Читать книгу Як подолати кризу управління - Ицхак Адизес - Страница 6

АДМІНІСТРАТИВНА ФУНКЦІЯ

Адміністратор – це людина, яка слідкує за кожною деталлю. Йому притаманний високий рівень самоорганізації, він дбає про те, щоб усе було проконтрольовано та впроваджено як слід. Він має блискучу пам’ять (або ж користується електронними системами, через що покладатися на пам’ять йому не обов’язково). Його робота полягає в тому, щоб контролювати відповідність роботи системи первісному задуму. Оскільки до роботи він підходить дуже ретельно й не випускає з поля зору навіть найменші деталі, уся система, за якою функціонує організація, перебуває під його наглядом.

Успішне адміністрування – важлива річ для кожної організації. Неодмінну його складову становить систематизація та встановлення певного режиму. Якщо виконавча функція (В) забезпечує продуктивність організації, то адміністративна (А) функція впливає на її оперативність. Адміністративна функція допомагає стежити за тим, щоб люди відповідали своїм посадам і виділеним на них ресурсам, а також працювали згідно з усіма приписами, як необхідно.

Таким чином, керівник мусить не лише самостійно досягати результатів, а також уміти розпоряджатися іншими людьми, наглядаючи за тим, щоб вони систематично та продуктивно виконували свою роботу.

Самé поняття адміністрування можна охарактеризувати як «служіння», натомість управління загалом передбачає обсяг влади, необхідний для визначення цілей та виставлення конкретних завдань. Адміністратор тільки сприяє втіленню певних ідей; він наглядає за роботою організації, однак не бере безпосередньої участі в досягненні результатів, задля яких, власне, й існує організація, і не надто переймається тим, щоб визначити, якими мають бути ці результати.

Поняття адміністрування ще яскравіше набуває значення «служіння», коли йдеться про організації у сфері охорони здоров’я, мистецькі організації та органи правління. Людей, що виконують обов’язки, наближені до обов’язків керівника, у таких організаціях називають адміністраторами. Керівниками їх не можна назвати хоча б через те, що вони зазвичай не визначають цілей організації – ці питання вирішують на нарадах членів організації, як-от на зібраннях медичного персоналу чи засіданнях вчених рад.

Роль адміністратора полягає в тому, щоб служити визначеним цілям, уможливлювати їхнє впровадження. Якщо взяти адміністраторів у сфері охорони здоров’я (як-от у лікарні), освіти, мистецтва, державних службовців тощо, можна побачити, що ці люди не мають повноважень для незалежного визначення цілей організації. Вони лише сприяють досягненню цих цілей; їхня робота допомагає тим, хто ухвалює рішення, і тим, хто безпосередньо задіяний у досягненні результатів.

На жаль, більшість теоретиків управління використовують терміни «управління» та «адміністрування» як синоніми. Я ж зазвичай вживаю термін «управління» на позначення усього процесу, а значення терміну «адміністрування» обмежую до окреслення організаційних та впроваджувальних аспектів управління.

Найголовніша різниця між адмініструванням та управлінням полягає в тому, що адміністратор, особливо на державних посадах, обмежений чіткими правилами, за якими мусить діяти. Усе, на що в адміністратора немає чітко сформульованого дозволу, заборонено.

Із успішним управлінням ми маємо цілковито протилежну картину: тут дозволено все, на що немає чіткої заборони. Керівник бере на себе ініціативу, планує та діє. Він обмежує себе тільки людськими можливостями та чинним законодавством.

Аналізуючи багатогранний Вотерґейтський скандал[7], можна провести цікаву аналогію. Сама межа між адмініструванням та управлінням у цьому випадку була стерта. Ті, хто планував Вотерґейтську аферу, як видно, просто вирішили поставити собі мету та докласти зусиль для її досягнення. Вони не намагалися служити політичній системі Сполучених Штатів – вони намагалися керувати нею.

Подібним чином будь-які закони адміністративної системи, що не викликають заперечень у адміністратора, часто порушують, коли відповідальність за таку систему бере на себе керівник.

Роль керівників середнього рівня зводиться до адміністративної функції тим більше, чим централізованішу структуру має організація. Коли ж структура розпадається і з централізованої стає децентралізованою, ті, хто раніше тільки здійснював адміністративну функцію, зіштовхуються з необхідністю ризикувати та ухвалювати рішення, а не робити все «так, як у книжці».^І

Отже, попри те що адміністративна функція являє собою необхідну складову процесу управління, прирівнювати її до всього процесу управління неправильно. Що ж відбувається, коли, здійснюючи адміністрування, керівник нехтує іншими функціями управління?

БЮРОКРАТИЧНИЙ СТИЛЬ

Людина, яка виконує тільки адміністративну роль, не зосереджує увагу на досягненні цілей організації. Вона не досягає результатів і часто навіть не знає, як це зробити. У нашій системі такий стиль управління отримує позначення – А –. Як бачимо, на місці функції В у його коді стоїть лише знак «–». Так само цей стиль управління не передбачає і виконання підприємницької та об’єднувальної функцій. Представник такого стилю робить усе точно за книжкою. Він знає напам’ять усі стандартні процеси і керує за допомогою розпоряджень, переважно в письмовій формі. Керівника такого типу ми називатимемо Бюрократом.

Бюрократа легко розпізнати за зосередженістю не на тому, що і навіщо робити, а на тому, як це робити. Працівники під керівництвом такої людини завжди перебувають на робочих місцях, дбайливо уникаючи будь-яких порушень «порядку». Як сам Бюрократ, так і його підлеглі прибувають на роботу та йдуть додому із надзвичайною пунктуальністю. Структура організації, оформлена у вигляді охайної таблички, обов’язково висить на стіні Бюрократового кабінету чи принаймні перебуває десь напохваті. Керівник блискуче орієнтується в усіх законах та приписах організації.

Бюрократ ненавидить невизначеність. Він наполягає на тому, щоб межі відповідальності кожного працівника було чітко визначено, а будь-які операції – зафіксовано в письмовому вигляді. Він надзвичайно організований та ніколи не забуває жодної дрібниці. Він відданий організації, тому змінювати робоче місце йому важко.

Бюрократ з усієї сили намагається уникати змін. Неприродні приводи, якими він керується задля відмови від втілення нових проектів, часто роблять його перешкодою для роботи організації, якій у такому разі доводиться досягати цілей йому наперекір. Намагаючись виконувати свої завдання, окремі члени організації з часом вчаться обходити його вказівки.

Адміністрування передбачає заперечення ролі конфлікту як бажаного елементу суспільства. Адміністратор прагне врегульовувати крайнощі та усувати розбіжності; його мета – знайти «найкращий спосіб» та користуватися лише ним.

Charles Reich, The Greening of America

(New York: Random House, 1970), с. 50

До роботи в організації, так само як до виконання будь-якого іншого завдання, Бюрократ береться, намагаючись усе структурувати та приділяючи увагу деталям. Він полюбляє упорядковувати. Саме бюрократичні схильності часто визначають ієрархічну сутність організацій.

На відміну від вічно зайнятого та зацикленого на виконанні завдань та досягненні цілей Героя-одинака, який більше зосереджується на тому, що