Читать книгу Безопасность бизнеса: регламенты - Игорь Платонов - Страница 2

Цель: Обеспечение сохранности активов Компании.

Определения и основные термины:

ТЗ – торговый зал

ГК – главная касса

СПП – Служба предотвращения потерь

НСПП – начальник Службы предотвращения потерь

СКСПП – старший контролер Службы предотвращения потерь

КСПП – контролер Службы предотвращения потерь

РД – Региональный директор

РНТ – Руководитель направления технологии

ДМ – Директор магазина

ЗДТЗ – заместитель директора по торговому залу

АКЗ – администратор кассовой зоны

АТЗ – администратор торгового зала

СК – старший кассир

СБМ – старший бухгалтер магазина

БМ – бухгалтер магазина

СТП – старший товаровед-приемщик

ТП – товаровед-приемщик

ЖУРВ – журнал учета рабочего времени

СЗ – служебная записка

ЗРС – законченная работа сотрудника

Штрих-этикетка – последовательность чёрных и белых полос, представляющая некоторую информацию в удобном для считывания техническими средствами виде

Термоэтикетка – это штрих-код, предназначенный для наклеивания на товар, перемещаемый с производства в ТЗ

РКУ – расчетно-кассовый узел

Стикер – наклейка с какой-либо информацией

1. Мероприятия по сохранности при открытии магазина

1.1. Открытие магазина производится через служебный вход с 05:30 час, до 06:00 час. Открывает служебный вход ЗДТЗ (собственное производство), где его встречает КСПП поста № 2 (7), работавший в ночную смену и старший бригадир ночной смены («Добрянка-1»). КСПП прибывают на работу с 6–30 час, согласно утвержденному месячному графику работы, постовой ведомости. Зона приемки открывается с 6–00 до 07–00 час, по прибытию СТП (ТП) и СКСПП (КСПП) приемки.

1.2. Прибытие сотрудников на работу осуществляется с 05:30 до 8:00–11:00, согласно графику выхода сотрудников через служебный вход. Вход-выход сотрудников в магазин и из магазина производится по биометрической системе (отпечаток пальца). Сотрудники, у которых отпечатки пальцев не идентифицируются, проходят, используя карточку (в случае отсутствия карточки входящий регистрируется в Журнале учета рабочего времени). Сотрудники, прибывшие на работу, предъявляют вносимый товар КСПП поста № 2 (7) (вносить в магазин сотрудники имеют право только предметы личной гигиены, сигареты, зажигалки). Продукты питания персоналу магазина разрешается приносить только в исключительных случаях, с разрешения администрации магазина (согласно утвержденному списку). КСПП поста № 2 (7) обклеивает вносимый товар стикером с указанием даты, количества в упаковке и подтверждает подписью. Срок действия стикера с датой один рабочий день; срок действия стикера на чай, кофе, сахар – 5 календарных дней.

1.3. На посту № 7 (2) находятся следующие журналы: Журнал учета рабочего времени персонала магазина, Журнал учета рабочего времени Службы предотвращения потерь, Журнал посетителей. В ЖУРВ персонала магазина записываются сотрудники, у которых не идентифицируются отпечатки пальцев и нет карточки; в ЖУРВ Службы предотвращения потерь записываются все контролеры СПП; в ЖУРВ посетителей записываются все лица, прибывающие на объект (мерчендайзеры, Торговые представители, специалисты офиса, специалисты контролирующих и проверяющих органов и т. д.). Листы прибытия во всех журналах, за каждый день, подписываются КСПП поста № 7 (2) с указанием количества прибывших сотрудников.

1.4. До начала рабочего дня комиссионно принимается ГК магазина. В комиссию входят: СК (ЗДТЗ, АКЗ, АТЗ), СКСПП(КСПП). Перед открытием ГК комиссия должна удостовериться:

• Что дверь ГК без повреждений, замки исправны, в рабочем состоянии;

• Печать на двери соответствует оттиску АКЗ;

• Сейфы для хранения денежных средств без повреждений, печати на сейфах соответствуют оттискам СК и АКЗ (у каждого свой сейф).

После осмотра вскрывается сейф АКЗ и пересчитывается наличность. Данные пересчета заносятся в Журнал передачи ГК и визируются подписями СК и СКСПП (КСПП). Эта процедура повторяется с понедельника по пятницу. В субботу в конце смены СК передает сейф в присутствии СКСПП, АКЗ; результат пересчета фиксируется в журнале передачи ГК.

1.5. В воскресенье и понедельник ГК ведет АКЗ. Размен кассирам выдает СК (АКЗ, АТЗ) из ячейки сейфа, произведя приемку данной ячейки в присутствии СКСПП (КСПП), опечатывает ячейку своим оттиском. Данные о выдаче размена заносятся в Журнал ведения ГК, подпись кассира обязательна. ГК пломбируется оттиском СК (АКЗ, АТЗ). В понедельник в конце смены АКЗ пересчитывает оба сейфа, фиксирует в Журнале передачи ГК. Во вторник СК в присутствии СКСПП (КСПП) принимает верхний и нижний сейф, результат фиксируется в Журнале передачи ГК.

1.6. Проверка ГК НСПП, РД, ДМ проводится не менее 1 раза в месяц.

1.7. При любых работах в ГК (пересчет наличности, выдача размена, инкассация, контрольное снятие кассира), дверь всегда должна быть закрыта, а перед выходом из ГК СК (АКЗ, АТЗ) обязан осмотреть пространство перед ГК в глазок (окошко).

1.8. Дверь в помещение ГК в течение дня должна быть закрыта и опечатана оттиском СК (АКЗ) (если в ГК не производится работа). Сейф в ГК должен быть в течение дня опечатан оттиском СК (АКЗ). В вечернее время и в выходные дни СК, ГК пломбируется оттиском АКЗ.

1.9. Каждое утро, с 07–00 час, до 07–30 час. КСПП совместно с ЗДТЗ, АТЗ осуществляет обход ТЗ, помещений производства с целью проверки:

• Целостности дверей, окон, наличия и соответствие пломб на дверях;

• На предмет наличия товара с нарушенной упаковкой, без подписей и чеков, причем к такому товару приравниваются пустые упаковки без подписей, и пустые бутылки ПЭТ, без прикрепленных к ним чеков.

При обнаружении подобного товара КСПП, осуществляющий обход, составляет Акт с подписями членов комиссии. С данным Актом и результатом проведенного расследования НСПП знакомит ДМ для предъявления на оплату сотрудникам смены, работавшим в предыдущий день. Весь товар, отраженный в Акте должен быть оплачен сотрудниками в течение 10-ти календарных дней (ДМ передает чек НСПП), либо ДМ составляет ЗРС на удержание из заработной платы сотрудников, прикладывая необходимые документы. Далее ЗРС установленным образом передается в ЦО – РНТ. Копия ЗРС с подписью ДМ передается НСПП. При подведении итогов полной инвентаризации, фактически удержанные суммы из заработной платы сотрудников, включаются в апелляцию магазина на уменьшение потерь. При не предоставлении ЗРС, НСПП пишет ЗРС об удержании с сотрудников, в том числе с руководителей, включая ДМ, не предоставивших своевременно ЗРС, прикладывает необходимые документы и подписывает ЗРС у НДПП. Данная ЗРС является безапелляционной. Далее ЗРС установленным образом передается в ЦО в отдел анализа и планирования ДРиБ. Если вышеуказанный товар будет найден сотрудниками контролирующих дирекций или администрацией магазина, во время работы смены (даже если имела место не качественная работа комиссии по приемке магазина), такой товар будет предъявлен для оплаты работающей смене.

1.1. Сотрудник магазина, заступая на смену должен осмотреть кабинку, в которую он будет складывать свои вещи, на предмет наличия не оформленного (съеденного, выпитого) товара. Если в кабинке остался товар от предыдущей смены, приобретенный в магазине, то на каждом чеке должна быть ФАМИЛИЯ хозяина товара, дата и подпись КСПП постов № 1, 2. Если товар принесен из дома, то по окончанию рабочего дня он должен быть унесен домой; если такой товар будет обнаружен, то на нем должен быть стикер с датой (предыдущего дня) и подпись КСПП. Если что-либо из вышеуказанного отсутствует, то такой товар необходимо отдать КСПП, который будет выяснять его принадлежность у сотрудников, закрепленных за данной кабинкой (по результатам проведенного КСПП расследования, если чек и подпись не будут предъявлены, выявленный хозяин товара обязан его оплатить). Срок расследования 10 календарных дней. Если не будет установлен хозяин товара, то выявленный неоформленный товар оплачивают все сотрудники, закрепленные за данной кабинкой. В случае, если товар с истекшим сроком стикера будет найден на рабочем месте сотрудника, то сотрудник обязан его оплатить. Не реже 2-х раз в неделю производится комиссионный осмотр кабинок. Состав комиссии: СКСПП (КСПП, НСПП), ЗДТЗ, АТЗ, АХЧ, работающий сотрудник. Если будет найден не оформленный товар, то составляется Акт с подписями всех членов комиссии. Акт передается на рассмотрение и принятие мер ДМ.

2. Мероприятия по сохранности во время рабочего дня

2.1. Все сотрудники магазина закрепляются по зонам ответственности. Зоны ответственности среди персонала устанавливаются ДМ. В меж инвентаризационный период ДМ организует проведение локальных инвентаризаций, совместно со службой предотвращения потерь. После проведения локальной инвентаризации ДМ анализирует потери совместно с НСПП, СКСПП. Определяют виновное лицо для взыскания недостачи с ответственного за зону. ДМ составляет ЗРС с полным обоснованием удерживаемых сумм в ФД с персонала магазина, НСПП составляет служебные записки с полным обоснованием удерживаемых сумм в ФД с КСПП. ЗРС подаются в бухгалтерию на взыскание, и её копия прикладывается к апелляции на уменьшение недостачи. Если недостача выявлена по результатам проведения полной инвентаризации, то ответственность за погашение недостачи несут сотрудники магазина.

2.2. Ключи от всех помещений магазина, включая кабинеты ДМ и Директора производства должны находиться на постах № 2, 7, кроме ГК, ключи от которой должны всегда быть у СК (АКЗ, АТЗ) при себе. КСПП, по мере надобности, выдает ключи ответственным сотрудникам за зонами, и регистрирует выдачу ключа в Журнале выдачи ключей.

2.3. Старший продавец (продавец) выставляет в торговом зале элитный алкоголь, кофе. При покупке данной продукции КСПП обязан передать КСПП поста № 1 (кассовая зона), № 3 (видеонаблюдение) по рации информацию о продаже товара (кто, что приобрел). КСПП на кассовой зоне обязаны проконтролировать оплату на кассе данного товара.

2.4. Кассиры магазина материально ответственны за потери по сигаретам, пакетам, пакетированному кофе и иную продукцию, располагающуюся в прикассовой зоне.

2.5. В магазине есть зоны, требующие постоянного внимания, так как товар, расположенный на них, часто воруется; есть зоны, где требуется присутствие сотрудников только во время выкладки. ЗДТЗ, Старшие продавцы в течение дня постоянно должны находиться в торговом зале и контролировать персонал, выполнив работу формированию заявок. Проверяющие обязаны фиксировать присутствие администрации в торговом зале, наличие КСПП и сотрудников на рабочих местах.

2.6. В часы наибольшего потока покупателей (час-пик), весь свободный персонал (кроме сотрудников производства), включая администрацию, контролёров находится в торговом зале.

2.7. Особое внимание следует уделять работе с субарендаторами. Всё передвижение арендаторов должны контролироваться КСПП и администрацией. Все арендаторы должны подписать инструкцию по сохранности ТМЦ при организации работы субарендаторов. Один экземпляр подписанной инструкции передается НСПП. Ответственный – ДМ. Дубликаты ключей от всех помещений арендаторов должны находиться на посту № 7(3) в тубусе, опломбированном НСПП.

2.8. Запрещается допускать в подсобные и складские помещения магазина Торговых представителей, мерчендайзеров, других представителей Компаний поставщиков без предварительной проверки КСПП удостоверений личности и разрешительных документов на проведение определенных видов работ в магазине и регистрации в Журнале посетителей. При проведении разрешенных работ в торговом зале представители Компаний поставщиков должны иметь: опрятный внешний вид (запрещено работать в верхней одежде), бейдж с указанием ФИО представителя и наименования Компании поставщика. По окончанию работы ЗДТЗ, ЗО обязаны проверить качество выполненных ими работ; при выходе из магазина, через служебный выход, все представители обязаны пройти досмотр КСПП.

2.9. Складские помещения, холодильные камеры для хранения товаров торгового зала в течение рабочего дня должны быть закрыты (если складские помещения закрываются), если в них не находятся сотрудники. Если фасовки используются как дополнительное место для хранения товара, то они должны рассматриваться как склады и во время отсутствия в них фасовщицы должны также закрываться.

2.1. Контрольные снятия кассиров должны производиться СК (АКЗ) не менее 5-и раз в день, а также по требованию КСПП (количество контрольных снятий кассиров, инициируемых контролерами, не ограничено). Контрольные снятия кассиров проводятся также по претензии покупателя, в присутствии покупателя, на рабочем месте кассира; досмотр кассира проводится в служебном помещении без участия покупателя. Данные о снятии регистрируются в Журнале контрольных проверок кассиров. По результатам контрольных снятий кассиров КСПП составляется Акт контрольного снятия установленной формы (Акт составляется в каждом случае проведения контрольного снятия, в т. ч. без превышения допустимых расхождений (допустимое расхождение – менее 50 руб.).

2.1. Во время проведения контрольного снятия кассира, инкассации необходимо для сопровождения кассира использовать КСПП поста № 1, 5. КТС должна постоянно находиться у КСПП поста № 1. Отсутствие КСПП на кассовой зоне запрещено.

2.1. КСПП в течение дня контролирует работу кассиров с монитором (продажа товаров через РКУ осуществляется только по штрих-коду; исключение составляют товары, на которых отсутствует штрих-код либо штрих-код не «читается» либо пересекается, а также весовой товар расфасованный производителем), проверяет пробитые чеки покупателей (проверки должны совершаться в течение всего дня выборочно при контроле конкретного кассира или по указанию НСПП), проверяет рабочие места кассиров на наличие посторонних предметов. Запасная дисконтная карта находится у КСПП поста № 1. Коррекции проводит только КСПП поста № 1. При проведении операции «коррекция» вместо КСПП, должностное лицо совершившее данное нарушение оплачивает сумму проведенной коррекции в полном объеме. В конце рабочей смены, отчеты по коррекциям передаются СКСПП, который осуществляет сверку фактически проведенных коррекций с отчетом по коррекциям, проведенных в программе. На отчете по коррекции должна быть фамилия, подпись КСПП поста № 1, указана причина коррекции.

2.1. СК (АКЗ) координирует, направляет работу кассиров, дает им задания, распределяет обеденные перерывы. Размен денег между кассами осуществляет СК (АКЗ, КСПП) по информации КСПП, посредством рации. В исключительных случаях, когда СК (АКЗ) не может произвести размен, КСПП осуществляет размен денег между кассирами самостоятельно. Аннуляцию производит СК (АКЗ) в присутствии КСПП, чек аннуляции СК (АКЗ), забирает с собой в ГК, далее регистрируют аннуляции в Журнале установленной формы. На аннулированном чеке должна быть фамилия, подпись КСПП поста № 1, указана причина аннуляции. При проведении операции «аннуляции» без участия КСПП, должностное лицо, совершившее данное нарушение оплачивает сумму проведенной аннуляции в полном объеме. Размен кассирам из ГК выдаётся только СК (АКЗ).

2.1. Выход персонала через главный вход магазина в течение рабочего дня запрещен. Если сотрудник отпросился и хочет покинуть магазин, то он обязан обратиться к ДМ, ЗДТЗ, АТЗ, Зав. производством за разрешением (бланк-разрешение на выход из магазина в течение рабочего дня сдается КСПП поста № 2 при выходе из магазина). Сотрудник с бланком-разрешением выходит через пост № 2 со 100-процентным досмотром, и только после этого КСПП поста № 2 выпускает сотрудника. Это требование обязательно для всех сотрудников, в том числе администрации магазина, субарендаторов, которые находятся на территории торгового зала и т. д. Если отпросился кассир на любой промежуток времени (например, на 5 минут, чтобы купить лекарство в соседней аптеке), кассира можно отпустить только после проведения контрольного снятия кассы, на которой работал кассир с полным его досмотром.

2.1. Сотрудникам магазина и контролерам СПП разрешено курение в отведенных для этого специальных местах.

2.1. В течение рабочего дня комиссия в составе: ЗДТЗ, АТЗ, НСПП, СКСПП (КСПП) осуществляет обход подсобных помещений, производства, складов.

2.1. Запрещается допуск домашних животных (собак, кошек) в помещения магазина, включая торговый зал (кроме служебных собак и собак-поводырей), согласно Решению № 303 от 30.06.2006 г. Совета депутатов г. Новосибирск.

3. Приемка товарно-материальных ценностей от поставщиков

3.1. Приемка товара производится в пределах видимости камер видеонаблюдения.

3.2. ПРИЕМКА товара на МАГАЗИН:

3.2.1. Приемку товара от поставщиков производят ТП (Товаровед приемщик). Одновременно каждый из них не имеет права принимать более 1-го поставщика (т. е. если в очереди на приемку несколько поставщиков, принимать 2-х – 3-х одновременно, с целью ускорения приемки запрещено).

3.2.2. КСПП поста № 4 (зона приемки) совместно с ТП открывают и закрывают вход в зону приема товара (ворота и двери закрываются на замки, ключи находятся в течение дня у КСПП, по окончанию приемки товара двери опечатываются пластиковыми пломбами, ключи сдаются на пост № 3, 5 с регистрацией в Журнале). Не допускается бесконтрольный вход-выход персонала через зону приемки.

3.2.3. КСПП осуществляет контроль приемки ТП поступившего товара для торгового зала в следующем порядке:

3.2.3.1. Убедиться, что прибыл поставщик, проверить сопроводительные документы (действительно ли товар предназначен на этот магазин);

Товар поставщика заносится через дверь (ворота) приемного помещения (за пределами магазина товар принимать категорически запрещается);

3.2.3.2. Берет фактуру и контролирует прием товара: по наименованию, количеству, качеству, следит за тем, чтобы ТП вскрывал коробки и пересчитывал товар поштучно, весовой перевешивал и отмечал в фактуре «галкой», производил приемку товара по качеству и срокам годности;

3.2.3.3. Следит за отбором образцов для БМ;

3.2.3.4. По окончанию приемки КСПП делает отметку о приеме товара по установленной форме в Журнале учёта ТТН (торговый зал) (Журнал должен быть пронумерован, прошнурован), в накладной магазин ставит дату, фамилию, подпись;

3.2.3.5. Обо всех недостатках и замечаниях при приемке товара (нарушение ТП установленных правил приемки) КСПП делает запись в Журнале информации (видео) и немедленно докладывает СКСПП;

3.2.3.6. Товар, приобретенный у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, на рынках РФ, либо на неорганизованных рынках у физических лиц принимается на основании закупочных актов. Порядок оформления закупочного акта и перечень товаров, разрешенных к закупу у физических лиц, содержится в инструкции «Закуп у физических лиц за наличный расчет»; товар необходимо принять путем взвешивания. КСПП обязаны вести журнал «Учет товаров, поступивших от физических лиц», в котором фиксируют принятый товар. Подотчетное лицо формирует «мягкую» накладную согласно номенклатуры, кол-ва и цены, указанных в закупочном акте и отдает ее КСПП. КСПП делает сверку соответствия записей в «мягкой» накладной и в журнале учета товаров, поступивших от физических лиц. Соответствие записей КСПП подтверждает, поставив подпись на документе.

3.2.3.7. При возврате товара поставщикам КСПП обязан сверить товар с накладной.

3.3. ПРИЕМКА товара на ПРОИЗВОДСТВО:

3.3.1. КСПП осуществляет контроль приемки Зав. складом товара, поступившего для производства в следующем порядке:

3.3.1.1. Убедиться, что прибыл поставщик, проверить сопроводительные документы (действительно ли товар предназначен на этот магазин);

3.3.1.2. Товар поставщика заносится через дверь (ворота) приемного помещения (за пределами магазина товар принимать категорически запрещается);

3.3.1.3. Берет фактуру и контролирует прием товара: по наименованию, количеству,

3.3.1.4. Следит за тем, чтобы зав. складом вскрывал коробки и пересчитывал товар поштучно, весовой перевешивал и отмечал в фактуре «галкой», производил приемку товара по качеству и срокам годности;

3.3.1.5. Следит за отбором образцов для БМ

3.3.1.6. Приемка сырья животного происхождения (мясо, птица, рыба, икра) производится только в присутствии зав. производством или бригадира мясного цеха (или лиц их замещающих), при этом визуально определяется качество полученного сырья, проверяются наличие клейм на тушах, а также наличие и соответствие ветеринарных справок.

3.3.1.7. По окончанию приемки КСПП делает отметку о приеме товара по установленной форме в Журнале учёта товаротранспортных накладных (производство). Журнал должен быть пронумерован, прошнурован, а в накладной магазин ставит дату, фамилию, подпись;

3.3.1.8. Обо всех недостатках и замечаниях при приемке товара (нарушение зав. складом установленных правил приемки) КСПП делает запись в Журнале информации (видео) и немедленно докладывает СКСПП.

3.3.1.9. Товар, приобретенный у физических лиц, не зарегистрированных в качестве индивидуальных предпринимателей, на рынках РФ, либо на неорганизованных рынках у физических лиц, принимается на основании закупочных актов. Порядок оформления закупочного акта и перечень товаров, разрешенных к закупу у физических лиц, содержится в инструкции «Закуп у физических лиц за наличный расчет».

3.3.1.10. Товар необходимо принять путем взвешивания. КСПП обязаны вести журнал «Учет товаров, поступивших от физических лиц, в котором фиксируют принятый товар. Подотчетное лицо формирует «мягкую» накладную согласно номенклатуры, кол-ва и цены, указанных в закупочном акте и отдает ее КСПП. КСПП делает сверку соответствия записей в «мягкой» накладной и в журнале учета товаров, поступивших от физических лиц. Соответствие записей КСПП подтверждает, поставив подпись на документе.

3.3.1.11. При возврате товара поставщикам КСПП обязан сверить товар с накладной.

3.2.4. По окончанию приемки товара и оформлению соответствующей записи в Журнале приемки товара, ТП (зав. складом) передает приходные документы поставщика БМ (бухгалтеру производства), который производит оформление поступления товаров от поставщиков при полном соответствии цены, количества и реквизитов в программе на основании образцов с обязательным указанием места хранения товара (производство или ТЗ).

3.2.5. Бухгалтерам магазина, производства запрещено приходовать накладную без подписи и расшифровки подписи КСПП. СКСПП-приемки (СКСПП), по окончанию текущего рабочего дня, сверяет Журнал учета ТТН с реестром товарного отчета, выявляет недостатки и отмечает их на титульном листе. На следующий день, после закрытия операционного дня, БМ формирует товарный отчет для ЦО и в этот же день передает его для проверки СКСПП торгового зала (СКСПП). СКСПП торгового зала (СКСПП) сверяет сформированный товарный отчет с ранее сверенным реестром и подтверждает соответствие наличия первичных документов данным, указанным в реестре товарного отчета, а также наличие подписей КСПП на каждом документе товарного отчета своей подписью с расшифровкой фамилии и указанием даты проверки. Все выявленные нарушения, при проверке товарного отчета, СКСПП-торгового зала (СКСПП) отрабатывает совместно с БМ.

3.2.6. Во время приемки находиться возле товара могут только сотрудники, занятые в приемке. Курение во время приема людей, принимающих товар запрещено.

3.2.7. Товар, принятый от поставщиков, должен перемещаться в места хранения товаров в течение 30-ти минут. ТП дает распоряжения грузчикам, куда перемещать данный товар – сразу в торговый зал или на склады. Следует обратить внимание на необходимость скорейшего перемещения алкогольной, колбасной, сигаретной и прочей продукции. Часть товара разрешено размещать в коридорах: напитки и пиво ПЭТ, бакалейные товары и т. д.; остальной товар должен быть запакован в коробки.

3.2.8. СКСПП осуществляет контроль списания просроченного и испорченного товара, списания товаров на представительские расходы, на дегустацию (кроме бракеража) и т. д. Для выполнения процедуры списания старший продавец отдела приглашает зав. отделом, СКСПП (КСПП). Члены комиссии должны приступить к процедуре списания в течение 10 мин. после их оповещения. Члены комиссии составляют Акты по формам С-11, С-5, С-7, С-13.

3.2.9. СКСПП (КСПП) сверяет количество и вес предъявленного брака; старший продавец (ЗО, ЗДТЗ, ЗДСП, АТЗ) стикерует товар и второй экземпляр стикера наклеивает на бланк Акта утилизации. На всех наклеенных стикерах должна быть подпись СКСПП (КСПП), каждую страницу Акта подписывают старший продавец, СКСПП (КСПП) с указанием количества позиций утилизированной продукции. Стикерованная продукция упаковывается в мешки, на которые наклеивается стикер с подписью СКСПП (КСПП), где указывается ФИО КСПП, Старшего продавца отдела (ЗО, ЗДТЗ, ЗДСП, АТЗ), дата утилизации, наименование товарной группы, надпись «утилизация». Старший продавец (ЗО, ЗДТЗ, ЗДСП, АТЗ) делает ксерокопию Акта и передает СКСПП. Упакованный брак перемещается в зону приемки для дальнейшей утилизации. Оригинал Акта передается старшим продавцом на подпись ДМ (ЗДТЗ), БМ. Утилизация производится только при наличии двух документов: Акт формы С-11 и бухгалтерской накладной, проведенной по линии 4 «брак» и сверки данных документов СКСПП приемки. Бухгалтерская накладная на списание предоставляется в день утилизации. Весь списанный товар должен быть утилизирован до 21–00 час, текущего дня.

3.2.10. По требованию НСПП (СКСПП) Зав. отделами (Старшие продавцы) предоставляют «Журналы учета подходящих сроков» для проверки в целях контроля по списанию просроченного товара. При предъявлении Акта на списание просроченного товара НСПП (СКСПП):

• Проверяет регистрацию товара в «Журнале учета подходящих сроков»;

• Проверяет проводились ли мероприятия по снижению потерь (проведение акций, снижение цены и т. д.).

При выявлении отсутствия регистрации товара в Журналах и необходимых проведенных мероприятий сумма списания по Акту подлежит возмещению за счет виновных лиц.

Возмещение проводится на основании правил, закрепленных в Положении по депремированию.

Зав. отделами в течение 1 рабочего дня после выявленного нарушения и списания в программе брака по линии 4.2 пишет ЗРС об удержании с сотрудников на основании решения ДМ, прикладывает необходимые документы и подписывает ЗРС у ДМ. Далее ЗРС установленным образом передается в ЦО – РНТ. Копия ЗРС с подписью ДМ передается НСПП. При подведении итогов полной инвентаризации фактически удержанные суммы из заработной платы сотрудников, включаются в апелляцию магазина на уменьшение потерь. При не предоставлении Зав. отделами ЗРС – НСПП пишет ЗРС об удержании с сотрудников, в том числе с руководителей данного отдела, включая ДМ не предоставивших своевременно ЗРС, прикладывает необходимые документы и подписывает ЗРС у НДПП. Данная ЗРС является безапелляционной. Далее ЗРС установленным образом передается в ЦО в отдел анализа и планирования ДРиБ.

3.2.11. ДМ проверяет Акты списания в течение текущего рабочего дня (в выходные дни ЗДТЗ), утверждает их; зав. производством (зав. отделом, старший продавец отдела) передает подписанные Акты списания БМ.

3.2.12. После закрытия операционного дня НСПП/СКСПП проводит сверку проведенных в программе 4-ых линий с Журналом учета утилизированной продукции.

3.2.12.1. В программе в расходах нужно выбрать дату за какой день будет проводиться проверка. Отсортировать по номеру документа (так будет удобнее сверять), выделить документы – ctrl+a, скопировать документы – ctrl+c, вставить документы в Excel – ctrl+v. Все данные после колонки примечание можно удалить. На одном листе должны находиться 4-ые линии за 1 месяц.

3.2.12.2. НСПП/СКСПП сверяет номер и сумму документа в документе Excel с Журналом учета утилизируемой продукции. При выявлении расхождений документа Excel с Журналом учета утилизированной продукции НСПП/СКСПП заполняет колонку «примечание НСПП/СКСПП». Списание на питание сверяется с формой С-9, в примечании также указывается о расхождениях. Никакие строчки в документе Excel при проверке не удалять, даже если списание не контролируется СКСПП/КСПП.

3.2.12.3. После проверки НСПП/СКСПП сообщает СБМ (БМ) о выявленных нарушениях для исправления ошибок в программе.

3.2.12.4. После закрытия периода в ЦО 5–7 числа месяца, следующего за отчетным НСПП/СКСПП в программе, заматывает расходы за полный месяц. Сверяет сумму в документе Excel с суммой проведенных документов в программе (суммы по списку – проведенные). Суммы должны совпасть.

3.2.12.5. Если есть расхождения по сумме, значит СБМ (БМ) правили документы после ежедневной проверки НСПП/СКСПП. Необходимо найти расхождения и выяснить причины исправления документов.

3.2.12.6. По завершению проверки за месяц НСПП пишет ЗРС о демотивации СБМ (БМ), согласовывает ее у ДМ. Далее ЗРС передается Руководителю направления технологии, который проверяет её, подписывает и передает в Отдел анализа и планирования ДРиБ. Для контроля удержаний, копия ЗРС с подписью ДМ, до передачи Руководителю направления технологии, передается НСПП.

3.2.12.7. Документ сверка списания брака в программе с Журналом учета утилизируемой продукции формируется по нарастающей за меж инвентаризационный период. По итогам полной инвентаризации происходит окончательная сверка.

3.2.13. Бракераж (оценка качества продукции собственного производства) в производственных цехах проводится бракеражной комиссией составом не менее 2-х человек (директор производства, заместители директора по производству, аудитор производства, заместитель директора магазина, технолог, зав. производством, бригадиры, изготовитель изделия, ИД, РД, руководители Компании).

Бракераж продукции собственного производства проводится:

• Ежедневно по мере изготовления изделий, в цехе пр-ва поваром, пекарем, бригадиром при выпуске готовой продукции, каждой позиции, в определенном месте – под камерами видеонаблюдения.

• Внепланово, в случаях принятия решения бригадиром о невозможности допуска готовой продукции к реализации при ежедневном бракераже,

• Внепланово, в случае поступления жалобы на качество продукции собственного производство со стороны покупателей.

Данные бракеража оформляются в следующем порядке:

• Заполняется лист бракеража, ответственный за заполнение – изготовитель изделия.

• Заполняется «Бракеражный журнал», который должен быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью ДМ и скреплен печатью магазина, ответственный за заполнение – бригадир цеха,

• Составляется Акт дегустации (форма С-5), ответственный за составление – зав. пр-вом,

• Оформленный Акт, с подписями членов бракеражной комиссии утверждается ДМ и передается СБМ (БМ).

• СБМ (БМ) производит списание дегустируемой продукции в брак в программе по линии 4 на основании предоставленного Акта.

3.2.14. Бракераж продукции проводится непосредственно в том цехе, где находится дегустируемый товар, только в специально отведенных местах в пределах видимости камер видеонаблюдения. Места дегустации определяются зав. пр-вом, согласовываются с НСПП и утверждаются ДМ. Запрещено дегустировать товар определенного цеха сотрудниками других цехов, а также передвигаться с дегустируемым товаром по разным цехам. Дегустация, проходящая вне утвержденных мест будет расцениваться как продукция съеденная или выпитая сотрудниками и соответственно подлежит оплате в полном объеме.

3.2.15. Продукция, получившая в результате дегустации низкую оценку (2 балла), к реализации не допускается. Если недостатки исправить невозможно, то бракеражная комиссия выясняет по чьей вине произошла порча готовой продукции. Бригадир цеха корректирует работу сотрудника, производившего продукцию, получившую в результате дегустации 2 балла. Бракеражная комиссия, зав пр-ва устанавливают причины, по которым не прошел товар по дегустации в продажу, корректируют работу сотрудника, берут объяснения с виновного лица, пишут ЗРС с обоснованием на имя ДС для принятия решения и составляют Акт «Бой, порча» (форма С-11) списание за счет МОЛ.

3.2.16. Зав пр-вом в течение 2-х рабочих дней после выявленного нарушения предоставляют чек оплаты бракованной продукции виновным сотрудником (чек передается НСПП), либо, после списания брака в программе по линии 4.2, пишут ЗРС об удержании с сотрудника на основании решения бракеражной комиссии или ДМ, прикладывает необходимые документы и подписывает ЗРС у ДМ. Далее ЗРС установленным образом передается в ЦО – РНТ. Копия ЗРС с подписью ДМ передается НСПП. При подведении итогов полной инвентаризации фактически удержанные суммы из заработной платы сотрудников, включаются в апелляцию магазина на уменьшение потерь. При не предоставлении Зав. пр-вом ЗРС – НСПП пишет ЗРС об удержании с сотрудников, в том числе с руководителей, не предоставивших своевременно ЗРС, прикладывает необходимые документы и подписывает ЗРС у НДПП. Данная ЗРС является безапелляционной. Далее ЗРС установленным образом передается в ЦО в отдел анализа и планирования ДРиБ.

3.2.17. Вынос мусора осуществляется только в присутствии СТП (ТП) под контролем КСПП поста № 4 (зона приемки), который открывает выход и досматривает вместе с СТП (ТП) выносимый мусор. Картонные коробки должны быть разобраны и аккуратно сложены. Погрузка макулатуры также производится под контролем СТП (ТП) и КСПП поста № 4.

3.2.18. В течение рабочего дня сотрудникам разрешено делать покупки только на обед, перед убытием на прием пищи. Если сотрудник сделал такую покупку, он должен подписать чек – у КСПП поста № 1, удостоверяя тем самым факт совершения покупки. Не позднее 10 минут после совершения покупки, сотрудник предъявляет купленный товар КСПП поста № 2, который проверяет наличие подписи КСПП поста № 1, сверяет чек с покупкой, пишет фамилию сотрудника, дату, ставит свою подпись. Чек должен находиться вместе с покупкой. Напитки и соки, купленные в течение дня сотрудниками, хранятся с чеками, на которых должна быть подпись КСПП поста № 1(2), по окончанию смены уносятся сотрудником домой. Сахар, чай, кофе, купленные сотрудником, хранится в магазине с чеком и подписью поста № 1(2) в течение 5 календарных дней, а затем уносятся домой.

3.2.19. Запрещено осуществлять прием пищи и напитков (чай, кофе) на рабочих местах, разрешено только в специально отведенном для этого месте – столовой.

3.2.20. Кабинками хранения в торговом зале персоналу пользоваться запрещено. Личные денежные суммы, сигареты, мобильные телефоны кассиры должны сдать СК (АКЗ) в прозрачном пакете, которые хранятся в сейфе в кабинете администрации магазина. Денежные средства при сдаче в сейф, пересчитываются кассирами при СК (АКЗ), указывается потраченная сумма и остаток. Сотовые мобильные телефоны сотрудники торгового зала хранят у себя в отключенном виде, пользоваться сотовыми мобильными телефонами разрешено во время перерывов на обед, только в зоне приемки, на посту № 2, администрации – в кабинете администрации. Сотрудники должны сообщить заинтересованным людям телефон магазина и мобильный телефон администрации для экстренной связи. Персоналу производства, кроме сотрудников администрации (директор производства, технологи, заведующие производствами), запрещено пользоваться мобильными телефонами в течение всего рабочего дня. По приходу сотрудник ставит телефон на беззвучный режим. и сдает бригадиру цеха.

В исключительных случаях, если сотруднику производства необходимо срочно позвонить, он может сделать это с разрешения бригадира цеха. Сотрудники производства должны сообщить заинтересованным людям номер городского телефона магазина и номер мобильного телефона администрации для экстренной связи.

Персоналу производства запрещается вносить в производственные помещения: пищу, напитки, жевательную резинку, предметы, связанные с курением, мобильные телефоны, аэрозольные баллончики, газеты, журналы, книги, бумажники, кошельки, документы, ключи, расчески и т. п.

3.2.21. Мобильные телефоны КСПП сдают на пост № 7СКСПП, пользоваться телефонами в рабочее время запрещено. Порядок пользования сотовыми мобильными телефонами идентичен порядку, установленному для сотрудников магазина.

3.2.22. СКСПП (старший смены), СКСПП приемки обязаны иметь при себе мобильный телефон для экстренной связи с НСПП, органами правопорядка.

3.2.23. Отбор товара из торгового зала для приготовления пищи в столовой производит Зав пр-ва по заявке повара, который оформляет Акт списания формы С-9 «Перемещение на столовую». Отобранный товар вместе с Актом предъявляется КСПП, который производит его маркировку и проверку соответствия фактически перемещаемого товара по ассортименту и количеству с данными, содержащимися в Акте. Акт утверждается ДМ (ЗДТЗ). Оригинал утвержденного Акта передается СБМ (БМ) для проводки в программе, копия Акта, вместе с распечатанными накладными предоставляется на пост № 7, которые хранятся на протяжении всего меж инвентаризационного периода. Отбор товара производится в пределах видимости камер видеонаблюдения.

3.2.24. Отбор товара из торгового зала для производства производит зав. пр-ва (бригадир пр-ва) совместно со старшим продавцом (зав. отдела). Зав. пр-ва (бригадир пр-ва) составляет Акт формы С-16 «Перемещение на производство». Акт подписывается старшим продавцом (зав. отдела), зав. пр-ва (бригадир пр-ва), СКСПП (КСПП). Акт утверждается ДМ. Товар маркируется КСПП поста № 2 стикерами с указанием даты и ставится его подпись, после этого товар перемещается на производство. Оригинал утвержденного Акта передается БМ для проводки в программе, его копия вместе с распечатанными накладными предоставляется на пост № 7. Оригиналы и копии Актов хранятся в бухгалтерии магазина и у КСПП поста № 7 на протяжении всего меж инвентаризационного периода.

3.2.25. Готовая продукция производства (маркируется поваром) доставляется в торговый зал комплектовщиком продукции (или поваром, ответственным за приготовление данного изделия). Старший продавец (или лицо, его замещающее) проверяет соответствие принимаемой продукции, указанному на ней наименованию, взвешивает продукцию на весах, оборудованных терм этикетом в присутствии комплектовщика и составляет 3 заборных листа. Проверка готовой продукции с производства производится в пределах видимости камер видеонаблюдения.

3.2.26. Старший продавец (или лицо, его замещающее) распечатывает 4 терм этикетки:

• Терм этикета наклеивается на лоток с передаваемой продукцией,

• Терм этикета наклеиваются на Заборные листы формы № 1 в 3 экземплярах.

Комплектовщик (Старший продавец) на каждой странице, каждого экземпляра Заборного листа указывает дату, номер страницы и промежуток времени в течение, которого осуществлялась передача готовой продукции.

Материально-ответственные лица производства и торгового зала после приема – передачи продукции подписывают Заборные листы. Заборные листы в течение рабочего дня хранятся у комплектовщика и старшего продавца отдела. Третий экземпляр Заборного листа передается комплектовщиком продукции менеджеру производства с периодичностью каждые 2 часа для оформления в программе выпуска готовой продукции.

Все листы, входящие в состав одного Заборного листа должны быть пронумерованы и скреплены между собой. Заборный лист оформляется на основании фактически переданной продукции в торговый зал.

Комплектовщик и старший продавец (либо лица их замещающие) производят сверку Заборных листов, на каждом Заборном листе делают отметку о том, что Заборный лист сверен, после чего комплектовщик (Старший продавец) продукции передает свои экземпляры Заборных листов менеджеру производства. Экземпляры Заборных листов торгового зала хранятся в торговом зале в течение всего меж инвентаризационного периода.

Хранение товара для производства может производиться в холодильных (морозильных) камерах, в которых хранится товар магазина. Но он должен быть подписан «Производство» до ввода складов хранения товаров по зонам (торговый зал, склад производства, зона приготовления). Товар должен храниться только по местам хранения товаров.

СКСПП (КСПП) осуществляет контроль, не реже 2-х раз в неделю, за перемещением готовой продукции с производства в торговый зал с обязательной сверкой заборных листов торгового зала и производства.

4. Мероприятия по сохранности по окончанию рабочего дня

4.1. По окончанию рабочего дня сотрудники, чей рабочий день заканчивается ранее фактического закрытия магазина, могут совершать покупки для дома за 1 час до окончания своей рабочей смены. Сотрудник приобретает товар, оплачивает его на кассе, КСПП поста № 1 подписывает чек с указанием фамилии сотрудника. Не позднее 10 минут после совершения покупки, сотрудник предъявляет купленный товар КСПП поста № 2, который проверяет наличие подписи КСПП поста № 1, сверяет покупку с чеком, ставит на чеке дату, свою подпись; чек об оплате кладет в пакет фамилией вверх. Пакет с товаром оставляется на посту № 2 и при убытии домой сотрудник забирает его.

4.1.1. Дежурный(е) кассир(ы) осуществляют покупки перед закрытием предпоследней кассы не позднее ранее 1 час до окончания работы магазина.

4.1.2. Сотрудники, рабочий день которых заканчивается по фактическому закрытию магазина, совершают покупки для дома за 1 час до закрытия магазина.

Сотрудник, приобретая товар:

4.1.2.1. Предъявляет его для подписи КСПП поста № 1;

4.1.2.2. КСПП поста № 1 ставит на кассовом чеке свою подпись, удостоверяя тем самым факт совершения покупки;

4.1.2.3. Не позднее 10 минут после совершения покупки сотрудник предъявляет купленный товар КСПП поста № 2, который проверяет наличие подписи КСПП поста № 1, сверяет чек с покупкой, пишет фамилию сотрудника, дату, ставит свою подпись и надпись «для дома»; проверка производится в пределах видимости камер видеонаблюдения;

4.1.2.4. Чек об оплате кладет в пакет фамилией вверх;

4.1.2.5. Пакет с товаром оставляется на посту № 2 и при убытии домой сотрудник забирает его;

4.1.2.6. Купленный товар для дома запрещается оставлять на рабочих местах.

4.1.3. РКУ работают до обслуживания последнего покупателя.

4.1.4. СКСПП (КСПП) закрывает главный вход. СКСПП (КСПП) проверяет помещения, прилегающие к кассовой зоне, проверяет кассовые боксы на предмет оставленных покупателем товаров, собирает и уничтожает старые чеки, оставленные на кассах покупателями, собирает антикражные датчики и проверяет прикассовую зону на предмет не оплаченного товара.

4.1.5. Контролер, назначенный СКСПП, производит проверку большой лифтовой, фасовки, склада бытовой химии, кондитерского цеха с целью предотвращения случаев выявления оставшихся сотрудников, посторонних лиц и на наличие неоплаченного товара.

4.1.6. КСПП постов № 1, 5 осуществляют контроль за проведением вечернего снятия кассиров и присутствуют при пересчете денежных средств у кассиров в ГК. При проведении вечернего снятия кассиров АКЗ производит личный досмотр кассиров.

4.2. СКСПП (КСПП) приемки проверяет закрытие роль ставней приемки, производит ее опечатывание. Если приемка товара растягивается на неопределенное время, то закрытие и опечатывание зоны приемки происходит по фактическому окончанию приема товара КСПП приемки.

4.3. За 30–45 минут до закрытия магазина СКСПП, ЗДТЗ, АТЗ, техник-электрик осуществляют обход и опечатывание складов, служебных помещений, проверяют зоны приемки, пожарные выходы, аптеку, вход на 2 этаж, производственные помещения (обязательное наличие специальной одежды) с целью выявления оставленных работающих электроприборов, целостность работы системы водоснабжения, канализации и вентиляции. Производят проверку большой лифтовой, фасовки, склада бытовой химии, кондитерского цеха, столовой, раздевалок с целью предотвращения случаев выявления оставшихся сотрудников, посторонних лиц и на наличие неоплаченного товара. Ответственный за качественный осмотр всех помещений – ЗДТ З.

4.4. Ежедневно, до 17–00 час. Зав. пр-ва, руководители подразделений, пишут СЗ на имя ДМ (копия – НСПП), в которой указывают количественный состав ночной смены, технического персонала и сотрудников подрядных организаций, характер выполняемых работ, назначают Старшего смены. Вечерним обходом СКСПП (КСПП постов № 2, 3 в ночное время) контролирует состав ночной смены по цехам, подразделениям, согласно поданной СЗ. Данная информация фиксируется в Журнале информации на постах № 3, 7. В случае выявленного несоответствия данных в СЗ и фактического наличия сотрудников СКСПП составляет СЗ на имя НСПП.

4.5. Обо всех недостатках, выявленных при обходе, найденному неоплаченному товару СКСПП составляет Акт который подписывает ЗДТЗ (АТЗ). Расследование по Акту производится на следующий день.

4.6. Запрещается выпускать сотрудников по отдельности, выпускать только группой. КСПП поста № 2, совместно с ЗДТЗ, производит 100-процентный досмотр персонала, проверяет чеки на купленный товар, выпускает сотрудников через служебный выход. ЗДТЗ (АКЗ, АТЗ) производит 100- процентный досмотр КСПП. Досмотр всего персонала производится в пределах видимости камер видеонаблюдения.

4.7. ЗДТЗ, СКСПП (КСПП) производят закрытие и опечатывание служебного входа-выхода. В магазине остаются в ночную смену персонал производства, КСПП постов № 2, 3.

5. Мероприятия по сохранности в магазине в ночное время

5.1. При работе в ночное время, КСПП постов № 2, 3 производят обход служебных помещений:

5.1.1. Проверяются двери наружного периметра на закрытость и целостность печатей;

5.1.2. Проверяются двери внутренних помещений на закрытость и целостность печатей;

5.1.3. Обход ТЗ на предмет выявления товаров с нарушениями условий хранения, просроченной продукции и других нарушений;

5.1.4. Проверка температурных режимов всех средне- и низкотемпературных витрин, камер, совместно с техником-электриком;

5.1.5. Обход производства на предмет выявления съеденного и выпитого товара.

5.2. В случае обнаружения в ТЗ посторонних лиц КСПП поста № 3(видео) вызывает ГБР по-городскому (личному мобильному) телефону сообщает НСПП, ДМ.

6. Запрещается:

6.1. Приносить, распространять и употреблять наркотические вещества, психотропные вещества, прекурсоры (кокаин, анаша, марихуана, насвай, соли, курительные смеси и т. п.).

6.2. Приносить огнестрельное, в т. ч. травматическое и пневматическое оружие; холодное оружие.

6.3. Осуществлять распитие спиртных напитков без разрешения ДМ.