Читать книгу Praktiline ajajuhtimine - Ardo Reinsalu - Страница 6

Hoiatusmärgid − kas mul on probleem aja juhtimisega?

Inimesed jagunevad kaheks − need, kellel on alati aega, ja need, kellel ei ole.

Hõivatuse seadus

Liikluses on hoiatusmärkide ülesanne anda teada eesootavast ohust või erilist tähelepanu nõudvast olukorrast, mis nõuab juhilt hoolikamat tegutsemist. Aja ebaefektiivse kasutamisega kaasuvad samuti teatud märgid. Märgid, mis annavad meile võimaluse hinnata individuaalset ajakasutamise oskust. Kõige lihtsam on alustada organiseerimatuse märkidest, mis põhjustavad ebaefektiivsust.

Kas sinu kohta kehtib üks või rohkem alljärgnevatest iseloomustustest?

 Sinu töölaual on paberite ja kaustade kuhjad, millest sa lahti ei saa

 Lükkad asju edasi, kuna ei taha või ei oska neid teha Tegeled “tulekustutamisega”, aga mitte probleemide vältimisega

 Sul ei ole piisavalt aega, et asju lõpuni või korralikult ära teha

 Ei oska vahet teha kiiretel, tähtsatel ja ebatähtsatel tegevustel

Kui vastasid “jah”, kaotad ilmselt aeg-ajalt väärtuslikku aega, kuna organiseerimatus viib ebaefektiivsuseni.

Hoiatusmärkide test

Sinu personaalse ajajuhtimise hoiatusmärke aitab veelgi paremini identifitseerida test, mille töötas välja California ülikool koostöös Ambulatoorse Tervishoiu Ühinguga. Alljärgnev küsimustik aitab sul hinnata, kui efektiivselt oma aega kasutad. Hinnang on tõeliselt personaalne ja juhul kui keegi samal ajal üle sinu õla ei piilu, ei näe neid tulemusi keegi. Seetõttu tasub küsimustele vastata nii ausalt kui võimalik.

Niisiis − kasuta hindamiseks järgmist skaalat.

Kirjuta “0”, kui sa kirjeldatud tegevust ei tee mitte kunagi

Kirjuta “1”, kui teed nii harva

Kirjuta “2”, kui käitud niimoodi mõnikord

Kirjuta “3”, kui selline käitumine on sinu jaoks tavaline

Kirjuta “4”, kui teed nii, nagu kirjeldatud, alati

Hinda alltoodud olukorrakirjeldusi ja summeeri tulemused.

____ 1. Ma loen selektiivselt, kiiresti lehitsedes materjali, kuni ma leian mind huvitava teema ja loen seda täpsemalt.

____ 2. Teen endale nimekirja tegevustest, mida pean iga päev ära tegema.

____ 3. Hoian enda materjale ja töövahendeid nende õigetel kohtadel.

____ 4. Prioriseerin enda ülesandeid vastavalt nende tähtsusele ja pakilisusele.

____ 5. Kontsentreerin enda tähelepanu ainult ühele olulisele asjale korraga, aga teen võimalusel mitmeid vähemtähtsaid asju samal ajal (näiteks telefoniga rääkides allkirjastan kirju).

____ 6. Teen endale nimekirju lühikestest, viie- kuni kümneminutilistest ülesannetest, mis on vaja ära teha.

____ 7. Jagan suuremad projektid väiksemateks, eraldatud etappideks.

____ 8. Teen endale selgeks, millised 20 protsenti ülesannetest annavad 80 protsenti minu soovitud tulemusest.

____ 9. Tean, millal olen päeval kõige võimekam ja teen kõige olulisemad tegevused just siis.

____ 10. Mul on iga päev mingi aeg, kus ma saan töötada ilma, et keegi mind segaks.

____ 11. Ma ei venita asjadega. Kui midagi on vaja ära teha, teen seda pigem täna kui homme.

____ 12. Pean enda jaoks kirjalikult arvet ja analüüsin oma aja kasutust.

____ 13. Sean endale isiklikke tähtaegu.

____ 14. Kui olen sunnitud ootama, teen samal ajal midagi asjalikku.

____ 15. Teen mingit korduvat või rutiinset tööd alati mingil konkreetsel ajal päevast.

____ 16. Lõpetan iga päev vähemalt ühe asja.

____ 17. Võtan igast päevast konkreetse aja iseendaga tegelemiseks (planeerimiseks, mediteerimiseks, võimlemiseks).

____ 18. Luban endal probleemide pärast muretseda mingil teatud ajal päevast, mitte ei tee seda kogu aeg.

____ 19. Mul on olemas selged pikaajalised eesmärgid, mille suunas ma töötan.

____ 20. Püüan pidevalt leida väikeseid mooduseid, kuidas oma aega veelgi efektiivsemalt kasutada.

Kõik. Valmis?! Kas liitsid numbrid kokku? Mis tulemuse said?

Kui said üle kaheksakümne, on midagi korrast ära. Kas sinu arvutusoskuse, aususe või reeglite lugemisega − maksimum ongi 80 ☺.

Kui said 60 või rohkem, on see suurepärane tulemus! Sa juhid oma isiklikke ja tööalaseid tegemisi väga hästi ja oskad oma aega hästi kasutada. Ilmselt oled teadvustanud oma isiklikud eesmärgid ja oled rahul nende poole liikumisega. Koolituste kogemus ütleb, et iga saja inimese kohta on 1−2 testile vastajat, kelle punktide summa ületab 60.

Kui punktisumma jääb 50−59 vahele, on seegi hea tulemus. Osas valdkondades kasutad ajajuhtimise võtteid efektiivselt või oled alateadlikult neid jälginud. Tihtipeale kuuluvad siia gruppi organiseerunud inimesed, kes regulaarselt teevad märkmeid ja armastavad korda. Kindlasti tasub mõne näpunäite puhul siiski veel enda käitumist analüüsida, et aja hea kasutamine ka endale rahu tooks. Koolitustel on sellise punktisummaga inimesi tavaliselt 5−10%.

Punktid vahemikus 40−49 on täitsa hea tulemus − selline enam-vähem. See tähendab, et tüüpiliselt tahab selline inimene enda aega paremini juhtida, aga pole seda erinevatel põhjustel ennast rahuldaval moel suutnud korraldada. Kas on vähe “ajast”, teadmistest või motivatsioonist. Koolitustel kipub sellesse gruppi kuuluma ligi pool vastanuist.

Alla 40 punkti on ajajuhtimise kontekstis kehv tulemus. Sellistel inimestel kasvavad asjad tihti üle pea, töötatakse stressirikkas olukorras. Samas on ligi 40% testi läbinutest just sellises grupis. Mis on omakorda tõendus selle kohta, kui vähe tegelikult me oskame või suudame oma aega kontrollida.

Tegelikult ei olegi punktisumma väga hea mõõdik. Enesest väga heal arvamusel olev vastaja saab paremad punktid kui ülimalt enesekriitiline osaleja, ehkki mõlema ajajuhtimise oskus võib olla samal tasemel. Seepärast ei tasu ka nukrutseda, kui number ei tulnud selline, nagu sa lootsid. Summast hoopis tähtsamad on küsimused, millele vastates kirjutasid kas numbrid 0, 1 või 2. Need valdkonnad on sinu hoiatusmärgid. Just nende hoiatusmärkidega pead veel tõsiselt tööd tegema. Tavaliselt ei ole kerge ajajuhtimisega pihta hakata, kuna ei oska kuskilt otsast alustada. Tehtud test on selleks hea abimees – võta lihtsalt küsimused, millega sa ennast tugevalt ei tunne, ja hakka konkreetses valdkonnas paremini tegema! Eriti hea oleks, kui teed sama testi regulaarselt, näiteks korra igal poolaastal. Sellise korraldusega on hästi näha muutused ja arengud – millised valdkonnad on läinud paremaks ja millised halvemaks. Kas hoiatusmärke on tulnud juurde või läinud vähemaks? Kogu see test on hea näide ajajuhtimise teooria sisulisest lihtsusest. Ka väikestest eneseabiküsimustest on kasu, kui nendega regulaarselt ja mõtestatult tegeleda.