Читать книгу ДОКУМЕНТ. Практические советы при составлении, оформлении и направлении любого документа - Александр Толстяков - Страница 5

Существует невероятное множество видов документов, используемых в жизни. И каждый документ индивидуален, поскольку применяется для решения той или иной задачи. Кому-то требуется написать письмо с предложением о сотрудничестве, кому-то написать заявление о рассмотрении определенного вопроса, а кому-то и исковое заявление с целю защиты своих прав и законных интересов в судебном порядке, хотя, конечно, в последнем случае лучше всего обратиться к квалифицированному юристу.

И если детально раскрывать каждый из видов документов, то одной главы будет недостаточно. Можно будет написать целую книгу.

В этой главе я остановлюсь на самых распространенных видах документов, без которых невозможно инициирование дела или разрешение вопроса.

Итак, по порядку.

«Письмо не краснеет» (Марк Тулий Цицерон)

Письмо.

Письмо – пожалуй самый востребованный документ в ежедневной деятельности.

Изначально письмом называли рукописное (содержащее текст) сообщение, выполненное на бумаге (листе пергамента или куске бересты). Искусство написания писем было популярно среди византийских интеллектуалов и рассматривалось как разновидность риторики.

В наше время письмо претерпело такие изменения, что мы ежедневно направляем друг другу письма, находясь в разных уголках нашей Земли, используя электронную форму взаимодействия. Причем, при такой форме письмами мы обмениваемся мгновенно.

Можете себе только представить: чтобы написать письмо раньше, до недавнего времени (лет так пятьдесят назад), нужно было быть грамотным человеком, знать правила языка, обороты и т.д., поскольку письмо оформлялось в рукописном варианте. Сейчас же многие люди даже не задумываются о знаках препинания, не говоря уже о содержании письма. Почему? Причин много: наличие техники, с помощью которой исправить ошибки в письме; ежедневная многозадачность и, в связи с этим, быстро написанный, неотредактированный и отправленный текст; и одна из более серьезных причин, на мой взгляд – поверхностное отношение к письму, мол, и так сойдет.

Меня это всегда расстраивает, когда я вижу безграмотно составленное письмо, особенно, когда пытаешься разобрать смысл письма. А каково человеку, который это письмо получает? Мне повезло в студенческое время ходить в библиотеки, делать записи из учебников для составления курсовых работ, записывать лекционный материалах в тетрадях. Это придавало ответственности и грамотности. Даже не знаю, ходят ли сейчас студенты в библиотеки и пишут ли в тетрадях.

Технологии развиваются, безграмотных прибавляется.

В юридических специальностях, несмотря на все имеющиеся технологии, важно уметь составлять письма, и не только адресованные в государственные учреждения, но и в общении со всеми людьми. Ведь в юридической сфере одним из важных элементов качества работы было и остается – грамотное и профессиональное составление документа.

Говоря о видах писем, можно отметить, что в практике распространены следующие письма:

– информационное письмо (название говорит само за себя – содержит определенную информацию для адресата);

– письма, содержащие определенную просьбу или ответ на такую просьбу;

– личное письмо, содержащее зачастую конфиденциальные сведения и адресованное конкретному человеку. Я не просто выделил «личное письмо» среди прочих писем. Это обусловлено тем, что: во-первых, такое письмо может содержать информацию или сведения для конкретного человека, в том числе интимного характера; во-вторых, направлено, как правило, на возникновение у адресата определенных эмоций; в-третьих, во многих странах, включая Российскую Федерацию, в конституциях закреплено гарантийное право каждого на тайну личной переписки или сообщений и несоблюдение такой тайны со стороны какого-либо лица может повлечь соответствующую, включая уголовную, ответственность;

– деловое письмо (письмо, составляемое в процессе определенной деятельности). Такое письмо используется среди сотрудников, в процессе оказания услуг, выполнения работ или приобретения товаров;

– сопроводительное письмо (разновидность делового письма), суть которого состоит в пояснении или дополнении к прилагающимся к письму документам (например, сопроводительное письмо, в котором отправитель указывает на возможность выполнения той или иной работы, с приложением к письму списка сотрудников или расчета стоимости выполняемой работы);

– письмо-требование, содержащее просьбу в предоставлении документов;

– гарантийное письмо – также является разновидностью делового письма, смысл и содержание которого состоит в предоставлении определенных гарантий на товар или выполнение определенного действия (например, письмо в предоставлении гарантии в оплате оказанных услуг до определенного времени).

Конечно, видов писем и их подвидов невероятное количество и здесь я не буду останавливаться на них подробно. Хочу сказать только то, что вне зависимости от того, какое письмо вы составляете, делайте это грамотно и без особой спешки.

Как говорит мой очень хороший товарищ: «Нормально делай – нормально будет»!

Заявление.

Заявлением является письменное обращение к какому-либо лицу (физическому, юридическому, руководителю или должностному лицу/органу), касающееся разрешения какого-либо вопроса. Это могут быть вопросы самого обычного характера (например, предоставления или выдачи копии документа) либо вопросы выделения денежных средств, решения вопросов в сфере трудового права или передачи имущества.

Заявление – один из самых распространенных документов в жизни человека. Кто-то использует такой документ как заявление – ежедневно. В любом случае, с заявлением мы знакомимся со школьной скамьи.

Оформление такого документа как заявление часто используется в трудовых отношениях (заявление о предоставлении отпуска, заявление о приеме на работу или увольнения с работы, заявление о предоставлении командировочных расходов и т.д.), в гражданских правоотношениях (заявление о предоставлении субсидии, заявление о возврате денежных средств, заявление о зачете встречных однородных требований и пр.), а также в других правоотношениях.

Процессуальным законодательством нередко установлены требования к заявлениям, а также установлены формы конкретных заявлений (например, заявление на ознакомление с материалами дела; заявление о замене оригинала документа на копию; заявление о подложности документа и пр.).

Вместе с тем, заявление – один из немногих документов, который можно использовать в тех случаях, когда законодательством требования к письменной форме и содержанию документа не установлены. Заявление, в таких случаях, заполняется в свободной (произвольной) форме.

Если говорить о видах заявлений, то можно выделить несколько таких, как:

– личное заявление (заявление, которое содержит просьбу лица, касающееся его прав и законных интересов). Например, заявление о государственной регистрации бракосочетания;

– официальное заявление (чаще используется в качестве переписки внутри государственной или частной организаций либо как официальная версия произошедшего);

– процессуальное заявление (заявление, форма и содержание которого установлены процессуальным законом (АПК РФ, ГПК РФ, КоАП РФ, КАС РФ и пр.) и подаваемое в соответствующий суд (судье).

Самыми распространенными ошибками при подаче заявления является не только несвязность текста или ненадлежащее оформление заявления, но и отсутствие подтверждения того, что это заявление было подано. Пожалуй, это одна из самых распространенных ошибок, последствия которой трудно спрогнозировать наперёд.

Да, если мы рассматриваем подачу заявления через Единый портал предоставления государственных и муниципальных услуг (Госуслуги), то система автоматически регистрирует подачу заявления, рассмотрение которого мы можем отслеживать онлайн с помощью практически любого гаджета.

Но как быть, если заявление нужно подать непосредственно адресату, так сказать нарочно или отправить посредством почтового отправления?

В таком случае важным является:

– при подаче заявления нарочным способом необходимо поставить на втором экземпляре отметку в принятии заявления (это обязательное условие, при соблюдении которого вы всегда сможете доказать подачу соответствующего заявления);

– при подаче заявления посредством почтового отправления нужно отправить заявление заказным письмом (иногда даже – с описью вложения). В таком случае недобросовестный адресат не сможет ссылаться на то, что определенное заявление от вас не получал.

Например, я часто встречаю случаи в практике, когда работник, решив уволиться, пишет заявление об увольнении по собственному желанию и отдает его руководителю или в отдел кадров организации, а доказательств того, что такое заявление подал, не имеет. При таких обстоятельствах работодатели (особенно – когда есть конфликтная ситуация) часто обязывают работника отработать положенные по закону две недели, а по истечении этого времени говорят, что такое заявление не было передано, призывая сотрудника вновь писать заявление и отрабатывать еще две недели.

Важно иметь это ввиду и минимизировать риски наступления различных (даже неблагоприятных) последствий.

«Pacta sunt servanda» (пер. с лат.: «договоры следует соблюдать»)

3. Договор (соглашение, контракт).

В качестве договора (соглашения, контракта) выступает письменное соглашение нескольких сторон (от двух и более), в котором такие стороны устанавливают возникновение, изменений или прекращение определенных правоотношений.

Договор не менее распространенный документ в жизни людей и компаний.

В процессе жизни мы постоянно заключаем какие-либо договоры (на покупку или получение определенного имущества или денежных средств, на оказание услуг, на выполнение работы). Человек, занимающийся бизнесом (индивидуальный предпринимать) или юридическое лицо, не может обойтись без заключения договора с другим лицом, чем бы они при этом не занимались (например, продажей телефонов, стрижкой газона или сдачей автомобиля в аренду). А государственные организации и корпорации взаимодействуют с любыми другими компаниями и индивидуальными предпринимателями исключительно путем заключения и исполнения соответствующего соглашения, ведь заказывая выполнение определенных работ или услуг, государственная компания оплачивает такие работы денежными средствами, принадлежащими государству и исключительно на основании договорных правоотношений.

Поэтому нередко на практике возникают случаи уголовного преследования недобросовестных исполнителей или подрядчиков, получивших государственные денежные средства и не выполнившие работу/услуги.

По общим правилам и нормам, установленным Гражданским кодексом Российской Федерации (ГК РФ), граждане и юридические лица свободны в заключении договора и понуждение к заключению договора не допускается, за исключением случаев, когда законом возложена обязанность по заключению договора (к примеру, договора ОСАГО).

На практике, конечно, со свободой договора не всегда так очевидно, как установлено законом. Мне часто приходилось сталкиваться с такими делам, в которых неблагоприятные последствия для гражданина складываются ввиду того, что он (гражданин) не вносил своих условий в договор при его заключении. Все потому, что большинство граждан при заключении договора не знают принципа «свободы договора», не вносят условий или не изменяют такие условия.

Например, человек выбрал мебель в квартиру и хочет ее приобрести. Для этого ему продавец предоставляет договор, в котором указаны существенные условия договора, в том числе сроки поставки, которые составляют 60 рабочих дней с момента полной оплаты. Но сотрудник продавца устно говорит, что в основном поставка такой мебели производится в течение месяца. Покупатель не требует изменить срок поставки в договоре и подписывает договор с условиями, которые изложены продавцом в договоре. В итоге, проходит месяц, потом второй, а мебели все нет… и в указанном случае нарушений срока со стороны продавца нет, поскольку 60 рабочих дней эквивалентно приблизительно 3-м месяцам, что уже не удовлетворяет покупателя. Так зарождается конфликт, вытекающий в спор.