Читать книгу Organización y montaje mecánico e hidráulico de instalaciones solares térmicas. ENAE0208 - Francisco Martín Antúnez Soria - Страница 20

El plan de trabajo consta de las partes siguientes:

1 Resumen o sumario ejecutivo.

2 Introducción y antecedentes (problemas).

3 Metas y objetivos (resultados).

4 Recursos e impedimentos (aportaciones).

5 Estrategia y acciones (de las aportaciones a los resultados).

6 Apéndices (presupuesto, calendario y otros).

Resumen o sumario ejecutivo

Se debe redactar en último lugar, y siempre tendrá que ser un sumario, no una introducción. El tamaño máximo es de dos párrafos que ocupen media página.

La introducción debe presentar el plan de trabajo, ya que no podemos poner introducciones largas, históricas y analíticas que desaniman o aburren a las personas encargadas de la instalación antes de que lleguen a la parte de planificación real del plan de trabajo. La introducción se debe limitar solo al material relevante, al periodo que abarca el plan de trabajo.

Introducción y antecedentes de la instalación

En un plan de trabajo breve, la introducción y los antecedentes se pueden combinar en un solo capítulo corto. En un plan de trabajo más extenso, será mejor, y es más probable que se lean, si se separan en dos capítulos.

Los antecedentes comienzan por una exposición lógica que lleva a la selección de los objetivos de la instalación solar que se pretenden conseguir durante el periodo correspondiente al plan. Esta sección incluye los problemas y cuestiones relevantes que se deben considerar durante dicho periodo.

Los antecedentes deben contar con:

1 Información recogida durante los seis meses previos, datos como incidencia solar, sombras, etc.

2 Cualquier cambio relevante en las condiciones del entorno que haya afectado al proyecto, o pueda hacerlo.

3 Cualquier efecto o resultado importante de las actividades del proyecto que exija cambios en el diseño de este proyecto. Cualquier otra referencia que justifique su elección de objetivos y resultados para el periodo planificado.

El documento del proyecto o cualquier otro documento que se utilice para justificar los objetivos definidos en su plan de trabajo pueden ser largos y abarcar muchos objetivos y resultados distintos. No es necesario referirse a todos ellos durante el periodo cubierto por el plan de trabajo. La sección de antecedentes del plan de trabajo tiene que incluir explicaciones lógicas de por qué ha elegido algunos de ellos y de por qué no ha incluido los otros.

En el plan de trabajo de la instalación no se debe copiar o repetir la información sobre los antecedentes que aparece en el proyecto o en la propuesta técnico-comercial, ya que esta información era útil para justificar el proyecto o programa en general, pero no para el segmento específico de tiempo de su plan de trabajo. En la sección de antecedentes, solo debe incluir la información o referencias específicamente vinculadas a los resultados y objetivos que desea lograr en el periodo que abarca el plan de trabajo.

Metas y objetivos

Una meta es amplia y general, la resolución del problema que se ha identificado. Una meta nunca puede conseguirse, o verificar que se ha conseguido, porque no es específica, finita, concreta o verificable. Por contra, una meta puede señalar un objetivo, porque este es más específico, es finito, tiene una fecha de conclusión y se puede verificar. Los objetivos se derivan de las metas y se generan a partir de ellas.

El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos. Mientras que los antecedentes explican la elección de los problemas a resolver, las metas definen las soluciones a estos problemas, y los objetivos son productos de las metas, más precisos, finitos y verificables.

Las metas del plan de trabajo, siendo soluciones a los problemas mencionados en la sección de antecedentes, deben especificarse en esta sección, y luego utilizarse para generar los objetivos específicos.

Los objetivos tienen que seleccionarse entre los objetivos del documento del proyecto, o deben derivarse de los nuevos problemas que hayan surgido y se hayan identificado en el anterior informe de progreso, descritos en la sección de antecedentes del plan de trabajo. Los objetivos se derivan de cada meta. Se deben escribir aquí, especificando la fecha prevista para su consecución dentro del periodo que abarca el plan de trabajo de la instalación.

No es necesario que incluya todos los objetivos expuestos en el documento del proyecto. Elija solo los objetivos que son relevantes para el periodo de tiempo que ocupa el plan de trabajo, tal y como se justifica en la sección de antecedentes (identificación de problemas).

Los objetivos elegidos para el plan de trabajo (o resultados, si son más específicos que los objetivos de los que derivan) son los elementos centrales de este plan. Proporcionan la justificación de las acciones a emprender y los costes de las mismas. Son el eje del plan de trabajo. Indican dónde quiere llegar al final del periodo abarcado por este plan de trabajo.

Recuerde

El plan de trabajo tiene que seguir una progresión lógica desde la introducción y los antecedentes hasta las metas y los objetivos.

Recursos y obstáculos

Al igual que en la introducción y los antecedentes, los recursos y obstáculos pueden constituir un capítulo o dos, dependiendo de la longitud total del plan de trabajo.

La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos. Se debe incluir también una corta descripción de cómo se planea superarlos.

La sección de recursos debe indicar qué aportaciones se han identificado para contribuir a la consecución de los objetivos determinados y seleccionados. No se debe insistir en los recursos financieros. En lugar de ello, se debe remitir al lector al apéndice que trata del presupuesto. Aquí se pueden incluir recursos que no sean necesariamente dinero de caja, como pueden ser: personal propio o cedido, colaboradores y/o asesores, bienes y equipos, etc., y en general, cualquier elemento susceptible de ser empleado para conseguir los objetivos identificados.

Recuerde

La sección de obstáculos debe prever cualquier restricción o impedimento que pueda dificultar la consecución de los objetivos.

Estrategia y acciones

Igual que las otras secciones dobles anteriores, las secciones de estrategia y acciones pueden conformar un solo capítulo o dos. Juntas explican cómo se pretenden convertir las aportaciones en resultados.

La sección de estrategia del plan de trabajo debe indicar cómo se quieren transformar sus recursos y superar los obstáculos, utilizando esas aportaciones concretas (recursos) para lograr los objetivos o conseguir los resultados.

En un plan de trabajo ideal, se señalan varias estrategias alternativas, se escoge una y se dan las razones para esta elección. El plan de trabajo puede ser corto, y dejar fuera las alternativas mencionadas. Es por esto que se debe decidir si conviene incluirlas o no.

De forma estricta, las acciones corresponden más a las aportaciones que a los resultados. Las acciones pertenecen en principio a la estrategia porque son las actividades que convierten aportaciones en resultados. Mientras que las metas y objetivos están entre los productos (los resultados) del proyecto, los recursos se encuentran entre las aportaciones (las inversiones) al proyecto.

Se debe mostrar claramente que la acción se deriva de la estrategia, lo que explica cómo las aportaciones se convierten en resultados. Cada acción indicada en esta sección debe estar relacionada con alguno de los resultados (objetivos, metas), y debe quedar claro cómo la acción descrita contribuirá a conseguir su objetivo correspondiente.

Aplicación práctica

El departamento técnico de la empresa instaladora INSTALACIONES SOLARES ESPAÑOLA S. A. (ISESA) está realizando un plan de trabajo en relación con el montaje de una instalación de energía solar tipo forzada en un edificio de viviendas. Algunos datos para la elaboración del mismo son los siguientes:

1 Tiempo de ejecución máximo: 30 días.

2 Redacción de documentación a clientes: información de producto terminado, garantía y revisiones.

3 Cumplimentación de cuestionarios de satisfacción por el cliente.

4 Elaboración/cumplimentación de documentos para Organismos Oficiales/Administraciones.

Sin embargo, el departamento técnico no tiene claro los conceptos de meta y objetivo. Se le solicita su ayuda para las siguientes cuestiones:

1 Aclare qué es una meta y qué es un objetivo.

2 Identifique las metas y objetivos de dicho plan en relación a los datos aportados.

SOLUCIÓN

1 La meta sirve para determinar los objetivos cuantitativamente y mostrar los logros alcanzados de los mismos relación a tiempo y cantidad. Y el objetivo expresa la acción concreta a realizar para alcanzar una meta, es decir, es la forma definida para lograr algo.

2 En base a lo expuesto en el enunciado, se puede definir:Metas:Ofrecer al cliente una instalación de energía solar forzada totalmente operativa.Realizar los documentos correspondientes.Objetivos:Realizar el montaje de la instalación en un plazo no superior a 30 días.Cumplimentar los documentos de: información de producto terminado, garantía y revisiones.Cumplimentar los cuestionarios de satisfacción.Elaboración/cumplimentación de documentación oficial.

Apéndices, incluyendo presupuesto y calendario

El propósito de los apéndices, ahora, es complementar el texto, es decir, proporcionar los detalles que apoyan el argumento que se expone. Los presupuestos y calendarios están entre estos detalles.

El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice, no en el texto principal de este plan. Aunque es importante, no es parte del argumento del plan de trabajo, sino una lista de detalles que apoya este argumento. Puede constituir un primer apéndice.

Cada uno de los puntos del presupuesto debe estar relacionado con uno o más objetivos (resultados). Algunos de los elementos del presupuesto se tienen que dividir arbitrariamente entre los diferentes resultados, puesto que son necesarios para todos ellos. No se puede incluir ningún elemento al presupuesto que no esté relacionado con alguna parte del texto del plan de trabajo.

El calendario del plan de trabajo es opcional. Algunos coordinadores creen que deben planificar cada día del periodo. Lo que se recomienda aquí es que se listen en orden las fechas de conclusión de cada uno de los objetivos (o resultados) deseados, y que se conceda a cada uno una cantidad de tiempo razonable. Por ejemplo, un objetivo puede concluirse dentro de una semana concreta. Esto es un periodo flexible y razonable. En consecuencia, las fechas para emprender las acciones son opcionales.

Donde sea necesario, dentro del texto, debe referirse al apéndice correspondiente. No hay que adjuntar apéndices que el texto no mencione. En resumen, los apéndices proporcionan los detalles necesarios, pero se ponen al final del plan de trabajo, donde no entorpecen la lectura ni la continuidad de la argumentación general, ni la conexión de cada capítulo de los arriba descritos con el siguiente.

Recuerde

El presupuesto del plan de trabajo debe colocarse en un apéndice, no en el texto principal de este plan.