Читать книгу Zamknięcie roku 2019 w jednostkach sektora publicznego - Izabela Świderek Barbara Jarosz Anna Zienkiewicz - Страница 5

Rozdział I. Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego

Koniec roku dla każdej funkcjonującej na rynku jednostki, a w szczególności dla służb finansowo-księgowych, związany jest z wieloma niezbędnymi do wykonania czynnościami. Celem ich jest takie przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia, aby uzyskane na ich podstawie informacje były rzetelne, obiektywne, bezbłędne i sprawdzalne. Sporządzone na podstawie tak prowadzonych ksiąg rachunkowych różnego rodzaju sprawozdania kończące rok gwarantują właściwe zobrazowanie efektów rocznej działalności jednostki. Od poprawnego zamknięcia ksiąg rachunkowych roku minionego zależy także poprawne otwarcie ksiąg rachunkowych roku następnego (zgodnie z zasadą ciągłości działalności). Procedura zakończenia okresu obrachunkowego jest szczególnie istotną kwestią również z uwagi na fakt, że informacje roczne stanowią znaczące dane zarządcze. Analiza osiągniętych efektów rocznej działalności może stanowić potwierdzenie prawidłowości przyjętej polityki (strategii) rozwoju jednostki lub przyczynić się do konieczności jej skorygowania, a w skrajnych przypadkach – całkowitego przeformułowania.

1.1. Ustalenie terminu wpływu dokumentacji finansowej do jednostki

Niezbędne do wykonania, w związku z zakończeniem roku budżetowego, czynności tworzą cykl logicznie powiązanych i uzależnionych od siebie etapów. Zwieńczeniem ich są sprawozdania roczne (finansowe, budżetowe) oraz inne, niezbędne raporty i zestawienia (m.in. sprawozdania statystyczne).

Procedura zakończenia roku budżetowego nie musi dotyczyć wyłącznie wydziału (komórki) finansowo-księgowego. Zazwyczaj obejmuje ona czynności wykonywane przez wydziały merytoryczne. Zakończenie (zamknięcie) roku budżetowego dotyczy zatem wielu działań wykonywanych przez te komórki. Większość realizowanych w trakcie całego roku budżetowego czynności znajduje swój „finał” w wydziale finansowo-księgowym jednostki, w postaci faktury (rachunku) obrazującej dokonany zakup lub dokumentu obrazującego postęp w realizacji przedsięwzięcia inwestycyjnego czy też ukazującego zmiany w posiadanym przez jednostkę majątku trwałym. Z tego względu pomocne staje się przygotowanie harmonogramu całokształtu niezbędnych działań, które decydują o prawidłowości zakończenia roku budżetowego.

Opracowany harmonogram może być przygotowywany corocznie w formie zarządzenia kierownika jednostki, ale może także stanowić część dokumentacji wewnętrznej jednostki, np. element jej polityki rachunkowości. Bez względu na umiejscowienie harmonogramu w dokumentach określających sposób funkcjonowania jednostki zawsze musi on odzwierciedlać wytyczne zawarte w przepisach powszechnie obowiązującego prawa, jak również uwzględniać specyfikę działalności

jednostki i charakterystyczne dla niej elementy.

Celem harmonogramu jest m.in. szczegółowe określenie terminu wpływu do jednostki dokumentów finansowych obrazujących zaistniałe zdarzenia i operacje gospodarcze. Ma to istotne znaczenie w zachowaniu jednej z fundamentalnych zasad rachunkowości – zasady memoriału. Zgodnie z nią w księgach rachunkowych, a w konsekwencji również w sporządzanych na ich podstawie sprawozdaniach finansowych, należy ująć ogół zdarzeń gospodarczych dotyczących danego roku obrotowego, niezależnie od ich faktycznego momentu zapłaty. Efekty zdarzeń gospodarczych muszą być zatem ujmowane w księgach rachunkowych w momencie ich powstania w roku obrachunkowym, bez względu na moment zaistnienia przepływu środków pieniężnych z tego tytułu. Dodatkowo wytyczne ustawowe nakazują wprowadzenie do ksiąg rachunkowych okresu obrachunkowego w postaci zapisu każdego zdarzenia, które nastąpiło w tym okresie. Konieczne więc staje się określenie terminu, do którego wpływające do jednostki dokumenty dotyczące zdarzeń minionego roku budżetowego uwzględnione będą w tym właśnie (czyli minionym) okresie obrachunkowym. Ustalenie takiej daty powinno znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisie definiującym wewnętrzne uregulowania jednostki odnośnie do polityki rachunkowości. Określenie granicznej daty, do której wpływające dokumenty źródłowe uwzględnione zostaną w zapisach ksiąg rachunkowych minionego okresu, powinno uwzględniać wytyczne obowiązujących przepisów prawnych, dotyczących terminów sporządzania obowiązujących jednostkę sprawozdań (budżetowych i finansowych). Rozwiązanie takie (uproszczenie) może zostać wprowadzone na mocy przepisów ustawy o rachunkowości (art. 4 ust. 4), pod warunkiem że nie będzie ono miało istotnego wpływu na jasne i rzetelne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego. Istotność (zakres) wpływu wywieranego przez zastosowane uproszczenia powinna zostać przeanalizowana indywidualnie przez każdą jednostkę, z uwzględnieniem jej specyfiki (charakterystycznych cech). Punktem odniesienia dla oceny zakresu wpływu zastosowanych uproszczeń mogą być: zrealizowane przez jednostkę w ciągu roku koszty lub wydatki, zrealizowane roczne przychody lub dochody, osiągnięty wynik finansowy (lub inny element charakterystyczny dla jednostki). Dokonany wybór, jak również ocena jego wpływu na sytuację finansową, majątkową oraz roczny wynik finansowy powinny zostać odzwierciedlone w zapisach polityki rachunkowości jednostki.

Regulacje prawne i wynikające z nich terminy realizacji określonych zdarzeń stanowią zatem istotną przesłankę uporządkowania czynności niezbędnych do wykonania w związku z zakończeniem roku budżetowego. Określenie dat granicznych umożliwia sprawne i terminowe wykonanie wszystkich elementów niezbędnych do zamknięcia roku budżetowego.

Przykładowy harmonogram czynności zawiera tabela 1.

Tabela 1. Harmonogram czynności w związku z zamknięciem roku budżetowego

Czynność	Termin
ustawowy	proponowany
Wybór podmiotu uprawnionego do badania sprawozdania finansowego	Nie jest określony	IV kwartał 2019 r.
Wydanie przez kierownika jednostki zarządzenia w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji	Nie jest określony, ale rozpoczęcie inwentaryzacji powinno nastąpić 3 miesiące przez zakończeniem roku budżetowego	Do 1 października 2019 r.
Przeprowadzenie inwentaryzacji zgodnie z obowiązującymi metodami i technikami	3 miesiące przez końcem roku– 15 dni roku następnego	Od 1 października 2019 r.do 31 grudnia 2019 r., nie później niż do 15 stycznia 2020 r.
Określenie daty wpływu dokumentów księgowych do jednostki w celu ujęcia w księgach minionego roku budżetowego	Nie jest określony ustawowo– przyjmuje się dzień określony przez kierownika jednostkiw polityce rachunkowości	Do 25 stycznia 2020 r. w jednostkach budżetowych (i do 15 lutego 2020 r. w jednostkach samorządu terytorialnego)
Ujęcie w księgach rachunkowych dokumentów źródłowych dotyczących operacji gospodarczych roku minionego	Do 31 grudnia 2019 r.	20–31 grudnia 2019 r.
Wstępna kontrola kompletności, rzetelności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych	Nie jest określony	15–30 grudnia 2019 r., nie później niż do 15 stycznia 2020 r.

Ujęcie w księgach pozostałych zewnętrznych dokumentów (wyroków sądów, postanowień komorniczych)	Przepisy nie określają, jednak fizyczne ujęcie w księgach rachunkowych dokonywane może być do 30 kwietnia 2020 r. w jednostkach i placówkach oraz do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego w jednostkach, w których podlega ono zatwierdzeniu	Do 27 stycznia 2020 r.
Ustalenie, zweryfikowanie i ujęcie w księgach rachunkowych różnic inwentaryzacyjnych	Do dnia zamknięcia ksiąg rachunkowych	Do 23 marca 2020 r.
Uzgodnienie sald kont analitycznych z właściwymi kontami syntetycznymi	Do 25 marca 2020 r.	Do 22 marca 2020 r.
Wydruk ksiąg rachunkowych	Nie później niż na koniec roku obrotowego	Do 25 marca 2020 r.
Korekta ksiąg rachunkowych	Do 31 marca 2020 r.	Do 26 marca 2020 r.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych	Do 30 kwietnia 2020 r. lub w terminie15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego	Do 15 kwietnia 2020 r.
Weryfikacja polityki rachunkowości w celu wprowadzenia ewentualnych zmian	Przed 1 stycznia 2020 r.	Do 20 listopada 2019 r.

Źródło: opracowanie własne

Procedurę zamknięcia roku budżetowego rozpoczyna wybór podmiotu, który na mocy art. 268 ustawy o finansach publicznych przeprowadzi badanie sprawozdania finansowego jednostki samorządu terytorialnego. Obowiązek badania rocznych sprawozdań finansowych dotyczy jednostek samorządu terytorialnego, w których liczba mieszkańców, ustalona przez Główny Urząd Statystyczny, na dzień 31 grudnia roku poprzedzającego rok, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, przekracza 150 tysięcy osób. Obowiązek badania dotyczy wyłącznie sprawozdania finansowego, z pominięciem sprawozdania z wykonania budżetu jednostki samorządu terytorialnego oraz sporządzanych przez nią sprawozdań budżetowych. Kontrola ta pozwala uzyskać dodatkowe zapewnienie w zakresie prawidłowości prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostkę samorządu terytorialnego.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Czynności przygotowawcze związane z zakończeniem roku budżetowego

Rozdział II. Inwentaryzacja składników aktywów i pasywów jednostki

Rozdział III. Ewidencja składników aktywów i pasywów jednostki na dzień bilansowy

Rozdział IV. Przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia

Rozdział V. Sprawozdawczość budżetowa na koniec roku

Rozdział VI. Sprawozdawczość finansowa na koniec roku

Rozdział VII. Sprawozdanie z wykonania budżetu i absolutorium z wykonania budżetu

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71