Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Оглавление

Дэвид Аллен. Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса

Успевайте жить!

От автора

Часть I. Искусство получать результат

1. Новая методика для новой реальности

Проблема: новые требования и недостаток ресурсов

У работы больше нет четких границ

Наши профессиональные обязанности продолжают меняться

Старых моделей и привычек недостаточно

«Общая картина»

Перспектива: «состояние готовности» мастера боевых искусств

Аналогия с «сознанием, подобным воде»

Вы можете в случае необходимости перейти в «продуктивное состояние»?

Принцип: эффективное управление внутренними обязательствами

Основные требования к решению проблем

Важное упражнение для тестирования модели

Интеллектуальный труд в действии

Почему дела занимают ваши мысли

У вашего сознания нет собственного сознания

Преобразование «рутины»

Управление деятельностью как процесс

Управление деятельностью – основная задача

Ценность подхода «снизу вверх»

Горизонтальное и вертикальное управление деятельностью

Главный шаг: выбросьте все из головы

2. Как стать хозяином своей жизни: пять этапов завоевания контроля над рабочим процессом

Сбор проблем воедино

Сбор всей «незавершенки»

Факторы успешного сбора информации

Выбросьте все из головы

Сократите до минимума число корзин для входящих материалов

Регулярно опустошайте корзины

Обработка задач

Что это такое?

С этим нужно что-то делать сейчас?

Каковы дальнейшие действия?

Организация

Проекты

Материалы по проекту

Категория первоочередных шагов

Календарь

Списки первоочередных действий

Проблемы, не требующие активных действий

Мусор

Отложенные дела

Помеченные материалы

Пересмотр проблем

Какие проблемы и когда пересматривать

Критический фактор успеха: еженедельный обзор проблем

Действия

Три модели выбора программы действий

1. Четыре критерия выбора текущих действий

2. Модель анализа повседневной работы

3. Шестиуровневая модель анализа собственной работы

3. Творческий подход к реализации проектов: пять этапов планирования

Улучшение вертикальной концентрации внимания

Модель естественного планирования

Простой пример: планирование ужина в ресторане

Естественное планирование не обязательно представляет собой нормальную модель

Модель неестественного планирования

Когда хорошая идея на самом деле плохая

Давайте винить во всем миссис Вильямс

Модель реактивного планирования

Техника естественного планирования: пять основных этапов

Цель

Важность вопроса «зачем?»

Принципы

Ви́дение/результат

Преимущества концентрации внимания

Конкретизация результатов

Мозговой штурм

Запись идей

Распределенная когнитивная способность

Ключевые принципы мозгового штурма

Упорядочивание идей

Основы организации

Дальнейшие действия

Основы

Каков необходимый объем планирования в вашем случае

Не хватает ясности?

Нужны более решительные меры?

Часть II. Результат без стресса: практика

4. С чего начать: определение времени, места и инструментария

Внедрение методики на глобальном или повседневном уровне связано с массой «фокусов»

Определение необходимого временно́го промежутка

Подготовка рабочего пространства

Если вы работаете в офисе, вам все равно понадобится рабочее пространство дома

Транзитное рабочее место

Не делите ни с кем рабочее пространство!

Подбор необходимых инструментов

Основные инструменты обработки информации

О значении системы сортировки документов

Факторы успеха в использовании системы хранения

И напоследок…

5. Сбор информации: «загон для рутинных проблем»

На старт, внимание…

…Поехали!

Физический сбор материала

Проблемы сбора информации

Начните с поверхности рабочего стола

Ящики стола

Другие рабочие поверхности

Шкафы

Полы, стены и полки

Аппаратура, мебель и обстановка

Прочее

Сбор «мыслительного материала»: очистка разума

Список «спусковых крючков»

Содержимое корзины для входящих материалов

А если проблемы не хотят оставаться в корзине?

6. Обработка информации: опустошение корзины

Правила обработки информации

Обработка проблем по порядку

Обрабатывать не означает «тратить время»

Аварийный просмотр – это не обработка

Последним прибыл – первым обслужен. Или наоборот?

Обрабатывайте проблемы по одной

Не кладите ничего обратно в корзину

Ключевой вопрос в процессе обработки информации: «Каковы дальнейшие действия?»

Мусор

Отложить

Справочные материалы

А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?

Когда определен первоочередной шаг

Оставшиеся «подвешенные» проблемы

Список проектов

7. Сортировка материала: создание «правильных» корзин

Основные категории

Важность четких границ

Списки и папки

Сортировка напоминаний о дальнейших действиях

Дела, которые следует поместить в календарь

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

Сортировка списка ожиданий

Использование предмета в качестве напоминания

Управление потоком рабочей документации

Управление потоком электронных сообщений

Упорядочение напоминаний о проектах

Список (списки) проектов

Стоит ли делить список на подразделы?

Способы классификации проектов

Как быть с подпроектами?

Сопутствующие материалы по проектам

Организация спонтанного проектного мышления

Сортировка данных, которые не требуют активных действий

Справочные материалы

«Когда-нибудь / может быть»

Список «Когда-нибудь / может быть»

Использование календаря для последующей деятельности

Обобщенная памятная книжка

Контрольные списки: содержательные напоминания

Сначала уточните существенные проекты и действия

Выделение ключевых сфер деятельности и ответственности

Контрольные списки различных уровней

8. Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

На что следует обращать внимание и когда

Сначала посмотрите в календарь…

…потом – в списки дел

Обзор материалов, соответствующих ситуации

Как обновлять систему

Сила еженедельного обзора

Что такое еженедельный обзор

Подходящие время и место для обзора

Обзор с точки зрения общей картины

9. Действия: как выбрать лучший вариант

Четыре критерия выбора текущих действий

Контекст

Запас времени

Запас энергии

Приоритетность

Модель анализа повседневной работы

Шестиуровневая модель анализа работы

Уяснение проблем с самого нижнего уровня

Как выбросить из головы проблему расстановки приоритетов

10. Контроль над проектами

Потребность в менее формальной процедуре планирования

Какие проекты планировать

Проекты, дальнейшие действия по которым связаны с планированием

Спонтанное проектное мышление

Вспомогательные инструменты и структуры для поддержки проектного мышления

Программные средства

Прикрепление цифровых записей

Как применить все это в собственной жизни

Часть III. Сила ключевых принципов

11. Полезная привычка собирать материал

Личная выгода

Источник негативных эмоций

Как предотвратить нарушение внутренних договоренностей

Не заключать договоренности

Выполнить договоренность

Пересмотреть соглашение с самим собой

Радикальный отказ от традиционной методики управления временем

Работа по сбору информации

Внедрение процедуры сбора информации на уровне организаций и отношений

12. Важность определения дальнейших действий

Истоки моей методики

Выбор возможных активных действий

Почему самые гениальные из нас мешкают дольше всех

Грамотное устранение негативных эмоций

Ценность стандарта принятия решений о дальнейших действиях

Ясность

Обязательность

Производительность

Расширение возможностей

13. Ценное умение ориентироваться на результат

Ориентация на результат и быстрое достижение цели

Важность прикладного целевого мышления

Искусство справляться с заботами

Многоуровневое управление результатами

Эффективность естественного планирования

Переход к позитивной организационной культуре

Заключение

Благодарности

Об авторе

Полезные ресурсы на русском языке

Отрывок из книги

Дэвид Аллен и его система Getting Things Done (GTD) давно известны в России и имеют широкий круг поклонников. Всем нам хочется быть продуктивными, то есть способными достигать желаемого результата без перенапряжения, оставаясь спокойными и сфокусированными.

У каждого своя история знакомства с GTD. Я хорошо помню, как однажды около десяти лет тому назад у меня образовалось гораздо больше обязательств, чем я мог на тот момент осилить. При этом все обстоятельства моей жизни были вполне приятными: рождение ребенка, карьерный взлет, переезд в Москву. Я почувствовал, что не справляюсь и могу потерять все, чего добился. Требовалось взять жизнь под контроль, был остро необходим новый подход к самоуправлению. Тогда я познакомился с книгой Дэвида Аллена. Впервые я прочитал ее на английском языке, а когда она вышла на русском, еще несколько раз перечитывал, каждый раз открывая для себя что-то новое и полезное. Система, предлагаемая автором, зацепила меня тем, что описывала естественный процесс «приведения дел в порядок», при этом была универсальной, помогала взять под контроль все сферы жизни и принципиально меняла мышление.

.....

С другой стороны, множество книг по бизнесу, моделей, семинаров и гуру в качестве решения проблем в нашем сложном мире предлагают взглянуть на общую картину дел. Осознание главных целей и ценностей должно стимулировать мышление, которое упорядочит работу, придаст ей значение и направление. К сожалению, на практике обдумывание ценностей, логически обоснованное, очень часто не приносит желаемого результата. Я много раз становился свидетелем того, как эти попытки проваливались, как правило, по следующим причинам.

1. В повседневной рутине слишком много отвлекающих факторов, которые не позволяют сконцентрироваться на перспективе.

.....