Читать книгу Руководство к Своду знаний по управлению проектами (Руководство PMBOK) - Коллектив авторов - Страница 50
5
Управление содержанием проекта
5.3. Определение содержания
ОглавлениеОпределение содержания – процесс разработки подробного описания проекта и продукта. Ключевая выгода данного процесса состоит в том, что он описывает границы продукта, услуги или результата путем определения того, какие из собранных требований будут включены в содержание проекта и какие исключены из него. Входы, инструменты и методы, а также выходы этого процесса показаны на рис. 5–7. На рис. 5–8 показана диаграмма потоков данных процесса.
Рис. 5–7. Определение содержания: входы, инструменты и методы, а также выходы
Рис. 5–8. Диаграмма потоков данных определения содержания
Поскольку в проект невозможно включить все требования, выявленные в процессе сбора требований, в ходе процесса определения содержания из документации по требованиям, полученной в рамках процесса сбора требований, отбираются окончательные требования к проекту. Затем создается подробное описание проекта, а также продукта, услуги или результата.
Подготовка подробного описания содержания проекта чрезвычайно важна для успеха проекта и основывается на основных поставляемых результатах, допущениях и ограничениях, документированных во время инициации проекта. Содержание проекта определяется во время планирования и описывается более подробно по мере поступления информации о проекте. Существующие риски, допущения и ограничения анализируются на предмет полноты и добавляются или актуализируются по мере необходимости. Процесс определения содержания может быть в высокой степени итеративным. В проектах с итеративным жизненным циклом высокоуровневое видение разрабатывается для всего проекта, но подробное содержание определяется последовательно в процессе каждой итерации, а детализированное планирование следующей итерации осуществляется по мере выполнения работ в отношении текущего содержания и поставляемых результатов проекта.
5.3.1. Определение содержания: входы
5.3.1.1. План управления содержанием
Описан в разделе 5.1.3.1. План управления содержанием – это компонент плана управления проектом, задающий действия по разработке, мониторингу и контролю содержания проекта.
5.3.1.2. Устав проекта
Описан в разделе 4.1.3.1. Устав проекта предоставляет высокоуровневое описание проекта и высокоуровневые характеристики продукта. Кроме того, он содержит требования к одобрению проекта. Если в исполняющей организации не применяется устав проекта, необходимо получить или подготовить аналогичную информацию, которую следует использовать в качестве основы для подробного описания содержания проекта. Организации, которые не разрабатывают формальный устав проекта, обычно проводят неформальный анализ для выявления информации, необходимой для дальнейшего планирования содержания.
5.3.1.3. Документация по требованиям
Описана в разделе 5.2.3.1. Документация используется для отбора требований, которые будут включены в проект.
5.3.1.4. Активы процессов организации
Описаны в разделе 2.1.4. Активы процессов организации могут воздействовать на определение содержания. Примеры включают в себя, среди прочего:
• политики, процедуры и шаблоны описания содержания проекта;
• архивы предыдущих проектов;
• извлеченные уроки из предыдущих фаз или проектов.
5.3.2. Определение содержания: инструменты и методы
5.3.2.1. Экспертная оценка
Экспертная оценка часто используется для анализа информации, необходимой для разработки описания содержания проекта. Подобная оценка и экспертиза применяются в отношении любых технических деталей. Такая экспертиза предоставляется любым лицом или группой лиц, обладающими специальными знаниями или подготовкой, и доступна из множества источников, включающих в себя, среди прочего, следующие:
• другие подразделения в рамках организации;
• консультанты;
• заинтересованные стороны, в том числе заказчики или спонсоры;
• профессиональные и технические ассоциации;
• промышленные группы;
• эксперты по предметной области.
5.3.2.2. Анализ продукта
Анализ продукта может стать результативным инструментом для проектов, поставляемым результатом которых является продукт, в отличие от услуги или результата. В каждой прикладной области существует один или несколько общепринятых методов перевода высокоуровневых описаний продукта в описание осязаемых поставляемых результатов. Анализ продукта включает в себя методы, такие как иерархическое разбиение продукта, системный анализ, анализ требований, системная инженерия, функционально-стоимостной анализ и анализ ценности.
5.3.2.3. Формирование альтернатив
Формирование альтернатив – это метод, используемый для разработки как можно большего количества возможных вариантов для определения различных подходов к выполнению работ проекта. Может применяться множество методов общего менеджмента, таких как мозговой штурм, латеральное мышление, анализ альтернатив и т. д.
5.3.2.4. Семинары с участием модератора
Описаны в разделе 5.2.2.3. Участие в данных интенсивных рабочих обсуждениях ключевых сторон с различными ожиданиями и/или специализирующихся в различных областях помогает достичь межфункционального и общего понимания целей и границ проекта.
5.3.3. Определение содержания: выходы
5.3.3.1. Описание содержания проекта
Описание содержания проекта – это изложение содержания проекта, основных поставляемых результатов, допущений и ограничений. Описание содержания проекта документирует все содержание, включая содержание проекта и продукта. В нем детально описаны поставляемые результаты проекта и работы, которые необходимо выполнить для получения этих поставляемых результатов. Описание содержания проекта также формулирует общее понимание содержания проекта заинтересованными сторонами. Оно может содержать явные исключения из содержания, что может помочь в управлении ожиданиями заинтересованных сторон. Оно позволяет команде проекта осуществлять более детальное планирование, направляет работу команды проекта во время исполнения и предоставляет базовый план для оценки того, попадают ли запросы на изменения или дополнительная работа в границы проекта.
Степень и уровень детализации, с которой описание содержания проекта определяет работу, которая будет выполнена, и работу, которая исключена, могут помочь определить, насколько хорошо команда управления проектом может контролировать содержание всего проекта. Подробное описание содержания проекта либо непосредственно, либо в виде ссылок на другие документы включает в себя:
• Описание содержания продукта. Последовательно уточняет характеристики продукта, услуги или результата, описанного в уставе проекта или в документации по требованиям.
• Критерии приемки. Набор условий, которые должны быть выполнены до того, как поставляемые результаты будут приняты.
• Поставляемый результат. Любой уникальный и поддающийся проверке продукт, результат или способность оказывать услугу, которые необходимо произвести для завершения процесса, фазы или проекта. Поставляемые результаты также включают в себя вспомогательные результаты, такие как отчеты и документы по управлению проектом. Данные поставляемые результаты могут быть описаны обобщенно или с высокой степенью детализации.
• Исключения из проекта. Как правило, определяет, что исключено из проекта. Явная формулировка того, что именно находится вне содержания проекта, помогает управлять ожиданиями заинтересованных сторон.
• Ограничения. Ограничивающий фактор, влияющий на ход исполнения проекта или процесса. Ограничения, выявленные в описании содержания проекта, перечисляют и описывают конкретные внутренние или внешние пределы или ограничивающие условия проекта, связанные с его содержанием, которые оказывают влияние на исполнение проекта, например предопределенный бюджет, любые ограничивающие даты или контрольные события расписания, которые определены заказчиком или исполняющей организацией. Когда проект выполняется в рамках соглашения, положения этого соглашения, как правило, являются ограничениями. Информация об ограничениях может быть указана в описании содержания проекта или в отдельном журнале.
• Допущения. Фактор в рамках процесса планирования, который считается верным, реальным или определенным без предоставления доказательств и без демонстрации. Также описывается потенциальное воздействие данных факторов в случае, если они окажутся ошибочными. Команды проектов часто выявляют, документируют и подтверждают допущения в рамках проводимого ими процесса планирования. Информация о допущениях может быть указана в описании содержания проекта или в отдельном журнале.
Хотя устав проекта и описание содержания проекта иногда воспринимаются как материалы, в определенной степени дублирующие друг друга, они различаются уровнем детализации. Устав проекта содержит высокоуровневую информацию, а описание содержания проекта – подробное описание элементов содержания. Данные элементы последовательно уточняются в течение проекта. В таблице 5–1 описаны некоторые из основных элементов каждого документа.
Таблица 5–1. Элементы устава проекта и описания содержания проекта
5.3.3.2. Обновления документов проекта
Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя, среди прочего:
• реестр заинтересованных сторон,
• документацию по требованиям,
• матрицу отслеживания требований.
