Читать книгу Мышиная возня. Книга конторских чиновников - Иван Галаев - Страница 20

От вашего электронного документооборота у меня уже ноги болят

/сотрудник Иван/

Госслужба – это работа с документами.

Ни одно действие не совершается без письма, отчёта или протокола. Бумага – элемент организации, без неё никуда! Из-за своей близости к социальной сфере, наш орган власти пишет особенно много. На мою персональную долю приходится 5-7 писем в день.

Несмотря на то, что давно уже введен электронный документооборот, бумаги всё равно много. Причем результаты своей деятельности положено подшивать и хранить как минимум 5 лет. Наш архив – это не полутёмное помещение со стеллажами и винтажной лесенкой, что показывают в кино, и не электронная библиотека, а обычное захламлённое рабочее место. Для того, чтобы в случае истерики, оперативно найти требуемый листочек основная масса бумаги складируется здесь же, в кабинете.

Сама подшивка делается не просто так «кому как удобно», а имеет определённые правила с номенклатурой и прочей лебедой. Всё должно быть более-менее логичным и общим, посему нельзя завести отдельную именную папку гигантского размера и складывать туда аккуратненько лишь свою переписку. Любыми материалами должен иметь возможность воспользоваться каждый из нас по первому свистку. Уволился, например, человек – это не значит, что отмирают все его наработки. Чтобы мы не изобретали каждый раз велосипед, пишутся единые инструкции и периодически проводятся проверки служащих на их соблюдение. Будь добр делай слаженно и не тормози!

На словах такое требование понятно, но как воплотить задумку на практике?

Документы очень часто имеют ветвистую структуру и охватывают всё на свете: это пришло оттуда, а это отсюда, но по громоздкому делу и с учетом вон того, а здесь бумаги совсем на разную тему, но написаны они в честь одного и того же жалобщика. Пока отыщешь для документа удобное место – начитаешься подшивок, и душа свернётся. «Здесь вот Я целый месяц страдал», – освежается в памяти, – «а вот за это меня чуть не уволили»… Папки наполнены родным прошлым, как старый армейский альбом.

Раз в месяц выбираю денёк посвободнее и начинаю наводить порядок.

Интегрировать свой материал в общие закрома для меня всегда большая проблема, поэтому откладываю до последнего.

Заботливо, как для родного питомца, отыскиваю документу подходящее местечко. Нельзя просто так зашить паЧет по поручению президента в папку «Железные дороги» или «Инновации», если нет соответствующей тематической связи. Даже обращения граждан должны быть упорядочены и связаны между собой. Если дядя Петя по какой-то причине повторно жалуется на свою жизнь (ну этот, знаете с 31-й квартиры), то будь добр, не дроби переписку с ним, и не размазывай её по всему шкафу, а отыщи его предыдущее дело и пополни свежими материалами.

Какой закономерности придерживаешься каждый раз? – нет сил отследить даже за собой. Вот, к примеру, ситуация из жизни: в каком из отделов гипермаркета искать велосипедный насос? В спорттоварах, где стоят велосипеды, или в инструментах? А может вообще в автозапчастях? Не сразу сообразишь, не сразу… Здесь примерно так же: есть единое правило, но много спорных моментов. В результате 6 тонн бумаги постоянно перебираются; у адского шкафа непрерывно кто-то трётся с озадаченным видом.

Мы задыхаемся от собственной продукции и собственной «простоты».

Вот мой пакет находит то самое место, где ему будет лучше всего, но возникает сложность, связанная с нашей же человеческой хитростью. Папка-регистратор уже не закрывается от изобилия макулатуры, потому что кто-то когда-то не стал заморачиваться и втихую втиснул свои бумаги.

Даже в подшивке документов наши проявляют себя, ни в чём не можем обойтись без пакости. Мелочь (!), но в ней проглядывается вечное.

Можно поступить тоже подло, например, отложить подшивку своего документа до тех пор, пока не найдётся добросовестный сотрудник и не сделает всю подготовительную работу за тебя. Раз уж тут хитрецы, то и ты не хлопай ушами. Если просто завести новый талмуд, то придётся искать новые корки, скобу, заводить опись с разделами и ещё потом думать, куда в шкафу это новоиспечённое добро пристроить. Надо понимать, что тут всё на пределе, а полки давно прогнулись от перегруза; кажется, стукни дверью посильнее и завалит по пояс бумагой. Просто, не получится просто.

Правильный поступок – уменьшить старый архив, чтобы освободить место. Начал (?) – продолжай. Он предполагает осмысленный подход: следует с умом вынуть документы многолетней давности, утратившие свою актуальность, описать и уничтожить их по акту! Здесь тоже дебри: всё старое переплетено с новым. Надо быть внимательным, чтобы не ликвидировать нужное вместе с устаревшим: 7 раз отмерь – 1 раз отрежь, иначе постигнет беда. Перелистываем, фильтруем, правим клятые описи и т.д. Нудное занятие.

За день такой правильной работы подошьёшь 3-4 документа, не больше, а освобожденные папки тут же заполнят коллеги-хитрецы, которые только и ждали таких вот простачков. Архивация бумаг держится на альтруизме и поэтому запущена, как и всё остальное.

Думаю, что времен цифровых технологий и электронного документооборота Я на своем веку не дождусь. Шесть лет внедряем исключение бумаги и пока добились результата только на бумаге: фактически электронка стала дополнением к бумагоходу ногами.

Пару раз пытался скинуть это архивное занятие на студентов-практикантов, но каждый раз жалел. Ребята работают шустро: для них такое занятие не имеет особого смысла. Вырвал – зачеркнул, подшил не туда – да и пёс с ним. После таких них ничего не найдёшь, если потребуется. Лучше Я сам как-нибудь. Выгоднее потратить время сегодня, чем страдать потом, по каждой нужде.

Свой контакт с бумажным носителем стараюсь сводить к минимуму. Заранее, предусмотрительно, нужные документы сканирую и храню на компьютере. Двойной архив и повторная работа, правда, получается, но это всё же легче и быстрее, чем рыться в злосчастном шкафу. Мне он снится иногда со своим грузом.