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2 DAS KONZEPT METEOR – NUTZEN UND VORTEILE

Stefan Zenkel und Raimund Amann von der aConTech GmbH entwickelten 2015 das Konzept MeTeOr (Mensch – Technik - Organisation). Die aConTech GmbH wurde im Jahr 2011 gegründet und bietet digitale, cloudbasierte Lösungen für Unternehmen. So konzentriert sie sich auf flexible IT-Lösungen mittels Cloud-Computing. Als Digitalisierungsexperte ist die aConTech GmbH unterteilt in die Geschäftsbereiche Modern Life, Managed Services, Rapid Scaling, Digital Revolution und Next Intelligence. Alle Mitarbeitenden sind deutschlandweit im Homeoffice verteilt, ein Alleinstellungsmerkmal der aConTech GmbH. Auf diese Weise kann eine natürliche Nähe zu Kunden in ganz Deutschland hergestellt werden.

Mit dem MeTeOr-Konzept wurde eine Vorgehensweise entwickelt, bei der der Mensch und seine Einbettung in den organisationsspezifischen Rahmen bei der Entscheidung über technologische Veränderungen im Fokus stehen. Ziel des MeTeOr-Prozesses ist die Synchronisation der Dimensionen Mensch, Technik und Organisation.

MENSCH

Unter dem Begriff „Mensch“ werden derweil alle Personen und Parteien verstanden, die in und mit der entsprechenden Organisation kollaborieren, unter anderem Mitarbeitende, Geschäftsführende, Führungskräfte, Partner, Lieferanten etc. Da die Beteiligten in die technologischen Veränderungsprozesse aktiv eingebunden werden, können die mitunter heterogenen Bedarfe und Anforderungen an Kommunikationsarchitekturen herausgefiltert und auf Basis von Partizipation passgenaue Lösungen entworfen werden. Auf diese Weise werden die Belange der beteiligten Menschen ernst genommen und fokussiert. Denn sie sind diejenigen, auf deren Arbeit sich die neuen Technologien auswirken und von denen Letztere akzeptiert werden. Dabei wird der Aspekt der Heterogenität beachtet, dass Usergruppen sich teilweise stark voneinander unterscheiden. Indem Personen mit unterschiedlichen Hintergründen und Positionen in den Prozess mit eingebunden werden, wird eine Synchronisierung der Benutzergruppen angestrebt.

TECHNIK

Mit „Technik“ werden dementsprechend Technologien wie Microsoft Teams und andere Tools bezeichnet, welche dem Kunden über Lizenzen zur Verfügung stehen und als Mittel zum Zweck im Geschäftsalltag angewendet werden: technologische Lösungen, die in die Organisation des Kunden eingeführt und deren Implementierung mit den organisationsbezogenen und persönlichen Merkmalen synchronisiert werden möchten. Bei der Vorgehensweise nach MeTeOr wird oftmals die Einführung von Microsoft Teams begleitet. Auf dieses Tool wird die Herausfilterung der Anforderungen und Bedürfnisse sowie die Inhalte der Arbeitsgruppen primär abgestimmt. Hinzu kommen optionale Applikationen, welche vom Kunden einzeln gebucht werden können. Diese Optionen fließen mit in das Paket der technologischen Neuerungen ein und werden in Schulungs- und Marketingkonzepten ebenfalls berücksichtigt.

ORGANISATION

Die zu erarbeitenden Lösungskonzepte sind jedoch ebenso maßgeblich von organisationsspezifischen Anforderungen abhängig. Deshalb wird innerhalb des MeTeOr-Konzepts ein zweiter Schwerpunkt auf die „Organisation“ gelegt. Unter diesen Aspekt fällt, die Organisation des Kunden auf Abteilungen, Kommunikationsstruktur, Ablauforganisation und Hierarchie hin zu analysieren. So können Möglichkeiten sowie Risiken für zukünftig genutzte Technologien elaboriert werden. Dies ist wichtig, da MeTeOr passgenaue Lösungen in den Mittelpunkt setzt. Für diese Vorgehensweise sollten die Merkmale der zugrunde liegenden Strukturen berücksichtigt werden. Diese individuellen und organisationsbezogenen Bedarfe, Wünsche und Pains werden in einem MeTeOr-Projekt herausgearbeitet und in den Prozess der Migration neuer Technologien einbezogen. Zudem wird die Vorgehensweise gemeinsam erarbeitet und weitflächig kommuniziert.

Raimund Amann, einer der beiden Begründer des MeTeOr-Ansatzes bei der aConTech GmbH, bringt den Leitgedanken des Konzeptes auf den Punkt: „Es ist, als würde man im Kopf des Kunden spazieren gehen.“ Bei einem Spaziergang verlässt man die häusliche Vertrautheit und begibt sich hinaus in die Umwelt. Dort werden fremde sowie bekannte Eindrücke aufgefangen, gesammelt und weiterverarbeitet. Genau dieses Vorgehen wird von den verantwortlichen Personen eines MeTeOr-Projektes, in diesem Buch als MeTeOr-Consultants bezeichnet, erwartet. Sie sammeln Eindrücke sowie Informationen über die Organisation und die beteiligten Personen des Kunden und berücksichtigen die Ergebnisse der Analysen in der Planung und Durchführung des Projekts nach dem MeTeOr-Ansatz. So können für und mit dem Kunden passgenaue Technologielösungen erarbeitet werden, die sehr alltagstauglich sind.

Ein wichtiger Aspekt ist dabei die Akzeptanz durch die Mitarbeitenden. Indem sie in die Planung einbezogen werden, kann ein hoher Grad des Commitments erzielt werden. Da die anstehenden Veränderungsprozesse auf technologischer Ebene nicht extern vorgegeben, sondern intern partizipativ entwickelt werden, wird die Relevanz einzelner Meinungen und Anforderungen an die Beteiligten vermittelt. Anhand des MeTeOr-Konzepts kann somit das „Wie“ der Einführung gemeinsam erarbeitet und mit den Anforderungen der betroffenen Menschen sowie den Organisationsstrukturen synchronisiert werden. Auf diese Weise wird die Individualität von Lösungen in dem Sinne optimiert, dass diese auch wirklich zu den Merkmalen der Organisation und den beteiligten Akteur:innen passen.

MeTeOr ist zudem gekennzeichnet durch ein hohes Maß an Transparenz. Mit einer klaren Aufgabenverteilung und Zuteilung der Verantwortungsbereiche entsteht Klarheit in den drei Dimensionen Mensch-Technik-Organisation. Das erfordert die Kollaboration und Kommunikation zwischen allen beteiligten Parteien. Vorteile und Nutzenargumente der neuen Technologie können folglich an die spezifischen Usergruppen angepasst werden. Ihre Belange und Anforderungen werden im Planungsprozess so weit berücksichtigt, dass Unsicherheiten und Unklarheiten stark verringert werden können. Die in Zusammenarbeit erstellte Lernarchitektur spiegelt die Wünsche der Beteiligten wider und kann in der Praxis die Störungen im Geschäftsablauf auf ein Minimum reduzieren. Auch die Interdisziplinarität des MeTeOr-Teams weist erhebliche Vorteile in Planung und Durchführung eines Projektes nach der MeTeOr-Leitidee auf. So arbeiten technische Consultants Seite an Seite mit Consultants für Organisationsberatung, Projektmanager:innen sowie psychologischen und pädagogischen Expert:innen. So können verschiedene Zugänge und Methoden genutzt werden, um den MeTeOr-Prozess professionell leiten und begleiten zu können. Dies ist eines der Geheimnisse für den Erfolg von MeTeOr.

Der grobe Ablauf eines MeTeOr-Projektes ist gekennzeichnet durch Vorgespräche und Interviews, in denen sich Kunde und MeTeOr-Consultants kennenlernen und erste Informationen gesammelt werden. In einem darauffolgenden Workshop mit ausgewählten, repräsentativen Vertreter:innen der Organisation wird partizipativ eine Implementierungsstrategie für die neue Technologie entwickelt. Daran schließen sich die Umsetzung der Strategie sowie eine langfristig gewährleistete Betreuung mit eventuellen Folgeprojekten an.

Abbildung 1: Grober Ablauf MeTeOr-Projekt

Dieses Buch gibt einen Überblick für den Ablauf von Projekten nach dem MeTeOr -Ansatz und zeigt MeTeOr-Consultants, IT-Strategieberater:innen und IT-Verantwortlichen relevante Theorien und Modelle für ihre Arbeit auf. Ziel war es, ein Nachschlagewerk zu erstellen, in dem alles, was den MeTeOr-Ansatz ausmacht, gesammelt und niedergeschrieben ist. So dient es als Stütze für die Planung, Durchführung und Nachbereitung von MeTeOr-Projekten. Im folgenden Kapitel liegt der Schwerpunkt darauf, fachliches Hintergrundwissen zu erläutern, das für die Planung eines Projektes elementar ist. In Kapitel 4 werden die Arbeitsschritte eines MeTeOr-Prozesses detailliert erläutert, die die Durchführung eines Projekts unterstützen und Einblicke in die Praxis geben. Kapitel 5 widmet sich der Thematik der Nachbereitung, inwiefern Projekte evaluiert und die weitere Begleitung aufgebaut sein kann. Kapitel 6 enthält Leitfäden und Arbeitsblätter für die praktische Umsetzung.