Читать книгу Zeitmanagement & Organisation mit Outlook - Termine, Mails und Abläufe mit Outlook im Griff - Für die Microsoft Outlook Versionen 2010-2016 - Gabriela Bergantini - Страница 7

Vertrauen Sie Ihre Aufgaben und Ziele Outlook an. Es ist ein sehr befreiendes Gefühl, wenn man die Gedanken in Outlook abladen kann – besonders, wenn man weiß, dass unser Kurzzeitgedächtnis nicht sehr zuverlässig ist.

Drei Viertel der Anwender arbeiten nur mit dem E-Mail-Teil von Outlook, was sehr schade ist. Mit Outlook kann man wunderbar eine Schaltzen­trale erstellen, die hilft, den Überblick zu bewahren.

Haben Sie gewusst: Pro Tag haben Sie ca. 50.000 Gedanken, die in Ihrem Hirn herumschwirren. Man unterscheidet zwischen bewusstem und unbewusstem Gedächtnis. Das bewusste Gedächtnis hat leider nur eine ­limitierte Kapazität. Ein normaler Mensch kann sich im Schnitt an vier ­Dinge bewusst erinnern. Das unbewusste Gedächtnis hat keine Limits und kennt leider auch keine Deadlines.

Bewusstes und unbewusstes Gedächtnis.

Vor Kurzem wurde ich wieder an die Grenzen des bewussten Gedächtnisses erinnert. Ich reiste mit dem Zug zu meinem Kunden. Ich musste das Ticket entwerten, eine Gratiszeitung mitnehmen und die Post einwerfen. Die Post trug ich den ganzen Tag mit mir herum. Ich hatte eine Schlagzeile in der Gratis­zeitung gelesen, und schon wurde der Gedanke »Post einwerfen« verdrängt. In einem Artikel las ich, dass man sich in diesem Fall noch keine Sorgen machen muss, dement zu werden. Dass man hin und wieder etwas vergisst, ist ganz normal. Sorgen muss man sich erst machen, wenn man seine Schuhe sucht und diese dann am nächsten Tag im Kühlschrank findet.

Aus diesem Grund ist es wichtig, die Informationen niederzuschreiben. Die Outlook-Aufgaben eignen sich hervorragend als Sammelstelle. Erfassen Sie alles, woran Sie sich erinnern müssen, in den Aufgaben. Verschwenden Sie keine Energie damit, sich an Sachen im Kopf zu erinnern. Von Albert Einstein wird erzählt, dass er sich nicht einmal an seine ­eigene Telefonnummer ­erinnern konnte. Darauf angesprochen, erwiderte er: »Warum soll ich damit Energie verschwenden? Ich kann meine Telefonnummer jederzeit nachschauen.« Recht hat er! So bleibt der Kopf frei für wichtige Sachen. Wenn Sie Hirntraining machen wollen, lernen Sie lieber eine Sprache oder machen einen Compu­terkurs.

Wenn der Kopf frei ist, kommen Ihnen vielleicht ganz interessante Ideen, die Sie sonst nicht hätten. Sie können nicht kreativ sein, wenn jede Minute verplant ist. Verwenden Sie die gewonnene freie Zeit zum Beispiel für einen Traumtag. Gehen Sie in die Natur, und lassen Sie Ihren Gedanken freien Lauf. Sie werden erstaunt sein, welche Ideen Sie auf einmal haben werden.

Erfassen Sie auch Ihre privaten Ziele. Heutzutage erlauben es die meisten ­Firmen, Outlook auch für private Termine und Aufgaben zu verwenden. Überprüfen Sie das Nutzungsreglement Ihrer Firma, und stellen Sie fest, in welchem Rahmen die private Nutzung erlaubt ist.

Verwenden Sie nun etwa zehn Minuten, um Ihren Kopf zu leeren. Erfassen Sie alles, woran Sie denken müssen, in den Outlook-Aufgaben. Kümmern Sie sich momentan noch nicht um Kategorien, Fälligkeiten oder Prio­ritäten. Hier ein paar Ideen, falls Ihnen gerade nichts in den Sinn kommt:

•Telefonate, die Sie erledigen müssen.

•Besorgungen, wie zum Beispiel Katzenfutter oder Stereoanlage kaufen.

•Meetings vorbereiten.

•Dokumente erstellen (Angebote, Protokolle etc.).

•Nachfassen bzw. Statusberichte einholen.

•Wünsche und Ziele.

•Kurse, die Sie besuchen möchten.

•Administration (Spesen einfordern, Stunden erfassen, Rechnungen schreiben).

•Geräte reparieren lassen.

Legen wir los:

1.Aktivieren Sie die Aufgaben.

Aufgabenbereich aufrufen.

In diesem Buch verwenden wir intensiv die verschiedenen Ansichten. Je nach Aufgabe stehen optimierte Darstellungen zur Verfügung. Im Register Ansicht können Sie die Ansichten aufrufen.

Register »Ansicht«

2.Wechseln Sie in die Ansicht Einfache Liste. Sie finden die Ansicht in der Ansichten-Leiste. Anschließend klicken Sie auf das Symbol Ansicht ändern.

Ansicht »Einfache Liste«.

Es gibt standardmäßig zwei Bereiche: Vorgangsliste und Aufgaben.

Aufgaben:

Dabei handelt es sich um Outlook-Aufgaben.

Vorgangsliste:

Zusätzlich zu den Outlook-Aufgaben sehen Sie Aktivitäten, die mit anderen Programmen (SharePoint, OneNote etc.) erstellt wurden.

3.Erfassen Sie die Aufgabe im Feld AUFGABENBETREFF und bestätigen Sie mit . Die Aufgabe wird unten in der Liste angezeigt. Die erfassten Aufga­ben werden automatisch der Kategorie Keine Angabe zugeordnet. Kategorien lernen Sie später in diesem Buch kennen.

Eine Aufgabe erfassen.

Wir verfolgen hier das Ziel Fitness verbessern. Erfassen Sie dazu ein paar Aufgaben:

Fitnessaufgaben.