Читать книгу Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) - Коллектив авторов - Страница 41

4
Управление интеграцией проекта
4.4. Мониторинг и контроль работ проекта

Мониторинг и контроль работ проекта – процесс отслеживания, проверки и ведения отчетности о ходе исполнения для достижения целей исполнения, определенных в плане управления проектом. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он позволяет заинтересованным сторонам понять текущее состояние проекта, предпринятые шаги, а также прогнозы в отношении бюджета, расписания и содержания. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 4–8. На рис. 4–9 показана диаграмма потоков данных процесса.

Рис. 4–8. Мониторинг и контроль работ проекта: входы, инструменты и методы, а также выходы

Рис. 4–9. Диаграмма потоков данных мониторинга и контроля работ проекта

Мониторинг – это аспект управления проектом, осуществляемый на протяжении всего проекта. Мониторинг включает в себя сбор, измерение и распределение информации об исполнении, а также оценку измерений и тенденций для оказания воздействия на улучшение процесса. Постоянный мониторинг дает команде управления проектом возможность понимать общее состояние проекта и определять, на какие области следует обратить особое внимание. Контроль включает в себя определение корректирующих воздействий или предупреждающих действий, либо повторное планирование и отслеживание выполнения планов с целью определить, удалось ли решить проблему с помощью предпринятых действий. Процесс мониторинга и контроля работ проекта направлен на следующее:

• сравнение фактического исполнения проекта с планом управления проектом;

• оценку исполнения, чтобы определить, требуются ли какие-либо корректирующие воздействия или предупреждающие действия, с последующей рекомендацией данных действий, при необходимости;

• выявление новых рисков и анализ, отслеживание и мониторинг существующих рисков проекта с целью подтверждения того, что все риски выявлены, об их статусе сообщено, и соответствующие планы реагирования исполняются;

• поддержание точной, своевременно обновляемой информационной базы относительно продукта (продуктов) проекта и сопутствующей документации на всем протяжении выполнения проекта;

• предоставление информации, помогающей в составлении отчетов о статусах, проведении измерений исполнения и прогнозировании;

• предоставление прогнозов, позволяющих обновлять информацию о текущей стоимости и текущем расписании;

• мониторинг реализации одобренных изменений по мере их появления;

• предоставление соответствующих отчетов об исполнении и статусе проекта руководству программы, если проект является частью общей программы.

4.4.1. Мониторинг и контроль работ проекта: входы

4.4.1.1. План управления проектом

Описан в разделе 4.2.3.1. Мониторинг и контроль работ проекта включает в себя рассмотрение всех аспектов проекта. Вспомогательные планы в рамках плана управления проектом составляют основу для контроля проекта. Вспомогательные и базовые планы включают в себя, среди прочего:

• план управления содержанием (раздел 5.1.3.1);

• план управления требованиями (раздел 5.1.3.2);

• план управления расписанием (раздел 6.1.3.1);

• план управления стоимостью (раздел 7.1.3.1);

• план управления качеством (раздел 8.1.3.1);

• план совершенствования процессов (раздел 8.1.3.2);

• план управления человеческими ресурсами (раздел 9.1.3.1);

• план управления коммуникациями (раздел 10.1.3.1);

• план управления рисками (раздел 11.1.3.1);

• план управления закупками (раздел 12.1.3.1);

• план управления заинтересованными сторонами (раздел 13.2.3.1);

• базовый план по содержанию (раздел 5.4.3.1);

• базовое расписание (раздел 6.6.3.1);

• базовый план по стоимости (раздел 7.3.3.1).

4.4.1.2. Прогнозы в отношении расписания

Описаны в разделе 6.7.3.2. Прогнозы в отношении расписания составляются с учетом прогресса относительно базового расписания и расчетного времени прогноза до завершения (ПДЗ). Они обычно выражаются в виде отклонения по срокам (ОСР) и индекса выполнения сроков (ИВСР). Для проектов, которые не используют управление освоенным объемом, указываются отклонения от запланированных и прогнозируемых дат финиша.

Прогноз можно использовать, чтобы определить, находится ли проект в области допустимых значений, и выявить необходимые запросы на изменения.

4.4.1.3. Прогнозы в отношении стоимости

Описаны в разделе 7.4.3.2. Прогнозы в отношении стоимости составляются с учетом прогресса относительно базового плана по стоимости и расчетного прогноза до завершения (ПДЗ). Они обычно выражаются в виде отклонения по стоимости (ОСТ) и индекса выполнения стоимости (ИВСТ). Прогноз по завершении (ППЗ) можно сравнить с бюджетом по завершении (БПЗ), чтобы определить, находится ли проект в области допустимых значений, или необходимо составление запросов на изменения. Для проектов, которые не используют управление освоенным объемом, указываются отклонения от запланированных и фактических расходов, а также прогнозируемая окончательная стоимость.

4.4.1.4. Подтвержденные изменения

Описаны в разделе 8.3.3.2. Одобренные изменения, являющиеся результатом процесса интегрированного контроля изменений, требуют подтверждения надлежащей реализации изменения. Подтвержденное изменение предоставляет данные, необходимые для подтверждения надлежащей реализации изменения.

4.4.1.5. Информация об исполнении работ

Информация об исполнении работ – это данные об исполнении, собранные в рамках различных процессов контроля, проанализированные в контексте и обобщенные на основе связей в различных областях. Таким образом, данные об исполнении работ были преобразованы в информацию об исполнении работ. Сами по себе данные невозможно использовать в процессе принятия решений, поскольку они имеют значение лишь вне контекста. Информация об исполнении работ связана и контекстуализирована, она является надлежащей базой для решений в отношении проекта.

Информация об исполнении работ передается в рамках процессов коммуникаций. Примеры информации об исполнении включают статус поставляемых результатов, статус реализации запросов на изменения и оценку прогнозов.

4.4.1.6. Факторы среды предприятия

Описаны в разделе 2.1.5. Факторы среды предприятия, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего:

• государственные или промышленные стандарты (например, предписания контролирующих органов, кодексы поведения, стандарты на продукцию, стандарты качества и стандарты изготовления);

• системы авторизации работ организации;

• толерантность заинтересованных сторон к рискам;

• информационную систему управления проектами (например, автоматизированные средства, такие как программное обеспечение для составления расписания, система управления конфигурацией, система сбора и распределения информации или веб-интерфейсы к другим автоматизированным системам, работающим в режиме онлайн).

4.4.1.7. Активы процессов организации

Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс мониторинга и контроля работ проекта, включают в себя, среди прочего:

• требования организации к коммуникациям;

• процедуры финансового контроля (например, отчетность по времени, необходимый анализ расходов и трат, коды счетов бухгалтерского учета и стандартные положения договоров);

• процедуры управления проблемами и дефектами, определяющие средства контроля проблем и дефектов, выявление и разрешение проблем и дефектов, а также отслеживание вопросов, требующих решения;

• процедуры контроля изменений, включая процедуры при наличии отклонений в содержании, расписании, стоимости и качестве;

• процедуры контроля рисков, включая категории рисков, определения вероятностей и воздействий, а также матрицу вероятности и воздействия;

• базу данных измерений процессов, используемую для обеспечения доступа к данным измерений по процессам и продуктам;

• базу извлеченных уроков.

4.4.2. Мониторинг и контроль работ проекта: инструменты и методы

4.4.2.1. Экспертная оценка

Экспертная оценка используется командой управления проектом для интерпретации информации, получаемой в результате процессов мониторинга и контроля. Руководитель проекта совместно с командой определяет действия, необходимые для обеспечения того, чтобы исполнение проекта соответствовало ожиданиям.

4.4.2.2. Аналитические методы

Аналитические методы используются в управлении проектом для прогнозирования потенциальных результатов на основании возможных вариаций проекта или переменных окружающей среды и их взаимосвязи с другими переменными. Примеры аналитических методов, используемых в проектах, включают:

• регрессионный анализ;

• методы группировки;

• причинный анализ;

• анализ первопричины;

• методы прогнозирования (например, динамические ряды, создание сценариев, имитация и т. д.);

• анализ характера и последствий отказов (failure mode and effect analysis, FMEA);

• анализ дерева решений (fault tree analysis, FTA);

• анализ резервов;

• анализ тенденций;

• управление освоенным объемом;

• анализ отклонений.

4.4.2.3. Информационная система управления проектами

Информационная система управления проектами, которая является частью факторов среды предприятия, обеспечивает доступ к автоматизированным инструментам, таким как инструменты составления расписания, расчета стоимости и ресурсов, показатели исполнения, базы данных, записи проектов и финансовые инструменты, используемые в рамках процесса мониторинга и контроля работ проекта.

4.4.2.4. Совещания

Описаны в разделе 4.3.2.3. Совещания могут быть очными, виртуальными, формальными или неформальными. Участниками могут быть члены команды проекта, заинтересованные стороны и другие лица, вовлеченные в проект или попадающие под его влияние. Типы совещаний, среди прочего, включают в себя совещания групп пользователей и обзорные совещания.

4.4.3. Мониторинг и контроль работ проекта: выходы

4.4.3.1. Запросы на изменения

В результате сравнения запланированных результатов с фактическими могут создаваться запросы на изменения, которые могут расширить, скорректировать или сократить содержание проекта или продукта, требования к качеству, базовое расписание или базовый план по стоимости. Запросы на изменения могут стать причиной сбора и документирования новых требований. Изменения могут оказывать воздействие на план управления проектом, документы проекта или поставляемые результаты в виде продукта. Изменения, соответствующие критериям контроля изменений проекта, должны пройти через процесс интегрированного контроля изменений, созданный для проекта. Изменения могут включать в себя, среди прочего:

• Корректирующее воздействие – намеренное действие с целью привести исполнение работ проекта в соответствие с планом управления проектом.

• Предупреждающее действие – намеренное действие, обеспечивающее соответствие будущего исполнения работ проекта плану управления проектом.

• Исправление дефекта – намеренное действие с целью исправления несоответствующего требованиям продукта или компонента продукта.

4.4.3.2. Отчеты об исполнении работ

Отчеты об исполнении работ – это физическое или электронное представление информации об исполнении работ, собранной в документах проекта, предназначенное для вынесения решений, принятия действий или формирования осведомленности. Информация проекта может передаваться устно, от человека к человеку. Однако для регистрации, хранения и иногда передачи информации об исполнении работ необходимо физическое или электронное представление в виде документов проекта. Отчеты по исполнению работ – это часть документов проекта, предназначенных для формирования осведомленности, вынесения решений или принятия действий. В начале проекта могут быть определены специальные метрики исполнения работ, которые включаются в обычные отчеты об исполнении работ, предоставляемые ключевым заинтересованным сторонам.

Примеры отчетов об исполнении работ включают отчеты о статусе, служебные записки, обоснования, информационные бюллетени, рекомендации и обновления.

4.4.3.3. Обновления плана управления проектом

Изменения, выявленные в рамках процесса мониторинга и контроля работ проекта, могут оказывать воздействие на общий план управления проектом. После обработки в рамках соответствующего процесса контроля изменений эти изменения могут привести к обновлениям плана управления проектом. Элементы плана управления проектом, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего: