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Briefe waren einmal …

Die Welt der Kommunikation hat sich in den vergangenen Jahrzehnten drastisch verändert. Noch vor zwanzig Jahren nutzten meist nur Geschäftsleute die Vorzüge des mobilen Telefonierens. Heute jedoch besitzen die meisten Menschen ein Handy bzw. ein Smartphone. Das Fax, das sich in den neunziger Jahren langsam auch im Privatbereich durchsetzte, fristet heutzutage ein Nischendasein und ist durch E-Mails, SMS und Co. weitgehend überflüssig geworden. Der private oder geschäftliche Brief, gar noch mit Füller verfasst, ist nicht mehr das einzige Mittel der schriftlichen Mitteilung – tatsächlich ist er fast ausgestorben.

Zwischen privater und geschäftlicher Kommunikation sollte deutlich unterschieden werden: Sprachstil, Wortwahl, Schrift (PC oder Handschrift), Stil, Papier und Inhalte werden im privaten Bereich grundsätzlich persönlicher und informeller gehalten als bei geschäftlichen Angelegenheiten. Diese Aussage mag dem einen oder anderen vielleicht banal erscheinen, doch gerade im Umgang mit den neuen Medien verwischen die Grenzen immer mehr. Vor allem im Internet, wozu auch das Versenden von E-Mails gehört, wird häufig ein salopper Stil gepflegt, der dem Anlass nicht immer gerecht wird. Mit einem angemessenen, situationsgerechten Stil wird Ihr Anliegen aber sicherlich auch den gewünschten Anklang finden.

Handy, Smartphone und Telefon

Das Handy bzw. Smartphone hat gegenüber allen anderen Kommunikationsmitteln einen unbestrittenen Vorteil: Man ist (fast) immer und überall erreichbar und kann jederzeit telefonieren. Ein Handy bzw. Smartphone kann möglicherweise Leben retten und im Berufsleben, wenn es um schnelle Informationsübermittlung geht, entscheidend für den beruflichen Erfolg sein.

Mobiltelefone haben leider auch eine ganze Reihe von Nachteilen, die alle durch die Art und Weise verursacht werden, wie das Handy von seinem Nutzer eingesetzt wird. Grundsätzlich gilt: Auch als Besitzer eines Mobiltelefons muss man nicht ständig und überall erreichbar sein!

Der unsensible Umgang mit dem Mobiltelefon ist noch immer weitverbreitet: Die Geräte klingeln im Theater, im Konzert, im Kino, ganz ungeachtet der Tatsache, dass man das Gerät auch stumm schalten oder die Vibrierfunktion betätigen kann, ohne gleich die Off-Taste drücken zu müssen. Selbst im Restaurant wird am Tisch telefoniert, und man wird ungewollt Zeuge dessen, was dort »Wichtiges« besprochen werden muss. Beim Autofahren ohne Freisprecheinrichtung zu telefonieren, kann sehr gefährlich werden, wenn die Aufmerksamkeit nicht mehr in ausreichendem Maße dem Verkehrsgeschehen gewidmet wird. Deshalb ist es auch gesetzlich verboten! Auch im Privatbereich kann man sich Situationen vorstellen, in denen Telefongeklingel der Romantik ein schnelles Ende bereitet. Dass das Klingeln eines Mobiltelefons während einer Trauerfeier oder Beerdigung nicht nur störend, sondern sogar beleidigend für die Trauernden ist, müsste eigentlich jedem Handybesitzer einleuchten.

Das Handy klingelt im Kino: ein absolutes No-go.

Wichtige Handy-Regeln

	Es ist nichts dagegen einzuwenden, wenn Sie Ihr Handy überall mitnehmen, aber stellen Sie es dort, wo das Signal störend wirken könnte, entweder stumm oder ganz ab. Der Vorteil der Stumm- oder Vibrierfunktion ist bekanntlich, dass Sie sehen bzw. spüren können, wenn jemand Sie erreichen möchte. Im Nachhinein können Sie dann die Liste der Anrufer durchgehen, insofern diese die Rufnummernübertragung aktiviert hatten. Auch die Aktivierung der Anrufbeantworterfunktion schützt vor Störungen – allerdings muss sie auf »Sofort« geschaltet werden.
	Wenn Sie in einem Restaurant anrufen müssen, dann tun Sie das nicht am Tisch, sondern gehen in einen anderen Raum, in den Eingangsbereich oder auf die Straße. Halten Sie das Gespräch so kurz wie möglich.
	Wenn Ihr Mobiltelefon im Restaurant klingelt, wirkt es auf die Gäste, die das Essen genießen und sich unterhalten wollen, störend. Falls das Handy doch einmal in einem unpassenden Moment klingelt, wird es – auch wenn das den Anrufer irritieren kann – schnell zum Schweigen gebracht.
	Am Eingang von Theater, Konzertsaal, Kirche und auch Kino gilt: Mobiltelefon aus!

INFO

WANN SOLLTE MAN NICHT ANRUFEN?

Diese Regeln gelten natürlich nicht, wenn Sie definitiv wissen, dass man Ihren Anruf zu jeder Zeit gerne entgegennimmt:

	Rufen Sie nicht nach 22 Uhr an, denn viele gehen um diese Uhrzeit bereits ins Bett. Etwa zwischen 18 und 20 Uhr wird meist zu Abend gegessen.
	Halten Sie die Mittagspause von 12 bis 15 Uhr ein – vor allem dann, wenn Kleinkinder beim Mittagsschlaf gestört werden könnten.
	Private Anrufe vor 8.30 Uhr morgens sollten, besonders am Wochenende, vermieden werden.

Allgemeines über das private Telefonieren

Das Telefon, ob Mobiltelefon oder Festnetz, ist ein wichtiger Teil unseres Lebens. Damit bestreitet das Telefon einen großen Teil der Kommunikation. Im Prinzip ist fast alles über das Telefon regelbar, auch wenn manche Dinge mit einer Unterschrift bestätigt werden müssen oder das Telefongespräch den persönlichen Kontakt nicht ersetzen kann. Da fast jeder ein Telefon hat, erwartet heute kaum noch jemand spontane Besuche, denn es erfordert die Höflichkeit und der gute Ton, als Gast vorher anzurufen und zu fragen, ob der Besuch auch willkommen ist oder ob man eventuell stört.

Ganz wichtig ist: Lassen Sie sich nicht vom Telefon terrorisieren. Niemand kann von Ihnen verlangen, dass Sie immer ans Telefon gehen! Wenn das jemand nicht einsehen will und immer wieder anruft, dann sagen Sie dieser Person, dass Sie sich die Freiheit nehmen, auch mal ungestört die Freizeit zu verbringen. Es gibt bestimmte Regeln der Höflichkeit, die man insbesondere als Anrufender befolgen sollte.

	Melden Sie sich immer mit Ihrem Namen und einer passenden Begrüßung, wenn der Angerufene sich nicht schon mit »Hallo, Tanja!« oder »Guten Tag, Frau Müller!« meldet, weil er Ihre Telefonnummer in seinem Display erkennen konnte.
	Werden Sie angerufen und der Anruf ist für Sie gerade unpassend, dann können Sie dies ruhig sagen und einen späteren Rückruf anbieten.
	Ist der gewünschte Gesprächspartner nicht gleich direkt am Apparat, so sollten Sie sich kurz für die Störung entschuldigen und fragen, ob man ihn eventuell sprechen kann.
	Auch wenn Sie sich verwählt haben, sollten Sie sich mit ein paar netten Worten für die Störung entschuldigen, bevor Sie auflegen – auch wenn einem das Gespräch peinlich ist und man es schnellstmöglich beenden möchte.

Anrufbeantworter und Net-Box

Ein geeignetes Mittel, zu Hause störenden Telefonanrufen zu entgehen, ist die Zuschaltung eines Anrufbeantworters. Sie können individuell eingeben, wie oft das Rufzeichen ertönt, bis der Anrufbeantworter das Gespräch entgegennimmt.

Komplett ruhig stellen können Sie Ihr Telefon mit der Schaltung einer sogenannten Net-Box, einem »Anrufbeantworter« in der Cloud, also in den Serveranlagen Ihrer Telefongesellschaft (des Providers), den Sie über das Telefon bedienen können. Wenn Sie »Anrufweiterschaltung sofort« wählen, wird der Anrufende direkt mit der Net-Box verbunden, ohne dass Ihr Telefon auch nur einen Laut von sich gibt. Generell ist zu jeder Art von Anrufbeantworter zu sagen, dass es unhöflich ist, auf eine dort aufgesprochene Nachricht nicht oder erst sehr spät zu reagieren. Hören Sie regelmäßig Ihre Nachrichten ab und rufen Sie baldmöglichst zurück.

Telefonieren am Arbeitsplatz

In vielen Unternehmen und Behörden hat man inzwischen begriffen, wie wichtig es für das Image einer Firma ist, am Telefon freundlich zu sein. Dazu gehört, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Kontakte nach außen haben, für die telefonische Kommunikation besonders geschult werden. Es kommt darauf an, welchen Ton man wählt und wie mit dem Anrufenden in der Fortsetzung des Gesprächs umgegangen wird.

Der gute Ton am Telefon

Heutzutage ist ein telefonischer Kontakt meistens der erste Eindruck, den man von einem Unternehmen bekommt. Dabei kommt es neben dem Inhalt auch auf die Sprache und die Stimme an, denn es entfallen alle anderen Möglichkeiten der persönlichen Einschätzung, die man sonst bei einem direkten Gesprächskontakt hat.

Wie schön, wenn man freundlich begrüßt wird.

Deshalb ist es am Telefon so wichtig, dass ein freundlicher Ton angeschlagen wird und der sachliche Inhalt höflich vorgebracht wird.

Wenn Sie ein Anrufer erreicht, dessen Anliegen den Arbeitsbereich eines anderen Kollegen betrifft, dann stellen Sie den Anruf intern durch und lassen nicht den Anrufenden – versehen mit einer anderen Durchwahlnummer – noch einmal neu anwählen. Vermitteln Sie den Eindruck, als wenn der aktuelle Anruf der erste am Tag wäre – und nicht schon der dreißigste bis kurz vor der Mittagspause. Nichts wirkt abschreckender am Telefon als das Gefühl, man sei dem Menschen am anderen Ende der Leitung extrem lästig, weil von 30 Anrufenden 25 das gleiche Anliegen vorbrachten.

Als Anrufender sollten Sie sich auf ein geschäftliches Telefongespräch gut vorbereiten. Legen Sie sich den Vorgang zurecht, überlegen Sie, was man möglicherweise von Ihnen an Daten wissen möchte, um schnell weiterhelfen zu können, und tragen Sie dann Ihr Anliegen möglichst kurz und verständlich vor.

SMS, WhatsApp & Co.

Die Abkürzung SMS steht für »Short Message Service« (Kurznachrichtendienst) und ist ein Telekommunikationsdienst zur Übertragung von Textnachrichten, die in der Regel »Kurzmitteilungen« oder ebenfalls »SMS« genannt werden. Neben der eigentlichen Form der Kurzmitteilung hat sich SMS als eine Form des Chats entwickelt. Die Kurzmitteilungen werden in rascher Folge ausgetauscht und bieten so eine inzwischen sehr beliebte und geläufige Form der schriftlichen Kommunikation. Die einzelnen Mitteilungen sind auf 160 Zeichen beschränkt, was aber angesichts des Kommunikationsstils nicht störend wirkt, weil meist ohnehin nur Satzteile mit Abkürzungen und Symbolen (z. B. Emoticons) ausgetauscht werden.

Die heute wohl bekannteste App, mit der man Kurznachrichten, Fotos und Videos austauschen kann, ist WhatsApp (WhatsApp Messenger).

Darauf sollten Sie bei Kurzmitteilungen achten:

	Stellen Sie sich vor und beenden Sie Ihre Nachricht mit Namen, wenn Sie jemandem das erste Mal schreiben.
	Verwenden Sie Smileys und Co. sparsam. Nicht bei jedem Kontakt sind sie nötig, hilfreich oder angebracht.
	Löschen Sie beim Tippen die Tastenton-Funktion. Nichts nervt mehr, als ständigem Klicken zuhören zu müssen.
	Akzeptieren Sie, wenn WhatsApp-Nachrichten nicht gleich beantwortet werden. Online sein, heißt nicht, jederzeit für jeden verfügbar zu sein.
	Ignorieren Sie Nachrichten nicht komplett, schreiben Sie lieber ehrlich zurück: Habe im Moment keine Zeit! Melde mich später etc.
	Verwenden Sie Gruppen nur für wirklich wichtige Themen.
	Verzichten Sie auf Nachrichten mitten in der Nacht. Manche Leute haben ihr Handy an und werden durch Ihre Mitteilungen gestört.

Die E-Mail

Der Vorteil einer E-Mail ist, dass man neben dem Text der Nachricht als Anlage auch Dateien übermitteln kann. Der Empfänger kann diese am heimischen PC, am Notebook, auf dem Smartphone oder dem Tablet irgendwo auf der Welt mit Internetanschluss öffnen, ausdrucken und bearbeiten und/oder beantworten. Ist ein Drucker in Reichweite, kann die E-Mail samt Anlage auch direkt ausgedruckt werden. In der Praxis bedeutet das beispielsweise, dass ein übertragenes Bild geöffnet und ausgedruckt oder in eine andere Datei (z. B. in eine Zeitung) übertragen werden kann. So kann man auch umfangreiche Texte, ja ganze Bücher versenden. Selbst sehr große Dateien können inzwischen in Sekunden übertragen werden. Und das ist völlig unabhängig davon, ob der empfangende Computer nun eine Straßenecke weiter oder auf der anderen Seite der Erde steht.

Ansonsten gibt es keine äußeren Formen, die beachtet werden müssen. Bei der E-Mail haben Sie nur wenig Einfluss auf die Gestaltung des Schriftstücks. Schriftart, Schriftgröße und Zeilenumbruch hängen davon ab, wie der Empfänger diese in seinem E-Mail-Programm eingestellt hat, und nicht, wie es sich auf Ihrem Bildschirm darstellt. Wenn Sie Wert auf ein ansprechendes Äußeres Ihrer Mitteilung legen, ist eine E-Mail nicht das geeignete Medium, oder Sie hängen einen Brief in Form einer Word- oder PDF-Datei an.

Der stilvolle Umgang mit der E-Mail

	Das Betreff-Feld sollte unbedingt ausgefüllt werden, um dem Empfänger schon in der Übersicht seines E-Mail-Postfachs zu zeigen, um was es geht.
	Im Geschäftsverkehr wirkt ein salopper Ton schon in der Anrede, aber auch im weiteren Text fehl am Platz. Messen Sie Ihren Text daran, wie Sie einen Brief formulieren würden. Denken Sie darüber nach, ob die Anrede »Lieber …«, oder »Hallo …« angemessen ist, oder ob nicht doch die Anrede »Sehr geehrter …« dem Anlass der E-Mail und dem Verhältnis zu dem Adressaten entsprechend schicklicher wäre.
	Lesen Sie den Text vor dem Senden noch einmal genau durch und achten Sie auf die Rechtschreibung, die Interpunktion und die Wortwahl. Es ist erstaunlich, wie häufig sich Menschen in dieser Hinsicht schon in den ersten Sekunden des Kennenlernens als unfähig diskreditieren.
	Vergeben Sie Smileys nur an Ihnen gut bekannte Personen, mit denen Sie ein Verhältnis haben, in dem ein bildhaftes Augenzwinkern als angemessen betrachtet werden kann.

TIPP

Die Möglichkeit, dem Empfänger eine Empfangsbestätigung abzuverlangen, sollte nur bei sehr wichtigen und eiligen Inhalten eingesetzt werden. Manch einer fühlt sich davon unter Druck gesetzt und kontrolliert.

	Auch eine durchgehende Kleinschreibung sollten Sie unterlassen, weil sie zum einen eben den Rechtschreibregeln nicht entspricht und zum anderen allgemein den Eindruck erwecken könnte, Sie würden sich nicht an Regeln halten oder Ihnen wäre das Drücken der Hochstelltaste zu aufwendig.
	Eine E-Mail muss nicht zwingend sofort beantwortet werden. Legen Sie auch in diesem Fall einfach die Maßstäbe an, die für den Briefverkehr (abzüglich der Postlaufzeiten) gelten. Wenn die Beantwortung voraussichtlich länger als zwei bis drei Tage dauert, sollte ein Zwischenbescheid gegeben werden. Häufig bekommen Sie im Geschäftsverkehr innerhalb von Sekunden eine Bestätigungsmail, in der Ihnen mitgeteilt wird, dass Ihre E-Mail angekommen ist und dass man sich unter einer bestimmten Bearbeitungsnummer um Ihr Anliegen baldmöglichst kümmern wird.
	Die Grußformel sollten Sie ebenfalls mit Bedacht wählen. Die gemeinhin als vertraulich eingestufte Formel »Liebe Grüße« kann im Geschäftsverkehr Irritationen hervorrufen, weil sie in der Regel nicht angemessen ist. Im privaten E-Mail-Verkehr ist sie allerdings zum Standard geworden und man sollte als Empfänger die Worte nicht auf die Goldwaage legen. »Hochachtungsvoll« ist selbst im Briefverkehr inzwischen verpönt, sodass sie in einer E-Mail auch nicht mehr verwendet werden sollte. Neutrale und unverfängliche Grußformeln sind »Freundliche Grüße«, »Beste Grüße« und auch »Herzliche Grüße«.
	Im geschäftlichen Bereich ist auch eine Signatur sehr sinnvoll, weil Sie darin alle Daten unterbringen können, die für die Kontaktaufnahme sinnvoll erscheinen, ohne diese bei jeder E-Mail neu schreiben zu müssen.
	Die Form einer privaten E-Mail hängt vom Grad der Vertraulichkeit ab, die Sie mit dem Empfänger verbindet. Die E-Mail hat gerade in diesem Bereich gegenüber dem Briefverkehr den großen Vorteil, dass Antworten praktisch sofort erfolgen können. So kann auch mit E-Mails im Prinzip gechattet werden, indem ein schneller Dialog aufgenommen werden kann.Insbesondere in diesem Fall gibt es über Form und Inhalt natürlich keine Regeln.

Facebook, Twitter & Co.

Kommunikationsplattformen haben eines gemeinsam: Man stellt Informationen ins Web und andere Menschen können diese Informationen lesen und auch sofort darauf reagieren. Es liegt in der Hand des Einzelnen, wie viele Informationen er preisgibt und über welche Themen er in der Öffentlichkeit spricht.

INFO

HIER LAUERN GEFAHREN!

Vielleicht möchten Sie den einen oder anderen Menschen aus der virtuellen Welt doch einmal persönlich kennenlernen. Dabei ist allerdings höchste Vorsicht geboten, denn gerade die Anonymisierung mithilfe des Nicknames öffnet unseriösen Praktiken Tür und Tor. Sie können nicht wissen, ob die Person hinter dem Nickname die ist, die sie vorgibt zu sein. Das ist besonders problematisch bei Kindern und Jugendlichen. Betrachten Sie es immer zuerst einmal als verdächtig, wenn man Sie zu einem realen Date überreden will. Darzustellen, wie gefährlich Chat-Rooms und Soziale Netzwerke unter Umständen werden können, würde in diesem Buch den Rahmen sprengen. Wir möchten Ihnen aber einen Internet-Link mitteilen, über den Sie nähere Informationen über dieses heikle Thema erhalten können: www.klicksafe.de. Die Website ist Bestandteil des Safer Internet Programms der Europäischen Union.

In Facebook und Google+ kann man vielfältige Informationen, wie z. B. Texte und Fotos, über sich selbst einstellen. Das wird von vielen reichlich genutzt: Umfangreiche Informationen über das Privatleben korrespondieren mit einer Vielzahl von Fotos und Videos vom Smartphone. Dabei wird von den meisten übersehen, dass das Internet nichts »vergisst«. Bei Facebook übertragen Sie sogar die Rechte am eigenen Bild, sobald Sie ein Foto oder ein Video hochladen. Zudem kann im Internet bekanntlich jedes Foto oder auch Video leicht direkt heruntergeladen werden. Das heißt: Alles was Sie in einem Sozialen Netzwerk im öffentlichen Bereich einstellen, ist für die Öffentlichkeit jederzeit verfügbar. Es wird Ihnen sehr schwerfallen, später einmal alle Spuren vollständig zu verwischen. Es soll Personalabteilungen geben, die jeden Bewerber im Internet über die Suchmaschinen überprüfen. Das ist zwar ein äußerst fragwürdiges Vorgehen, wird aber offenbar praktiziert.

Die Netiquette

Die Netiquette hat zwar keinerlei juristische Relevanz, wird aber von vielen Nutzern als sinnvoll betrachtet, weil sie respektvolles Verhalten in der elektronischen Kommunikation fördert und Auswüchse für alle erkennbar macht. Es liegt beispielsweise in Foren in der Hand der Betreiber, die Beiträge zu kontrollieren und Verstöße zu sanktionieren. Zu diesem Zweck haben viele Betreiber eigene Regeln erlassen, die speziell auf das Thema der Community zugeschnitten sind. So können Verstöße mit Löschung des beanstandeten Beitrags oder sogar mit

Ausschluss von Teilnehmern geahndet werden.

Grundsätzliche Regeln

	Keine Beleidigungen! Bleiben Sie höflich, auch wenn es andere nicht tun.
	Gehen Sie mit gutem Beispiel voran, indem Sie auch im Internet auf eine korrekte Rechtschreibung achten.
	Schriftstil: SCHREIBEN SIE KEINE TEXTE IN GROSSBUCHSTABEN, DENN DIESE SIND SCHWERER UND LANGSAMER ZU ENTZIFFERN ALS TEXTE IN NORMALER SCHREIBWEISE. Zudem werden sie als aggressives Schreien interpretiert, was unerwünscht ist.
	Wenn Sie jemanden zitieren, sollten Sie immer auch die Quelle angeben.
	Wenn man seine E-Mail-Adresse weitergibt, sollte man auch regelmäßig nachschauen, ob man elektronische Post bekommen hat und diese möglichst bald beantworten.
	Mit Smiley-Symbolen (Emoticons), die nur sparsam eingesetzt werden sollten, kann man Gefühle zum Ausdruck bringen. Die bekanntesten sind :) (lächeln), :)) (stärker lächeln), ;) (mit den Augen zwinkern), :( (Trauer oder Missmut zeigen), :× (Küsschen).
	Beachten Sie das Urheberrecht. Chat-Rooms und Foren gelten als öffentlicher Raum, sodass Sie fremde Texte und Fotos nicht verwenden dürfen.