Читать книгу Организация работы отдела - Валентина Панкратова - Страница 3

Любая команда строится на общении. Поэтому я всячески налаживала его в своем подразделении. Надо сразу оговориться, что для работы есть рабочее время, поэтому я никогда не инициировала общение своих подчиненных после работы. Они могли ходить в кафе, боулинг, театр, кино и прочее по собственному почину с теми, кто им удобен. Организованных походов отдела по таким «злачным» местам я не практиковала никогда. Нам вполне хватало «добровольно- принудительных» корпоративов, которые нам устраивали на уровне Компании или департамента.

И тем не менее, я достаточно много внимания уделяла общению работников отдела именно в рабочее время. Для меня оно делится на несколько видов.

– Совещания. Раз в неделю, когда все руководство Компании собиралось на еженедельное совещание у Генерального директора, я собирала вокруг себя своих девочек. Время, понятно, выбирала так, чтобы никто из вышестоящих руководителей не мог нас дернуть с очередной задачей. Мы даже с рекрутерами договорились, чтобы в эти часы они не ставили нам на прием людей.

Когда я только начала проводить такие «посиделки», как мы их называли, девочки либо молчали и слушали меня, либо пытались рассказать, чем они занимаются. Я же их просила говорить только о проблемах любого сорта: о допущенных ошибках, о проблемных людях, о проблемах с программами, со смежными подразделениями, со срочными заданиями и прочее, и прочее.

Цель совещаний была такова – чтобы все работники отдела знали о существующих проблемах и были к ним готовы. Мы вместе искали пути решения (обращаю внимание – не я, а мы) – этакий мозговой штурм. Иногда в процессе обсуждения выясняли, что другому работнику легче решить проблему по каким-то причинам, иногда я брала на себя решение этой проблемы, иногда оказывалось, что проблемы вообще нет, просто работник себе что-то надумал или не понял чего-то. Короче, наши совещания были реальным работающим инструментом. И мои специалисты в течение недели специально записывали свои вопросы, чтобы потом вместе обсудить их на «посиделках».

Естественно, я также использовала «посиделки», чтобы рассказывать девочкам о нововведениях при автоматизации, изменении законодательства или указаний руководства. Всё это мы также вместе обсуждали. И я слышала много полезного для себя, как для руководителя, в плане оптимизации процессов и улучшения организации работы.

Наши совещания – это огромный шаг к формированию единой дружной команды. Как бы ни были загружены работники, но потратить один раз в неделю тридцать-сорок минут на рабочее обсуждение и поиск решения проблемных вопросов должно быть в приоритете.

– Летучки. На самом деле, мы их никак не называли. Это слово я применила только сейчас. Не все вопросы можно было отложить до совещания. Некоторые требовали немедленного решения. Обычно девчонки обращались с вопросами друг к другу или, что правильнее, к законодательству. С наиболее тяжелыми вопросами они подходили ко мне. И если я видела, что это не просто незнание или растерянность работника, а действительно интересный вопрос, плюс если в этот момент не было сверхсрочной задачи, то я предлагала быстро обсудить спорную тему. На это уходило буквально по пять – десять, реже пятнадцать, минут. Мини мозговой штурм. Если вопрос был слишком сложным, то вырабатывали временное решение, которое можно было применить немедленно (мы же говорим о срочном вопросе), а потом я уже сама и с помощью юристов искала более правильные решения, которые нам надо было брать на постоянное вооружение. Готовые решения я транслировала девочкам на еженедельном совещании.

– Болтовня «ни о чем». Конечно, мы общались на рабочие темы раз в неделю на «посиделках», иногда возникали спонтанные летучки. Но невозможно провести на работе девять часов, включая обед, не проронив ни слова на постороннюю тему. Мы все люди. И я предлагаю всегда об этом помнить.

Моей главной проблемой на первых порах было, как не допустить постороннюю болтовню, но при этом не стать цербером и не испортить девчонкам настрой. Помните, я всегда считала, что люди должны работать только с хорошим настроением?

Со временем я, как мне кажется, нашла золотую середину. Я стала не просто сквозь пальцы смотреть на трескотню во время работы, но и участвовать в ней. Правда, не все так просто. Для себя я установила временные рамки. В моем понимании, если раз в час специалисты отвлекутся от работы и расслабятся о своем о девичьем на пять – десять минут, то такой небольшой перерыв принес больше пользы, чем вреда – и в части отдыха, и в части взаимоотношений, и в части настроения. Естественно, свою задачу при участии в нерабочих разговорах я видела в том, чтобы поднять настроение и не дать им затянуться. Поэтому старалась шутить и часто рассказывала веселые истории. Меня всегда радовало, что девчонки, возможно, подражая, также старались говорить о позитивных вещах. Так что смех на таких пятиминутках отдыха был вполне нормальным делом.

Естественно, прежде всего я задумалась о том, как ненавязчиво возвращать подчиненных к работе. Есть прекрасный способ. Поскольку, как правило, люди говорят по очереди, то я просто задавала рабочий вопрос той, которая говорила в тот момент, когда уже пора было закругляться. Девушке ничего не оставалось, как переключаться на работу. Остальные прекрасно считывали сигнал, и тоже переходили к своим обязанностям.

Надо сказать, что мне не так часто приходилось прерывать болтовню. Чаще специалисты сами прекрасно чувствовали меру. Правда, случались отдельные персоналии, которые просто не могли молча работать и им постоянно требовалось напоминать, что они мешают. Наверное, можно не объяснять, что с такими со временем приходилось расставаться.

И последнее про непрофильную болтовню. Конечно, она всегда возникала спонтанно – как только у работников накапливалась усталость. В среднем, это раз в час. Но именно – в среднем. Иногда это могло быть и реже, а после стрессовых ситуаций и чаще. Как и вся наша жизнь, это не поддается четкому расписанию.

– Праздники. Я выше писала, что никогда не инициировала совместного времяпрепровождения в нерабочее время. Это не совсем так. В отдельные дни мы практиковали совместные обеды. Понятно, что эти «отдельные» дни были чем-то знаменательны – день рождения, свадьба, общегосударственные праздники. В обычные дни мы ходили на обед по очереди, чтобы отдел не прекращал работу. Это же понятно, что именно в обед работникам Компании удобнее всего забежать в Отдел кадров. Но в «отдельные» дни в обеденное время мы выдвигали в центр кабинета «стол для посетителей», закрывали дверь на замок и предавались совместному чревоугодию и мирной болтовне.