Читать книгу Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее - Джейсон Вумек - Страница 20

Бывало ли с вами такое: оглядываясь на прошедший день, вы думаете: «Мне просто не хватило времени!» или «Куда же оно подевалось?» Независимо от того, сколько времени у вас было, сколько встреч вы отменили и как разбивали свой ежедневник на временны́е блоки, пытаясь выделить несколько часов для первоочередных задач, всегда создается впечатление, будто в конце дня работы больше, чем оставшегося на нее времени. Стандартные должностные обязанности занимают весь день, от заката до рассвета (а для многих – от темна до темна!).

Для того чтобы составить такой список, возьмите чистый лист бумаги или используйте пустые строки ниже на этой странице и запишите все, что вы, как правило, делаете до 10 часов утра и что требует ваших времени, энергии и внимания. Начните с самых мелких действий, которые кажутся вам достаточно легкими и незначительными. Держите этот список при себе всю следующую неделю, чтобы в случае необходимости дополнять его.

_____________________

Составляя список, ответьте на вопрос: «Что я делаю с момента пробуждения до 10 часов утра?» Ниже перечислены некоторые пункты такого перечня; их записал один из моих клиентов (обратите внимание, что все они сформулированы в настоящем времени).

1. Просыпаюсь по звонку, нажимаю кнопку будильника – дважды.

2. Проверяю электронную почту на смартфоне (в постели).

3. Просматриваю ежедневник (все еще в постели).

4. Выпускаю собаку на улицу.

5. Включаю в ванной телевизор на новостном канале.

6. Принимаю душ.

7. Одеваюсь, слушаю новости по телевизору в ванной.

8. Еду на промежуточную автостоянку.

9. Слушаю новости по пути на промежуточную стоянку.

10. Сажусь в поезд, чтобы добраться на работу.

11. Читаю новости на планшете.

12. Проверяю электронную почту на смартфоне.

13. Иду с вокзала в офис.

14. Захожу в кафе, чтобы позавтракать, – кофе и рогалик.

15. Прихожу в офис, сажусь за свой стол.

16. Вызываю двух ключевых сотрудников; спрашиваю их, есть ли что-то новое.

17. Просматриваю папку «Входящие» в своем ящике электронной почты, сохраняю или удаляю прочитанные сообщения.

18. Набираю номер, чтобы провести беседу по телефону.

…И далее в таком же духе.

Вам будет достаточно легко записать первые три-четыре пункта. На протяжении следующих нескольких дней носите лист с собой или прикрепите его на видном месте и постоянно дописывайте новые пункты. Не удивляйтесь, если окажется, что до 10 часов утра вы успеваете сделать от 20 до 30 разных дел. Ни один из пунктов списка нельзя считать хорошим или плохим – он такой, какой есть. Это всего лишь те задачи, которые требуют вашего времени на протяжении дня, а также причина того, почему у вас никогда не хватает времени и почему в конце дня у вас всегда больше невыполненных, чем выполненных дел.

Хорошая новость в том, что, когда вы завершите свой список, у вас появится возможность «создавать время». Изменив то, что вы делаете, вы измените то, что получаете в итоге! У вас есть три варианта действий в отношении каждого пункта списка: продолжить делать это, устранить этот пункт или поручить его кому-то другому.

Продолжайте делать это. Вы отрабатывали все утренние ритуалы на протяжении многих лет, может, даже десятилетий. Применив принцип поддержания оптимального темпа при выполнении этого упражнения, вы поймете, что уже живете в достаточно результативном режиме. Следовательно, скорее всего, вы сохраните большинство своих привычек и рутинных действий. Тем не менее внимательно проанализируйте еще раз длинный перечень ежедневных дел, на этот раз отметив галочкой те из них, которые совершенно определенно будете продолжать делать и не станете менять. В идеале это позволит вам определить, что вы можете вычеркнуть из списка.

Удалите некоторые пункты из списка. Повышение эффективности позволяет сократить потерю ресурсов. В одну из первых недель, на протяжении которых я отслеживал свои утренние действия, я понял, что между тем, что я собирался сделать за день, и тем, что мне действительно удавалось, существует огромная пропасть. Раньше я каждый день тратил время на составление списка текущих задач, включая в него больше пунктов, чем в принципе мог выполнить. И хуже всего, что зачастую я прекрасно об этом знал! Одним из внесенных мной усовершенствований было решение прекратить нарушать договор с самим собой. Я настоятельно рекомендую вам перестать брать завышенные обязательства и срывать собственные планы. Вы будете удивлены тем, сколько дополнительной энергии у вас появится.

Теперь, усаживаясь утром за письменный стол и приступая к работе, я фокусируюсь на MIT и очень осторожно подхожу к выбору их количества на день. Не поймите меня неправильно: я всегда готов сделать больше, чем задумано, но не хочу навредить своей репутации. Я выбираю из списка не более четырех пунктов в качестве MIT на каждый день (хотя иногда, когда высокая эффективность и продуктивность очень важны, этих задач бывает даже меньше).

В свое время мой учитель дал мне очень простой совет: «Не заводи будильник, если знаешь, что утром просто отключишь его. Установи сигнал на то время, когда действительно собираешься встать, – и поднимайся! Заключи с собой эту первую сделку за этот день и выполни ее». Я всегда помню этот совет и до сих пор выставляю будильник только на то время, в которое действительно намерен вставать.

Еще одна причина потери времени, о которой я услышал недавно от своих клиентов, – это так называемое «потребление информации». Составляя список привычных действий, вы сможете понять, какой поток на вас обрушивается ежедневно (в печатном, видео– и аудиоформате, интернете, на встречах и т. д.). Зная это, вы поймете, что такое рассеивание внимания мешает вам выполнять свои MIT.

Три способа свести к минимуму отвлекающие факторы

1. Назначьте встречу с самим собой (скажем, через 45 минут) и уйдите подальше от своего рабочего стола (кабинета). Найдите конференц-зал или кафе, где никто из коллег не помешает вам работать.

2. Если вы не можете покинуть свое рабочее место, выставьте таймер так, чтобы он отсчитывал по 15 минут. Разместите его на виду и поставьте перед собой задачу заниматься одним фрагментом проекта только на протяжении 15 минут. (Попросите коллег с уважением отнестись к этим периодам сосредоточенной работы; возможно, они смогут подождать еще несколько минут и не прерывать вас, пока вы не закончите писать отчет или читать материалы исследований.)

3. Подумайте о тех своих коллегах, которые, скорее всего, станут отвлекать вас на протяжении дня, – а затем сделайте это первым! Я имею в виду, что вам нужно найти способ пообщаться с ними, когда у вас будет пауза между периодами напряженной работы. Я обычно прошу обращаться ко мне в случае необходимости в следующие 60 минут или около того, потому что намерен сосредоточенно поработать над чем-то важным затем в течение часа. Часто, дав людям возможность «отвлечь» нас прямо сейчас, мы раньше реагируем на происходящее и даже можем предотвратить кризисную ситуацию, которая могла бы возникнуть впоследствии.

Вспомните о клиенте, список которого я предложил вашему вниманию немного выше; в частности, тот факт, что он использовал смартфон для проверки электронной почты, еще лежа в постели. Заметьте: он ничего не делал с полученными сообщениями; он реагировал на них только после того, как садился в поезд, в котором ехал на работу (каждый день на поездку уходило 40 минут). По его словам, проснувшись утром, он «с головой окунался в повседневную утреннюю рутину, продолжая думать о тех электронных письмах, которые увидел после пробуждения».

Вместе с этим клиентом мы провели пятидневный эксперимент, договорившись, что он будет оставлять смартфон в другой комнате, а для пробуждения использовать будильник. Человек принимал душ, одевался, завтракал и, только уже сидя в поезде, проверял почту.

Сначала мой клиент беспокоился, что упустит возможность поразмышлять о важных делах в самом начале дня. Но все же согласился провести эксперимент и испытать этот метод на практике. Когда я позвонил ему на следующей неделе, он сообщил мне хорошую новость. «Это сработало, Джейсон, – сказал он. – Я поднимаюсь с постели и делаю все свои обычные утренние дела не в таком напряженном и рассеянном состоянии. И гораздо продуктивнее использую время поездки на работу, поскольку у меня ясная голова и я готов работать с электронными письмами». Такое изменение в привычном распорядке дня позволило этому человеку повысить качество жизни (меньше стресса, повышенная продуктивность) до такого уровня, о существовании которого он даже не знал, пока не испытал на собственном опыте.

Какие привычки отбирают у нас энергию или мешают поднять эффективность на следующий уровень? Помните: только поддержание оптимального темпа обеспечивает устойчивое улучшение. Вы не отказываетесь от всего, что делали раньше, и не меняете все сразу. Вы просто сбрасываете скорость, оглядываетесь вокруг, а затем выбираете нужный темп!

Поручите остальное кому-то другому. Признайтесь, вы сейчас думаете примерно так: «Но Джейсон, я должен знать, что происходит каждое утро! Мне нужно проверять электронную почту прямо в постели. Все, что я записываю в список «Что я успел сделать до 10 утра», абсолютно необходимо!»

Поверьте, я вас понимаю. Мне тоже кажется, что цифровой экран постоянно требует моего внимания. Текстовые сообщения, электронная почта и звонки в стиле «есть ли у вас минутка?» – все это способно легко заполнить весь ваш день. Кроме того, по мере возможности я читаю по утрам две газеты: Wall Street Journal и Financial Times. Где бы я ни путешествовал, по стране или за границей, а также когда нахожусь здесь, в Оджаи, я использую эти издания для получения бизнес-новостей о тех сферах, в которых предоставляю консультационные услуги: финансы и технологии.

Тем не менее сейчас я трачу на чтение газет меньше времени, чем раньше. Составляя один из своих списков (что я делаю до 10 часов утра), я понял, что каждый день просматриваю издания в поисках статей конкретных авторов, также отслеживаю (на протяжении нескольких недель или месяцев) те газетные материалы, которые представляют интерес для меня или моего клиента. Даже простой просмотр газет в поисках таких статей отнимал порой от 10 до 15 минут. Теперь я поручаю эту работу исследовательскому отделу.

Кроме того, я использую поисковый сервис, обеспечивающий подборку материалов по темам (в частности, службу «Оповещения Google»). Он осуществляет автоматический поиск в интернете по важным для меня событиям, клиентам и ключевым словам или терминам. Я применяю этот инструмент, чтобы узнать, опубликованы ли новые статьи моих любимых авторов. Кроме того, мне приходят оповещения о компаниях или проектах, которые я отслеживаю. Каждое утро я получаю электронное письмо со ссылками на видео, статьи в газетах или журналах, онлайновые ленты новостей и другие источники, содержащие информацию по интересующим меня темам. Так что, если я хочу прочитать печатную версию той или иной статьи, я знаю, где ее искать. Используя службу «Оповещения Google», я трачу на просмотр новостей несколько минут в день, тогда как раньше это занимало гораздо больше времени. Таким образом у меня высвобождается время на то, чтобы сфокусироваться на выполнении другой, более срочной задачи.

На протяжении года я в сотрудничестве с местными колледжами организую краткосрочные программы стажировки студентов, изучающих развитие бизнеса, предпринимательство и консультирование по вопросам стратегии. Стажеры, принимающие участие в программах, должны делать еженедельный обзор новостей перед всей нашей командой. Они выбирают тему, которую будут отслеживать – это может быть компания, отрасль или конференция, – и на протяжении недели ищут по ней информацию, так или иначе связанную с тем, что мы делаем. После чего мы проводим встречу и обсуждаем результаты их исследований во время телефонной или видеоконференции. Со временем мы меняем формат представления обзоров, – это могут быть письменные документы, слайд-шоу, презентация в PowerPoint и др. Однажды мы даже получили такой еженедельный обзор в Twitter, где каждое сообщение ограничено 140 символами!

Возможно, у вас нет доступа к программе стажировки и студентам, которые помогли бы вам выполнить ту или иную работу, однако, я убежден, оглянувшись вокруг, вы найдете того, кому сможете поручить часть своих дел. Когда я раздумываю над делегированием тех или иных задач, то задаю себе такой вопрос: «Вернет ли мне это 15–30 минут в день?» Если ответ «да», я именно так и поступаю.

На протяжении следующей недели анализируйте свою нагрузку, чтобы определить, что на самом деле вы успеваете сделать. Если вы намерены поддерживать оптимальный темп, то должны решить, какой объем работы планируете выполнить самостоятельно, что прекратить делать и какие задачи поручить кому-то другому. Разумеется, вы должны быть готовы к тому, что при этом придется что-то изменить.