Читать книгу ДОКУМЕНТ. Практические советы при составлении, оформлении и направлении любого документа - Александр Толстяков - Страница 4

В самом начале, при составлении любого документа, я хотел бы остановиться на основных условиях, которые должны быть учтены при его составлении.

Такими условиями, на мой взгляд, являются:

– адресат (письменное требование, жалоба, заявление или претензия);

– наименование документа;

– содержание (существенные условия/требование/просьба);

– оформление документа (более подробно об этом в главе 4);

– реквизиты документа.

1. Адресат.

Если с тем, от кого документ, трудностей на практике не возникает (все знают свое имя и фамилию, компанию или клиента, которого представляют), то вот с тем, кому адресован документ, возникают трудности, которые проявляются впоследствии.

Когда документ адресован физическому лицу, то необходимо указывать фамилию, имя и отчество полностью, а также полный адрес, с указанием: индекса, субъекта, района (при наличии), населенного пункта, улицы, дома, квартиры (при наличии). Например:

__________________________ (ФИО)

Адрес (индекс, субъект, район (при наличии), населенный пункт, улица, № дома и/или квартиры

Для чего? Это позволит избежать в будущем недоразумений в адресате, которые иногда случаются.

Однажды, на практике, я столкнулся с одним случаем: клиент отправил претензию в адрес конкретного человека, указав адресата в претензии, к примеру, Иванов В.А. Спустя время клиенту вернулось уведомление о получении адресатом претензии. Когда дело дошло до суда, выяснилось, что по адресу, на который клиент отправил претензию, живут два человека по фамилии Иванов В.А. и претензия была получена не тем лицом, которому она предназначалась. Впоследствии дело удалось разрешить путем заключения между сторонами мирового соглашения, но процесс идентификации человека, получившего претензию, вызвал тогда много вопросов, причем с отложением слушания дела.

Когда документ адресован юридическому лицу, то организационно-правовую форму (ООО, АО, НО) можно указать и в сокращенном варианте, но обязательно с указанием идентификационного признака (ИНН или ОГРН). Это тоже важный момент, поскольку название юридических лиц часто идентичны друг другу. Например, если на портале предоставления сведений из ЕГРЮЛ/ЕГРИП в электронном виде, в поисковике вы введете ООО «Мечта», то организаций с таким названием будет несколько сотен.

Иногда необходимо указание в адресате юридического лица наименование должности, фамилии и инициалов, кому адресован конкретный документ. Такое случается, когда документ составляется в процессе уже имеющегося сотрудничества или вас просят адресовать документ конкретному лицу. Например:

Главному инженеру

ООО «__________________»

______________ (ФИО)

Обязательным элементом в адресате юридического лица также является адрес (место нахождение), на который отправляется документ. Адрес необходимо указывать в полном объеме: индекс, субъект, район (при наличии), населенный пункт, улица, дом, квартира (при наличии).

Если также известен адрес электронной почты, то его не только необходимо указать в тексте, но и в последующем направить на данный электронный адрес подписанный документ в электронном виде (скан-копию документа).

Самый полный пример указания адреса юридического лица примерно выглядит следующим образом:

«Директору

общества с ограниченной ответственностью

«_________________________»

__________________ (ФИО полностью)

Адрес места нахождения (полностью)

ИНН/ОГРН

Электронная почта:

Тел.:

Найти такие данные юридического лица (место нахождение, ИНН/ОГРН, электронная почта) не составит труда с помощью получения выписки из ЕГРЮЛ в электронном виде на официальном сайте либо с помощью иных доступных сервисов (таких сейчас множество). За небольшую плату или подписку на сервисах можно получить известные адреса электронной почты.

Если адрес неизвестен (часто при направлении в адрес физического лица), то в данном случае можно отправить документ, используя различные мессенджеры адресата, которые известны. Если данных адресата вообще никаких нет, то в данном случае такие данные можно установить, обратившись с заявлением в правоохранительные органы или суд.

Важно! Всегда необходимо проверять актуальность информации о юридическом лице, содержащихся в ЕГРЮЛ, поскольку нередко возникают случаи, когда в адрес юридического лица направляется документ, а у юридического лица к этому времени сменился адрес или даже само наименование. В этом случае документ, может быть, не получен юридическим лицом.

Основная задача отправителя состоит в отправке документа на верный адресат и/или по известному адресу (например, указанному в договоре). Даже если адресат сознательно будет уклоняться от получения вашего письма, в силу закона (положений ст. 165.1 ГК РФ) будет считаться, что письмо им получено.

2. Наименование документа.

По поводу этого условия нередко возникают трудности, которые впоследствии могут быть устранены только в судебном порядке. Почему?

Все потому, что наименование документа должно сразу обозначать именно то, что это за документ. Если в содержании документа установлены положения договора оказания услуг, то наименование документа должно быть «договор оказания услуг». Если же в договоре содержатся условия выполнения работ, то документ должен именоваться не иначе, как «договор подряда или договор на выполнение подрядных работ».

Некоторые могут подискутировать, мол: «не важно, как поименован документ, важно содержание». Да, содержание документа является более важным, чем наименование, и до содержания я еще доберусь в следующем разделе этой главы, но и к наименованию документа не должно быть поверхностное отношение.

На своем опыте я нередко встречал и продолжаю встречать случаи, когда дело доходит до разрешения в судебном порядке, многие судьи выясняют, что за соглашение было заключено между сторонами, причем каждая из сторон (их представителей) эмоционально доказывают каждый свою позицию в этом вопросе, а разрешать приходится суду, и, как показывает практика, не во всех случаях правильно.

Также часто, особенно в договорных отношениях, я встречаю наименование документа «Договор». И все. Что это за договор? Остается узнавать только из содержания. Хотя такое наименование намного правильнее чем то, о котором речь пойдет ниже.

Стороны на практике редко уделяют внимание названию документа, что потом приводит к различным спорам и дискуссиям. Например, в содержании документа усматриваются положения договора оказания услуг, а наименование документа – «договор подряда». Но подряд и оказание услуг – это абсолютные разные взаимоотношения. Права и обязанности сторон при подряде и оказании услуг во многом различные и важно это учитывать. Например, при оказании услуг каждая из сторон вправе в любое время отказаться от договора. При подряде же отказаться в любое от договора имеет право только Заказчик, а Подрядчик только в случаях, когда имеются нарушения или ненадлежащее исполнение обязательств со стороны Заказчика.

Как говорилось в замечательном мультфильме «Приключения капитана Врунгеля»: «как корабль назовешь, так он и поплывет».

Поэтому, не совершайте ошибок, думая о том, что наименование документа ничего не значит. Относитесь к наименованию документа ответственно.

3. Содержание документа.

Это основа любого документа, его самая суть, его сердцевина.

К содержанию документа необходимо уделять самое большое количество времени и внимания, будь то договорные взаимоотношения, требование, жалоба, претензия или исковое заявление.

Важно! Содержание ни в коем случае не должно быть очень объемным и затрачивать у человека много времени для ознакомления с ним, за исключением объемных и длительных правоотношений.

Наши предки говорили: «краткость – сестра таланта». И они знали в этом побольше нашего.

Содержание документа должно быть в меру кратким и выдержанным. Не думайте, что, если много текста в документе или ссылок на статьи соответствующего закона, вы что-то от этого выигрываете или ваша позиция становится крепче. Ничего подобного! Напротив, ваш документ может оттолкнуть или стать в большей части макулатурой для розжига камина.

На практике я давно убедился, что чем больше документ выдержан, обоснован (без цитирования закона) и конкретизирован, тем больше его признают обоснованным, а самое главное – такой документ часто читают от начала и до конца.

Представьте себе, что вы то лицо, которое должно рассматривать поступивший документ. Например, вы судья по гражданским делам и к вам поступило исковое заявление, содержащее 14-ть листов текста с выдержками статей и практикой вышестоящих судов. А тебе задайте себе честно вопросы: «буду ли я в таком случае читать все заявление и хватит ли у меня на это времени?» Я думаю, что ответы не заставят себя ждать.

При моей работе в судебной системе, от судей, рассматривающих гражданские дела, я часто слышал такое мнение: «чем проще и короче документ, тем более в нем законности и обоснованности». Почему?

Тому масса причин. Приведу некоторых из них:

1). Судья, получающий исковое заявление, составленное выдержанно, с конкретными обстоятельствами и оформленное не нескольких листах, всегда его прочитает.

2). Прочитав его, судья, еще до заседания, сформирует и отметит для себя обстоятельства и первоначальное мнение по поступившим требованиям.

Нередко я слышал от судей, которые получали многостраничное исковое заявление, следующую фразу: «прочту в судебном заседании, когда рассматривать дело буду».

Представьте себе следующее: вы являетесь руководителем отдела крупной строительной компании, которому сотрудники ежедневно приносят на подпись письма. Помимо этого, в ваши обязанности входит решение ежедневных насущных вопросов компании. И вот в очередной раз один из сотрудников приносит вам письмо, составленное на шести листах. Вы потратите свое драгоценное время на прочтение всего письма?

Я уверен, что никто из нас не любит читать многостраничный документ, будучи увлеченными рабочим процессом. Мы выделяем самую суть, то, что нам необходимо увидеть и понять, а остальное просто превращается в ненужный и бесполезный текст.

Пока я писал эту книгу, я представлял интересы одного своего клиента в арбитражном процессе. Как правило, с целью процессуальной экономии и уважительности друг к другу, представители сторон направляют друг другу позиции к судебным заседаниям за несколько дней до их назначенной даты. И вот в этом деле от представителя другой стороны я к каждому судебному заседанию получал очередные письменные объяснения по делу не менее, чем на 7-8 листах, содержащих все тоже самое, что и самые первоначальные его письменные объяснения, с добавлением нескольких абзацев в очередные объяснения. И, конечно, читал я только несколько абзацев документа.

Раньше мне было удобнее работать с бумажным текстом. Получить его от другой стороны, распечатать и ознакомиться. Сейчас же, учитывая ненужность текста, который указывают многие люди в документы, я перешел на электронный формат ознакомления с документом, выделяя из него самую суть.

Важно! Пишите документ кратко, с изложением самой сути.

У вас будет не только больше уверенности, что его прочитают, но и вы сами затратите намного меньше времени для его подготовки.

На начальных этапах получения опыта работы юриста, я составлял документ, включая в него выдержки из законов и правоприменительной практики. На это у меня уходило в среднем пару часов. Сейчас же я излагаю в любом документе самую суть и на документ в среднем у меня уходит 20-30 минут. При таком подходе составить документов в течение дня я могу куда больше, чем ранее.

Приведу пример выдержанного и краткого документа (заявления):

«Прошу предоставить мне, ________________ (ФИО полностью), собственнику квартиры №__ по ул. _________________ в г. _________________, квитанцию о начислении коммунальных и эксплуатационных платежей за апрель 2025 г., ввиду отсутствия такой квитанции в моем почтовом ящике по состоянию на 17 мая 2025 г.».

К содержанию документа зачастую предъявляются требования, установленные законодательством. Будь то заявление, претензия, исковое заявление, жалоба. Однако, нередко встречаются случаи, когда такие требования к документу законом не установлены.

Если вы составляете договор, то необходимо уделять внимание его условиям (предмет (о чем договорились), права и обязанности (кто и что выполняет), ответственность (кто и за что отвечает), расторжение (когда отношения прекращаются).

Если вы составляете требование или претензию, то важно указать: на чем требование основано (договор/без договора), что не исполнила другая сторона (какие нарушила обязанности); какие конкретные требования и в каком объеме вы предъявляете (уплатить неустойку, выполнить обязанности в определенный срок и т.д.); если требования денежные, то сделать и приложить расчет (обязательно).

Если вы составляете просьбу (ходатайство), то важно конкретно отметить, в чем выражается эта просьба и на чем она основана, без «лишней воды» и вставки ненужного текста.

Если вы пишите письмо, то вам достаточно конкретизировать ваше обращение (что вы хотите донести до адресата).

Не цитируйте статьи закона, это не нужно ни вам, ни адресату.

Укажите лишь статьи, на которые ссылаетесь как на правовую основу вашего документа и этого будет вполне достаточно.

4. Оформление документа

В современном виде уже трудно представить себе человека, который оформляет документ в рукописном виде. Каждый документ, в основной своей массе, изготавливается с помощью компьютера/ноутбука/планшета.

Однако, бывают случаи, когда человеку, который обратился в определенное учреждение для разрешения вопроса, требуется в моменте написать рукописное заявление или обращение в письменной форме.

В этом случае очень важно: написать такой документ разборчиво, не торопясь; указать суть обращения (см. содержание документа), указать полные реквизиты (в том числе банковские, если речь идет о денежных средствах) и подать такое обращение (обязательно в двух экземплярах, на одном из которых сотрудник учреждения обязан сделать отметку о его принятии).

В случае же подготовки документа с использованием технических средств имеется намного больше времени для этого. К сожалению, на практике я очень часто встречаю документы, изготовленные с помощью технических средств, которые вовсе не оформлены или оформлены небрежно и с ошибками.

Оформление документа – не менее важная часть при его составлении. Важно предусмотреть: изложение, орфографию, размещение текста, наличие заглавия, абзацы, наличие интервалов между предложениями, шрифт, переносы, наличие знаков препинания и т.д. И здесь я говорю абсолютно серьезно!

Например:

«Столб рядом с моим участком по адресу: _____________ (адрес полностью) скоро упадет. Примите меры».

или

«Уважаемый _________________ (имя и отчество)!

Обеспокоен тем, что столб с линиями электропередач, который расположен рядом с моим участком по адресу: _______________ (адрес полностью), находится в неудовлетворительном состоянии и имеет сильный наклон в сторону участка.

Во избежание причинения мне и моему имуществу ущерба, прошу Вас принять необходимые меры».

Как думаете, разница очевидна?

Оформление документа можно сопоставить с получением подарка. Представьте себе: вы получаете подарки от двух разных людей: в одном случае подарок запакован в красивую коробку, с ленточкой и открыткой с подписью; в другом случае – подарок никак не оформлен и просто передан вам. В каком случае вам больше понравится дарение подарка?

То же самое и с документом. Поверьте, я знаю о чем я говорю. Я немалое время работал в судебной системе и видел реакции судей, которые получали документы с определенным оформлением или вовсе без него (хуже всего – с ошибками). Реакция была молниеносной.

Правильно и красиво оформленный документ заложит у адресата определенное, даже приятное отношение к вам и наоборот.

Поэтому, занимаясь оформлением документа, относитесь к этому ответственно.

Более подробно касательно оформления документа написано в гл.4 настоящей книги.

5. Реквизиты

Нередко люди пренебрегают использованием полных реквизитов в документах, что впоследствии оборачивается определенными трудностями.

Например, стороны не используют адреса электронной почты или определенные мессенджеры для переписки и не указывают об этом в тексте договора или переписке. А ведь общение путем электронной переписки в современном виде экономит время и, соответственно, деньги.

Или сторона, направляющая другой стороне претензию об уплате денежных средств, не указывает реквизиты для перечисления, которые у другой стороны отсутствуют. Как в данном случае, при признании претензии обоснованной, другой стороне перечислить денежные средства? В этом случае, даже при передаче спора на рассмотрение другой стороны, соблюдение досудебного порядка рассмотрения спора могут признать необоснованным.

В документе важно указать все реквизиты, включающие в себя:

– наименование;

– ИНН, ОГРН (для юридического лица);

– юридический адрес/адрес регистрации, в том числе почтовый адрес;

– адрес электронной почты (достаточно одного, чтобы не путаться);

– телефоны/мессенджеры для использования;

– банковские реквизиты;

– реквизиты представителя/контактного лица (при наличии).

Резюме: при подготовке любого документа стоит обратить внимание на реквизиты, чтобы минимизировать риск наступления неблагоприятных последствий, которые могут наступить тогда, когда их совсем не ждешь.

В следующей главе я расскажу про наиболее распространенные виды документов, которые мы составляем в процессе своей жизни.

«Да, кум, пока не перевелись олухи на Руси, что подписывают бумаги не читая, нашему брату можно жить» (И.А. Гончаров, роман «Обломов»)