Читать книгу Фасилитация на практике - Томас Кайзер - Страница 5

Цели главы:

• задокументировать существенное варьирование временных и денежных затрат на проведение собраний;

• установить коэффициент левериджа как самый надежный способ демонстрации взаимосвязи между затратами времени и денег на проведение собраний.

ВВЕДЕНИЕ

Эти проклятые собрания, заседания и совещания! Для большинства менеджеров они начинаются в понедельник утром и продолжаются в течение всей рабочей недели. На этот счет есть даже старая шутка, в которой говорится, что менеджер – это человек, который направляется на совещание, собирается на него или присутствует на нем.

В современных организациях, где сотрудничество и взаимозависимость служат залогом успеха, групповые мероприятия – неотъемлемая часть корпоративной жизни. Сегодня встречи и собрания даже больше чем раньше представляют собой форум для сортировки, обработки, перегруппировки и распространения разного рода информации и обмена ею.

Учитывая, что такие встречи играют важную роль своего рода остова организации, весьма прискорбно, что большинство групповых мероприятий на редкость плохо продумываются и из рук вон неэффективно проводятся. Эту «золотую жилу» идей, информации, данных, знаний и творчества, которые участники привносят в групповые обсуждения, очень часто оценивают и используют неправильно или игнорируют. И самое плохое, все это «золото» остается лежать в сознании людей без всякой пользы.

Главные признаки плохого собрания известны всем: присутствующие слишком много говорят и мало слушают друг друга; высказывается слишком много догадок и предположений при недостатке понимания; слишком много критики и нападок и мало доверия; все хотят брать, но не желают давать; слишком много эмоций и мало реального дела; слишком много людей и недостаточно места; слишком много тем, на обсуждение которых не хватает времени. Этот список можно было бы продолжить, но в целом все ясно.

Собрания могут быть своего рода вампирами, высасывающими жизнь из умных и творческих людей и деньги из компании. В сущности, именно эти негативные аспекты групповых организационных мероприятий – или, как сказал бы мастер-джедай Люк Скайуокер[7], «темная сторона силы» – служат поводом для многочисленных едких шуток. Вот некоторые из них, мои любимые:

• «Собрание – это встреча, на которой люди высказываются, ничего, по сути, не говоря, после чего все присутствующие не соглашаются со сказанным».

• «Собрания незаменимы, если ничего не хочешь достичь».

• «Собрание – это взаимодействие, в ходе которого люди, не желающие этого делать, отобранные из числа несведущих и возглавляемые неподходящим человеком, обсуждают никому не нужное и должны в итоге составить отчет о неважном».

• «Собрание – это мероприятие, на котором ведется протокол по минутам и при этом без толку растрачиваются часы».

• «Самое лучшее собрание – это собрание трех человек, из которых один болен, а второй в отъезде».

• «Собрание преподавательского состава университета можно описать как встречу крикливых анархистов, которых объединяет только общая парковка».

• «Собрание – это мероприятие, которое меняет многое, например талии присутствующих, поедающих слишком много пончиков».

• «Наши собрания – отличная спортивная тренировка. Мы делаем поспешные выводы, сваливаем друг на друга сложные решения, ловко уходим от ответственности и стараемся закинуть куда подальше идеи других людей».

Наибольшее беспокойство во всем этом вызывает полное отсутствие усилий со стороны большинства лидеров групп как-либо изменить подход к планированию и фасилитации проводимых ими мероприятий. Нам отлично известно, что значительное число посещаемых и проводимых групповых мероприятий далеки от совершенства, но мы принимаем это как норму. Почему? Возможно, такое печальное положение вещей, сложившееся во многих организациях, объясняется феноменом, который лучше всего описывает поговорка: «Посредственность тянется к посредственности».

Как бы там ни было, неэффективные, нерезультативные и непродуктивные собрания терпят и в учебных заведениях, и на производственных предприятиях, и в государственных учреждениях, и в больницах, и в общественных организациях. К ним относятся как к очередным повседневным расходам на ведение бизнеса вроде платы за аренду офисных помещений или налогов. Причем большинство организаций постоянно стараются заключить максимально выгодный договор аренды, выторговать наилучшие условия и цены у поставщиков, найти любую лазейку для сокращения налогов и тщательно следят за персоналом и расходами, однако огромные затраты, связанные с неэффективными собраниями и совещаниями, они почему-то игнорируют.

ВО ЧТО НАМ ОБХОДЯТСЯ ГРУППОВЫЕ МЕРОПРИЯТИЯ

Чтобы научиться «добывать золото» рабочих групп, в первую очередь необходимо в полной мере осознать повсеместность такого положения вещей: компании несут огромные расходы на непродуктивные собрания, заседания и совещания. Иначе говоря, нам надо понять и признать, что добывать крохи золота при огромных затратах – это отнюдь не лучший пример рентабельности инвестиций!

Как известно, иногда цифры могут вводить в заблуждение; нам всем доводилось слышать историю о парне, который утонул, переходя вброд озеро глубиной в метр. В этом разделе вас не будут заваливать цифрами, его цель – показать, с какими огромными расходами связано объединение трех или более человек в четырех стенах конференц-зала ради обмена информацией и ее обработки.

Каждый раз, когда вы встаете из-за стола, чтобы отправиться на очередное собрание, ваши действия посылают мощный и четкий сигнал. Они явно говорят: «Данное мероприятие так важно для меня, что я готов отложить все дела, которые мог бы сделать за это время, и отправиться в конференц-зал». А когда такое же решение принимают и другие люди, затраты, которые несете вы, все участники собрания и организация в целом, увеличиваются настолько, насколько вы, скорее всего, даже не можете себе представить.

Подумайте о прямых затратах, связанных с проведением собраний, следующим образом. Если восемь человек потратят по полчаса на подготовку к двухчасовой встрече, на которой все эти люди просто потеряют время, в общем итоге потери рабочего времени составят 20 часов: четыре часа на подготовку (восемь человек по полчаса каждый) и 16 часов на само собрание (восемь человек по два часа). Все очевидно! Прибавьте еще час дополнительного административного времени, которое потребуется организатору собрания для выполнения таких задач, как планирование, печатание и рассылка электронной почты, телефонные разговоры, ксерокопирование и тому подобное, и вы получите в общей сложности 21 рабочий час, потраченный на одно двухчасовое групповое мероприятие.

Но это еще не все. Существует еще одна важная статья расходов – затраты, связанные с упущенной возможностью. Придя на собрание, восемь его участников и секретарь лишились возможности посвятить этот 21 час рабочего времени выполнению более продуктивных задач. Если сложить 21 час рабочего времени, потерянного из-за не давшего никаких результатов совещания, с 21 рабочим часом упущенных возможностей, получится, что это, казалось бы, рутинное двухчасовое мероприятие с участием восьми человек обошлось в целых 42 часа впустую потраченного рабочего времени!

Бесплатных собраний не существует. Каждый раз, решив созвать совещание или принять участие в организованном кем-то мероприятии, знайте: это не тривиальное решение. Судя по аналитическому отчету «Собрания и совещания в Америке», подготовленному InfoCom из Гринвича по заказу Verizon[8], время, затрачиваемое американскими организациями на собрания, а также связанные с этим расходы, поистине ошеломительны[9].

Сегодня собрания захватили власть над деловой жизнью Америки. По данным Национального совета по статистике, американские сотрудники проводят на всевозможных встречах и совещаниях 37 процентов рабочего времени. Другие данные свидетельствуют о том, что каждый день в США проводится 11 миллионов деловых встреч.