Читать книгу La gestión del tiempo para abogados - Beno Heussen - Страница 5

I

Por qué los abogados deben organizarse mejor a sí mismos y organizar mejor su trabajo

BENO HEUSSEN

Doctor en Derecho. Abogado en Berlín. Catedrático Honorario de la Universidad de Hannover

CARLOS WIENBERG

Doctor en Derecho. Abogado en Barcelona

Sumario:

  I. El trabajo del abogado es complejo

  II. Calidad y éxito profesional

  III. La eficacia de las ideas

  IV. Gestión del conocimiento

  V. Gestión del tiempo 1. El tiempo no puede ser aumentado 2. Siempre hay tiempo suficiente 3. Integrar la vida personal 4. Abogados jóvenes

No es poco el tiempo del que disponemos, sino mucho el tiempo que no aprovechamos.

(Séneca)

I. EL TRABAJO DEL ABOGADO ES COMPLEJO

Los abogados trabajan desde los inicios de su profesión, que se remontan a unos 2.000 - 2.500 años, prácticamente con las mismas herramientas: hablan, escriben y leen. Los problemas legales a los que nos enfrentamos hoy en día son, sin embargo, de una complejidad nunca conocida, como demuestra, por ejemplo, el ingente volumen de normas nacionales e internacionales. Además, en el sistema legal las decisiones y reacciones de las partes implicadas, a saber, de los abogados, jueces, políticos, etc., nunca son previsibles porque dependen de las situaciones constantemente cambiantes en las que se interrelacionan estas personas. El derecho y su aplicación, asimismo, nunca pueden entenderse únicamente como una simple relación de efecto-causa. Si las penas realmente tuvieran efecto disuasorio no habría crímenes y si los contratos siempre se respetasen los abogados mercantilistas no tendríamos trabajo.

Muchos abogados, al constatar esta realidad, concluyen que no tiene ningún sentido hacer el esfuerzo de organizarse ya que siempre se deberá intentar encontrar un resultado en función de la situación que se produzca en cada momento. Pero olvidan que si bien no se puede planificar el efecto de nuestro trabajo, sí se puede planificar su nivel de calidad.

Las exigencias de calidad no sólo son necesarias para evitar una mala práctica profesional. La calidad también está estructuralmente relacionada con condiciones agradables de trabajo.

En el sector del asesoramiento legal actúan, aparte de los abogados, multitud de diferentes profesionales que también ofrecen parte de nuestros servicios y que compiten con nosotros ofreciendo servicios rápidos y fiables. Tenemos que hacer frente a esta comparación de calidad.

II. CALIDAD Y ÉXITO PROFESIONAL

Todos tenemos el afán de hacer nuestro trabajo lo mejor posible, pero todos también queremos ser decentemente retribuidos. Los clientes pueden exigir rapidez y diligencia en el trabajo, la implicación personal del abogado sin embargo se les regala (o a veces no). La implicación personal se escapa de cualquier control y sobrepasa por lo tanto los límites de este libro. Pero lo que sí podemos, es influenciar con un método de trabajo y con herramientas adecuadas la rapidez y fiabilidad de nuestro trabajo. Y si ambas cosas se hacen correctamente aumentará nuestra retribución. Un buen o un mal método de trabajo tienen, por lo tanto, siempre consecuencias económicas.

III. LA EFICACIA DE LAS IDEAS

No es suficiente tener ideas interesantes a la hora de realizar un trabajo o de gestionar un despacho, las ideas también deben poder materializarse. Supongamos que encontramos un argumento brillante que tumbe la demanda: ¡Pero de qué sirve si no aparece en la contestación de la demanda y en el lugar donde el juez tenga que leerlo!

Otro ejemplo: Le consta desde hace tiempo que el trato que la recepcionista dispensa a sus clientes no es del todo satisfactorio. ¿Cómo reacciona frente a quejas? O de forma general: ¿Cómo controla el correcto cumplimiento de sus instrucciones? Para estas preguntas simples hay que encontrar respuestas también simples. Éstas, en su esencia, todas tienen algo que ver con el método de trabajo y con las herramientas utilizadas.

IV. GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO

Los abogados necesitan para su trabajo el conocimiento de las normas, experiencia profesional, saber moverse en el terreno del dinero y del poder, quizás don de gente, así como creatividad y empatía.

¿Pero cómo se adquieren estos conocimientos? Dada la gran complejidad del sistema legal, hoy en día es totalmente imposible tener presente, como antaño un abogado aún lo podía conseguir, todos los conocimientos necesarios para el ejercicio de su profesión. Deberá pues desarrollar métodos de trabajo para conseguir la información necesaria y deberá aprender a estructurar el modo de proceder. Sólo así conseguirá aplicar conocimientos fácticos, que haya adquirido en un asunto, a otro caso. Tiene que aprender a «acordarse».

De especial relevancia resulta almacenar el conocimiento de varios abogados en formatos estandarizados para que este conocimiento pueda ser fácilmente intercambiado.

Lo más difícil de la gestión del conocimiento es permitir el desarrollo de ideas creativas, pero a su vez integrarlas lo antes posible en una determinada estructura. Hay abogados que trabajan de una forma muy creativa pero que obtienen resultados muy dispares, porque siempre tienen que «reinventar la rueda». No pueden transportar las buenas ideas de un caso al otro, porque no saben integrar sus buenas ideas dentro de un cierto orden.

V. GESTIÓN DEL TIEMPO

1. EL TIEMPO NO PUEDE SER AUMENTADO

Hemos necesitado algunos años de práctica hasta llegar a conocer el problema de la falta de tiempo. Porque para ello es necesario tener más trabajo del que uno realmente desea.

Cuando uno abre su propio despacho siempre hay fases en las que no hay mucho trabajo y, si de repente entran de golpe varios asuntos, simplemente se trabaja también los fines de semana. Poco a poco, y casi sin darse uno cuenta, se va perdiendo paulatinamente el control sobre la vida privada. Para los abogados el peligro es aún mayor porque muchas veces tienen amistad con el cliente y no es posible trazar una línea divisoria entre la vida profesional y la vida privada. Hemos necesitado años hasta darnos cuenta que sin una gestión del tiempo no se puede trabajar a largo plazo. El año tiene 8.760 horas y si se restan 8 horas para dormir, quedan (inclusive sábados y domingos) aún 5.800 horas. Más del cuarenta por ciento de este tiempo no debe dedicarlo a su trabajo, si quiere evitar graves problemas. Con algunas reglas muy simples y unas herramientas básicas lo conseguirá. Pero somos conscientes de que los abogados, y quizás más aún las abogadas son individualistas a los que les cuesta seguir un consejo ajeno porque están acostumbrados a ser ellos mismos los que dan consejos a otras personas.

2. SIEMPRE HAY TIEMPO SUFICIENTE

El hecho de que el tiempo sea finito y no se pueda aumentar debe contraponerse a otra reflexión: Siempre hay suficiente tiempo, pero desgraciadamente casi nunca allí donde se necesita. Reuniones aburridas, óperas malogradas o atascos de circulación nos lo evidencian una y otra vez.

Por supuesto que uno no puede comenzar a redactar escritos en medio del segundo acto de «Tristán e Isolda» pero a veces, en tales situaciones, nos viene alguna buena idea de la cual uno ya no consigue acordarse al día siguiente en el despacho. Aquí sólo hay dos remedios de probada eficacia:

• Simplemente acabar la reunión o salirse de la ópera. Son medidas drásticas que muchas veces nos lo impide la cortesía (de los atascos no hay escapatoria una vez atrapado en ellos).

• Llevar en el bolsillo un pequeño bloc de apuntes y algo para escribir o una agenda electrónica para anotarse disimuladamente algunas ideas que se puedan utilizar más adelante.

3. INTEGRAR LA VIDA PERSONAL

Muchos abogados intentan evitar que el trabajo acapare toda su vida personal, separando estrictamente ambos campos. Y efectivamente no sirve de mucho llevarse carpetas a casa, ya que incluso en el caso de que allí se pudieran trabajar correctamente, siempre se hará con una cierta mala conciencia. ¡Los médicos tampoco operan en casa! También la gestión patrimonial privada se debe hacer en el despacho, porque sólo allí se puede realizar de manera profesional.

Sin esta separación estricta del trabajo y la vida privada pocos consiguen desconectarse del despacho.

4. ABOGADOS JÓVENES

Para abogados jóvenes es especialmente importante desarrollar lo antes posible un adecuado método de trabajo. En el colegio no nos enseñan de forma sistemática cómo aprender y cómo adquirir conocimientos. Esto tampoco cambia en la universidad donde no se nos enseñan los métodos de trabajo, ya que los catedráticos prácticamente nunca ejercen el derecho.

Los abogados jóvenes deben, por lo tanto, analizar de forma sistemática los métodos de trabajo de sus compañeros, sacar sus conclusiones y elaborar en base a ellas su propio método -sobre todo para ellos está escrito este libro-.