Читать книгу Endlich alles im Lot - Udo Hermann - Страница 10

„Viele arbeiten nur so hart, damit sie nachts durchschlafen können!“

(Udo Herrmann) Burn-out – dieses Schlagwort ist in vielen Berichten, Reportagen und Fernsehsendungen über unsere Arbeitswelt allgegenwärtig. Psychische Erkrankungen von Arbeitnehmern und Führungskräften lähmen immer mehr Firmen in Deutschland. Wenn es den Chef eines Handwerksbetriebs trifft, ist schnell die Existenz des Unternehmens in Gefahr. Ich selbst merke manchmal, wie mein Nervenkostüm immer dünner wird. Der gestiegene Wettbewerb durch die Novellierung der Handwerksordnung, das Haftungsrisiko bei fehlerhaftem Material, die vielen rechtlichen Änderungen zulasten des Handwerks, wie z. B. das neue Fernabsatzgesetz, das alles kostet viel Energie und Nerven. Dazu kommen die gestiegenen Erwartungen der Kunden, die Forderung nach schneller Erreichbarkeit und umgehenden Antworten auf Anfragen. Wir leben in einer Zeit der schnellen Veränderung – das erzeugt Überlastung und Stress. Deshalb wird es immer wichtiger, ausreichende Erholungsphasen einzuplanen. Nur so ist es möglich, die eigene Arbeitskraft auf Dauer zu erhalten. Bei ständiger Überarbeitung drohen schwere Krankheiten wie Depressionen.

Am Anfang jedes Jahres erstelle ich mit dem nachfolgenden Erfolgsblatt einen „Erholungsplan“. Ich lege fest, wie viele Tage Urlaub ich mache und wie viele Wochenenden des Jahres arbeitsfrei bleiben. Diese Zeiten werden dann im Kalender geblockt. Aufträge und andere Geschäftstermine werden entsprechend um diese Termine herum geplant. Auftraggeber und Geschäftspartner bekommen rechtzeitig entsprechende Informationen über die Abwesenheitszeiten.

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit vor über 16 Jahren dachte ich: „Drei Wochen Urlaub – das kannst du nicht machen, die Aufträge gehen vor.“ Heute weiß ich, dass drei Wochen Urlaub am Stück absolut möglich sind – sofern diese Auszeit entsprechend geplant wird. Mit dem Erfolgsblatt „Urlaubsplanung“ bereite ich meinen Urlaub strategisch vor, um alle erforderlichen Maßnahmen für eine entspannte Urlaubszeit einzuleiten. Habe ich eine Urlaubsvertretung im Betrieb? Welche Vollmachten benötigt diese, um „nahtlos“ weiterarbeiten zu können? Wer soll über meine Abwesenheit informiert werden? Wie kann die Auszeit für Wartungs- und Reparaturarbeiten sinnvoll genutzt werden? Welche Fristen müssen während meiner Abwesenheit beachtet und eingehalten werden? Punkt für Punkt gehe ich die Checkliste durch und hake ab, wenn die entsprechende Vorbereitung erledigt ist. Auf der Checkliste „privat“ wird an wichtige Reisevorbereitungen erinnert, wie z. B. die Auslands-Krankenversicherung und Reisedokumente. Wer versorgt die Pflanzen? Wer leert den Briefkasten? Wer informiert mich bei einem Notfall? Je rechtzeitiger alles organisiert wird, umso entspannter wird die Abreise. Man fährt mit einem guten Gefühl weg und in der Gewissheit, dass dank der guten Vorbereitung auch in der Abwesenheit kein Chaos ausbricht.

Durch diese Vorbereitung auf Erholungszeiten kann ich nun im Urlaub richtig die Seele baumeln lassen und kehre voller Tatendrang und neuer Energie zurück in den betrieblichen Alltag.

Erst Checkliste — dann Abflug.

Checkliste „Erholungsplan“
Ausgefüllt am: ________________ von: __________________________
Wie viele Tage Urlaub mache ich:	Tage/Jahr
Wie viele zusammenhängende Tage nehme ich mir im Jahresurlaub:	Tage/Jahr
Wie viele arbeitsfreie Wochenenden verbringe ich pro Jahr:	WE/Jahr
Für meine Arbeitszeit am Wochenende nehme ich mir während der Woche den Freizeitausgleich:	Ja	Nein
Das ändere ich:
Das sind die Gründe für die Veränderung:

Erfolgstipp:

Die Veränderung planst du am besten mit dem Erfolgsblatt „Persönliche Ziele“! Ausreichende Erholungsphasen sind notwendig, um die Arbeitskraft auf Dauer halten zu können. Bei ständiger Überarbeitung drohen Depression und Burn-out!

To-do-Liste für Veränderung:	Termin
1.
2.
3.
4.
5.

Checkliste „Urlaubsplanung“

Je kürzer der Urlaub, umso weniger Energie darf der Urlaub kosten. Wer erschöpft in den Urlaub geht, sollte besser einen bekannten, leicht und schnell erreichbaren Urlaubsort wählen. Dann tritt die Erholung schneller ein. Für weite Reisen mit Zeitzonen- und Klimawechsel sind mehrere Wochen einzuplanen.

Zwei Tage vor Beginn terminfrei halten, damit wichtige Arbeiten und Projekte und die Übergabe an die Urlaubsvertretung erledigt werden können. In dieser Zeit ist der Chef offiziell schon abwesend!

Zwei Tage nach Rückkehr terminfrei halten, damit die Post, Anrufe, Mails usw. in Ruhe sortiert und abgearbeitet werden können und nicht schon Kunden und Geschäftspartner auf der Matte stehen. In dieser Zeit ist der Chef noch offiziell abwesend!

Eigentliche Urlaubskosten und Verdienstausfall muss durch Einnahmen abgedeckt sein bzw. in die Stundenkalkulation mit aufgenommen sein.

Urlaub sollte auf Zeiten gelegt werden, die im Betrieb erfahrungsgemäß ruhiger sind. Die Abwesenheit bei allen Projekten und Terminzusagen einplanen. Betriebsurlaub oder durchgängiger Firmenbetrieb?

Ist eine Vertretung notwendig? Wenn ja, siehe To-do-Liste Seite 20, Punkt 4.

Kunden und Geschäftspartner über Abwesenheit informieren.

Unternehmer mit viel Verantwortung sollten sich im Urlaub nicht neue Aufgaben aufladen. Die Erlebnisse im Urlaub sollten im Kontrast zum Arbeitsalltag stehen und vor allem frei von Zeitdruck sein.

Fachliteratur, geschäftliche Unterlagen, E-Mails und dienstliche Telefonate zerstören den Erholungseffekt und sollten möglichst nicht mit in den Urlaub genommen werden.

To-do-Liste Firma vor dem Urlaub:	Termin	Erledigt
1.	Liste der Aufgaben und Termine erstellen, die noch unbedingt vor dem Urlaub zu erledigen sind.
2.	Liste der Aufgaben und Termine, die während meines Urlaubs wahrzunehmen sind.
3.	Aufgaben und Termine delegieren. Schriftlich wer was wann und wie erledigen soll.
4.	Vertretung regeln. Wer vertritt mich in welcher Angelegenheit? Eventuell erforderliche Vollmachten schriftlich erteilen, z.B. Bankvollmacht. Vertretungsregelung allen Mitarbeitern bekannt machen.
5.	Zuständige Personen über fällige Fristen (Abgabe, Zahlungen) informieren.
6.	Mitarbeiter informieren, welche Aufgaben während der Abwesenheit liegen bleiben können.
7.	Festlegen, wer mich wie und wann erreichen kann. Während meiner Abwesenheit für Notfälle Adressen des Aufenthaltsortes mit Telefonnummern hinterlegen.
8.	Automatische E-Mail-Antwort einrichten für die Zeit der Abwesenheit plus einen Tag später als Rückkehr, um die wichtigsten Aufgaben abarbeiten zu können. Weiterleitung von E-Mails an die Vertretung einrichten.
9.	Telefonumleitung an die Vertretung einrichten.
10.	Zwei Ablagekörbe im Büro vorbereiten. Einer mit Aufschrift „dringend“, einen mit der Aufschrift „nur zur Info“, damit nach meiner Rückkehr das meiste vorsortiert ist.
11.	Während der Stillstandzeiten Maschinen- und Fahrzeugreparaturen, Wartungs- und Reinigungsarbeiten, Schärfen der Werkzeuge organisieren.
12.	Kontrollgänge auf dem Firmengelände und im Gebäude durch Verwandte, Freunde, Nachbarn oder Mitarbeiter organisieren.
13.	Schild für Eingangstüre und Hoftor vorbereiten, eventuell mit Notfall-Rufnummer.
14.	Lieferanten über Urlaubszeit bzw. über Möglichkeiten zur Materialanlieferung informieren.

To-do-Liste privat vor dem Urlaub:	Termin	Erledigt
1.	Sind Ausweise notwendig und diese noch gültig? Ist ein Visum erforderlich?
2.	Sind Impfungen oder eine andere medizinische Vorsorge notwendig?
3.	Prüfen, ob Versicherungen notwendig, schon vorhanden sind oder neu abgeschlossen werden müssen (z.B. Auslands-kranken-, Reiserücktritt-, Gepäck-, Elektronik-Versicherung).
4.	Nachbarn, Familie oder Freunde organisieren, für die Pflege von Pflanzen und/oder Tieren, für Kontrollgänge Heizung, Wasser oder nach Unwetter.
5.	Post: Lagerung einrichten oder jemanden zum Briefkastenleeren organisieren.
6.	Müll: Leerung und Bereitstellung der Mülltonnen organisieren.
7.	Abos von Tageszeitung oder Zeitschriften abbestellen, pausieren lassen oder Nachschicken organisieren.
8.	Wertsachen und Schlüssel diebstahlsicher verwahren (Safe, Bankfach).
9.	Freunden bzw. Familie Reiseroute, -orte bekannt geben für Notfälle.
10.	Wichtige Informationen über Urlaubsziel/e sammeln(Notrufnummern, Zollbestimmungen, Devisen, Sitten).
11.	Bei Reisen mit dem Pkw: Straßenverkehrsvorschriften, Vignette, Warnwesten, Internationale Versicherungskarte, Internationalen Führerschein beachten bzw. bereithalten.
12.	Reisedokumente und Pässe kopieren, falls sie verloren gehen oder gestohlen werden. (siehe Erfolgstip unten)
13.	Reiseapotheke in Absprache mit dem Hausarzt unter Berücksichtigung des Reiseziels packen.

Erfolgstipp:

Reisepässe, Führerscheine, Visa, Hotel-Voucher, Buchungsbelege (z.B. für Mietfahrzeug), Impfausweise, Arznei-Beipackzettel, Erste-Hilfe-Maßnahmen, Bedienungsanleitungen von mitgeführten Geräten, Infos über das Reiseland (Kontaktdaten von Reisebüro) usw. auf Smartphone oder Tablet speichern und bei der Reise mitführen.