Читать книгу Искусство управлять музеем - Геральд А. Матт - Страница 14

«Организация» может иметь множество значений. «Организация» может быть определена как социальная единица, которая преследует долгосрочные цели. Это может быть бизнес, госинститут или некоммерческое учреждение. «Организация» также может быть определена как формальная структура учреждения, и, наконец, «организация» также может означать структурирование процессов.

Организация означает, что структуры, процессы и связь должны быть сконструированы таким образом, чтобы как персонал, так и материальные ресурсы могли использоваться как можно выгоднее и эффективнее. Организация не означает раздутую бюрократию; напротив, это означает упорядочивание, координацию и интеграцию, и именно она в конечном итоге делает возможным эффективное достижение целей.

Организация также не ограничивается рисованием диаграмм и абстрактным определением процессов, а, скорее, направлена на то, чтобы адаптировать поведение отдельных сотрудников к требованиям организации.

В дополнение к формальным организационным структурам, которые регулируют операционные процессы и могут быть определены в руководстве компании, неформальные каналы связи и процессы принятия решений также играют решающую роль. Неофициальные процессы всегда будут существовать наряду с формальными правилами и положениями, дополняя или изменяя их в интересах творчества и прагматизма. Однако чрезмерные отклонения должны сигнализировать администрации музея и приводить к тому, чтобы быстро синхронизировать ситуацию, чтобы обеспечить эффективность и управляемость организации.

2.6.1. Структурная организация

Структурная организация формирует социальный субъект в функциональные подразделения и определяет формальные методы общения. Эти структуры представлены в виде организационной схемы. Теория управления бизнесом предлагает различные критерии для такого структурирования.

Недавние исследования больше не рассматривают организации исключительно как иерархически структурированные организации, а скорее как сети с разнообразными связями и каналами связи, как внутренними, так и внешними.

В зависимости от наличия единого или множественного подчинения теория управления бизнесом различает однолинейные, многолинейные, линейно-штабные, матричные и проектные организационные системы.

Однолинейные организации

Эта система характеризуется тем, что каждый подчиненный блок получает инструкции только от более высокого ранга. Это гарантирует единообразие при назначении задач и компетенций. Организации, использующие однолинейную систему, легко понять, и их полномочия и структуры контроля четко определены. Однако это приводит к тому, что верхние иерархии становятся немного перегруженными, что может повлиять на качество при принятии решений. В крупных организациях каналы связи становятся длинными и громоздкими, поскольку горизонтальные коммуникации и координация не предусмотрены. Однолинейная система громоздка, что является недостатком, который растет по мере увеличения размера компании.

Меньшие музеи с небольшим количеством сотрудников обычно организуются в соответствии с однолинейной системой. С увеличением числа проектов и задач, которые должны быть объединены в сеть по горизонтали, эта система больше не кажется полезной.

Многолинейные организации

В этой системе каждая подчиненная позиция имеет несколько позиций более высокого ранга, что приводит к множественным подчинениям. Начальникам разрешено выдавать директивы, относящиеся к определенным задачам. В многолинейной системе каналы связи короче, те, кто участвует, более гибки в решении проблем, а давление на управляющую верхушку снижается. Однако конфликты в подобного типа организациях более вероятны, так как существует риск противоречивых директив – передача ответственности может привести к проблемам. Существует значительная потребность в коммуникации и координации. Например, руководители производства могут находиться под надзором кураторов в отношении выставочных проектов и под надзором администрации в отношении общих задач. Чистые одно- и многолинейные системы редко встречаются на практике.

Линейно-штабные организации

Внедрение штабов – аналитических групп – в линейную систему означает, что информация, консультации или контроль осуществляют один или несколько отделов. Штабы не имеют права отдавать директивы линейным отделам. Преимущество линейно-штабной системы заключается в том, что специалисты снимают давление со стороны отделов. Когда каналы связи четко определены, это повышает качество принятия решений. Слабые стороны можно увидеть в конфликтах компетенций между линейными отделами, фильтрации информации (полномочия штабов) и изоляции штабов.

Линейно-штабные системы распространены в музеях и выставочных домах, которые изначально были структурированы как линейные системы и уже подверглись реорганизации в связи с расширением. Для поддержки и облегчения линейной системы в некоторых подразделениях организационной структуры создаются штабы. Например, у директора Музея Гуггенхайма есть личный помощник, который отвечает за международные стратегии расширения и международное спонсорство в качестве сотрудника вне линейной системы. В Kunsthalle Wien был создан временный отдел «Строительство» для поддержки директора в планировании и создании нового здания музея в Вене. Его курировал инженер, который мог получить доступ к отдельным специализированным отделам, организованным в рамках этой линии.

Матричные организации

Матричная система является результатом наложения функциональных и предметно-ориентированных организационных конфигураций, что создает достаточно сложную структуру. Она эффективна в очень крупных организациях и поэтому встречается только в очень больших музеях. Преимущества матричной организации – большая гибкость по сравнению с однолинейными и многолинейными системами и высокий потенциал решения проблем, несмотря на размер компании. Недостатками являются более высокая тенденция к конфликтам из-за дублирования организационных структур с множественным распределением компетенций. Примером могут служить филиалы Музея Гуггенхайма в Нью-Йорке, Венеции и Бильбао.

Проектные организации

В отличие от матричной системы, проектная система более гибкая и всегда может быть переопределена, что имеет смысл для небольших компаний. Эта особая структурная форма оказалась особенно эффективной для крупных проектов (которые, как правило, представляют собой музейные выставки), которые проводятся параллельно существующей первичной организационной системе. Сотрудники, участвующие в проекте, подчиняются непосредственно руководителю проекта, который несет ответственность за обеспечение эффективного сосуществования двух организационных систем. Это может быть куратор или менеджер по производству, который получает необходимые ресурсы от соответствующих департаментов; таким образом, директор музея определяет доступный персонал и финансы (например, человеко-часы для техников). Менеджер проекта отвечает за содержание и бюджет проекта. Проекты характеризуются их ограниченной продолжительностью, сложными, но ограниченными задачами, а также определенными целями и затратами.