Читать книгу 9 шагов к успешной автоматизации бизнеса - Юрий Геннадьевич Трифонов - Страница 8

Обычно результаты обработки бизнес-процессов выливаются в формирование печатных форм. К сожалению.

Почему к сожалению? Потому что даже если опустить безнадежное уничтожение леса на изготовление бумаги, то работа с печатными формами и документами отнимает огромное количество времени. В крупных организациях целые отделы занимаются одной только бумажной работой. Но ситуация требует именно такой расстановки. Где-то без бумажных экземпляров сложно вести учет, где-то следует выполнять требования законодательства и напечатать приказы на отпуск, где-то возникают другие бумажные задачи. Так уж сформировалось, что документооборот строится преимущественно на бумаге.

Печатные формы – это всё то, что является документами, появившимися в результате описываемых выше действий. Печатной формой в сфере автоматизации является документ, который был сформирован на базе полученных в процессе данных.

Например, если рассматривать печатную форму для нашего кладовщика и рассматриваемого выше процесса, то печатная форма для него – это ведомость принятых товаров.

Отметим, что у нас в компании для этого когда-то был нанят отдельный человек. Никто не хотел заниматься этой работой и это тормозило ряд процессов в компании. Самая большая проблема возникла, когда этот нанятый человек перестал справляться. Мы стояли перед выбором: или нанять еще одного сотрудника, или все же приступить к автоматизации процесса. Итог выбора был очевиден и мы не прогадали.

Печатных форм скапливаются мегатонны и, конечно же, логично рассмотреть процесс их автоматизации. Ведь трудоемкость, как мы уже отметили ранее, просто огромная. Автоматизировать нужно как создание, так и заполнение форм. Именно это является вторым этапом планирования автоматизации. Так же нужно обработать их рассылку по почте клиентам и настроить отправку оригиналов.

Автоматизировать можно 80% этой работы – формирование заявлений на отпуск, ведомость получения оборудования, дефектную ведомость, зарплатную ведомость, договора, накладные, акты приема-передачи, заказ наряды и многие другие формы.