Читать книгу Handbuch Schulpsychologie - Группа авторов - Страница 111

Für die Schulpsychologinnen und Schulpsychologen bestehen in aller Regel keine Dokumentationspflichten, die über die allgemeinen Dokumentationspflichten im öffentlichen Dienst hinausgehen. Traditionell fertigen Schulpsychologen Sitzungsmitschriften an, die bisweilen recht ausführlich sein können. Der Umfang der Dokumentation ist wie auch anderen psychologischen Tätigkeitsfeldern nicht näher vorgegeben, sondern richtet sich nach der Zweckverfolgung, also danach, zu welchem Zweck und inwieweit Beratungsinhalte schriftlich fixiert werden müssen (Optimierung der eigenen Arbeit, Rechenschaft gegenüber der Klientin bzw. dem Klienten oder – im Rahmen des schweigepflichtsrechtlich Zulässigen – Information weiterer Beteiligter). Schulpsychologinnen und Schulpsychologen haben hierbei einen gewissen Beurteilungsraum. Geht es z. B. nur darum, ob und inwieweit man sich etwas notiert, um sich in der nächsten Sitzung daran erinnern zu können, kann der dafür nötige Umfang der Dokumentation subjektiv unterschiedlich ausfallen.

Bisweilen werden Sitzungsmitschriften noch handschriftlich gefertigt. Die Schweigepflicht und das Verwaltungsrecht gebieten, diese Aufzeichnungen so aufzubewahren, dass die Kenntnisnahme unbefugter Dritter möglichst ausgeschlossen ist. Wer außer der Schulpsychologin bzw. dem Schulpsychologen selbst in diese Sitzungsmitschriften Einsicht nehmen darf bzw. Zugriff nehmen darf, richtet sich danach, ob diese Person Mitwirkende ist (s. o.) oder ob eine ausdrückliche oder ausnahmsweise konkludente Schweigepflichtsentbindung oder eine gesetzlich geregelte Befugnis vorliegt (s. o.). Demnach ergibt sich in der Praxis, dass die Sitzungsmitschriften entweder im Zimmer des Schulpsychologen, mindestens aber einrichtungsintern verwahrt werden.

Vielfach dürfte aber zusätzlich die Anforderung bestehen, die schulpsychologischen Tätigkeiten im Computer bzw. auf elektronischen Medien zu dokumentieren, wobei dann handschriftliche Sitzungsmitschriften wohl in der Regel zusammengefasst werden. In der Bestrebung, die digitale Verwaltung über technisch zentralisierte Strukturen laufen zu lassen, steigert sich die Aufgabe, den behördeninternen Datenschutz für Berufsgeheimnisse durch ein transparentes, eng geregeltes Zugriffsrechtemanagement abzusichern.

An elektronische Akten bzw. deren Datenschutz sind insofern hohe Anforderungen zu stellen, als es einerseits typischerweise um hochsensible Daten der Klientinnen und Klienten geht und andererseits typischerweise in Einrichtungen die Datenverarbeitung vernetzt ist, ohne dass der Datenzugriff dritter Personen für die aus ihrer beruflichen Schweigepflicht heraus persönlich verantwortlichen Schulpsychologinnen und Schulpsychologen transparent ist. Es gehört daher zu den üblichen Problemen von Psychologinnen und Psychologen in Einrichtungen, sich bei EDV-Beauftragten und Vorgesetzten als Bedenkenträger unbeliebt zu machen, weil ein scheinbar übertriebener Datenschutz verlangt und vergewissert wird.

Angesichts der Strafandrohung, die die Schulpsychologinnen und Schulpsychologen primär persönlich trifft (Vorgesetzte und Behördenleitung kann allerdings auch die Strafandrohung der Anstiftung treffen, wenn sie Schulpsychologinnen und Schulpsychologen zur Offenbarung drängen), müssen sie sich absichern, dass trotz EDV-technischer Vernetzung die Kenntnisnahme durch Unbefugte möglichst ausgeschlossen ist. Wo dies nicht technisch zweifelsfrei feststeht, sind Mittel der Anonymisierung, Pseudonymisierung, bzw. der am besten nicht nur Transport- sondern Ende-zu-Ende-Verschlüsselung zu wählen und die technischen Voraussetzungen dafür seitens der Verwaltung zu schaffen.

Gleichwohl »gehören« alle Unterlagen bzw. Datenträger der Beratungsstelle bzw. der Behörde Wer aus dem schulpsychologischen Dienst ausscheidet, darf grundsätzlich keine Daten mitnehmen, auch nicht die Sitzungsmitschriften. Den hohen Schutz dieser Daten und Unterlagen auf dem Niveau des Berufsgeheimnisschutzes zu gewährleisten, bleibt Aufgabe der Behörde. Solange Unterlagen oder Daten aufbewahrt oder gespeichert bleiben müssen, ist impliziert, dass darauf zugegriffen werden können muss (denn zu diesem Zwecke werden sie aufbewahrt). Deshalb müssen bei Ausscheiden aus dem Dienst Schlüssel und Passwörter herausgegeben werden, und darin liegt keine Schweigepflichtsverletzung. Es ist sodann Aufgabe der Behörde – und liegt nicht mehr in der Verantwortung der ausscheidenden Person – dafür Sorge zu tragen, dass der Zweck der Schweigepflicht fortwirkt und ggf. die Befugnis für den Datenzugriff besteht, primär durch Einholung der Einwilligung des Betroffenen oder weil eine Befugnisnorm greift (s. o.).

Jenseits (in der Schulpsychologie eher seltener vorkommender) spezifischer Aufbewahrungsfristen durch oder aufgrund eines Gesetzes gilt datenschutzrechtlich und verwaltungsrechtlich das Gebot, Daten und Unterlagen nur solange aufzubewahren, wie es zur Aufgaben- und Zweckverfolgung nötig ist. Optimalerweise wird dies bei jeder Akte, bzw. bei jeder Klientin und jedem Klienten einzeln bewertet: Z. B. müssen die Akten über einen Schüler, der ins Ausland zieht, vernichtet und die Daten gelöscht werden, weil sie nicht mehr benötigt werden.

Wenn in der Praxis aus Praktikabilitätsgründen im Rahmen der Organisationshoheit einer Einrichtung pauschale Regeln vorgegeben werden, wie z. B. Akten immer drei Jahre aufzubewahren, dann ist das zumindest bedenklich. Akten bzw. Daten, deren Aufbewahrung und Speicherung ganz offensichtlich überflüssig ist, müssen trotz einer solchen Aufbewahrungsfrist gelöscht und vernichtet werden.