Читать книгу Деловой этикет. Правила поведения, общения, дресс-кода - Елена Вос - Страница 3

Виды карточек

Визитная карточка отражает контактную информацию о человеке или организации. В повседневном общении визитную карточку принято называть «визитка».

Информация на карточке содержит название компании и ее логотип, контактные данные: адрес, телефонный номер, факс, адрес электронной почты, мобильный телефон, скайп, а также фамилию и имя владельца, его должность, звания, ученую степень.

Визитная карточка часто используется не только для передачи контактных данных, но в целях рекламы. Чтобы ваша карточка отличалась от других визиток, особое внимание следует уделить ее цветовой гамме и дизайну, соответствующему предоставляемым услугам.

Многие оставляют обратную сторону визитки чистой, чтобы делать на ней в случае надобности пометки.

Визитная карточка передается деловым партнерам, клиентам, новым знакомым; она отражает имидж владельца, в связи с чем стоит особенно внимательно относиться к выбору дизайна, оформлению карточки и правилам ее вручения.

Стоит различать виды визитных карточек: личная, семейная, деловая визитка сотрудника или руководителя фирмы.

Личные карточки используются в дружеском, неформальном общении, оформляются в любом понравившемся владельцу стиле, содержат имя и удобный способ связи с владельцем.

На семейной визитке принято указывать имена супругов, при желании – детей. Указывать домашний адрес не принято, достаточно домашнего или мобильного номера телефона супругов. Подобная визитка часто украшается фотографией семьи или, например, домашнего любимца.

Визитная карточка человека, предлагающего профессиональные услуги в частном порядке (фрилансера), является разновидностью личной карточки. Указываются координаты, телефон, вид деятельности, время работы. Тематическое оформление карточки обычно отражает вид деятельности владельца.

Визитная карточка сотрудника фирмы, или деловая визитка, – стандартная карточка, принятая на данном предприятии. Деловая визитка содержит имя, отчество и фамилию сотрудника, его должность, название фирмы, адрес (юридический и фактический), телефон, факс, электронную почту, сайт компании.

Деловая визитка используется в бизнесе, вручается клиентам и партнерам на встречах и переговорах. Предпочтительно, чтобы деловая визитка была матовая, а не глянцевая.

В крупных фирмах и корпорациях внешний вид карточки для сотрудников разных отделов стандартизирован и она изготавливается с применением корпоративной символики и цветов.

Корпоративная визитная карточка призвана отразить информацию о компании, в связи с чем имя конкретного служащего на ней может быть не указано. На корпоративной карточке представлены информация о компании, виды деятельности и предоставляемых услуг, обозначаются все возможные виды связи: юридический и почтовый адрес, адрес офиса, контактные телефоны, факс, сайт компании. На обратной стороне часто предлагается схема проезда. Подобные карточки широко используются для рекламы на выставках и конференциях.

На визитной карточке депутатов любого уровня, а также государственных служащих может изображаться флаг и герб страны или региона.

В международном бизнесе рекомендуется иметь комплекты визитных карточек и на русском, и на иностранном языке, например на английском.

В странах Востока, в Японии и Китае будет оценено старание сделать визитные карточки на их родном языке. Не самым удачным решением является изготовление двусторонней визитки на двух языках.

Вручение

Визитную карточку вручают для продолжения общения и обмена контактами. Ее можно предложить самому: «Я оставлю вам свою визитную карточку» – или вручить по просьбе партнера: «Как мне с вами связаться?» – «Вы сможете ко мне обратиться по этим телефонам».

Не принято вручать визитную карточку незаинтересованному лицу, а также раздавать карточки всем участникам мероприятия.

Предложение об обмене визитками производится согласно субординации: сначала рассматривается статус, затем возраст и, наконец, гендерный признак. Младший вручает визитную карточку старшему, мужчина – женщине. На вручение карточки женщина может не отвечать. На встрече первыми вручают визитку хозяева, посетители предлагают свою в ответ.

Визитную карточку предпочтительно вручить лично, с глазу на глаз, иначе карточку придется предложить всем участникам разговора.

Не принято обмениваться визитками во время застолья. Исключением может стать деловая встреча или бизнес-ланч в ресторане, но и здесь рекомендуется вручить карточку после завершения трапезы, иначе партнеру придется прерывать трапезу, убирать полученную визитку и доставать свою.

Если вам вручили визитку, ее полагается внимательно рассмотреть и прочитать, а не убирать сразу в сумочку или визитницу. Можно сказать несколько слов, например о дизайне, или заметив не только телефон, но и адрес электронной почты: «Обязательно загляну на ваш сайт». Получая визитную карточку, следует поблагодарить партнера: «Спасибо, буду рад нашему дальнейшему сотрудничеству».

Вручающий визитку должен внятно, четко и неторопливо произнести свою фамилию, особенно если она написана на иностранном языке или вы представляетесь иностранцам. Получающий визитку должен внимательно вслушаться в произношение.

Если фамилия оказалась слишком трудной, попросите произнести ее еще раз: «У вас такое красивое, но трудное имя, будьте добры, произнесите его еще раз». Не стоит смущаться переспрашивать, намного хуже, когда вы обратитесь к человеку неправильно.

Визитные карточки не принято хранить в карманах, они быстро помнутся. Тем более неуважительно положить в карман только что полученную карточку. Чтобы визитки не рассыпались и сохраняли достойный вид, предпочтительно хранить их в специальной визитнице.

Согласно общим правилам, в ответ на предложенную карточку полагается предложить свою. В случае отсутствия визитной карточки допустимо, извинившись, сообщить, что у вас нет с собой визитки, и записать телефон на листе бумаги, однако представители бизнес-кругов, особенно из стран Востока, могут решить, что человек не заинтересован в сотрудничестве или относится к развитию отношений недостаточно серьезно.

Не полагается вручать личную визитную карточку в ответ на деловую или корпоративную, подвергая сомнению репутацию фирмы. Использование деловых визиток в личных целях допустимо.

Не принято использовать деловые визитки в светской жизни и вкладывать карточку с указанием должности в личный поздравительный букет или подарок, если только презент не преподносится от имени организации.

Если вы получили карточку, но не отдали свою, постарайтесь передать или отправить ее собеседнику в течение нескольких дней.

В случае, когда хозяин офиса или предприятия по какой-либо причине не вручил посетителю визитную карточку, а посетитель хотел бы оставить свои координаты, не стоит нарушать правила и вручать визитку хозяину первым, лучше оставить карточку у секретаря.

Визитную карточку также допустимо передать через одного из сотрудников, оставив ее с пометкой о цели вручения и положив ее в незапечатанный конверт.

Деловая визитная карточка, передаваемая через секретаря или посредника, вручается в незаклеенном конверте, в отличие от личной визитной карточки в светской жизни, конверт с которой заклеивается.

На визитку, доставленную по почте или с курьером, принято ответить в течение 24 часов. Может быть отправлена ответная визитка или письмо, допустим телефонный звонок.

На деловых визитках возможно предусмотреть в правом верхнем углу место для внесения надписи «для кого», в случае если владелец собирается рассылать визитки. Полагается также указывать повод ее отправления.

Пометки

Отправляя карточку по почте или с посыльным, на визитной карточке вы можете сделать целевые пометки. Допустимо сделать содержательные надписи, но в третьем лице: «Поздравляет с юбилеем», «Благодарит за поздравление».

При общении с зарубежными партнерами вы можете использовать принятые в странах Запада пометки. Это первые буквы французских слов, которые пишутся карандашом на оборотной стороне визитной карточки в левом нижнем углу.

• p.f. (рour fete) – поздравление. Ставится на визитке, прилагаемой к подарку или букету.

• p.p. (рour presentation) – для представления, заочное представление. Надпись для знакомства. В случае рекомендации в конверт с визиткой кладут рекомендательное письмо.

• p.r. (рour remercier) – с благодарностью. Выражение благодарности за полученный подарок, цветы, оказанную услугу или теплый прием.

• p.f.c. (рour faire connaissance) – удовлетворение знакомством. Визитка, отправленная после встречи, сообщает о заинтересованности в развитии отношений и взаимном сотрудничестве.

• p.p.c. (pour prendre conge) – по поводу прощания. Визитная карточка, отправляемая в случае невозможности попрощаться с партнерами лично перед отъездом.

• p.f.n.a. (рour fete Nouvel An) – с Новым годом. Благодарность и ответное поздравление с Новым годом.

• p.r.v. (рour rende visite) – ответ на приглашение, подтверждающий, что приглашение принято.

• p.f.f.n. (рour faire fete nationale) – по случаю национального праздника. Отражает уважение национальных традиций.

• p.c. (рour condoleances) – соболезнования. Карточка, отправляемая в связи с кончиной сотрудника или родственника, в приложение к букету цветов или вместо письма с соболезнованиями. Возможно в дни национального траура.

Получив визитную карточку с надписью p.r., p.p.c., допустимо оставить карточку без ответа. Ответ на визитную карточку с сокращениями p.c., p.f.c. – ответная визитка с буквами p.r.