Читать книгу Zeitmanagement & Organisation mit Outlook - Termine, Mails und Abläufe mit Outlook im Griff - Für die Microsoft Outlook Versionen 2010-2016 - Gabriela Bergantini - Страница 8

3. Den Überblick über die Aufgaben behalten

In diesem Kapitel zeige ich Ihnen, wie Sie mit Outlook Ihre täglichen Arbeiten organisieren können. Ich selbst nutze dieses System schon seit einigen Jahren und kann nicht mehr darauf verzichten. Wenn Sie dieses System übernehmen, dann werden Sie nichts mehr vergessen und Ihre Aufgaben viel effi­zienter erledigen. Dadurch sparen Sie viel Zeit und Geld, weil Sie Leerläufe und Fehler vermeiden, die sehr viel Aufwand erfordern, um korrigiert zu werden. Sie können beruhigt in die Ferien gehen, weil Sie die Gewissheit haben, alles im Griff zu haben. Sie werden in Outlook Ihre Ziele und Aufgaben bzw. Aktionen erfassen. Dadurch wissen Sie immer, wo Sie stehen.

Der Unterschied zwischen Zielen und Aktionen

Die Ziele und Tätigkeiten müssen natürlich zuerst einmal erfasst werden. In einem ersten Schritt definieren wir, was ein Ziel und was eine Aktion ist. Das wird sehr oft verwechselt. Das Ziel ist das Ergebnis, das Sie erreichen möchten. Aktionen sind die Aufgaben, die Sie erledigen müssen, um Ihr Ziel zu erreichen. Ein Ziel beinhaltet meistens mehrere Aktionen.

Dazu ein Beispiel: Im Badezimmer muss eine defekte Glühbirne ausgewechselt werden. Wenn Sie ohne Vorbereitung in den Laden stürmen und die erstbeste Birne kaufen, dann werden Sie zu Hause höchstwahrscheinlich feststellen, dass Sie die falsche gekauft haben. Sie müssen nochmals in den Laden, um den richtigen Leuchtkörper zu kaufen. Das kostet Zeit und Geld. Wenn Sie zuvor ein paar Überlegungen anstellen, kommen Sie besser an Ihr Ziel, wieder Licht im Badezimmer zu haben. Zuerst definieren Sie das Ziel: Sie möchten wieder Licht im Badezimmer haben, um nicht mehr im Dunkeln zu stehen. Anschließend überlegen wir uns, mit welchen Aktionen Sie dieses Ziel erreichen können:

1.Wahrscheinlich müssen Sie zuerst eine Leiter organisieren, damit Sie überhaupt den defekten Leuchtkörper erreichen können.

2.Anschließend entfernen Sie die Glühbirne, um herauszufinden, welchen Typ Sie kaufen müssen.

3.Sie gehen in den Laden und kaufen den korrekten Artikel.

4.Wenn Sie wieder zu Hause sind, setzen Sie die Birne ein. Damit haben Sie also Ihr Ziel erreicht.

Ziele und Aktionen.

Aktionen dürfen keine Abhängigkeiten haben. In unserem Beispiel muss »Leiter organisieren« die erste Aktion sein, weil Sie nur mit einer Leiter die Glühbirne erreichen können – es sei denn, Sie sind über zwei Meter groß.

Übung: Ziele definieren

Nehmen Sie sich nun einen Moment Zeit, um Ihre Jahresziele zu überdenken, und geben Sie diese in den Outlook-Aufgaben ein. Denken Sie daran, dass ein Ziel folgende Punkte erfüllen muss: Ein Ziel muss motivierend, messbar und machbar sein. Das Ergebnis des Ziels muss klar definiert werden. Was wollen Sie wirklich erreichen?

•Ein Ziel wird längerfristig realisiert.

•Normalerweise benötigen Sie diverse Ressourcen. Ich benötige zum Beispiel jemanden, der dieses Buch durchlesen wird und Fehler korrigiert. Ich brauche einen Verlag, der das Buch veröffentlicht.

•Ein Ziel wird in mehrere unterstützende Projekte, auch Etappenziele genannt, unterteilt. Beispiel: Kunden akquirieren. Dazu braucht es zuerst das Projekt »Werbebroschüre erstellen«. Anschließend das Projekt »Werbe­veranstaltung organisieren« etc.

•Ziele haben eine Deadline. Falls nicht, setzen Sie sich selbst eine. Ein weiteres Phänomen ist, dass man immer so viel Zeit braucht, wie man hat (Parkinsonsches Gesetz), darum setzen Sie sich Grenzen.

Hier ein paar Beispiele von geschäftlichen Zielen:

•Den Umsatz um 15 % steigern.

•Zehn neue Kunden akquirieren.

•Eine Ausbildung in Angriff nehmen.

•Die Zusammenarbeit im Team verbessern.

•Einen Messestand bei einer relevanten Messe planen.

Persönliche Ziele:

•Dreimal in der Woche ins Fitnessstudio gehen.

•Sechs Monate auf eine Weltreise gehen.

•Das Badezimmer renovieren.

Ziele lassen sich nachweislich besser erreichen, wenn man sie aufschreibt und ihren Fortschritt schriftlich verfolgt. Und genau dazu können Sie Outlook verwenden.

Man hört in diesem Zusammenhang immer wieder von der Harvard-­Studie, die sich damit beschäftigt, ob es etwas bringt, sich Ziele zu setzen. Kurz zusammengefasst, geht es um Folgendes: Diese Fakultät hat ihre Studenten in drei Gruppen unterteilt: Gruppe 1 hat sich keine Ziele gesetzt. Gruppe 2 formulierte Ziele, aber nur mündlich. Gruppe 3 legte ihre Ziele schriftlich fest. Die Studenten wurden in die Arbeitswelt entlassen.

Nach ein paar Jahren wurde überprüft, wie erfolgreich die Studenten beim Erreichen der Ziele waren. Man tat dies, indem man ihre Gehälter analysierte. Gruppe 2 verdiente schon einiges mehr als Gruppe 1. Mit Abstand am ­meisten, Sie ahnen es sicher, verdiente Gruppe 3. Die übertraf Gruppe 2 um ein Vielfaches.

Diese Harvard-Studie ist aber ein Mythos. Ich habe sie im Internet nicht gefunden. Stattdessen habe ich aber eine andere Studie gefunden, die zum gleichen Ergebnis kam. Gail Matthews von der Dominican University of California hat diese Studie durchgeführt: http://www.dominican.edu/academics/ahss/psych/faculty/fulltime/gailmatthews/researchsummary2.pdf. Es lohnt sich also auf jeden Fall, Ziele aufzuschreiben.