Читать книгу Электронные трудовые книжки - Ирина Андрианова - Страница 2

Что такое электронная трудовая книжка? В чем преимущества и недостатки у такого формата документа? Чем цифровая версия отличается от аналога на бумажном носителе? Какие мероприятия должен провести работодатель для перехода на электронную трудовую книжку? Как работник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности?

Разберем подробно каждый из этих животрепещущих вопросов.

Всем известно, что трудовая книжка – это основной документ, содержащий сведения о трудовой деятельности и стаже работника. Обязанность ее ведения и учета возложена на всех работодателей согласно Трудовому кодексу РФ. Этот важный документ необходим во многих жизненных ситуациях. Трудовую книжку предъявляют при устройстве на работу, для оформления пенсий и социальных выплат и др.

До недавнего времени трудовые книжки существовали исключительно на бумажных носителях и заполнялись в соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003. Однако, уже с 1 января 2020 года в силу вступил Федеральный закон «О внесении изменений в трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» №439-ФЗ от 16.12.2019, который закрепил возможность существования трудовой книжки в формате цифрового документа и порядок, в котором предоставляются сведения о трудовой деятельности конкретного сотрудника. А благодаря еще одному Федеральному закону «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» №436-ФЗ от 16.12.2019 у всех работодателей появилась обязанность сдавать новый отчет в Пенсионный фонд РФ, в котором отображаются сведения о трудовой деятельности каждого работника. По сути своей эти сведения и являются электронной трудовой книжкой.

Пенсионный фонд РФ пояснил, что электронная трудовая книжка (далее ЭТК) – это новый формат знакомого всем документа, который призван обеспечить постоянный и свободный доступ работников к сведениям о своей трудовой деятельности, а у работодателей благодаря ЭТК появятся новые возможности кадрового учета.

Действительно, у электронной версии есть свои преимущества по сравнению с бумажным документом.

Безусловно, цель внедрения цифровых документов – облегчить жизнь и работодателю и работнику. Для первого – ускоряется обработка кадровых процессов, сокращаются затраты, в т. ч. на приобретение бланков бумажных трудовых книжек, минимизируются риски внесения ошибочных данных. А для второго получение информации о своей трудовой деятельности и многих государственных услуг становится более удобным и быстрым. К тому же, бумажные документы часто теряются, а процесс их восстановления может занять много времени, а иногда это практически невозможно. В этом плане электронная трудовая книжка более надежна.

Как видим, преимуществ у ЭТК немало. Но есть и другое мнение – на практике и работодатель и работник могут столкнуться с рядом неудобств из-за перехода на ЭТК.

Эксперты заверяют, что приобретать новое дорогостоящее программное обеспечение для перехода на ЭТК нет необходимости. Осуществлять процесс обработки, передачи и хранения данных можно используя уже существующие, но доработанные бухгалтерские программы. Т. е. работодателю потребуется только освоить новую версию.

Все сведения о трудовой деятельности каждого человека будут накапливаться и храниться в информационной базе Пенсионного фонда, они надежно защищены, утечка или потеря данных практически исключена.

Если в данных о трудовой деятельности работника допущена ошибка или информация внесена не полностью, работодатель обязан исправить (дополнить) эти сведения (ст. 66.1 ТК РФ) и предоставить в Пенсионный фонд в установленном законом порядке.

Каждое нововведение порождает много вопросов. В связи с переходом на ЭТК людей волнует, где можно получить сведения о своей трудовой деятельности.

Любой человек сможет выбрать сам наиболее удобный для него способ (ст. 1 ФЗ № 439 от 16.12.2029):

– в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг. Документ предоставляется на бумажном носителе, заверенный надлежащим образом;

– в клиентской службе или в личном кабинете на сайте Пенсионного фонда Российской Федерации. Сведения могут предоставляться как в бумажном виде, так и в цифровом (документ будет подписан усиленной квалифицированной электронной подписью и имеет такую же юридическую силу, как и бумажный аналог;

– через портал государственных и муниципальных услуг. Заявитель получит электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью.

Электронный документ можно распечатать при необходимости или сохранить.

Если человек решит воспользоваться одним из 3-х выше указанных способов, он может сделать это в любом населенном пункте без привязки к своему месту проживания, месту нахождения. Эту возможность закрепило Постановление Правительства № 91-Р от 24.01.2020.

Еще один способ получения данных из ЭТК – обратиться к своему работодателю по последнему месту работы с заявлением. В нем указать желаемый формат данных, в котором будут предоставлены сведения – на бумаге или в электронном виде. В течение 3-х дней сведения должны быть выданы работодателем (ст. 66.1 Трудового кодекса РФ).

Переход на электронные трудовые книжки (далее ЭТК) является экспериментом и частью масштабного проекта «Цифровая экономика», начало которому положил Указ Президента «О стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017—2030 годы» №203 от 09.05.2017. Также запланировано внедрение и другой электронной кадровой документации (трудовые договоры, документы по оформлению командировок и отпусков, учету рабочего времени, по охране труда и др.).

Что же касается ЭТК – то окончательно перейти на цифровой формат документа работодатели должны в 2021 году. А 2020 год – переходный период.

Важный момент: переход на ЭТК добровольный и осуществляется только с согласия работника. Для этого каждый работник должен принять решение в каком формате вести его трудовую книжку и до 31 декабря 2020 года подать письменное заявление работодателю о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной (подробнее о заявлении см. раздел 2, пункт 2.5.).

Однако не у всех будет выбор. Людям, которые трудоустроятся впервые начиная с 2021 года, работодатель будет вести трудовые книжки только в электронном виде.

Также, законом определена категория граждан, имеющих право подать заявление о формате трудовой книжки в любое время либо работодателю по основному месту работы, либо при трудоустройстве. Этим правом наделены те, у кого нет возможности сделать это в период с 1 января по 31 декабря 2020 года. К этим лица относятся:

– работники, не исполняющие свои трудовые обязанности по состоянию на 31 декабря 2020 года, но за ними сохраняется рабочее место в соответствии с нормативными правовыми актами на период отпуска, временной нетрудоспособности, отстранения от работы;

– лица, не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях по состоянию на 31 декабря 2020 года и не подавшие письменное заявление до указанной даты, но имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту).

Следует отметить, что переносить все данные из бумажных трудовых книжек в электронные не запланировано. Это повлекло бы дополнительную нагрузку на Пенсионный фонд и работодателей. Те работники, которые подали заявления о ведении ЭТК, получают бумажную трудовую книжку на руки под роспись и сами несут ответственность за ее сохранность. А если работник изъявил желание оставить бумажную версию документа, то работодатель продолжает вести трудовую книжку в соответствии со ст. 66 ТК РФ и при этом переносит сведения в отчет, который он направляет в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Этот отчет со сведениями о приеме, переводе, увольнении конкретного работника, начиная с 1 января 2020 года, обязаны сдавать все работодатели ежемесячно не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло соответствующее событие (подробнее об отчете см. раздел 3).

А с 2021 года в случаях, когда организация-работодатель принимает нового сотрудника на работу или происходит его увольнение, сведения о трудовой деятельности будут предоставляться в Пенсионный Фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа-основания для приема, увольнения. Эти сведения будут храниться в Пенсионном фонде РФ, информационная система которого, по заверениям специалистов, надежно защищена от всякого рода взломов, хакерских атак и других внешних и внутренних угроз утечки персональных данных. Уничтожение, изменение и потеря этих данных исключена.

Какие сведения должна содержать электронная трудовая книжка? В чем ее отличие от бумажной?

От сведений в бумажной трудовой книжке информация в ЭТК практически ничем не отличается. Однако данные о поощрениях не предусмотрены законом (в бумажную вносятся в соответствии со ст. 66 ТК РФ, п. 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, п. 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Также в ЭТК не отображаются данные об образовании работника (для сравнения – в бумажной трудовой книжке запись об образовании делается на титульном листе).