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Wie wird man Persönlicher Referent?

Im Allgemeinen gibt es für diese Tätigkeit zwei Einstiegsmöglichkeiten: Oft bringt ein Minister einen Teil seiner engen Mitarbeiter mit. Sie sind zumeist Parteimitglieder oder frühere Assistenten und werden sodann im Ministerium mit entsprechenden Aufgaben betraut. Das hat zwar einerseits den Vorteil, dass damit das notwendige Vertrauen von Anfang an gegeben ist, auch wenn sich damit die Problematik von zuviel parteipolitischem Einfluss erhöht. Vor allem ist aber auch kritisch anzumerken, dass ein solcher gänzlich neuer Persönlicher Referent das Ministerium zumeist nicht kennt und oft auch nicht die notwendige Verwaltungserfahrung hat. Insofern spricht einiges dafür, dass ein Persönlicher Referent stattdessen von der Personalabteilung des Ministeriums ausgewählt und – zumeist zusammen mit anderen Kandidaten – vorgeschlagen wird. Dann hätte der Minister nach entsprechenden Gesprächen eine Wahl zu treffen. Dabei spielt eine Parteizugehörigkeit im Idealfall keine Rolle, und so gehörte auch ich seinerzeit keiner Partei an.

Im englischen System ist es offenbar so, dass ein Minister nur einen einzigen persönlichen Berater mitbringen darf und er im übigen das gesamte Ministerium ohne weitere Veränderungen übernimmt. Das ist bei uns bekanntlich anders, und daher werden bei einem Regierungswechsel die meisten Staatssekretäre sowie Ministerialdirektoren in den einstweiligen Ruhestand versetzt, in dem sie zumeist auch verbleiben. Daneben werden bei einem Regierungswechsel enge Mitarbeiter des Ministers woanders beschäftigt (wie z. B. Pressesprecher) oder verlassen von sich aus das Ministerium. Allerdings sind die personellen Veränderungen bei uns auch nicht so umfassend wie beispielsweise in der US-Verwaltung. Dort findet auch selbst dann zumeist ein tiefgreifender personeller Wechsel statt, wenn ein Präsident aus derselben Partei kommt wie sein Vorgänger. Dabei herrscht zumeist eine Grundhaltung vor, vieles von dem in Frage zu stellen oder bewusst das Gegenteil von dem zu entscheiden, was der Vorgänger oder seine Regierung im Einzelnen vertreten hatten. So werden auch immer wieder internationale Verträge oder Abkommen in Zweifel gezogen, was die weltweite Zusammenarbeit und Kontinuität nicht einfacher macht.

Insgesamt ist anzumerken, dass für einen Persönlichen Referenten neben einer fachlichen Qualifikation vor allem das persönliche Vertrauen des Ministers die entscheidende Rolle spielt, wobei eine gewisse landsmannschaftliche Verbundenheit nicht schaden kann. Wenn zwischen beiden die notwendige »Chemie« nicht stimmt, ist eine dauerhafte Zusammenarbeit kaum möglich und ein baldiger Wechsel angezeigt. Im umgekehrten Fall führen gute Beziehungen oft dazu, dass man länger in der Position bleibt, als man eigentlich möchte, weil der Minister zumeist personellem Wechsel – als für ihn unbequem – ablehnend gegenübersteht.

Was sind die Aufgaben eines Persönlichen Referenten?

Auch wenn es eine Gemeinsame Geschäftsordnung der Bundesministerien gibt, so ist dort die spezielle Aufgabe eines Persönlichen Referenten nicht beschrieben und ergibt sich in ihrer Vielfalt eigentlich von selbst. Die oft neidvollgehässige Bezeichnung »Kofferträger« umschreibt daher nur eine Kurzform, obwohl diese Funktion beim amerikanischen Präsidenten eine zusätzliche Bedeutung hat. Dort trägt bekanntlich ein hoher Begleitmilitär den Koffer mit dem nuklearen Befehls-Code ständig mit sich.

Abgesehen von diesem Sonderfall des »Atomkoffers« ist ein Persönlicher Referent aber praktisch ein »Mädchen für alles«. Das reicht von der Sichtung von Ministervorlagen bis zur Besucherbetreuung sowie Organisation von Veranstaltungen innerhalb und außerhalb des Ministeriums. Dazu zählt auch und zuvörderst die Vorbereitung von Reisen, was sorgfältige Planung in Anspruch nimmt, bei der oft das Auswärtige Amt mit eingeschaltet ist.

Während der Reisen, besonders im Flugzeug, enthält der Koffer neben Konferenzunterlagen, Redetexten usw. auch ganz triviale Sachen wie Locher (um die letzten Akten noch einzuordnen), Marker zum Hervorheben, Heftklammern sowie leere Blätter für wichtige Notizen des Ministers usw. Es sei noch erwähnt, dass für eine solche Position naturgemäß ausreichende Sprachkenntnissse, vor allem englisch-amerikanische, unerlässlich sind. Die Auswahl von Gastgeschenken stellt ein weiteres wichtiges Tätigkeitsfeld dar, wie auch passende Menü-Vorschläge für offizielle Essen des Ministers, bei denen auch religiöse oder vegetarische/vegane und allergische Beschränkungen des Gastes zu beachten sind.

Kurzum, alles, was der Entlastung des Ministers und der Vorbereitung seiner vielfältigen Funktionen innerhalb und außerhalb des Ministeriums dient, obliegt – im Benehmen mit dem Leiter des Ministerbüros – dem Persönlichen Referenten, und er darf dabei nichts Wichtiges übersehen, was beim hektischen Tagesgeschäft besondere Sorgfalt erfordert. Ein solcher Mitarbeiter ist letztlich dem Minister allein verantwortlich und nicht Teil der üblichen Hierarchie eines Ministeriums. Hinzu kommt, dass für viele Tätigeiten die Ministeriumsverwaltung ungeeignet (z. B. bei Beileidsschreiben) oder bei Eilsachen oft zu langsam ist.

Es ist unerlässlich, dass auch die physische Belastbarkeit enorm ist und eine gute Konstitution verlangt; denn als Persönlicher Referent kann man nach Rückkehr von einer langen Auslandsreise mit dem Minister nicht einfach zuhause bleiben, um den Jetlag zu überwinden; sondern muss unmittelbar nach der Rückkehr wieder mit vollem Einsatz Schreibtischarbeit leisten und den inzwischen angehäuften Aktenstapel abarbeiten, von der Vorbereitung neuer Dienstreisen ganz zu schweigen.

Ein derart tätiger Mitarbeiter hat praktisch wenig Privatleben. Daher ist es verständlich, dass ich in meinem Fall nach einem Jahr ernsthaft darum bat, eine andere Funktion auszuüben, was mir nach einigem Insistieren durch eine Beschäftigung bei der EWG in Brüssel auch gelang. Da aber in Bonn der Minister mich offenbar vermisste, wurde ich nach einem halben Jahr nach Bonn zurückbeordert. Darin zeigt sich ein gewisses Dilemma zwischen einerseits einer gewissen Eigensüchtigkeit des Ministers, der ungern einen ihm genehmen Mitarbeiter gehen lässt, und andererseits dem Persönlichen Referenten, der sich gern wieder »freischwimmen« möchte, aber sich durch seine Unentbehrlichkeit letztlich selbst schadet.

Als junger Regierungsrat fühlte ich mich damals durch den Rückruf aus Brüssel geschmeichelt und diente darauf meinem Minister für weitere Jahre in diesem anstrengenden Amt, ohne dass sich das beruflich allzusehr auszahlte, weil der Minister – anders als manche Kollegen (z. B. im Auswärtigen Amt) – bei »belohnenden Beförderungen« engerer Mitarbeiter sehr zurückhaltend war. Man denke hierbei mit Blick auf das AA als Beispiel nur an Kinkel, der letztlich vom Beamten bis zum Außenminister aufstieg.

Neben den konventionellen Aufgaben in einem Ministerbüro ist ein Persönlicher Referent zuweilen auch für skurrile Vorkommnisse »zuständig«, z. B. wenn der Pförtner von einer Besucherin berichtet, welche sich als die wahre englische Königin ausgibt. In diesem Fall kann man ja schlechterdings nicht die Polizei rufen und die Dame »abführen« lassen, sondern muss sich etwas Zeit für ein Gespräch und einen Kaffee nehmen, bis sie von allein das Gebäude wieder verlässt. Wenn zur Weihnachtszeit einige Botschaften ihre mehr oder minder passenden Gastgeschenke abliefern, muss man halt – in Kontakt mit Altersheimen usw. – sehen, wo der Sack Kaffee oder ein Haufen Apfelsinen hingebracht werden können.

Auch das kann passieren: Eines Tages besuchte mich ein bekannter Bonner Fotograf. Er zeigte mir ein Foto von einem Empfang vom Vortag, auf dem der Minister zusammen mit einem ihm unbekannten Herrn abgebildet war. Der Fotograf fragte mich, ob das vielleicht der neue sowjetische Botschafter Falin sei, was ich verneinte. Als er dann erfuhr, dass ich der Unbekannte auf dem Foto war, übergab er es mir mit der Bemerkung, dann sei es für ihn nicht interessant. Fürwahr eine ehrliche, wenn auch nicht notwendigerweise schmeichelhafte Antwort.

Zu den unkonventionellen, aber wichtigen Aufgaben eines Persönlichen Referenten gehören auch Nachrufe für verstorbene Persönlichkeiten, die manchmal nicht einfach zu verfassen sind und für die – wie bereits erwähnt – der normale Beamtenapparat eines Ministeriums zumeist nicht geeignet ist. Als Beispiel sei der Tod eines sehr bekannten Industriellen genannt, an dessen Würdigung durch den Wirtschaftsminister kein Weg vorbeiführte. Nun kam aber hinzu, dass der Verstorbene während des Krieges eine führende Rolle in der deutschen Rüstungsindustrie spielte und deshalb in den Nürnberger Prozessen zu einer mehrjährigen Haftstrafe verurteilt worden war. Bei einem solchen Nachruf sah sich also ein sozialdemokratischer Wirtschaftsminister Beschränkungen ausgesetzt. Ich suchte daher für den Nachruf den Kontakt eines versierten Kollegen und lernte, dass es im Auswärtigen Amt jemanden gab, der solche Kondolenzschreiben hauptberuflich verfasste. Als ich ihn anrief, erwiderte er spontan: »Auch das noch. Ihr Minister hat mir gerade noch gefehlt; denn ich muss bereits Nachrufe schreiben für meinen Minister, den Bundeskanzler sowie den Bundespräsidenten.« Da sah ich mich also allein auf weiter Flur und hatte für den Entwurf weitestgehend die Verantwortung.