Читать книгу Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) - Коллектив авторов - Страница 40

4
Управление интеграцией проекта
4.3. Руководство и управление работами проекта

Руководство и управление работами проекта – процесс руководства и исполнения работ, определенных в плане управления проектом, и применения одобренных изменений для достижения целей проекта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он обеспечивает общее управление работами проекта. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4–6. На рис. 4–7 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 4–6. Руководство и управление работами проекта: входы, инструменты и методы, а также выходы

Рис. 4–7. Диаграмма потоков данных руководства и управления работами проекта

Руководство и управление работами проекта включает в себя, среди прочего:

• исполнение операций для достижения целей проекта;

• создание поставляемых результатов проекта для запланированных работ проекта;

• подбор, подготовку и управление членами команды, назначенными на проект;

• получение, управление и использование ресурсов, включая материалы, инструменты, оборудование и сооружения;

• применение запланированных методов и стандартов;

• налаживание и управление каналами коммуникаций проекта, как внешними, так и внутренними по отношению к команде проекта;

• выработку данных об исполнении работ, таких как прогресс по стоимости, расписанию, техническому исполнению или исполнению по качеству, а также статус, для облегчения прогнозирования;

• создание запросов на изменения и внедрение одобренных изменений в содержание, планы и среду проекта;

• управление рисками и выполнение операций по реагированию на риски;

• управление продавцами и поставщиками;

• управление заинтересованными сторонами и их вовлечение;

• сбор и документирование извлеченных уроков, а также выполнение одобренных действий по улучшению процессов.

Руководитель проекта вместе с командой управления проектом руководит исполнением запланированных операций проекта и управляет разнообразными техническими и организационными связями, которые существуют в рамках проекта. Руководитель проекта также должен руководить всеми незапланированными операциями и определять соответствующее направление действий. На процесс руководства и управления работами проекта напрямую влияет прикладная область проекта. Поставляемые результаты производятся в качестве выходов процессов, выполняемых для исполнения работ проекта, запланированных и внесенных в расписание плана управления проектом.

Во время исполнения проекта собираются, соответствующим образом обрабатываются и передаются данные об исполнении работ. Данные об исполнении работ включают информацию о степени завершенности поставляемых результатов и другие подробности, имеющие отношение к исполнению проекта. Данные об исполнении работ также используются в качестве входа в группе процессов мониторинга и контроля.

Руководство и управление работами проекта также требует оценки воздействия всех изменений проекта и реализации одобренных изменений, включая:

• Корректирующее воздействие – намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом.

• Предупреждающее действие – намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом.

• Исправление дефекта – намеренное действие с целью исправления несоответствующего требованиям продукта или компонента продукта.

4.3.1. Руководство и управление работами проекта: входы

4.3.1.1. План управления проектом

Описан в разделе 4.2.3.1. План управления проектом включает вспомогательные планы в отношении всех аспектов проекта. Подобные вспомогательные планы, связанные с работами проекта, включают в себя, среди прочего:

• план управления содержанием (раздел 5.1.3.1);

• план управления требованиями (раздел 5.1.3.2);

• план управления расписанием (раздел 6.1.3.1);

• план управления стоимостью (раздел 7.1.3.1);

• план управления заинтересованными сторонами (раздел 13.2.3.1).

4.3.1.2. Одобренные запросы на изменения

Одобренные запросы на изменения являются выходом процесса интегрированного контроля изменений и включают запросы, рассмотренные и одобренные для реализации советом по контролю изменений (CCB). Одобренный запрос на изменение может быть корректирующим воздействием, предупреждающим действием или исправлением дефекта. Команда проекта составляет расписание внедрения изменений и реализует одобренные запросы на изменения, которые могут воздействовать на любую область проекта или плана управления проектом. Одобренные запросы на изменения также могут изменять политики, план управления проектом, процедуры, стоимость или бюджеты, либо пересматривать расписания. Одобренные запросы на изменения могут потребовать выполнения предупреждающих действий или корректирующих воздействий.

4.3.1.3. Факторы среды предприятия

Описаны в разделе 2.1.5. Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс руководства и управления работами проекта, включают в себя, среди прочего:

• культуру организации, компании или заказчика и структуру исполняющей или спонсирующей организации;

• инфраструктуру (например, существующие сооружения и основное оборудование);

• управление персоналом (например, руководящие указания по найму и увольнению, оценки эффективности работы сотрудников и документы об обучении);

• толерантность заинтересованных сторон к рискам, например допустимый процент превышения стоимости;

• информационную систему управления проектами (например, автоматизированные средства, такие как программное обеспечение для составления расписания, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн).

4.3.1.4. Активы процессов организации

Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс руководства и управления работами проекта, включают в себя, среди прочего:

• типовые руководящие указания и рабочие инструкции;

• требования к обмену информацией, определяющие допустимые средства передачи информации, требования к сохранению записей и безопасности;

• процедуры управления проблемами и дефектами, определяющие средства контроля проблем и дефектов, выявление и разрешение проблем и дефектов, а также отслеживание вопросов, требующих решения;

• базу данных измерений процессов, используемую для сбора и обеспечения доступа к данным измерений по процессам и продуктам;

• файлы предыдущих проектов (например, базовые планы по содержанию, базовые планы по стоимости, базовые расписания, базовые планы исполнения, календари проектов, диаграммы сети расписания проектов, реестры рисков, запланированные мероприятия по реагированию, определенные воздействия рисков и документированные извлеченные уроки);

• базу (базы) данных по управлению проблемами и дефектами, содержащую (содержащие) исторические сведения о статусе проблем и дефектов, информацию о контроле, данные о разрешении проблем и устранении дефектов, а также результаты предпринятых действий.

4.3.2. Руководство и управление работами проекта: инструменты и методы

4.3.2.1. Экспертная оценка

Экспертная оценка используется для оценивания входов, необходимых для руководства и управления исполнением плана управления проектом. Подобная оценка и экспертиза применяется в отношении всех технических и управленческих деталей в течение данного процесса. Такая экспертиза проводится руководителем проекта и командой управления проектом с опорой на специальные знания или подготовку. Дополнительная экспертиза может быть получена из различных источников, включая следующие:

• другие подразделения в рамках организации;

• консультанты и другие эксперты по предметной области (внутренние и внешние);

• заинтересованные стороны, в том числе заказчики, поставщики или спонсоры;

• профессиональные и технические ассоциации.

4.3.2.2. Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами, будучи одним из факторов среды предприятия, предоставляет доступ к инструментам, таким как инструмент составления расписания, система авторизации работ, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или интерфейсы прочих автоматизированных систем, работающих в режиме онлайн. Частью данной системы может являться автоматический сбор и отчетность в отношении ключевых показателей исполнения (key performance indicators, KPI).

4.3.2.3. Совещания

Совещания используются для обсуждения и решения актуальных вопросов проекта в рамках руководства и управления работами проекта. Совещания проводятся с участием руководителя проекта, команды проекта и соответствующих заинтересованных сторон, которые вовлечены или которых затрагивают обсуждаемые вопросы. Каждый участник совещания должен выполнять определенную роль для обеспечения надлежащего участия. Совещания, как правило, бывают одного из трех типов:

• обмен информацией;

• мозговой штурм, оценка вариантов или проектирование;

• принятие решений.

В соответствии с лучшей практикой, совещания разных типов смешивать не следует. Совещания должны быть подготовлены. Они должны иметь четко определенную повестку дня, цель, задачу и временные рамки, должны быть надлежащим образом документированы, включая протоколы и вопросы, требующие принятия мер. Протоколы совещаний должны храниться в соответствии с требованиями плана управления проектом. Совещания проходят наиболее результативно, когда участники находятся в одном месте лицом к лицу. Могут проводиться виртуальные совещания с использованием инструментов аудио и/или видеоконференц-связи, но они обычно требуют дополнительной подготовки и организации для обеспечения такой же результативности, как и на очном совещании.

4.3.3. Руководство и управление работами проекта: выходы

4.3.3.1. Поставляемые результаты

Поставляемый результат – это любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказывать услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или проекта. Поставляемые результаты – это обычно материальные компоненты, создаваемые для достижения целей проекта, которые могут включать элементы плана управления проектом.

4.3.3.2. Данные об исполнении работ

Данные об исполнении работ – это необработанные наблюдения и измерения, выявленные во время операций, предпринимаемых для выполнения работ проекта. Данные обычно рассматриваются как самый низкий детальный уровень, из которого другие процессы формируют информацию. Данные получают во время исполнения работ и передают в процессы контроля каждой области знаний для дальнейшего анализа.

Примеры данных об исполнении работ включают завершенную работу, ключевые показатели исполнения, показатели технического исполнения, даты старта и финиша операций расписания, количество запросов на изменения, количество дефектов, фактическую стоимость и фактическую длительность и т. д.

4.3.3.3. Запросы на изменения

Запрос на изменение – это формальное предложение внести изменения в какой-либо документ, поставляемый результат или базовый план. Одобренный запрос на изменение заменяет соответствующий документ, поставляемый результат или базовый план и может привести к изменению других частей плана управления проектом. Если при выполнении работ проекта возникают проблемы, подаются запросы на изменения, которые могут менять политики или процедуры проекта, его содержание, стоимость или бюджет, расписание проекта или параметры его качества. Другие запросы на изменения включают предупреждающие действия или корректирующие воздействия, позволяющие предотвратить негативное воздействие на проект в будущем. Запросы на изменения могут быть прямыми или косвенными, инициированными извне или изнутри, необязательными или обязательными по закону или договору, а также могут включать в себя:

• Обновления – изменения формально контролируемых документов, планов проекта и т. д., отражающие модифицированные либо дополнительные идеи или содержание.

4.3.3.4. Обновления плана управления проектом

Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• план управления содержанием;

• план управления требованиями;

• план управления расписанием;

• план управления стоимостью;

• план управления качеством;

• план совершенствования процессов;

• план управления человеческими ресурсами;

• план управления коммуникациями;

• план управления рисками;

• план управления закупками;

• план управления заинтересованными сторонами;

• базовые планы проекта.

4.3.3.5. Обновления документов проекта

Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:

• документацию по требованиям;

• журналы проекта (проблем, допущений и т. д.);

• реестр рисков;

• реестр заинтересованных сторон.

Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK)

Подняться наверх