Читать книгу Руководство по управлению финансами 2.0 - Владимир Владимирович Кожухарь - Страница 5

Анекдот:

Встречаются два друга, один из них восклицает:

– Привет! Поздравляю! Слышал, ты построил новый дом!

– О, да! – отвечает второй.

– И сколько в нем комнат?

– Одна.

– ???! Почему?

– Меньше не имело смысла.

Каким должен быть для тебя идеальный управленческий отчет? Какими характеристиками он обладает? Размер, глубина, детализация информации?

Управленческий отчет должен содержать ровно столько информации, сколько нужно для ответа на поставленный вопрос. Не больше, не меньше. Лишняя информация вредит не менее, чем недостающая.

Наличие лишней информации мешает адекватному формированию картины. Ты не сможешь оценить существенность и значимость лишней информации без дополнительных запросов. Включение же лишней непроверенной информации в исходные данные решения приведёт к некорректному результату.

Самым меньшим вредом от лишней информации будет формирование трансакционных издержек в процессе учёта. Это издержки на сбор и обработку информации. Сократив объем информации в отчете до уровня необходимого и достаточного, ты сэкономишь время сотрудников предприятия и свое личное. Иногда это может быть очень много.

Пример.

В моей практике был случай, когда главный экономист предприятия, выполняя поставленную задачу по формированию управленческого отчёта, пожаловался, что он тратит на него пять рабочих дней! Как, пять рабочих дней главного экономиста! Столько не может стоить один управленческий отчёт о результатах работы одного функционального направления. Мы разобрались в процессе формирования отчёта. Оказалось, что больше половины собираемой и обрабатываемой информации не требовалось! Убрав лишнюю информацию, мы сократили время подготовки в четыре раза!

Вывод:

Отчет должен быть информативным, то есть отвечать на твой вопрос. И он не должен стоить для тебя дороже, чем выгода, которую ты получишь, используя его.

Например, минимальным уровнем состоятельности для управленческого отчета за прошедший период является ответ на несколько простых вопросов:

1) Первый и главный – собственный капитал бизнеса (он же – чистые активы) увеличился или уменьшился за прошедший период (месяц, квартал, год)?

2) Второй вопрос – каких расходов можно было избежать?

3) Третий вопрос – какие доходы из полученных в прошедшем периоде можно увеличить в наступающем периоде?

Получение ответа на три этих вопроса (с расшифровками и уточнениями) и есть минимальный перечень требований к управленческому отчету за прошедший период.

Исходя из моего опыта, рекомендую для анализа прошедшего периода и планирования будущих периодов использовать минимум три отчета:

1) Отчет о Движении денежных средств;

2) Отчет о Прибылях и убытках (можно говорить о Доходах и Расходах – правильно и так, и так);

3) Управленческий Баланс.

Бюджет движения денежных средств показывает способность твоего предприятия финансировать текущую деятельность. Он особенно актуален при планировании будущих периодов.

Какой объем поступлений и платежей планируется по предприятию? Помни, поступлений должно быть всегда больше, чем выплат. Планирование дефицита в движении денег недопустимо. Это самообман для тебя, сотрудников и контрагентов твоего предприятия. Ты хочешь быть обманутым?

Отчет о Прибылях и убытках показывает, какой капитал заработает бизнес, и сколько можно направить на дивиденды для владельца.

Баланс позволяет проверить данные отчетов о движении денег и прибыли-убытки. Он не покажет причины прибылей и убытков, но является закрывающей формой для первых двух. Все три отчёта являются замком, который не допускает ошибок в твои расчёты. Ведение учёта по любым двум формам или одной чревато такими погрешностями в учёте, что у владельца начинают волосы вставать дыбом при проведении управленческого аудита (не путай с традиционным аудитом бухгалтерского и налоговой отчетности).

Кроме трех выше названных форм, отражающих экономику и финансы, рекомендую по завершении периода писать нефинансовый отчет в произвольной форме, в котором должна быть информация о ключевых проектах:

• Сколько и каких всего проектов в работе?

• Насколько сложившаяся ситуация по каждому проекту соответствует ожиданиям?

• Какие появились новые факторы (может быть, открылись новые возможности, или возникли ограничения)?

• Что следует предпринять дополнительно?

• Кому и какие дать поручения?

• Кого и за что поощрить, кого и за что наказать?

• Какие из проектов особенно перспективны (доходны)?

• Сколько ожидается новых проектов, и кто над этим работает?

• Какие возможности появились, какие упущены и почему?

Подобный отчет имеет значение и для его составителя, и безусловно для всех, чье имя в данном отчете упоминается.

Как часто стоит формировать отчетность? Это зависит от длительности операционного цикла твоего предприятия – наиболее распространённый шаг отчетности – это месяц. Важно помнить, что одним из основных требований к управленческому отчету является его регулярность. Это позволяет отслеживать динамику изменений в показателях предприятия и вовремя осуществлять коррекцию.