Читать книгу Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее - Джейсон Вумек - Страница 14

В главе 2 я рассказываю о важности поддержания оптимального темпа при постановке и достижении целей. В частности, предупреждаю читателей о том, что не следует пытаться идти слишком далеко и слишком быстро; при этом настоятельно рекомендую отслеживать, когда движение вперед становится чересчур медленным. Однако сейчас необходимо рассказать вам кое-что о ваших самых ценных ресурсах, а также о том, с какими ограничениями вы можете столкнуться при попытке сделать лучшее еще лучше.

Вам наверняка известен следующий короткий диалог между Алисой и Чеширским Котом из книги Льюиса Кэрролла «Алиса в Стране чудес».

– Скажите, пожалуйста, куда мне отсюда идти?

– А куда ты хочешь попасть? – ответил Кот.

– Мне все равно… – сказала Алиса.

– Тогда все равно куда и идти, – заметил Кот.

– …только бы попасть куда-нибудь, – прибавила Алиса.

– Куда-нибудь ты обязательно попадешь, – сказал Кот. – Нужно только достаточно долго идти.

Полагаю, вы не похожи на Алису. И знаете, куда идете. Именно поэтому чем четче вы обозначите пункт назначения, тем легче вам будет принять решения о действиях на пути к нему. Приняв решение, необходимо максимально эффективно распределить свои ограниченные ресурсы, то есть четыре важнейшие составляющие продуктивности: время, энергию, фокусировку и инструменты.

Все эти ресурсы ограничены – рано или поздно они исчерпываются, и их необходимо восстанавливать. От способа их использования целиком и полностью зависит, что именно вы сможете сделать на протяжении дня.

Вне всякого сомнения, вы уже применяли те или иные методы тайм-менеджмента. Будь то расстановка приоритетов в списке задач на день или деление ежедневника на временны́е блоки – скорее всего, эти методы управления временем совсем не новы для вас!

Надо полагать, вы уже выяснили, когда на протяжении дня у вас самый высокий и самый низкий энергетический уровень. Большинство людей знают, какое время суток для них наиболее продуктивное – утро, день или вечер.

Предположим, вы можете сфокусироваться на своих MIT и не отвлекаться, чтобы выполнить самые важные задачи, запланированные на день.

И последнее, у вас наверняка имеются свои инструменты или система повышения продуктивности, которую вы используете, чтобы облегчить себе решение важных задач.

Сейчас, когда вы читаете эту книгу, у вас есть возможность проанализировать четыре составляющие продуктивности в том порядке, в котором я описываю их ниже. Это позволит вам более четко определить свою роль в улучшении лучшего, в частности в том, как работать эффективнее. В моих программах коучинга мы всегда начинаем именно с инструментов, поскольку они составляют основу результативности труда.

Инструменты. Есть множество доступных систем, приложений и инструментов, которые позволят вам повысить свою продуктивность. Придерживаетесь ли вы подхода «куплю это сейчас, а потом посмотрю, поможет ли оно мне»? У вас на полках есть папки для бумаг? Вы уже загрузили большинство приложений для повышения производительности, доступных в сети? Вы посещали семинары и тренинги в надежде, что найдете «волшебный ключ» к управлению временем и повышению продуктивности?

Безусловно, знание того, как задействовать весь потенциал этих инструментов, поможет вам существенно повысить свою эффективность. Если рядом с вами есть дневник или блокнот, откройте его на чистой странице. Если нет, просто возьмите чистый лист бумаги и ручку. Напишите вверху сегодняшнюю дату, а ниже: «На этом этапе я использую такие инструменты и системы:». (Держите этот список под рукой, поскольку он нам еще понадобится.)

Чуть дальше я объясню, как сэкономить время и максимально эффективно использовать имеющиеся у вас ресурсы, что бы это ни было – бумага, цифровые технологии или их сочетание. Сейчас же достаточно сказать, что освоение одной или двух новых функций применяемых вами инструментов позволит выработать более грамотный подход к выполнению стоящих перед вами задач.

Внимание. Вы способны испытывать интерес и концентрироваться на чем-то конкретном ровно столько времени, сколько можете – но только до тех пор, пока вас что-то не отвлечет. Я имею в виду период концентрации внимания, учитывая тот факт, что у каждого человека он имеет свои пределы. Одни могут сидеть и сосредоточенно заниматься чем-то на протяжении нескольких часов, тогда как другие встают и уходят буквально через несколько минут.

Подумайте, сколько раз за прошедшие сутки кто-то отвлекал вас от работы или вы просто забывали о том, что собирались сделать. (С вами когда-нибудь происходило нечто подобное: вы переходите из одной комнаты в другую, чтобы взять там что-то, но, пока идете, совершенно забываете, за чем шли? Вот как быстро мы порой теряем фокус внимания!)

От устойчивости внимания зависит, чтó вы успеете сделать за определенный промежуток времени. Проанализируйте различные сферы своей жизни: личные интересы, работу, семью, здоровье, финансы, карьеру, досуг и т. д. И ответьте на следующие вопросы: как вы думаете, где будете через некоторое время, от полугода до полутора лет? Чем станете заниматься? С кем будете проводить больше (или меньше) времени? (Кстати, именно этот период лучше всего подходит для постановки целей: он достаточно короткий, чтобы ощутить импульс, и довольно длинный, чтобы увидеть значимые изменения.) Я посвящаю главу 9 теме фокусировки внимания, а также тому, как максимально эффективно использовать ее для улучшения лучшего.

Энергия. Вы можете быть либо «жаворонком», либо «совой». (У вас есть супруг или босс с противоположными качествами?) В зависимости от этого в определенные периоды дня вы либо наиболее, либо наименее дееспособны, о чем прекрасно знаете. Самый действенный шаг, который можно предпринять, – это проанализировать, в какое время суток и где вам удобнее всего работать, чтобы понять, когда заниматься важными проектами. Согласование инструментов, фокусировки внимания и энергии – один из самых эффективных способов экономить время в процессе работы.

Время. Советую вам каким-то образом выделить для себя следующее предложение: «В сутках всего 96 отрезков по 15 минут, а в неделе всего 168 часов».

Этот факт произвел на вас такое же впечатление, как и на меня? Когда я осознал, что отведенное нам время настолько ограниченно, я начал использовать его совсем по-другому.

Предлагаю вам выполнить упражнение. Выставьте таймер на 15 минут. Прямо сейчас. Ну же, идите и сделайте это. А затем продолжайте читать эту главу. Когда время истечет и прозвучит сигнал, подумайте вот о чем: этот отрезок времени составил около 1 % вашего дня. Насколько хорошо вам удалось сфокусироваться в этот период? Вы смогли сосредоточенно читать страницу за страницей? (Если да, то вы должны были прочесть от 15 до 20 страниц.)

На протяжении следующих нескольких дней держите таймер под рукой. Я твердо убежден, что время – самый ограниченный из четырех ресурсов (время, энергия, внимание и инструменты) и что именно этот ресурс мы во многих случаях контролируем меньше всего. Следовательно, нужно объективировать время – я имею в виду, что вы должны иметь возможность наблюдать за тем, как оно истекает. В главе 3 я познакомлю вас с конкретными приемами, которые помогут управлять временем, контролировать и максимально эффективно использовать его.

Вы обратили внимание, что сначала я перечислил эти ресурсы в одном порядке, а рассказал об их влиянии на продуктивность – в другом? У меня есть на то вполне определенная причина.

Я потратил много лет на изучение продуктивности и тайм-менеджмента. За эти годы я часто встречал людей, которые сетуют: «Хотелось бы мне иметь больше времени» или «Мне не хватает в сутках еще одного часа». Когда я впервые разговариваю с клиентом по телефону, то задаю ему следующие четыре вопроса (именно в таком порядке), чтобы лучше понять, чем он занимается, а также определить, на какие аспекты его работы следует обратить особое внимание в ходе программы коучинга. Вот эти вопросы:

1. Какие инструменты и системы вы используете при выполнении своей работы?

2. Как вы фокусируете все свое внимание на той цели, которую ставите перед собой на каждом этапе работы?

3. Когда у вас больше всего энергии для того, чтобы продуктивно трудиться и оставаться в позитивном, проактивном состоянии?

4. Когда у вас есть время для стабильной работы с максимальной сосредоточенностью и мотивацией?

Дело в том, что если вы проанализируете эти четыре ресурса именно в таком порядке, то сможете более эффективно использовать временны́е блоки, возможно, даже успевать делать больше при меньших затратах времени, энергии и усилий.

Так почему же я просил вас выставить таймер на 15 минут? Это около 1 % времени, составляющего сутки. (Помните: в сутках 1440 минут, значит, 15 минут – это около 1 %.) Более подробно я расскажу об этом в главе 3. Здесь же я просто хотел показать, как мало времени вам может понадобиться на то, чтобы продвинуться дальше в выполнении важной работы. Как учит мой коллега Майкл Станье, «больше великих дел!»[8]. Я точно знаю одно: когда вы научитесь с максимальной эффективностью использовать свои инструменты, внимание, энергию и время, вы сможете решать больше важных задач.