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ОглавлениеCapítulo 3
Almacenes
Objetivos de aprendizaje
Después de leer este capítulo el lector será capaz de:
1. Identificar los distintos tipos de almacenes y su relación con el flujo de productos.
2. Entender los criterios relacionados con el manejo de materiales en un almacén.
3. Describir el ciclo de almacenamiento y las actividades relacionadas.
El almacén es un sistema que combina infraestructura, recursos humanos, maquinarias, equipos y procesos para labores de conservación o almacenamiento de inventarios y manipulación de los mismos, que requieran las empresas participantes de la cadena de suministro.
Las actividades que se realizan en un almacén y los principios utilizados para el almacenamiento los estudiaremos a través del ciclo de almacenamiento.
1. ¿Por qué necesitamos almacenes?
En determinadas situaciones, las empresas de la cadena de suministro producen estacionalmente para vender sus productos durante periodos más largos y a una tasa constante. En tales situaciones requerimos de almacenes donde podamos conservar los inventarios que nos permitan acoplar la oferta con la demanda. Por ejemplo, la producción de productos agroindustriales se da en un periodo corto de tiempo, que corresponde a su cosecha y envasado, mientras que su comercialización se da en un periodo de tiempo comparativamente mayor.
También se puede presentar la situación inversa: una demanda estacional en un periodo corto de tiempo, para una producción que se realiza durante un tiempo mayor a una tasa constante. En este segundo caso también requerimos de almacenes que nos permitan ir acumulando el stock necesario para abastecer una demanda alta y estacional. Tal sería el caso, por ejemplo, de la producción de libros y textos escolares, que se hace de manera anticipada, con el objetivo de mantener tasas constantes y eficientes de producción, y durante un periodo de tiempo mucho más extenso que el periodo corto del inicio de clases, en el cual se eleva su demanda.
En otras situaciones, las empresas optan por comprar en grandes cantidades o por producir en grandes lotes para obtener descuentos por volúmenes de compra o alcanzar escalas en la producción. En tales situaciones, para lograr los mencionados ahorros se requiere un sistema de almacenamiento para conservar los inventarios generados.
Las empresas de transporte de carga consolidada (LTL, Less than Truck Load)8 requieren ir almacenando las pequeñas cargas que van recibiendo de sus clientes hasta llegar a juntar el tamaño suficiente para completar la capacidad de una unidad de transporte y realizar el traslado de manera eficiente y económica. Para lograr esto deberán recurrir al almacenamiento.
Podríamos elaborar una extensa lista de situaciones en las cuales las empresas obtienen ahorros o beneficios en funciones como compras, producción, transporte, etcétera, que requieren soportarse en actividades eficientes de almacenamiento cuyos costos sean menores a los beneficios generados, pero no es este el objetivo de esta sección, basta con saber que la actividad de almacenamiento de stocks puede proporcionar diversos beneficios a la cadena de suministro.
2. Tipos de almacenes
En la cadena de suministro vamos a distinguir dos tipos básicos de instalaciones, el primer tipo está orientado al almacenamiento o conservación de los materiales y el segundo está orientado a facilitar el flujo de materiales.
2.1. Almacén de uso general
Este tipo de almacenes están orientados a facilitar la conservación adecuada de los inventarios de la empresa, los que serán almacenados durante cierto tiempo hasta su utilización.
El objetivo principal de este tipo de almacén es el máximo aprovechamiento del espacio cúbico de almacenamiento, con la consiguiente reducción de costos.
Las empresas en la cadena de suministro utilizan este tipo de almacenes principalmente para acoplar la oferta con la demanda, lograr los beneficios de los lotes económicos de compra o producción descritos anteriormente, aprovechar las fluctuaciones de los precios de determinados productos (por ejemplo los commodities)9, comprando en grandes cantidades cuando el precio está bajo y anticipándose a los periodos en que el precio sube.
Dado que la actividad de almacenamiento está inducida por la necesidad de ahorros en otras actividades, se pone especial énfasis en que el almacenamiento sea realizado de manera eficiente, es decir, a bajos costos para maximizar el beneficio esperado.
También se encuentran dentro de esta categoría los almacenes aduaneros, que guardan mercadería a la espera de la culminación de una operación de importación o exportación y la cancelación de las cargas arancelarias correspondientes.
| PUNTO CLAVE |
| Un almacén de uso general está orientado a apoyar la conservación y almacenamiento de grandes lotes de productos maximizando la utilización de la capacidad de almacenamiento. |
2.2. Plataformas de consolidación
Este tipo de instalaciones está orientado a facilitar el traslado eficiente de los materiales. Se utilizan plataformas de consolidación cuando se tienen envíos pequeños originados en varios puntos distintos con un mismo punto de destino, ubicado generalmente a una gran distancia. El traslado de dichos envíos se puede hacer de manera inmediata e independiente con los consiguientes costos altos que significa movilizar camiones con pequeños envíos a grandes distancias, como se muestra en la figura 3.1.
Figura 3.1: Envíos sin el uso de plataforma de consolidación
Donde:
P1, 2, 3: Puntos de origen 1, 2 y 3
F1, 2, 3: Fletes desde los puntos 1, 2 y 3 hasta PD respectivamente
PD: Punto de destino
D: Distancia entre los puntos 1, 2 y 3 hasta el PD
La alternativa es poner una plataforma de consolidación cercana a los puntos de origen en la cual se consoliden los envíos y se traslade un solo camión lleno al punto de destino, tal como se muestra en la figura 3.2.
Figura 3.2: Envíos con el uso de plataforma de consolidación
Donde:
f1, f2, f3: Fletes de los puntos de origen 1, 2 y 3 a PC
PC: Plataforma de consolidación
F4: Flete de PC hasta PD
d: Distancia de los puntos de origen a PC (Notar que d<<D)
El uso de una plataforma de consolidación es eficiente si los ahorros en fletes logrados son mayores a los costos de operación de la plataforma de consolidación, de esta manera:
Donde:
C.O.: Costos de operación de la plataforma de consolidación.
Una ventaja adicional a considerar en la operación de una plataforma de consolidación es el ahorro que supone para el punto de destino el tener que atender un número menor de unidades de transporte. La desventaja está relacionada con el aumento del tiempo necesario para trasladar los envíos del punto de origen al destino, debido a la necesidad de esperar a completar la carga de un camión en la plataforma de consolidación.
Por ejemplo, las compañías mineras que operan en el norte del país tienen numerosos proveedores ubicados en Lima, a los que compran en volúmenes pequeños. Estas empresas mineras tienen plataformas de consolidación en Lima, donde juntan las compras hasta completar la carga de un camión y realizar el traslado eficientemente.
| PUNTO CLAVE |
| Una plataforma de consolidación requiere la implementación de una instalación de almacenamiento cerca de los puntos de origen de la carga para hacer eficiente el traslado a gran distancia al punto de destino. |
2.3. Plataformas de expedición
En cierto sentido, las plataformas de expedición se usan en el caso opuesto al de una plataforma de consolidación. Esto es, se tiene un solo punto de origen que debe realizar envíos pequeños a varios puntos de destino localizados a gran distancia del punto de origen. El traslado de dichos envíos se puede realizar de manera independiente, con los consiguientes costos altos que significa movilizar camiones con envíos pequeños a grandes distancias, como se muestra en la figura 3.3.
Figura 3.3: Envíos sin uso de plataformas de expedición
Donde:
PO: Punto de origen
P1, P2, P3: Puntos de destino
F1, F2, F3: Fletes del punto de origen a los puntos 1, 2 y 3 respectivamente
D: distancia desde el punto de origen a los puntos de destino
La alternativa es trasladar todos los envíos pequeños en un solo camión lleno, el cual llegará a una plataforma de expedición ubicada cerca de los puntos de destino. Esta plataforma, una vez llegado el camión, se encargará de realizar la distribución a cada uno de los puntos de destino, según lo muestra la figura 3.4.
Figura 3.4: Envíos con el uso de plataforma de expedición
Donde:
F4: Flete desde PO hasta PE
PE: Plataforma de expedición
f1, f2, f3: Fletes desde la plataforma de expedición hasta P1, P2, P3
d: Distancia de PE hasta P1, P2, P3 (notar que d<D)
El uso de una plataforma de expedición es eficiente si los ahorros en fletes logrados son mayores a los costos de operación de la plataforma de expedición, de esta manera:
Donde:
C.O.: Costos de operación de la plataforma de expedición.
Una ventaja adicional a considerar en la operación de una plataforma de expedición es el ahorro que supone tener que atender un número menor de unidades de transporte. Las desventajas están relacionadas con el incremento de las mermas que supone la adición de un punto de manipulación a los envíos.
Por ejemplo, una empresa que embotella cerveza en la ciudad de Lima tiene una plataforma de expedición en Arequipa (ciudad ubicada al sur del país), a la cual llegan camiones llenos con los pedidos de sus clientes del sur. Una vez descargados estos, se realiza la distribución de pedidos pequeños en camiones pequeños que recorren la ciudad, haciendo eficiente la distribución.
Para hacer más eficiente el transporte de pequeños paquetes a grandes distancias, las empresas de transporte de paquetería usan simultáneamente plataformas de consolidación y expedición en las localidades que atienden.
| PUNTO CLAVE |
| Una plataforma de expedición requiere la implementación de una instalación de almacenamiento cerca de los puntos de destino para hacer eficiente el traslado a grandes distancias desde el punto de origen. |
2.4. Plataformas de cross dock
Al igual que las dos plataformas anteriores, este tipo de instalaciones está orientado a facilitar el flujo de los materiales en la cadena de suministro.
Se utilizan plataformas de cross dock cuando se tienen múltiples puntos de origen con envíos pequeños que deben entregarse a múltiples puntos de destino. El traslado de dichos envíos se puede realizar de manera independiente desde cada punto de origen a cada punto de destino, con los consiguientes costos altos que representa movilizar varios camiones con envíos pequeños a múltiples puntos de destino, como se muestra en la figura 3.5.
Figura 3.5: Envíos sin uso de plataforma cross dock
Donde:
PO 1, 2 y 3: Puntos de origen 1, 2 y 3 respectivamente
PD1, 2, y 3: Puntos de destino 1, 2 y 3 respectivamente
f (i - j): Fletes desde el punto de origen (i) al punto de destino (j)
La alternativa es poner una plataforma de cross dock en el medio, que permita a cada punto de origen enviar un solo camión lleno con los envíos pequeños de todos los puntos de destino. En la plataforma de cross dock se descargan los camiones procedentes de cada punto de origen, se clasifican los materiales según el punto de destino y se envía un solo camión lleno a cada punto de destino, como se muestra en la siguiente figura.
Figura 3.6: Envíos utilizando una plataforma de cross dock
Donde:
PCD: Plataforma de cross dock
f (i – p): Fletes desde el punto de origen (i) a la plataforma de cross dock (p)
f (p – j): Fletes desde la plataforma de cross dock (p) hasta el punto de destino (j)
La plataforma de cross dock logra reducir el número de viajes necesario para hacer los envíos entre los puntos de origen y destino, en el ejemplo propuesto reduce el número de viajes de 9 a 6, simultáneamente mejora el uso de la capacidad de transporte, consolidando los envíos, tanto en el transporte entrante a la plataforma como en el transporte saliente.
Al igual que en los casos anteriores, implementar una plataforma de cross dock es eficiente siempre y cuando los ahorros logrados en los fletes sean mayores que los costos de operar la instalación de cross dock.
Una ventaja importante de la utilización del cross dock es la posibilidad de realizar envíos frecuentes en lotes pequeños desde múltiples puntos de abastecimiento a múltiples puntos de destino, logrando simultáneamente eficiencias en el transporte.
Por ejemplo, las cadenas de tiendas por departamentos usan las potencialidades del cross dock para el abastecimiento de mercaderías a sus tiendas desde los proveedores locales, en lotes pequeños y frecuentes, logrando reducciones dramáticas de los inventarios en sus tiendas, sin afectar la disponibilidad del stock al cliente, eliminando la necesidad de almacenamiento de mercaderías y haciendo realidad esquemas de trabajo basados en el justo a tiempo (JIT: Just In Time).
Para lograr las altas velocidades en la circulación de los materiales a través del cross dock es requisito indispensable que el punto de origen y destino acuerden de manera conjunta la utilización de sistemas de identificación de códigos de barra que agilice los procesos de manipulación e intercambio de información entre el punto de origen y destino sobre el contenido de cada envío10, acuerdos de intercambio de unidades de manipulación, sean estas pallets o cualquier otro tipo de contenedor, y principalmente desarrollar entre las empresas participantes del cross dock capacidades de coordinación de manera tal que los materiales sean enviados en el momento oportuno con el objetivo de evitar las roturas o quiebres de stock. Estos requisitos del cross dock son estudiados más adelante en este capítulo.
| PUNTO CLAVE |
| Tanto las plataformas de consolidación como de expedición y de cross dock están orientadas a apoyar el flujo eficiente de materiales. Su implementación requiere que los ahorros logrados en fletes sean mayores a los costos de operar dicha plataforma. |
2.5. Centros de distribución
Son instalaciones que combinan capacidades de almacenamiento con las capacidades de las plataformas de expedición y de cross dock, las cuales coexisten dentro de la misma instalación y logran mover los stocks a grandes velocidades, manteniendo bajos los costos de operación.
Es muy común encontrar la realización de servicios de valor agregado en los centros de distribución, aunque dichos servicios no son exclusivos de un centro de distribución pues también se pueden realizar en otro tipo de instalaciones.
Un servicio de valor agregado cambia las características físicas de los productos para entregarlos de una manera personalizada a su destino. Ejemplos de servicio de valor agregado son el etiquetado de productos, el armado de promociones, embalajes sencillos, reparación, acondicionamiento, etcétera. Estos servicios de valor agregado pueden estar relacionados con la aplicación conjunta de las estrategias de estandarización y postergación revisada en el capítulo I, con lo cual el centro de distribución apoyará a la disminución de los niveles de stock y de variedades de productos terminados y pasará a ser un elemento importante en la ejecución de la estrategia de la empresa.
Podemos revisar nuevamente el ejemplo propuesto por Sharman (1984, pp. 72-75), en el que nos muestra cómo los centros de distribución se constituyen en lugares donde las estrategias de estandarización y postergación se ejecutan simultáneamente, en busca de ahorros en niveles de inventario. En su ejemplo, los fabricantes de equipos de telefonía celular estaban exasperados por los altos niveles de stock de todos sus modelos, los cuales quedaban obsoletos muy rápidamente debido a los cortos ciclo de vida de sus equipos. Para disminuir los niveles de stock rediseñaron sus procesos productivos de manera tal que los circuitos internos, la parte más costosa del equipo celular, eran fabricados de manera separada de la cubierta (la parte externa y más barata del equipo), a diferencia del proceso productivo anterior, en que ambas partes se fabricaban conjuntamente de manera indivisible. De esta manera, el ensamblaje de cubiertas y circuitos internos, según las especificaciones de los pedidos de los clientes, se realizaba en los centros de distribución de estos fabricantes. Si alguna cubierta pasaba de moda, solo se declaraba obsoleta esta parte, sin un mayor impacto en los resultados, conservando los circuitos internos, los que podían ser ensamblados con las nuevas cubiertas que iban poniéndose de moda.
En la literatura podemos encontrar criterios adicionales para clasificar los almacenes, entre los cuales los más comunes son:
Por el tipo de producto que almacenan: de materias primas, de productos en proceso, de productos terminados, de material auxiliar como empaques y embalajes.
Por el tipo de estanterías: estanterías frontales o de selección, estanterías de acumulación, estanterías de acumulación dinámica por gravedad, armarios, etc.
Por su naturaleza jurídica: almacenes propios o almacenes alquilados.
3. Manejo de materiales en un almacén
El manejo de materiales de un almacén está relacionado con la ejecución de las actividades del ciclo de almacenamiento y su objetivo es la realización de dichas actividades de manera eficiente buscando lograr simultáneamente lo siguiente:
Elevar la productividad del almacén
Mantener bajos los costos de operación del almacén
Mantener una alta utilización de la infraestructura de almacenamiento
Para organizar adecuadamente el manejo de materiales y lograr los objetivos planteados, es preciso establecer lo siguiente:
Definición de las unidades de manipulación del almacén
Principios para la localización de materiales dentro de un almacén
Organización del layout del almacén
Reglas para el flujo de salida
Sistemas de codificación
3.1. Unidades de manipulación
Al momento de definir las unidades logísticas de manipulación de un almacén es preciso identificar los estándares existentes al respecto.
La unidad de manipulación estándar por excelencia es el pallet, el cual es una plataforma de madera, cartón o plástico, como la mostrada en la figura 3.7 que permite el agrupamiento de carga sobre su superficie con el objetivo de facilitar las actividades de almacenamiento y transporte.
Existen dos estándares reconocidos internacionalmente, el pallet americano de 1,0 x 1,2 m y el europallet de 0,8 x 1,2 m y su variante de 0,8 x 1,0 m.
Figura 3.7 Pallet
Si bien es cierto la unidad estándar por excelencia es el pallet, no es la única unidad logística a considerar. También cabe citar como unidades logísticas a estandarizar los contenedores roll, muy usados en las cadenas de supermercados, las cajas, bandejas, bidones, sacos, etcétera.
Al momento de establecer los estándares para las unidades de manipulación es preciso tomar en cuenta el impacto que cada una de ellas tiene sobre las demás. Por ejemplo, al definir las dimensiones estándares de las cajas, debemos tener en cuenta que estas se apilarán sobre pallets, por tanto las dimensiones de las cajas deben aprovechar al máximo la superficie del pallet. A su vez, el pallet puede ser almacenado en una estantería o puede ser puesto sobre la plataforma de una unidad de transporte, con lo cual las dimensiones del pallet deben a su vez buscar optimizar la utilización de las estanterías y de las unidades de transporte.
El entendimiento de estas relaciones es muy importante al momento de definir las unidades de manipulación, pues determinará la eficiencia en el uso de todos los medios físicos por donde transitarán los materiales.
Otro aspecto al momento de definir las unidades de manipulación es lo importante que resulta equiparar las unidades logísticas de entrada con las unidades logísticas de salida. Es decir, si un almacén recibe productos en pallets, lo ideal sería despachar en los mismos pallets, sin ruptura de carga, con lo cual todas las operaciones del ciclo de almacenamiento se vuelven más sencillas y eficientes. Para un almacén lo ideal es que las unidades logísticas de entrada y salida coincidan y a su vez sean lo más grandes posible para minimizar los movimientos en el almacén. Pero en la práctica esto no suele ser así.
Si, por ejemplo, tenemos un almacén que recibe productos de una fábrica y despacha a bodegas y supermercados, la fábrica buscará realizar sus entregas en unidades logísticas lo más grandes posible, por ejemplo pallets, esto debido a sus economías de escala, lotes de producción, entre otros. Las bodegas y supermercados realizarán sus pedidos en unidades logísticas pequeñas, por ejemplo cajas, debido a las capacidades de sus propias bodegas, variaciones de la demanda, entre otros, con lo cual el almacén debe realizar el fraccionamiento de los lotes grandes de la fábrica en los pequeños pedidos de los supermercados, haciendo más caro y complejo el ciclo de almacenamiento, en especial la actividad del ciclo relacionada con la preparación de pedidos.
La decisión de la unidad de manipulación óptima será finalmente consensuada entre las necesidades de fabricación, logística y comercial, considerando su impacto en los costos.
| PUNTO CLAVE |
| Las unidades logísticas de manipulación deben estar diseñadas para optimizar la utilización de dichas unidades. |
3.2. Principios para la localización de materiales en un almacén
El problema de la localización de materiales dentro del almacén consiste en decidir la distribución física de los productos dentro de los almacenes con el objetivo de:
Minimizar los costos de manipulación de mercancías
Minimizar las distancias totales recorridas en los almacenes
Ajustarse a las necesidades de la preparación de pedidos
Maximizar la utilización de los espacios
Evitar las incompatibilidades entre los diferentes tipos de mercancías
Reducir las posibilidades de accidentes o siniestros
Facilitar el control sobre los materiales
Mejorar la seguridad en el almacén
Para el logro de estos objetivos existen varios principios a tener en cuenta al momento de ubicar un producto determinado en un almacén. Por ejemplo, para aquellos productos de gran demanda o alta rotación se recomienda ubicarlos cerca de las zonas de recepción o despacho, evitando así recorridos largos e innecesarios. Para ello, se realizará una clasificación ABC en función a la demanda o rotación y localizaremos los productos en función a dicha clasificación.
Asimismo, aquellos productos que por su naturaleza son complementarios, es decir, aquellos que se despachan juntos, tales como hojas de afeitar con cremas de afeitar y jabones, pintura en lata con brochas, entre otros, se deben almacenar lo más cerca posible unos de otros, para minimizar de esta forma los recorridos al momento de preparar los pedidos.
De esta manera, la localización de materiales en el almacén facilita la eficiente realización de la preparación de pedidos, que es la actividad que más recursos consume dentro del ciclo de almacenamiento, reduciendo las necesidades de mano de obra de dicha actividad.
Por otro lado, existen ciertas incompatibilidades en los productos que impiden su almacenamiento uno cerca del otro. Por ejemplo, balones de gasolina no pueden ser almacenados al costado de balones de oxígeno, debido al alto riesgo de incendios. Del mismo modo, los desinfectantes no pueden ser almacenados junto con alimentos, pues el fuerte olor de los primeros quedaría impregnado en los últimos.
3.3. Layout del almacén
El layout corresponde a la distribución en planta de las distintas zonas del almacén, lo cual debe planificarse para lograr la facilitación del flujo de los materiales.
Al momento de definir el layout de un almacén es preciso tener en cuenta las siguientes consideraciones:
Las características del producto: peso y volumen
Las unidades logísticas de manipulación
El tipo de almacén que mejor se adapte a las necesidades de la empresa: orientado al almacenamiento, orientado al flujo o una combinación de ambas
Las estanterías de almacenamiento y equipos de manipulación a emplear
Las previsiones futuras de crecimiento de la empresa
No es posible definir un modelo de layout que satisfaga los requerimientos de manejo de materiales de todas las empresas. El layout óptimo de un almacén estará determinado por las necesidades y requerimientos de cada empresa en particular. Lo que sí podemos sugerir son modelos de layouts o patrones para organizar el flujo de materiales en un almacén.
Frazelle (2007, p. 262) nos propone dos modelos de layout de un almacén y nos señala también las conveniencias de cada uno de ellos:
3.3.1. Distribución en forma de U
Esta distribución es muy usada en los almacenes y el flujo de productos está vinculado al ciclo de almacenamiento como se muestra en la siguiente figura.
Figura 3.8 Distribución en U
Entre sus principales ventajas nos cita las siguientes:
Tener los muelles de recepción y despacho adyacentes nos da una gran flexibilidad, pues permite intercambiarlos y asignar más espacio a recepción o despacho según las necesidades operativas del almacén.
Permite utilizar mejor los equipos de manipulación, pues los viajes para la recepción de materiales se pueden combinar con viajes de despacho, teniendo ciclos de operación con cargas completas.
Nos permite utilizar una clasificación ABC para localizar los productos en la zona de almacenamiento.
Permite ampliaciones en tres direcciones.
Mejora la seguridad del almacén, ya que un solo lado del almacén se utiliza para la entrada y salida de los materiales.
3.3.2. Distribución en línea recta
Esta configuración se muestra en la figura 3.9 y se utiliza cuando los picos de los procesos de recepción coinciden con los de despacho, con lo cual no hay ningún estímulo en buscar las flexibilidades que nos proporciona la distribución en U.
Figura 3.9 Distribución en línea recta
La distribución en línea recta es deseable cuando se busca la especialización de los muelles. Por ejemplo, pueden existir almacenes que reciban los productos en camiones de gran tonelaje y despachen en vehículos de transporte ligeros. Si ese fuera el caso, se pueden adaptar las condiciones físicas de los muelles de recepción y despacho a tales requerimientos.
Entre las principales limitaciones de esta forma de distribución se encuentra la inutilidad de hacer una clasificación ABC para localizar los productos, porque siempre se recorrerá el almacén a todo lo largo. Adicionalmente, esta distribución tampoco favorece la operación de ciclos de carga completos.
3.4. Reglas para el flujo de salida
Existen tres métodos para el flujo de productos en un almacén:
FIFO (First In, First Out): Prioriza en la salida el producto que entró primero. También llamado PEPS (primero en entrar primero en salir).
LIFO (Last In, First Out): Prioriza en la salida el producto que llegó último. También llamado UEPS (último en entrar primero en salir).
FEFO (First Expiration, First Out): Prioriza en la salida el producto que tiene una fecha de expiración próxima.
Las consideraciones para la elección de la regla de salida están determinadas por las fechas de caducidad o expiración de los productos, la rapidez de la obsolescencia de los mismos y las necesidades comerciales. Por ejemplo, algunas cadenas de supermercados prefieren exhibir en sus tiendas el producto más fresco, pues favorece la venta, en cuyo caso se usa el sistema LIFO.
Es muy importante considerar que las reglas para el flujo de salida tienen relación directa con la gestión del ciclo de almacenamiento y la elección del sistema de almacenamiento a utilizar.
3.5. Sistemas de codificación: códigos de barra y sistemas RFID/EPC
Los sistemas de codificación tienen por objetivo asignar un código, ya sea formado por letras, números, barras u otros caracteres para identificar inequívocamente un producto.
De entre las distintas alternativas de codificación vamos a revisar los sistemas basados en barras, debido a su uso extendido y los sistemas basados en radio frecuencia (RFID/EPC), debido a las grandes ventajas que proporcionaría su utilización masiva.
3.5.1. Códigos de barra
Los códigos de barra son una representación gráfica, mediante barras y espacios de caracteres numéricos y alfanuméricos, que permiten la identificación de los productos. La lectura de estos códigos se realiza mediante un escáner fijo o de lápiz. Los códigos de barra pueden ser de uso cerrado, para la identificación interna de productos de una empresa, o abiertos, para el uso de varias empresas.
Los sistemas de códigos de barra están conformados por tres elementos: el código en sí, los equipos de lectura y las impresoras de las etiquetas con los códigos de barra. La lectura del código de barras se realiza proyectando un haz de luz sobre las barras por el equipo de lectura. Las áreas o barras oscuras del código de barras absorberán el haz de luz y los espacios en blanco reflejarán la luz. La absorción y la reflexión serán captadas por la lectora que leerá el dibujo reflejado y obtendrá la información guardada del código de barra.
En los almacenes los códigos de barra tienen una aplicación extensa y se usan para identificar una amplia gama de los elementos que forman parte de la actividad diaria del almacén, tales como:
Los productos almacenados;
Los contenedores o unidades logísticas;
Las ubicaciones del almacén;
Los operadores;
Los equipos de manipulación;
Los documentos del almacén tales como las hojas de preparación de pedidos, entre otros.
Los códigos de barra son una herramienta importante en la actividad diaria del almacén pues permiten identificar artículos y registrar información sin errores y a grandes velocidades. Müller (2006, p. 98) nos muestra el siguiente cuadro comparativo de velocidad de ingreso de datos y precisión, que nos dice que el tiempo y dinero ahorrado al eliminar los errores en la identificación y registro de artículos pagaría muchas veces la implementación de un sistema de códigos de barra en una empresa.
| Comparaciones en el ingreso de datos, suponiendo un campo de 12 caracteres | |||
| Tecleado | Lectura óptica de caracteres* | Códigos de barra | |
| Velocidad | 6 segundos | 4 segundos | 0,3 a 2 segundos |
| Tasa de error | 1 error de carácter por 300 caracteres ingresados | 1 error de carácter por 10 000 caracteres ingresados | 1 error de carácter por 15 000 a 36 billones de caracteres ingresados |
| * La lectura óptica de caracteres está basada en impresiones de letras y números en un formato de fuente preestablecido y estandarizado que puede ser leído tanto por el ojo humano como por equipos de lectura óptica de caracteres.Tabla 3.1: Cuadro de velocidad de ingreso de datos y precisión |
Adicionalmente, la utilización de códigos de barra aumenta la precisión en la preparación de pedidos, reduciendo los errores de envío y recepción, e incrementa la productividad de la mano de obra.
| PUNTO CLAVE |
| Los códigos de barra hacen eficiente el manejo de materiales en un almacén, incrementando la velocidad a la cual se identifican y registran las actividades en un almacén y manteniendo un elevado nivel de precisión. |
3.5.2. Estándares mundiales de códigos de barra
Existen dos estándares reconocidos a nivel mundial: el estándar UPC (Universal Product Code) utilizado en Estados Unidos y Canadá, y el EAN (European Article Numbering) usado en el resto del mundo, incluyendo Perú.
El estándar EAN asigna un número a cada producto que lo identifica en cualquier parte del mundo, sin posibilidad de confundirse con otro producto. Es un estándar abierto, ya que cualquier compañía puede solicitar los códigos para sus productos. No es exclusivo de un sector específico.
En el Perú, la organización GS1 Perú, fundada en 1988, es la entidad privada sin fines de lucro que se encarga de difundir, administrar estándares globales abiertos y multisectoriales. Entre las muchas de sus actividades se encuentran la gestión y administración de los códigos de barra EAN, los cuales pueden ser solicitados por cualquier empresa11.
3.5.3. Niveles de codificación estándar EAN
Existen dos niveles de codificación estándar EAN. El primer nivel corresponde a las unidades de consumo y el segundo nivel a las unidades de empaque.
3.5.3.1.|Estándares utilizados en unidades de consumo
Este nivel corresponde a aquellos productos que compra el consumidor final. Dichas unidades de consumo se codifican con códigos EAN-13 o EAN 8. Estos estándares pueden ser utilizados tanto en los almacenes de las empresas que participan en la distribución de productos terminados como por fabricantes, distribuidores y minoristas, así como en los puntos de venta al consumidor final.
Código EAN 13
Estos códigos se utilizan en las unidades de consumo. Están compuestos por 13 dígitos y, dada su estructura, permiten codificar teóricamente en 1000 países a 10 000 industrias distintas y, en cada una de ellas, a 100 000 productos o formas distintas de presentación de los mismos, lo cual representa una enorme cantidad de posibles combinaciones.
La estructura del código es la siguiente:
Código de país. Los tres primeros dígitos de la izquierda: en el caso del Perú, el código es 775.
Código de empresa. Los siguientes cuatro dígitos representan a la empresa solicitante del código. Estos dígitos identifican a la empresa creadora del producto, entendiéndose, por ello, a la empresa que decide la apariencia final del producto ante el consumidor final, y definiendo características como marca, presentación, etcétera.
Código de producto. Los siguientes cinco dígitos corresponden al producto. Se utiliza un código distinto para cada presentación del producto, dependiendo de talla, color, sabor, modelo, empaque, etcétera.
Dígito verificador. Se calcula en función a los dígitos anteriores. Su uso libera a la empresa de posibles errores en la impresión del código al momento de ser leído.
Por ejemplo, si tenemos el código EAN 13 con la siguiente estructura: código de país: 123 / código de empresa: 1234 / código de producto: 12345, el cálculo del dígito verificador se realiza de la siguiente manera: se multiplica cada dígito del código EAN 13 por 1 y 3 intercaladamente, empezando desde la izquierda y luego de lo cual se suman todos los productos:
| Código EAN 13 | 1 | 2 | 3 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Factor | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 | 1 | 3 |
| Producto | 1 | 6 | 3 | 3 | 2 | 9 | 4 | 3 | 2 | 9 | 4 | 15 |
| Tabla 3.2: Cálculo del dígito verificador |
La suma de los productos es: 61
El resultado de la suma se divide por 10 y se toma el residuo. En nuestro caso: 1
El dígito verificador es el resultado de restar el residuo de 10: 10 - residuo = 10 - 1 = 9
Para el ejemplo anterior, el dígito verificador es 9
El código EAN 13 completo es: 123 1234 12345 9
Código EAN 8
Este código es utilizado únicamente cuando la forma o geometría del envase no permite usar un código EAN 13 por tener este demasiados caracteres (13). En estos casos se utiliza un código más corto, el EAN 8, compuesto por ocho dígitos, en el que se omite el código de la empresa solicitante, por lo cual su aplicación es mucho más restringida y tiene un número limitado de posibilidades.
El código EAN 8 tiene la siguiente estructura:
Código de país: 3 dígitos
Código de producto: 4 dígitos
Dígito verificador: 1 dígito
3.5.3.2. Criterios para codificar productos en el nivel de unidades de consumo
En general, cuando un producto tiene presentaciones distintas, tales como tamaño, sabor, aroma, contenido, etcétera, cada una de estas debe tener un nuevo código EAN.
Las promociones de los productos también deben tener un nuevo código EAN siempre y cuando exista un cambio significativo para el consumidor.
Los cambios de precios de los productos en ningún caso deben originar un nuevo código EAN.
Estándares utilizados en unidades de empaque
Las unidades de empaque son aquellas cuya manipulación se realiza en puntos de almacenamiento que no corresponden al punto de venta final, es decir almacenes de los fabricantes, distribuidores y minoristas. Se utilizan dos tipos de estándares: los EAN 14 y los EAN 128.
Código EAN 14
Los códigos EAN 14 se forman en base al código EAN 13, tomando de estos últimos el código de país, empresa y producto. Adicionalmente se incorpora el concepto de la variable logística.
La variable logística se sitúa a la izquierda del código EAN 13 de la unidad de consumo, el cual indica el nivel de agrupamiento de las unidades de consumo dentro de la unidad de empaque.
La variable logística consta de un dígito y puede tomar cualquier valor entre 1 y 9. Por ejemplo, si la variable logística toma el valor de 1, esto puede significar «caja conteniendo 24 unidades de consumo». Si toma el valor de 3, puede significar más bien «caja conteniendo 48 unidades de consumo». El significado de cada valor de la variable logística debe ser definido por el productor o creador del producto, así como es su responsabilidad comunicar a sus clientes o posibles usuarios el valor de cada variable. Si el valor de la variable logística es cero, entonces el código EAN 14 se convierte en un código EAN 13. No debe usarse este valor.
Finalmente, se recalcula el valor del digito de verificación siguiendo las reglas señaladas en el EAN 13.
Estos códigos son muy usados en las cajas o empaques que agrupan varias unidades de consumo.
Código EAN 128
Este tipo de códigos contienen información sobre el producto, tales como fecha de vencimiento, fecha de producción, país de procedencia, entre otros. Tienen un tamaño variable que depende de la cantidad de información que contienen. Su nombre se debe a que tienen la capacidad de contener cualquiera de los 128 caracteres ASCII.
Este código utiliza el concepto de identificadores de aplicación, que indica la información contenida en el código. Por ejemplo, en el código (01) 1 775 1234 12345 3 (11) 970521 el identificador (01) indica que a continuación se muestra un código EAN 14. Del otro lado, el identificador (11) indica que a continuación se muestra la fecha de fabricación del producto.
Este tipo de códigos es muy utilizado en los pallets de productos.
Ventajas de la utilización de los códigos estándar
Permite una precisa y rápida identificación de los productos almacenados y facilita la labor del control de stocks ya sean estos inventarios masivos o cíclicos.
Cuando los productos son trasladados entre los distintos almacenes de la cadena de suministro, sean estos almacenes de los fabricantes, distribuidores o minoristas, surge la necesidad de utilizar un código común. Si no existiera un código estándar que pudiese ser leído en toda la cadena de distribución, cada empresa debería etiquetar bajos sus normas los productos que comercializa. Un código estándar evita este trabajo.
En el canal de distribución existen flujos de información, desde el fabricante hasta el consumidor final, en ambos sentidos. Dicho flujo debe contener, entre otros datos, la identificación del producto distribuido. Una identificación estándar y precisa de los productos, sin lugar a error, permite un rápido entendimiento entre todas las empresas componentes del canal de distribución.
En los minoristas o detallistas permite una atención más rápida en los puntos de caja, mejorando su nivel de servicio al cliente.
El flujo de la información en toda la cadena de distribución es más rápido y preciso, se controla mejor la oferta de productos y el impacto de las promociones, con lo cual se ajusta mejor la oferta a las necesidades del cliente y se reducen los stocks en toda la cadena de distribución.
3.5.3.3. Sistemas RFID / EPC
Los sistemas de identificación por medio de RFID (Radio Frecuency Identification, por sus siglas en inglés) tiene sus orígenes como concepto en la segunda guerra mundial cuando la fuerza aérea británica y americana diseñaron un dispositivo denominado transponder que producía una respuesta cuando era localizado desde tierra por un radar. De esta manera, las fuerzas aliadas sabían en todo momento qué aeronaves eran «amigas» o «enemigas».
En la actualidad el concepto sigue siendo el mismo. Lo que hoy se llama tag o etiqueta corresponde al transponder de la segunda guerra mundial y el equipo de RFID hace las veces de radar para ubicar el tag y de lector de la información contenida en dicho tag.
El sistema funciona de la siguiente manera:
Los productos con las etiquetas tag debidamente adheridos a cada uno de ellos pasan a través de equipos RFID estratégicamente ubicados en las instalaciones, sean estas de producción, de almacenamiento o de distribución. Las antenas del equipo RFID activan cada uno de los tag recogiendo la información contenida en cada uno de ellos.
Al igual que los códigos EAN, los códigos EPC (Electronic Product Code por sus siglas en inglés) se han desarrollado para identificar inequívocamente cada producto, además al ser estándares globales que pueden ser leídos por cualquier empresa que participe en la comercialización y distribución del producto.
Entre las principales ventajas de los sistemas RFID/EPC sobre los códigos de barra podemos contar las siguientes:
Permiten agregar o borrar información en los tag a medida que el producto avanza desde los procesos productivos hasta llegar al cliente final.
Los códigos de barra deben ser expuestos al haz de luz para ser leídos, mientras que las ondas de radio usadas por los equipos de RFID no requieren esta exposición y pueden localizar al tag incluso a través de diversos materiales como el cartón corrugado, plástico, metal, entre otros.
Incrementan la productividad de la mano de obra al no ser necesario exponer cada producto al haz de luz como lo requiere el código de barra.
La principal desventaja del sistema RFID/EPC se encuentra en el alto costo de las etiquetas y de los equipos de RFID, lo cual de alguna manera ha frenado su utilización masiva.
Las más conocidas aplicaciones de los sistemas RFID/EPC se encuentran en el sector alimenticio y farmacéutico, pues su uso permite conocer en todo momento si el producto ha sido tratado o conservado dentro de las condiciones de calor o frío que requiere su adecuada preservación. Además, dicha información se almacena en el tag, con lo cual está disponible en todo momento.
Hostalot (2008, pp. 30-33) nos cuenta un caso interesante. Una empresa italiana líder en la fabricación de textiles, Griva, que produce más de 300 000 bobinas de tela al año y distribuye 20 000 metros de tejido al día, implementó con éxito el sistema RFID/EPC en sus procesos productivos, debido a que el sistema de códigos de barra con el que trabajaban en ese momento no resistía los múltiples tratamientos por los que atravesaba el tejido: exposición a altas temperaturas, agua, humedad, uso de sustancias químicas potentes, etc., que deterioraban rápidamente la etiqueta de código de barras.
La solución RFID consistió en encapsular el tag en policarbonato para protegerlo de los procesos de producción a los que estaba expuesto. Dicho tag es adherido a cada bobina de tela; adicionalmente, en cada entrada y salida de cada etapa del proceso productivo se colocaron equipos de RFID para controlar el flujo de productos en todo momento y asegurar que todo funcione según lo planificado. Luego de terminado el proceso productivo, se forra la bobina con plástico y el sistema determina si esta se debe almacenar o cargar a un camión directamente para ser entregada al cliente.
Entre los principales beneficios que encontró la empresa Griva, continúa Hostalot, se encuentran los siguientes:
Cero errores en el envío de materiales a los clientes.
Incremento en la productividad reduciendo los trabajos manuales. Se ha pasado de enviar 400 bobinas en diez horas con dos trabajadores a 600 bobinas en ocho horas con dos trabajadores.
Se han reducido los costos de envío de las bobinas.
Se ha logrado la trazabilidad a las 300 000 bobinas que se producen al año.
La tasa interna de ahorro de la inversión ha sido el 30% en los primeros nueve meses, incluyendo las eficiencias logísticas y los costos de almacenamiento.
| PUNTO CLAVE |
| La utilización de estándares tanto para los códigos de barra como para los sistemas de RFID/EPC permite, además de una rápida y precisa identificación, facilitar el flujo de información entre las empresas que participan en la cadena de distribución del producto. |
4. Ciclo de almacenamiento
El ciclo de almacenamiento de los productos está constituido por las siguientes etapas:
Figura 3.10: Ciclo de almacenamiento
4.1. Recepción
Consiste en la descarga de los materiales de la unidad de transporte y la colocación de estos en las zonas de recepción, también llamadas canales de recepción. La recepción finaliza cuando los productos son colocados en la zona de almacenamiento.
Los canales de recepción son espacios físicos en el almacén donde se realizan operaciones intermedias sobre las mercancías, como desembalajes, inspecciones, clasificaciones y controles sobre las mismas. Estos canales pueden estar ubicados sobre los muelles del almacén.
Los muelles conectan el almacén con las unidades de transporte. Por ello, la altura de un muelle debe ser de 1,20 m sobre el nivel del suelo, que es la distancia promedio entre la plataforma del camión y el suelo. Considerando que esta distancia varía en función de si el camión está cargado o no, se recomienda el uso de rampas que absorban estas variaciones y que además permitan el acceso de los equipos de manipulación a las unidades de transporte.
Cuando se tiene una distribución en forma de U, los almacenes disponen de un solo muelle, que funciona como muelle de recepción y despacho a la vez. Esto se explica por el hecho de que la inversión en un muelle es muy alta y que se obtiene un mayor aprovechamiento utilizándolo tanto para la carga como para la descarga de mercancías. Se puede objetar que esta disposición mezcla innecesariamente los artículos que son de recepción con los que se están despachando, pero esto se puede solucionar estableciendo horarios para la carga y descarga de mercancías.
Alrededor de los muelles se encuentran los patios de maniobras, los cuales son espacios vacíos utilizados para la gestión de los vehículos que ingresan o salen del almacén.
Los procesos de recepción del almacén se vuelven muy ágiles si se utilizan códigos de barras y sus correspondientes equipos de lectura para la identificación exacta y precisa de lo que se está recibiendo.
Por ejemplo, los procesos de recepción de una plataforma de cross dock de una cadena de supermercados que se abastece de varios proveedores de abarrotes y envía los productos a las tiendas de la cadena se inician un día antes de la llegada de los productos con el envío de los ASN (Advanced Shipping Notices) por correo electrónico por parte del proveedor. Estos son archivos lógicos con el detalle de todas las unidades logísticas enviadas, su contenido y los respectivos códigos de barra asociados. Este archivo es cargado al sistema de información de la plataforma cross dock para que los equipos de lectura puedan reconocer los códigos de barra de las unidades logísticas entrantes.
Asimismo, cuando la mencionada plataforma inició operaciones tiempo atrás, se acordó con los proveedores el uso de unidades logísticas estándar y su intercambio. De esta manera, la unidad de transporte del proveedor que entrega, por ejemplo, un pallet lleno de productos, no espera a que retiren los productos del pallet para llevarse su pallet de regreso, sino que recibe un pallet estándar vacío equivalente, del stock de pallets de la plataforma. Con esto se evitan las manipulaciones en la plataforma, con el consiguiente ahorro en la mano de obra, rapidez en la operación y reducción del tiempo de espera de la unidad de transporte en el muelle, mejorando la utilización de la unidad de transporte.
Del mismo modo, dicha plataforma tiene establecidos planes de revisión de los envíos, los que dependen del nivel de confianza que se quiera tener; del proveedor y su record de precisión en los envíos. Por ejemplo, cuando se recibe la mercadería del proveedor «A» se revisa un X% de las unidades logísticas recibidas. Si no se encuentra alguna discrepancia en cuanto al tipo de producto, cantidad, fecha de caducidad, etc., se acepta todo el envío; caso contrario se revisa un Y% adicional, si no se encuentra una discrepancia se acepta todo el envío, caso contrario se rechaza todo el envío.
Una vez llegado el día y la hora programados para la entrega, el camión del proveedor se estaciona en el muelle de recepción, se descarga y los productos son identificados rápidamente por las lectoras de códigos de barra, se clasifican según la tienda de destino y se envía al muelle de despacho asignado a dicha tienda. En el muelle de despacho el pedido se junta con productos de otros proveedores que están destinados a la misma tienda hasta llenar un camión.
De esta manera, la plataforma de cross dock de dicha cadena desarrolló la capacidad de enviar camiones llenos cada hora a cada tienda de la cadena, con lo cual las tiendas pudieron ir reduciendo sus stocks hasta llegar a tener la cantidad suficiente para la venta de un día, pues al día siguiente volverían a recibir productos.
4.2. Almacenamiento
Este se inicia una vez que los materiales han sido colocados en una ubicación de almacenamiento y concluye cuando se inicia la preparación de pedidos. Esta actividad está orientada a guardar y preservar los materiales, cuidándolos de manera que puedan entregarse en condiciones óptimas.
Vamos a distinguir dos sistemas para almacenamiento: la primera, en bloque, no requiere la utilización de estanterías, mientras que la segunda, en estanterías, sí.
4.2.1. Almacenamiento en bloque
Las unidades logísticas, generalmente pallets, cajas o sacos, se apilan unas encima de otras. La altura del apilamiento depende de la resistencia de la unidad de manipulación para el apilado.
Las ventajas de este sistema están relacionadas con los bajos costos en el sistema de almacenamiento y los altos niveles de densidad de almacenamiento que se pueden alcanzar.
Una de sus principales limitaciones es que no todos los materiales pueden ser apilables y existe riesgo de daños. Adicionalmente, existe el problema de la estabilidad de la carga, que limita la altura del apilado.
4.2.2. Almacenamiento en estanterías
Las estanterías, sean metálicas o de madera, permiten la colocación de las unidades logísticas sobre dichas estructuras, con lo cual no se requiere recurrir al apilamiento como en el almacenamiento en bloque. El uso de dichas estructuras permite aprovechar las alturas para el almacenamiento.
Existen varios tipos de estanterías, las mismas que son estudiadas a detalle en este capítulo. Una clasificación común puede ser la siguiente:
Estanterías para pallets
Estanterías de cargas ligeras
Estanterías de cargas largas: cantilever
Una vez definido el sistema de almacenamiento, se debe establecer el método para almacenar los materiales. Existen dos métodos básicos, válidos tanto para el almacenamiento en bloque como para el almacenamiento con estanterías.
4.2.3. Método de la ubicación fija
Este método asigna a cada material una zona determinada o un número fijo de estantes. Es muy utilizado en almacenes con poca variedad de materiales por su simplicidad y porque, en casos extremos, no requiere ningún código formal de la ubicación.
Hay que tener mucho cuidado al momento de definir el tamaño del espacio físico de almacenamiento de cada material, pues puede resultar insuficiente en las épocas de alto stock, o más que suficiente en las épocas de bajo stock.
4.2.4. Método de ubicación aleatoria o caótica
Consiste en almacenar los materiales en cualquier zona que esté libre dentro del almacén. Este método produce una mejor utilización del espacio que el anterior, pero requiere la utilización de un código de ubicación para la zona o estante que permita la rápida localización de los materiales para su despacho.
Es muy utilizado en los sistemas automatizados de almacenamiento y preparación de pedidos, en los que la principal restricción reside en el espacio disponible para el almacenamiento.
4.3. Preparación de pedidos
Esta tercera etapa del ciclo de almacenamiento consiste en la extracción de los materiales pedidos desde el sistema de almacenamiento donde estén ubicados.
El recorrido para la extracción de pedidos también es conocido como picking o surtido de pedidos. Este debe ser organizado de manera tal que se incremente la densidad del recorrido, medida como las unidades logísticas extraídas por metro lineal recorrido.
La densidad del recorrido está determinada por la adecuada elaboración de las listas de recogida. Estas listas pueden ser electrónicas o manuales, dependiendo del nivel de automatización del almacén. Dichas listas guían el recorrido que el trabajador realiza dentro del almacén para extraer los materiales pedidos. Por lo tanto, los productos dentro de la lista deben estar dispuestos de forma que siga la misma secuencia u orden en que se encuentran ubicados en el almacén, pues con ello se evitan los retrocesos o la repetición de las mismas rutas.
