей. Все дети ведь разного роста, верно? Даже в одном возрасте. Вот мой сын в 7 лет был 118 см, а некоторые ребята в классе выросли до 140 см.

Поэтому по требованию Роспотребнадзора столы и стулья у нас должны быть разных ростовых групп. Для этого делаются обозначения (какие – мы сами можем придумать). Например, на делениях от 80 до 86 см нарисованы кружочки (солнышки и т. д.) для первой ростовой группы, выше – для второй ростовой группы – сердечки или треугольнички, еще выше – для третьей – квадратики. Ребенок подходит к ростомеру, смотрит картинку рядом со своим ростом, например квадратик. Потом ищет стол, на котором нарисован квадратик, и садится за него. Мебель для дошкольных учреждений обычно продается по ростовым группам. Есть мебель с регулируемыми ножками, которые можно настроить под разные ростовые группы.

Мое детство прошло в селе под Новороссийском, я ходила там в сельский садик. И отлично помню, что мы сидели (обедали и рисовали) за столами, на которых были нарисованы разные фигуры. У малышей – кружок, у средней группы – треугольник, у старшей – квадрат. И помню свое детское желание сидеть за квадратом. За квадратом сидели самые «крутые» – старшие ребята, выпускники.

В 2015 году во время проверки Роспотребнадзора у меня эти две картинки – ростомер и квадраты из детства – сложились воедино. Стало все понятно.

Вот несколько советов по ведению документов.

• Документацией действительно скучно заниматься. Самое главное, ее нельзя сразу перепоручить кому-то другому. Сначала надо хоть немного разобраться самому, а уже потом назначить ответственного и контролировать. Если вы сами не знаете ничего о противопожарной безопасности, то как вы можете контролировать кого-то? Чаще всего, особенно если мы заказываем полный комплект документов у сторонней организации, нас ждет обман. То есть от всех требуемых при проверке документов соответствовать норме в лучшем случае будет процентов 50. Остальных необходимых документов просто не будет.

• Заказывая документы, мы должны исполнителю задавать вопросы: «Декларацию сделаете? А насколько подробную? А приказ к ней напечатаете?» Благодаря таким вопросам вы сможете понять, какого уровня исполнитель находится по ту сторону телефона, а исполнитель поймет, что вы тоже не лыком шиты.

• Делайте чек-листы. Например, чек-лист на принятие сотрудника на работу. Это несложно и к тому же не надо будет постоянно держать в голове, какие заявления он должен написать и в каких журналах расписаться. То же самое касается и чек-листа на увольнение.

• Имейте ежедневник по документации (электронный или бумажный – неважно).

• Кроме разовых дел есть и периодические. Например, различные инструктажи по пожарной безопасности и охране труда. Вот для этого как раз и нужен ежедневник. Открываете сентябрь, а там уже написано: «Плановый инструктаж на рабочем месте по пожарной безопасности».

У нас на сайте есть подробная информация по документации. Я долго думала, как ее представить, чтобы руководителям детских клубов было удобно и понятно. В результате записала видеоуроки с шаблонами документов. Видеоуроки объясняют, зачем нужен тот или иной документ, почему он важен, как его хранить, когда подписывать и т. д. Без видеообъяснений все бумаги кажутся мертвыми, непонятными и абсолютно бесполезными. Можно посмотреть уроки самому и поручить подготовить документы помощнику.

По своему опыту скажу, что построить систему документооборота в бизнесе не очень сложно, я бы даже сказала – просто. Документы преданы своему владельцу на все 100 % – они не обманывают вас, не меняют планов и не увольняются в самый неподходящий момент. Поэтому затраченная на них энергия всегда возвращается к вам втройне.