Читать книгу Home Office und Kleinbetrieb - So arbeiten Sie effektiv - Dr. Holger H. Stutzke - Страница 7
Оглавление2 Die Arbeit in Home Office und Kleinbetrieb stellt spezielle Anforderungen
Das Büro in den eigenen vier Wänden ist durchaus beliebt: Sie müssen nicht zur Arbeit fahren, können Ihren Tagesablauf etwas freier gestalten und haben im Zweifelsfall mehr Ruhe als im Firmenbüro.
Als Selbstständige(r) können Sie sich Ihre Arbeit sowieso frei einteilen, und auch im Kleinbetrieb legen Sie als Chef(in) fest, wer an welchen Aufgaben arbeitet und wie die Organisation funktioniert.
Allerdings stellt die Arbeit im Home Office und Kleinbetrieb spezielle Anforderungen, die Sie kennen müssen, um effektiv und kostengünstig Ihre Aufgaben erledigen zu können:
· Sie haben im Regelfall eine andere Zeiteinteilung als am festen Arbeitsplatz in einem Unternehmen. Gerade die geregelte 8-Stunden-Arbeitszeit ist eher selten – um Aufträge termingetreu zu erledigen, kann es vorkommen, dass Sie abends oder am Wochenende arbeiten.
· Sie müssen selbst für die Ausstattung, technische Infrastruktur, die Arbeitsmittel und oftmals auch für die Aufträge sorgen. Im Gegensatz dazu ist im Mittel- und Großbetrieb die komplette Ausstattung vorhanden, und durch die hierarchische Organisation werden die Kunden betreut und Aufgaben verteilt.
· Im Home Office haben Sie normalerweise keine oder nur wenige Kollegen bzw. Kolleginnen, d. h. Sie arbeiten oftmals allein.
· Der Informationsaustausch mit Partnern und Kunden findet vorwiegend über Telefon, PC und Fax statt. Im Kleinbetrieb sind Sie auch oft direkt vor Ort beim Kunden, also nicht ständig im Büro zu erreichen.
· Viele Aufgaben liegen in einer Hand (und das ist oftmals Ihre), d. h., die Arbeit ist nur wenig verteilt.
· Sie müssen selbst für die Organisation, das Terminmanagement und die Informationsbeschaffung bzw. -weitergabe sorgen.
Dies sind nur einige Beispiele für Unterschiede, die im Vergleich zum festen Büroarbeitsplatz innerhalb einer größeren Firma bei der Arbeit im Home Office oder im Kleinbetrieb auftreten. Es macht schon einen deutlichen Unterschied, ob Sie ein Home Office nutzen oder im Kleinbetrieb arbeiten. Dazu lesen Sie jetzt mehr.
2.1 Home Office oder selbstständig im Kleinbetrieb
Bei der Arbeit im Home Office kommt es auf ein paar wesentliche Faktoren an,
· Sie müssen erreichbar sein.
· Sie müssen Zugriff auf alle notwendigen Daten und Unterlagen haben.
· Sie müssen schnell reagieren können.
· Sie müssen selbst für die Sicherheit Ihrer Daten sorgen.
Im Kleinbetrieb müssen Sie diese Punkte ebenso beachten, es kommen aber noch einige wichtige Aspekte hinzu:
· Sie müssen möglichst sofort auf Kundenanfragen reagieren, damit die Kunden nicht zu anderen Anbietern wechseln (Beispiel: Handwerker).
· Sie müssen selbst Vorsorge schaffen für Urlaubs- und Krankheitszeiten und generell Ihre wirtschaftliche Existenz sichern.
· Sie müssen durch Datensicherungsmaßnahmen, Zugriffskontrollen und auch Zugangskontrollen dafür sorgen, dass sowohl Ihre betrieblichen Daten als auch der Betrieb selbst und die Arbeitsbedingungen sicher sind.
Für die Gestaltung und Organisation der Arbeit in Home Office oder Kleinbetrieb ist grundsätzlich auch zunächst die Art der Tätigkeit entscheidend.
Abb. 1: In jedem Kleinbetrieb gibt es andere Anforderungen: Für eine wie im Bild zu sehen alte Schlosserei gelten sicher andere Kriterien als für ein Home Office, zumal es sich hier um ein Gewerbe handelt.
2.2 Die Art der Tätigkeiten ist entscheidend
Wenn Sie im Home Office oder im Kleinunternehmen arbeiten, ist die Art Ihrer Tätigkeit entscheidend für Ihre täglichen Aufgaben und auch Ihre Organisation. Sie können dabei zwischen
· handwerklicher,
· kaufmännischer und
· künstlerischer
Tätigkeit unterscheiden. Je nachdem, ob Sie also auch selbst in Ihrem Betrieb „Hand anlegen“ müssen oder ob Sie „nur“ per Telefon und PC arbeiten, müssen Sie Ihre Organisation entsprechend einrichten. Dies reicht von der technischen Grundausstattung bis hin zur Herstellung der Erreichbarkeit.
Um einen Überblick zu bekommen, welche Ausstattung Sie benötigen und wie Sie Ihre Arbeit organisieren müssen, klären Sie zunächst die wichtigsten Kernfragen:
· Wann und für wen müssen Sie erreichbar sein?
· Haben Sie laufend Kundenverkehr?
· Reicht Ihnen die Kommunikation per Telefon, eMail und sozialen Netzwerken aus?
· Brauchen Sie „Ruhephasen“, in denen Sie komplett ungestört arbeiten können, um beispielsweise Angebote zu erstellen oder Konzepte auszuarbeiten?
· Können Sie Ihre Aufgaben klar umreißen und eingrenzen, oder wechseln diese immer wieder?
· Haben Sie feste Arbeitspartner bzw. Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die Sie führen müssen?
· Gibt es bestimmte Aufgabenverteilungen, die Sie einhalten müssen?
· Stehen feste Termine an, die Sie einhalten müssen? Oder gibt es immer wieder wechselnde Terminsetzungen, die von außen an Sie heran getragen werden?
· Haben Sie feste Zielsetzungen für Ihre Arbeit?
Wenn Sie diese Fragen für sich beantwortet haben, können Sie daraus ableiten, wie Sie sich selbst und Ihre Tätigkeit organisieren müssen: eher nach strikten Regeln oder etwas entspannter.
Und vergessen Sie gerade im Home Office die sozialen Aspekte nicht! Das folgende Kapitel durchleuchtet hierzu verschiedene Gesichtspunkte.
2.3 Soziale Aspekte
Als Freiberufler, Selbstständige oder mit Genehmigung der Firma im Home Office zu arbeiten bringt viele Vorteile: Von den entfallenden Fahrtkosten und -zeiten bis hin zur höheren Produktivität durch weniger Ablenkung als im Firmenbüro.
Die damit verbundenen Gefahren dürfen Sie aber nicht unterschätzen: Der fehlende Arbeitsweg kann dazu führen, dass Sie Ihren PC schon um 07:00 Uhr statt um 08:00 Uhr einschalten und auch später als in den Firmenräumen ausschalten. Darüber hinaus sind Sie leicht durch „Haushaltsaufgaben“ von Ihrer produktiven Tätigkeit abzulenken.
Mit folgenden Mitteln können Sie vorbeugen:
· Es hilft Disziplin und die Einrichtung eines festen Tageablaufes mit Pausenzeiten und Deadlines. Auf diese Weise können Sie auch der Gefahr der Überlastung und dem Burnout vorbeugen. Wenn Sie diese einhalten, kann eigentlich nichts schiefgehen.
· Allerdings dürfen Sie generell die soziale bzw. zwischenmenschliche Komponente nicht unterschätzen: Im Firmenbüro treffen Sie morgens auf Ihre Kolleginnen und Kollegen, nehmen am „Flurfunk“ teil und nutzen Unterbrechungen für den Plausch zwischendurch. All dies entfällt im Heimbüro.
Tipp!
Sorgen Sie daher dafür, dass der Kontakt mit anderen Menschen nicht zu kurz kommt. Dies kann zum Beispiel die Teilnahme an einem sozialen Netzwerk Ihrer Berufsgruppe sein oder der regelmäßige Kontakt mit Freunden und „Gleichgesinnten“ beim Sport oder anderswo. Planen Sie entsprechende Gelegenheiten fest ein.
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Als Grundlage für die effektive und erfolgreiche Arbeit im Home Office ist aber zunächst die richtige technische Infrastruktur entscheidend. Schauen Sie sich diese in den nächsten Kapiteln an!
2.4 Auf einen Blick
Das Arbeiten im eigenen Büro zu Hause unterscheidet sich in grundlegenden Dingen von einem Arbeitsplatz in einer Firma. Sie sind auf sich alleine gestellt und müssen sich um die technische Ausstattung oder Beschaffung von Materialen selbst kümmern. Auch von der Arbeitszeit wird oft mehr Flexibilität von Ihnen erwartet – und wenn diese nicht erbracht wird, sind Sie für Ihre Auftraggeber schneller und einfacher „zu ersetzen“ als ein festangestellter Mitarbeiter bzw. eine festangestellte Mitarbeiterin.
Dafür sind Sie in Ihrer Zeiteinteilung über den Tag flexibler und können Ihre eigentliche Arbeitszeit selbst sehr produktiv gestalten. Die Pflichtteilnahme an langatmige Sitzungen sind eher selten. In der Selbstständigkeit steht die Produktivität an oberster Stelle.
Achten Sie auf Ihre sozialen Kontakte, damit Sie in Ihrem Büro nicht „vereinsamen“. Hierfür sind die sozialen Netzwerke sowie weitere elektronische Dienste wie E-Mail und Internet-Foren sehr hilfreich.
