Читать книгу Für immer aufgeräumt – auch digital - Jürgen Kurz - Страница 9
ОглавлениеSelbsttest
Finden Sie heraus, wo Sie stehen
Bevor Sie dieses Buch lesen, können Sie den folgenden Selbsttest machen. Er verschafft Ihnen einen ersten Überblick darüber, wie gut Sie Ihre digitale Arbeit bisher organisiert haben und wo Sie vielleicht noch Nachholbedarf haben.
Bitte beantoweten Sie die Fragen mit „Ja“ oder „Nein“
Eigener digitaler Arbeitsplatz
| 1. | Für die eigene Ablage gibt es klare Spielregeln (was wird digital und was in Papierform abgelegt). |
| 2. | Eine ungewollte Mehrfachspeicherung von Dateien wird vermieden. |
| 3. | Dokumente werden immer mit einem eindeutigen Dateinamen (z. B. mit Datum) abgespeichert. Es ist sichergestellt, dass stets die aktuelle Version identifiziert werden kann. |
| 4. | Regelmäßig verwendete Dateien wie Telefonverzeichnis, Kostenstellenplan etc. sind so abgespeichert, dass die Zugriffszeiten unter einer Minute liegen (z. B. durch Unterverzeichnis mit Datei-Verknüpfungen). |
| 5. | Der Desktop ist so organisiert, dass er entweder frei ist oder die dort gespeicherten und verlinkten Dokumente und Programme übersichtlich und logisch angeordnet sind. |
| 6. | Passwörter und Login-Daten zu Webseiten sind sicher verwahrt und trotzdem immer sofort zur Hand. |
| 7. | Es gibt keine Beeinträchtigung der Arbeitsleistung durch fehlendes Druckerpapier, Tonermangel oder technische Mängel wie zum Beispiel unzureichende EDV-Ausstattung, Computerabstürze etc. |
Umgang mit E-Mails
| 8. | Akustische und optische E-Mail-Empfangssignale sind deaktiviert. Das gilt auch für mobile Geräte (Tablet, Smartphone etc.). |
| 9. | E-Mails werden mehrmals täglich im Block abgearbeitet. |
| 10. | E-Mails werden nach einer der folgenden fünf Möglichkeiten verarbeitet (und nicht nur gesichtet): löschen, weiterleiten, archivieren, bearbeiten oder terminieren. |
| 11. | Bei Arbeitsende ist der E-Mail-Posteingang verarbeitet oder leer. |
| 12. | Aufgaben und Termine aus E-Mails werden systematisch in das Wiedervorlagesystem eingepflegt und termingerecht erledigt. |
| 13. | Für den Umgang mit E-Mails existieren von allen eingehaltene, klare E-Mail-Spielregeln (z. B. Umgang mit dem CC-Feld, klare Betreffzeile, 1 Thema pro E-Mail, Autosignatur, Verteilerkreis so klein wie möglich etc.). |
| 14. | Alle relevanten E-Mails (intern und extern) werden termingerecht oder innerhalb einer gemeinsam vereinbarten Antwortzeit beantwortet (z. B. 2 Arbeitstage). Wo dies nicht möglich ist, erfolgt eine Zwischeninfo. |
Digitale Zusammenarbeit
| 15. | Es gibt klare Vertretungsspielregeln (Vertreterinfo, Einrichtung Abwesenheitsfunktion in Outlook, Umstellung Telefon etc.). Alle Mitarbeiter halten sich an diese Spielregeln. |
| 16. | Zugriffsrechte auf Dateien und E-Mails sind für den Vertretungsfall sichergestellt. |
| 17. | Gemeinsam genutzte Dateien (z. B. Projektdaten) werden nach einer eindeutigen Struktur abgespeichert. Eine unerwünschte Mehrfachspeicherung wird somit vermieden. |
| 18. | Auf jedem internen (und externen) Dokument stehen Dateiname und Pfad. |
| 19. | Jeder Mitarbeiter kennt und findet alle Dokumente, E-Mails, Vorlagen, Dateien etc., die er zur Erledigung seiner Aufgaben braucht, stets innerhalb einer Minute. |
| 20. | Ein ortsunabhängiger und sicherer Zugriff auf relevante Daten ist gewährleistet (E-Mails, Kontakte, Termine, Dokumente, Präsentationen, Bilder etc.). Die Synchronisation der Daten findet automatisch statt. |
| 21. | Alle Mitarbeiter nutzen ein zentrales Adressverzeichnis. Die Kontaktdaten sind gepflegt und frei von Dubletten. Der Zugriff ist auch mobil möglich. |
| 22. | Alle Mitarbeiter kennen die Funktionen und nutzen die relevanten Möglichkeiten ihrer Anwendungsprogramme (z. B. Outlook, Excel, Word etc.) einschließlich der wichtigsten Shortcuts. |
| 23. | Alle Mitarbeiter sind in den Umgang mit Kopierer, Digitalkamera, Beamer etc. eingewiesen. Für Schulungszwecke und Fragen existieren Kurzanweisungen („One-Minute-Lessons“), die die wesentlichen Bedienfunktionen erläutern. |
| 24. | Gemeinsam genutzte Geräte wie Digitalkamera, Beamer etc. sind immer einsatzbereit und haben einen festen Aufbewahrungsort. Sind die Geräte im Einsatz, ist bekannt, wer sie verwendet (zum Beispiel durch eine Entnahmeliste). |
| 25. | Zuständigkeiten für EDV-Fragen sind klar geregelt. Jeder Mitarbeiter weiß, an wen er sich bei Fragen wenden kann. Auch hierfür gibt es Vertretungsspielregeln, die eingehalten werden. |
| 26. | Alle relevanten Daten werden regelmäßig gesichert. Das beinhaltet auch lokal gespeicherte Dateien. |
| 27. | Durch digitale Hilfsmittel wird die Planung und Effizienz von Besprechungen erhöht (z. B. Besprechungsanfrage über Outlook, Sofortprotokoll über PC/Beamer, Online-Meetings etc.). |
| Service: Diese und weitere Checklisten zum Thema „Effizienzsteigerung im Büro“ finden Sie gratis unter www.fuer-immer-aufgeraeumt.de/buch. |
Auswertung
Hinweise auf Potenziale
Dieser Selbsttest gibt Ihnen einen ersten Hinweis auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die jeweiligen Antworten haben Sie zugleich markiert, wo sich Ihre Verbesserungspotenziale befinden: Überall, wo Sie „Nein“ angekreuzt haben, wartet eine Chance auf Sie.
Wie oft haben Sie „Ja“ angekreuzt?
28-mal
Sie haben sich verzählt :-)
27- bis 22-mal
Glückwunsch! Sie sind bereits sehr gut organisiert und wissen, auf welche Techniken es ankommt. Mit Ihnen zu arbeiten, ist ein Privileg! Trotzdem sind wir uns sicher, dass auch Sie einige Tipps finden, die Ihnen das Arbeiten noch weiter vereinfachen.
21- bis 15-mal
Glückwunsch! Sie wissen bereits einiges darüber, wie man den Computer und die Arbeit im Büro organisiert. Wenn Sie dieses Buch aufmerksam durcharbeiten, werden Sie eine Reihe von Anregungen erhalten, die Sie spürbar voranbringen.
14- bis 8-mal
Bei Ihnen gibt es – wie bei vielen Menschen und in vielen Büros – verschiedene Themen, mit denen Sie sich eingehender befassen sollten. Sie werden dabei sehen, dass es noch eine ganze Reihe von Möglichkeiten gibt, die Sie ausschöpfen können. Dieses Buch wird Ihnen dabei helfen, einen deutlichen Zuwachs an Effizienz und Arbeitsfreude zu erleben. Glückwunsch!
7- bis 1-mal
Glückwunsch! Sie haben das meiste Potenzial! Befassen Sie sich mit den Ideen in diesem Buch und setzen Sie die Ratschläge mit wachen Sinnen um. Sie werden darüber erstaunt sein, welche positiven Veränderungen in Ihrem Arbeitsleben möglich sind. Viel Erfolg!
