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Jeden Tag im Voraus planen

Planung bedeutet, die Zukunft in die Gegenwart zu holen, sodass man schon jetzt an ihr arbeiten kann.

ALAN LAKEIN

Bestimmt haben Sie schon mal die alte Scherzfrage gehört: »Wie isst man einen Elefanten? – Einen Bissen nach dem anderen!«

Und wie isst man seinen größten, hässlichsten Frosch? Nun, auf die gleiche Weise: Man zerlegt ihn in spezifische schrittweise Aktivitäten und fängt mit der ersten an.

Ihr Verstand, Ihre Fähigkeit zu denken, zu planen und Entscheidungen zu treffen, ist Ihr bestes Werkzeug zur Überwindung von Aufschieberitis und zur Steigerung Ihrer Produktivität. Der Verlauf Ihres Lebens hängt vor allem von Ihrer Fähigkeit ab, sich Ziele zu setzen, ihre Umsetzung zu planen und dann entsprechend zu handeln. Allein durch Denken und Planung werden Ihre mentalen Kräfte freigesetzt, Ihre Kreativität angeregt und Ihre geistigen und körperlichen Energien gesteigert.

Umgekehrt gilt das, was Alec Mackenzie geschrieben hat: »Probleme entstehen häufig dadurch, dass wir handeln, ohne die Dinge bis zu Ende zu denken.«

Ihre Fähigkeit, gut zu planen, bevor Sie handeln, ist ein Maß für Ihre Gesamtkompetenz. Je besser Ihr Plan ist, desto leichter ist es für Sie, die Aufschieberitis zu überwinden und anzufangen, Ihren Frosch zu essen.

Steigern Sie die Rendite auf Ihren Energieeinsatz

Eines Ihrer obersten Ziele bei der Arbeit sollte darin bestehen, für die Investition Ihrer mentalen, emotionalen und körperlichen Energie die größtmögliche Rendite einzufahren. Durch jede Minute, die Sie mit der Planung verbringen, sparen Sie zehn Minuten bei der Ausführung! Um Ihren Tag zu planen, brauchen Sie nur zehn bis zwölf Minuten – doch durch diese kleine Zeitinvestition werden Sie im Laufe des Tages bis zu zwei Stunden (100 – 120 Minuten) an vergeudeter Zeit und Kraft einsparen.

Vielleicht haben Sie ja schon einmal von der »6-P-Formel« gehört. Sie lautet: Proper Prior Planning Prevents Poor Performance. (Durch richtige vorherige Planung lässt sich schlechte Leistung verhindern.)

Wenn man sich überlegt, wie nützlich Planung für die Steigerung der Produktivität und Leistung sein kann, ist es erstaunlich, dass so wenige Menschen sich jeden Tag damit beschäftigen. Und Planung ist eigentlich ganz einfach! Man benötigt dafür nur ein Blatt Papier und einen Stift. Auch das ausgefeilteste Outlook-System, die raffinierteste Computer-App und der beste Zeitplaner beruhen auf diesem Prinzip. Sie brauchen sich nur hinzusetzen und eine Liste Ihrer To-dos zu erstellen, bevor Sie mit Ihrer Arbeit beginnen.

Zwei zusätzliche Stunden täglich

Arbeiten Sie stets konsequent auf der Grundlage einer Liste. Wenn sich etwas Neues ergibt, sollten Sie es zu Ihrer Liste hinzufügen, statt einfach damit zu starten. Dadurch können Sie Ihre Produktivität und Ihre Ergebnisse um mindestens 25 Prozent – rund zwei Stunden täglich – steigern!

Erstellen Sie die Liste am Abend vor Ihrem nächsten Arbeitstag. Setzen Sie alles darauf, was Sie noch nicht geschafft haben, und fügen Sie dann alles hinzu, was Sie am nächsten Tag tun müssen. Wenn Sie die Liste am Abend vorher anfertigen, arbeitet Ihr Unterbewusstsein die ganze Nacht hindurch an ihr, während Sie schlafen. Als Folge werden Sie oft mit großen Ideen und Erkenntnissen aufwachen, durch die Sie Ihre Arbeit schneller und besser erledigen können, als Sie ursprünglich dachten.

Je mehr Zeit Sie sich dafür nehmen, im Voraus schriftliche Listen all Ihrer To-dos anzulegen, desto effektiver und effizienter werden Sie.

Verschiedene Listen für unterschiedliche Zwecke

Sie brauchen mehrere Listen, die unterschiedliche Zeiträume abdecken. Zunächst sollten Sie eine Hauptliste anlegen, auf die Sie alles schreiben, was Sie in absehbarer Zeit tun wollen. Halten Sie hier alle Ideen fest, die Ihnen kommen, und alle neuen Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die entstehen. Später können Sie die einzelnen Punkte nach Priorität und zeitlicher Abfolge ordnen.

Als Nächstes benötigen Sie eine Monatsliste, die Sie am Monatsende für den folgenden Monat anlegen. Sie kann Punkte enthalten, die Sie aus Ihrer Hauptliste dorthin übertragen.

Die dritte Liste ist Ihre Wochenliste. Hier planen Sie Ihre ganze Woche im Voraus. Diese Liste sollten Sie im Laufe der Woche immer wieder überarbeiten.

Diese systematische Zeitplanung kann sehr nützlich für Sie sein. Viele Leute haben mir erzählt, dass ihre Produktivität durch die Gewohnheit, sich am Ende der Woche zwei Stunden Zeit für die Planung der kommenden Woche zu nehmen, dramatisch gestiegen ist und ihr Leben sich dadurch völlig verändert hat. Auch bei Ihnen wird diese Technik sich bewähren!

Schließlich müssen Sie Punkte von Ihrer Monats- und Ihrer Wochenliste auf Ihre Tagesliste setzen. Sie ist ein vollständiger Plan für Ihren Tag, vom Morgen bis zum Abend, und enthält die spezifischen Aktivitäten, die Sie für diesen Tag vorgesehen haben.

Während Sie sich durch den Tag arbeiten, sollten Sie jeden Punkt auf Ihrer Liste abhaken, den Sie erledigt haben. Dadurch bekommen Sie ein Bild von dem, was Sie erreicht haben, und werden von dem Gefühl erfüllt, erfolgreich zu sein und voranzukommen. Wenn Sie sehen, dass Sie einen Punkt nach dem anderen erledigen, gewinnen Sie neue Motivation und Energie sowie mehr Selbstachtung und Zutrauen zu sich selbst. Der stete, sichtbare Fortschritt treibt Sie weiter an und hilft Ihnen, die Neigung, bestimmte Dinge aufzuschieben, zu überwinden.

Ein Projekt planen

Egal um was für ein Projekt es sich handelt: Beginnen Sie immer damit, dass Sie eine Liste aller Schritte anlegen, die ausgeführt werden müssen, um das Projekt von Anfang bis Ende zu erledigen. Organisieren Sie die Schritte nach Priorität und zeitlicher Abfolge. Stellen Sie das Projekt auf Papier oder auf einem computergestützten Projektplaner grafisch dar, sodass Sie jeden Schritt und jede Aufgabe sehen können. Arbeiten Sie dann eine Aufgabe nach der anderen ab. Sie werden erstaunt sein, wie viel Sie auf diese Weise schaffen können!

Während Sie sich durch Ihre Listen arbeiten, werden Sie sich immer effektiver und stärker fühlen. Sie werden das Gefühl bekommen, mehr Kontrolle über Ihr Leben zu haben; Sie werden auf natürliche Weise motiviert werden, noch mehr zu tun; Sie werden besser und kreativer denken und mehr und bessere Erkenntnisse gewinnen, was Sie dazu befähigt, Ihre Arbeit noch schneller zu erledigen.

Sie erleben einen positiven Schub nach vorne, der es Ihnen ermöglicht, die Aufschieberitis zu überwinden. Dieses Gefühl des Vorankommens verleiht Ihnen mehr Energie und treibt Sie den ganzen Tag über weiter vorwärts.

Eine der wichtigsten Regeln für persönliche Effektivität ist die 10/90-Regel: Durch die ersten zehn Prozent Zeit, die Sie dafür aufwenden, Ihre Arbeit vor dem Beginn zu planen und zu organisieren, sparen Sie ganze 90 Prozent der Zeit, die Sie brauchen, um die Arbeit zu erledigen, nachdem Sie angefangen haben. Probieren Sie diese Regel doch einmal aus – Sie werden feststellen, dass sie zutrifft!

Wenn Sie jeden Tag im Voraus planen, werden Sie es viel leichter finden, anzufangen und immer weiterzumachen. Die Arbeit geht Ihnen dann schneller und leichter von der Hand als je zuvor. Sie fühlen sich stärker und kompetenter. Sie werden in kürzerer Zeit mehr erledigen, als Sie für möglich gehalten haben. Nichts kann Sie schließlich mehr aufhalten!

Eat that Frog

1.Fangen Sie gleich heute damit an, jeden Tag, jede Woche und jeden Monat im Voraus zu planen. Nehmen Sie einen Block oder ein Blatt Papier (oder verwenden Sie ein Smartphone) und machen Sie eine Liste von allem, was Sie in den nächsten 24 Stunden erledigen müssen. Ergänzen Sie diese Liste immer dann, wenn sich eine neue Aufgabe ergibt. Erstellen Sie Listen von allen Ihren Projekten – den großen, aus vielen Schritten bestehenden Aufgaben, die für Ihre Zukunft wichtig sind.

2.Ordnen Sie Ihre Hauptziele, Ihre großen Projekte oder Aufgaben nach Priorität (Was ist am wichtigsten? Was ist am zweitwichtigsten? …) und zeitlicher Abfolge (Was muss zuerst erledigt werden? Was kommt als Zweites? …). Behalten Sie dabei das Ende im Blick und arbeiten Sie von dort aus zurück.

Denken Sie auf Papier! Arbeiten Sie immer nach einer Liste. Sie werden überrascht sein, wie viel produktiver Sie dadurch werden und wie viel leichter es Ihnen fallen wird, Ihren Frosch zu essen.