Читать книгу Записная книжка медицинского архивариуса. Практическое руководство для сотрудников архивов медицинских организаций - Ю. В. Чижова - Страница 20

Архив медицинской организации организует учет и хранение медицинской и общей документации медицинской организации и обеспечивает ее сохранность до момента передачи в государственные архивы. Задачи архива:

1. Прием, учет и хранение документов.

2. Обеспечение сохранности документов, создание научно-справочного аппарата, обеспечение использования документов, хранящихся в архиве.

3. Подготовка и в соответствии с действующим законодательством передача документов на хранение в государственные архивы.

4. Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений медицинской организации по вопросам организации архивного дела.

5. Подготовка и представление руководству информационно-аналитических материалов о состоянии и перспективах развития архивного дела в организации.

6. Совершенствование и внедрение новых методов организации работы, в том числе на основе использования современных информационных технологий.

7. Участие в пределах своей компетенции в подготовке и исполнении управленческих решений руководства организации.

8. Повышение уровня грамотности работников медицинской организации в области делопроизводства и архивного дела.

9. Решение иных задач в соответствии с целями организации.

В соответствии с возложенными на него задачами, архив осуществляет следующие функции:

– принимает, учитывает и хранит документы структурных подразделений учреждения;

– разрабатывает и согласовывает с вышестоящим архивом графики представлений описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии и передачи документов на государственное хранение;

– составляет и представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной службы учреждения и экспертно-проверочной комиссии;

– осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых дел;

– создает, пополняет и совершенствует научно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам, обеспечивает его преемственность с научно-справочным аппаратом соответствующего государственного архива;

– организует использование документов: информирует руководство и работников учреждения о составе и содержании документов архива; выдает с разрешения главного врача дела, документы или копии документов, медицинские карты стационарного больного и амбулаторно-поликлинические карты в целях служебного и научного использования, для работы в помещении архива; исполняет запросы организаций и заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера, в установленном порядке выдает копии документов и архивные справки; ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии учреждения;

– контролирует подготовку дел к передаче в архив медицинской организации;

– участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;

– ежегодно представляет в архив вышестоящей инстанции сведения о составе и объеме документов по установленной форме.

Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

– контролировать выполнение установленных правил работы с документами в структурных подразделениях медицинской организации;

– запрашивать от структурных подразделений медицинской организации сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач и функций;

– требовать от сотрудников своевременного возврата медицинских карт, взятых с разрешения администрации на определенный срок.

За утрату и порчу документов архива должностные лица организации несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.