Читать книгу Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. ADGD0308 - Julio Vílchez Beltrán - Страница 22

La vista Normal es la primera vista que presenta el grupo de opciones. Con Normal puedes ver el texto, ya sean datos o no, según lo que escribas en las celdas, en el formato estándar de Excel y se utiliza para la mayoría de las tareas. En cuanto a la vista Diseño de Página puedes utilizarla para ajustar la hoja de cálculo que contenga gran cantidad de datos y gráficos, antes de imprimirla.

Igual que en la vista Normal, en la vista Diseño de Página puedes cambiar el diseño y el formato de los datos, aunque puedes utilizar también reglas para el alto y ancho de los datos de la hoja de cálculo y cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, crear los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

Ver salto de página

Si deseas imprimir un número exacto de páginas deberás utilizar la opción Ver salto de página para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejarán los saltos de página que Excel aplicará automáticamente.

Esta vista es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios (como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la colección automática de los saltos de página. También puede modificar los saltos de página a los que afecte la configuración del controlador de la impresora actual.

Ver salto de página

Para mover los saltos de página en cualquier dirección, bastará con seleccionarlos y arrastrarlos hasta una nueva posición.

Para insertar saltos de páginas verticales u horizontales, selecciona una fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desees insertarlo, haz clic con el botón derecho del ratón y, a continuación, haz clic en Insertar salto de página en el menú Contextual.

Para quitar un salto de página manual, deberás arrastrar fuera del área de vista previa salto de página, mientras que para quitar todos los saltos de página manuales, deberás hacer clic en Restablecer todos los saltos de página dentro del menú Contextual.

Insertar salto de página

Vistas personalizadas

Mediante esta opción, situada en el grupo Vistas del libro de la ficha Vista, puedes crear una vista con el nombre que desees.

Esta opción puede resultar interesante para memorizar distintas configuraciones de visualización del libro de trabajo. Para eso, Microsoft Excel suministra esta opción, mediante la cual puedes guardar dichas configuraciones de visualización como vistas, de modo que puedes mostrarlas cuando desees. Esto es útil, por ejemplo, para ver solamente una parte de una hoja de cálculo de grandes dimensiones, ver filas o columnas ocultas, o solo ver un formato distinto.

Paso 1

Al pulsar esta opción abres el cuadro de diálogo Vistas personalizadas, donde podrás Mostrar, Cerrar, Agregar…, y Eliminar las vistas de la hoja de cálculo que desees.

Vistas personalizadas

Paso 2

Al pulsar en el botón Agregar…, podrás crear una vista, y en el cuadro de diálogo que aparece, introducir un nombre para la lista en la caja de texto Nombre. Debes tener en cuenta que las reglas para poner el nombre son las mismas que las que se aplican al nombre de una celda.

Agregar vista

Además, la sección Incluir en la vista contiene otros componentes:

1 Configuración de impresora: esta casilla se activa para almacenar las opciones actuales de impresión como parte de la definición de la vista.

2 Configuración de filas ocultas, columnas y filtros: esta casilla controla las filas o columnas que están ocultas. Con esta opción se guardará el estado actual del espacio de trabajo, por ejemplo, si están o no ocultas las líneas de división, o si están visibles las barras de desplazamiento, de modo que cuando le indiques a Excel que muestre esta vista, se cargará el aspecto que tenía el espacio de trabajo en el momento de crear la vista.

Paso 3

Una vez terminada la definición de la vista, hacer clic sobre el botón Aceptar para poder almacenarla. Si no guardas el documento, las vistas definidas no se almacenarán en disco, así que no podrán ser recuperadas en otra sesión, cuando se abra el libro de trabajo.

Se utiliza el botón Cancelar para cerrar el cuadro de diálogo y cancelar la operación.

Paso 4

Para mostrar una vista previamente definida, bastará con seleccionar primeramente una de ellas en la lista Vistas del cuadro de diálogo Vistas personalizadas y hacer clic sobre el botón Mostrar.

También podrás borrar una vista ya existente. Para ello, deberás seleccionarla dentro de la lista Vistas y seguidamente pulsar el botón Eliminar para borrarla dentro del cuadro de diálogo Vistas personalizadas.

Zoom

En las siguientes imágenes puedes observar el comando Zoom, del grupo Zoom de la ficha Vista. Esta opción facilita la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño de la hoja de cálculo en pantalla, con el fin de percibir con más detalle su contenido. Al seleccionar esta opción, se obtiene el siguiente cuadro de diálogo.

Con el grupo Ampliación, puedes modificar el tamaño de visualización. Dentro del mismo hay siete botones de opción que mostrarán la hoja de trabajo el doble de grande (200 %), normal (100 %), más pequeño (75 %, 50 %, 25 %), o el tamaño del rango de celdas seleccionadas.

Si no quieres seleccionar ninguna de las opciones que ofrece la lista, puedes introducir el tanto por ciento que desees, deberás marcar la opción Personalizado. Para ello, solo tienes que hacer clic donde está escrita la cantidad, introducir un número a través del teclado, y por último pulsar la tecla [Enter] para que el zoom se actualice.

NOTA

La herramienta Zoom se aplica solamente en la hoja de cálculo activa, por lo que Excel lo recordará solo para esta cuando se guarde el documento.

También podrás modificar el zoom acercando o alejando rápidamente el documento, para ello, deberás ir a la barra de estado y hacer clic en el Control deslizante Zoom. Para conseguir el porcentaje de ajuste de Zoom que desees deberás deslizarlo. En el grupo Zoom también se encuentra el botón 100 % con el que se puede restaurar el zoom a su tamaño predeterminado.

Por último, con la opción Ampliar selección, lograrás hacer zoom solamente a las celdas seleccionadas. Según el rango que esté seleccionado, el zoom aumentará o disminuirá.

SABÍAS QUE...

Si mantienes pulsada la tecla [Ctrl] mientras giras la rueda del ratón podrás aumentar o disminuir el nivel de zoom.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo utilizar las opciones de visualización y el zoom con la aplicación informática, practica accediendo al siguiente enlace.

https://redirectoronline.com/uf03210104

APLICACIÓN PRÁCTICA

Carlos está elaborando un documento de Excel que necesita imprimir. ¿Qué tipo de vista es más adecuada para ver la hoja tal y como queda impresa? ¿La vista Normal, vista Diseño de Página, Vista personalizada, Vista pantalla completa o Vista previa de salto de página? Justifica tu respuesta.

Solución

La vista Diseño de Página es la que se utiliza para ajustar la hoja de cálculo que contenga gran cantidad de datos y gráficos, antes de imprimirla. Ya que las demás vistas hacen referencia a:

1 Vista Normal permite ver el texto, ya sean datos o no, según lo que se escriba en las celdas, en el formato estándar de la aplicación informática.

2 Vista Ver salto de página permite ajustar rápidamente los saltos de página.

3 Vistas personalizadas, donde se podrá Mostrar, Cerrar, Agregar..., y Eliminar las vistas de la hoja de cálculo que se deseen.

4 Vista Pantalla completa, maximiza el espacio de trabajo en pantalla.

En este apartado no se detalla cómo controlar el aspecto de las ventanas de trabajo, sino la forma en que aparecerán para modificar el espacio de trabajo a nivel de aplicación. De esta forma, podrás configurar la ventana según las necesidades que en ese momento tengas. Para ello deberás considerar las opciones que la aplicación de hojas de cálculo ofrece.

Grupo de opciones ventana

Dividir una hoja en paneles

La aplicación Excel ofrece la posibilidad de dividir una hoja en dos o cuatro paneles a fin de trabajar con una única ventana.

Para ello hay que hacer clic en el botón Dividir en la ficha Vista, grupo de opciones Ventanas, y automáticamente aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal que se pueden usar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana dividida. Para desactivarlo solo deberás volver a hacer clic en la opción Dividir.

Hoja dividida en paneles

Inmovilizar paneles

En cambio, si lo que te interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarte únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, puedes utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

Para ello, simplemente deberás desplegar el menú Inmovilizar paneles que se encuentra en la pestaña Vista. Si estás interesado en mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función) selecciona la opción correspondiente. Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar esta opción y hacer clic sobre Movilizar paneles.

Opciones a inmovilizar en la hoja de cálculo

Ocultar y mostrar ventanas

La ventana de un documento puedes ocultarla, esto evita llenar demasiado el espacio de trabajo, por lo que se utiliza esta función en lugar de cerrar las ventanas cuando haya muchas ventanas abiertas. Selecciona la opción Ocultar ventana del grupo Ventana, ficha Vista.

Grupo de opciones ventana

Si quieres verla de nuevo, bastará con activar la opción Mostrar ventana del mismo grupo. A continuación, se abrirá en pantalla el cuadro de diálogo mostrado en la siguiente imagen. Para mostrar la ventana de un libro oculto, bastará con seleccionarlo en la lista Mostrar libro y pulsar el botón Aceptar.

Mostrar libro

Ver un libro en más de una ventana

Debes diferenciar entre ventana y libro de trabajo, ya que no es lo mismo, porque un libro puede verse en más de una ventana. El beneficio de esta función es la posibilidad de ver dos o más hojas del mismo libro en ventanas diferentes. Por ejemplo, al llevar las estadísticas sobre las ventas de una empresa, organizadas en hojas de cálculo por meses, puedes comparar la información de varios meses de venta abriendo varias ventanas.

Para crear una ventana nueva del libro de trabajo selecciona la opción Nueva ventana del grupo Ventana. Si el libro activo se denomina Libro1, entonces habrá dos ventanas abiertas: Libro1 - 1 y Libro 1 - 2. Recuerda que se trata de dos ventanas de un mismo libro.

Libro abierto en más de una ventana

RECUERDA

Cualquier cambio efectuado en cualquiera de las ventanas abiertas se muestra inmediatamente en las demás.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo manejarte en la gestión de ventanas con la aplicación informática, realiza la siguiente práctica.

https://redirectoronline.com/uf03210105

ACTIVIDAD 1

1. Los paneles dividen un documento en zonas, pero ¿para qué se emplean?

1 a. El mismo documento se muestra en los cuatro paneles, te permite situarte donde quieras en cada uno y así trabajar fácilmente con documentos muy extensos.

2 b. Para mostrar cómo quedará cuando se imprima. Cada panel representa lo que ocuparía una página impresa.

3 c. Para dividir un documento en varios y poder guardarlos como archivos independientes.

2. Las líneas que dividen los paneles, ¿se pueden desplazar para dedicar más o menos espacio a cada zona?

1 a. Sí, siempre.

2 b. Sí, siempre y cuando no estén inmovilizados.

3 c. No, son fijos.

4 d. Los paneles no se dividen por líneas, sino por ventanas.

3. Si encontramos la opción Movilizar paneles, ¿a qué crees que se refiere?

1 a. Permite desactivar la inmovilización de los paneles.

2 b. Cada panel se convierte en una ventana independiente.

3 c. Tal botón no se considera en esta aplicación.