Читать книгу Руководство по закупкам - Группа авторов - Страница 76

5.2.1. Контрактные компоненты: дизайн и механизмы стимулирования

В этом подразделе мы будем обсуждать и анализировать необходимые действия, предшествующие присуждению контракта, а именно его проектирование. Представим себе закупщика, желающего приобрести проект (товар или услугу) у поставщика. Для облегчения процесса закупки и получения необходимого результата закупщик должен обеспечить поставщика чертежами и основными характеристиками проекта. Это является первым параметром выбора контрактных решений покупателя: сколько следует инвестировать в предварительное проектирование, учитывая, что больший объем инвестиций позволяет повысить точность проекта (технического задания) и полноту характеристик. Безусловно, точность и детализированность проекта снижает необходимость проведения повторных переговоров для внесения изменений после того, как начался процесс закупки.

Зачастую непомерно дорого подготовить полный проект, включающий все необходимые чертежи и указания, описывающие необходимые потребности закупщика. Другими словами, всегда есть вероятность возникновения непредвиденных обстоятельств, на счет которых не существует инструкций, либо которые не предусмотрены чертежами. Это, в свою очередь, означает, что оговоренное изначально задание (план) может не привести к успешному завершению проекта, и закупщик может не получить ожидаемого результата закупок. Мы называем эту проблему неполнотой контракта (contractual incompleteness), поскольку она связана с тем, что предварительный проект и характеристики не отличаются полнотой и не являются точным описанием всего задания, а также не дают полного руководства к действию в случае любых неожиданностей[149].

Неполнота контракта в проекте зависит не только от первоначального объема инвестиций в предпроектные изыскания, но также и от того, насколько выбранный тип проекта подвержен влиянию непредвиденных изменений. Такие непредвиденные обстоятельства могут быть вызваны изменениями технологического или законодательного характера, которые слишком сложно предугадать и предусмотреть либо слишком дорого попытаться включить в предварительные проектные изыскания и учесть в проекте. Для реализации этой идеи мы определяем сложность проекта путем оценки стоимости подготовки достаточно полного набора планов, учитывающих большую часть возможных изменений. Чем сложнее проект, тем дороже будут попытки предотвращения неполноты контракта. Таким образом, первое решение закупщика должно относиться к определению необходимой полноты предпроектных работ и соответствующих инвестиций, учитывая известную стоимость проектирования и количество неконтролируемых событий, влияющих на продвижение проекта.

Вторым параметром процедуры принятия закупочных решений является выбор структуры платежей по контракту. Большинство закупочных контрактов являются разновидностями простых контрактов с фиксированной ценой или «издержки плюс». В первом типе контрактов закупщик предлагает подрядчику предварительно оговоренную цену для завершения проекта в оговоренных объемах; любые изменения обсуждаются отдельно по мере возникновения. Контракты «издержки плюс» не включают конечную цену, а скорее компенсируют подрядчику затраты (времени и материалов) и начисляют дополнительную оговоренную комиссию («плюс»). В контрактах «издержки плюс» затраты на непредвиденные изменения уже автоматически встроены в структуру договора[150].

5.2.2. Стоимость и преимущества стимулов

Мы находимся на этапе, когда можно отобразить особенности компромисса, возникающего в результате выбора того или иного метода платежей. Начнем с предпосылки об отсутствии каких-либо изменений в оригинальном проекте и о том, что он проходит в точном соответствии с документацией. Если используется контракт с фиксированной ценой, то все затраты на его исполнение несет поставщик. Это, безусловно, означает, что поставщик обладает сильными стимулами к снижению производственных издержек и некоторые способы стимулирования может переложить на закупщика посредством конкурентного давления[151] (в ходе конкурентных торгов. – Примеч. научного редактора русского перевода И. В. Кузнецовой).

В отличие от этого, если применяется контракт «издержки плюс», поставщик уверен, что любые дополнительные издержки, которые он понесет, будут полностью возмещены и могут даже привести к получению небольшой прибыли (если комиссия основана на доле от затрат). Таким образом, у поставщика будут отсутствовать стимулы к снижению издержек производства, и нет таких затрат, которые могут быть перенесены на закупщика (во время закупки. – Примеч. научного редактора русского перевода И. В. Кузнецовой).

В целях сравнения представим идеальную ситуацию, в которой проектная документация и спецификации закупки не оставляют места для неполноты. К примеру, представим, что все случайности предсказуемы и предусмотрены и исполнение контракта в соответствии со спецификацией легко проверить по его завершении. Для подобной идеальной ситуации предыдущие наблюдения позволяют сделать следующий вывод.

Практический вывод 1.

Если неполнотой контракта можно пренебречь, а исполнение легко проверяется, следует выбирать контракты с фиксированной ценой.

Это простое наблюдение является прямым следствием стимулирования, предусмотренного обоими методами платежа[152]. Когда единственным значимым параметром для закупщика являются затраты, он, безусловно, старается их минимизировать, что достигается только внедрением сильного механизма стимулирования подрядчика.

Отметим, однако, что в Практическом выводе 1 были упомянуты два важных условия выбора типа контракта с фиксированной ценой. Первым является ничтожность неполноты контракта. Это значит, что закупщик может избежать необходимости внесения массы изменений и модификаций после начала проекта и не потребуется дополнительного проектирования или переговоров для исполнения контракта в соответствии с потребностями покупателя. Вторым условием выбора является легкость проверки степени исполнения контракта. Это значит, что закупщик может легко определить любые отступления от плана и заявленных характеристик, а также случаи занижения оговоренного качества. Более того, факт возможности проверки исполнения контракта означает, что любые перечисленные отклонения могут являться основанием для отсрочки платежа поставщику. Это служит гарантией стимулирования поставщика обеспечить необходимое качество и удовлетворить все требования закупщика для получения своевременных платежей.

Теперь представим, что это второе условие выбора невыполнимо. К примеру, аспекты качества, которые либо невозможно выявить, либо, если закупщику удается их обнаружить, нельзя использовать как причину отсрочки платежа, поскольку эти аспекты не могут быть проверены третьими сторонами (арбитражным судом). Если, к тому же, поставщик имеет возможность сэкономить и сократить затраты, снизив качество по указанным параметрам, очевидно, что дополнительные стимулы поставщика к снижению издержек будут создавать напряженную ситуацию требуемого исполнения контракта. В частности, экономя на определенных аспектах исполнения, не указанных в рамках контракта, поставщик может снизить свои затраты и повысить прибыльность.

Практический вывод 2.

Если невозможно или слишком дорого проверить важные показатели исполнения контракта, и если подрядчик имеет возможность сэкономить на качестве, стоит использовать контракты типа «издержки плюс».

Второй практический вывод перекликается со старой пословицей: «Что посеешь, то и пожнешь»[153]. Если поставщик ограничен контрактом с фиксированной ценой, он будет стимулирован, как отмечалось ранее, к снижению затрат. Когда снижение качества является способом достижения экономии средств, закупщику следует стараться предотвращать подобное поведение, особенно если качество играет важную роль в закупке. Это простое наблюдение обычно учитывается на практике, но может привести к серьезным осложнениям, если о нем забывают. Таким образом, контракты «издержки плюс» обладают тем преимуществом, что позволяют предотвратить стремление поставщика к сокращению затрат путем снижения важных, но непроверяемых аспектов качества.

Также оказывается, что у контрактов «издержки плюс» есть и еще одно привлекательное свойство, признанное многими исследователями и практиками в сфере управления строительством. Речь идет об облегчении внесения изменений и модификаций в изначальные планы и спецификации[154]. К примеру, наиболее распространенным источником изменений в строительстве зданий являются дефекты планов и спецификаций, изменения в размерах проекта и условия площадки, отличающиеся от ожидаемых. Другими словами, неполнота контракта зачастую приводит к необходимости нового обсуждения изначальных спецификаций проекта.

Здравый смысл подсказывает, что в индустриальных проектах контракты с возмещением затрат лучше подходят для облегчения подобных изменений и снижения напряжения между закупщиком и подрядчиком, когда необходимо эти изменения обсуждать. Для подтверждения этой мысли представим ситуацию, в которой на определенной продвинутой стадии развития проекта обнаруживается, что оригинальные планы и спецификации оказались неверными либо же в них недостает указаний касательно возможных непредвиденных обстоятельств, которые уже возникли.

Рассмотрим последствия использования контракта с фиксированной ценой в этой ситуации, когда закупщик требует от поставщика внесения изменений в изначальный проект. Наличие оригинальных планов и фиксированной оплаты создают специфическую ситуацию: поставщик привязан к существующему проекту и не обязан соглашаться на изменения, предлагаемые закупщиком. Таким образом, о любых изменениях закупщик вынужден дополнительно договариваться. Его целью является внесение изменений с наименьшими затратами и максимальным удовлетворением своих нужд, в то время как поставщик старается любым способом увеличить свою прибыль. Поставщик имеет возможность извлечь выгоду из сложившейся ситуации, так как он оказывается в уникальной ситуации: он в состоянии задержать закупщика, аргументируя это ходом проекта, и освобожден от влияния конкурентов, чье наличие могло бы его ограничить. Зная это, закупщик может ожидать завышенных счетов, и скорее всего обе стороны ввяжутся в затяжные переговоры.

Кроме того, рассмотрим влияние контракта «издержки плюс» на такую же ситуацию. В отличие от специфического характера контракта с фиксированной ценой, контракт «издержки плюс» имеет встроенный механизм возмещения поставщику любых необходимых изменений и дополнительных затрат[155]. Другими словами, отсутствие стимулов к снижению затрат гарантирует беспроблемное внедрение изменений, когда необходимость в них возникает из-за неполноты контракта.

Практический вывод 3.

Если неполнота контракта ожидаема и необходимость гибкости для внесения изменений предсказуема, то следует использовать контракты «издержки плюс».

Мы предлагаем завершить данный раздел рекомендацией, которая следует из рассмотренного компромисса между инвестированием в проектные работы и выбором схемы возмещения затрат подрядчика и которой может следовать закупщик, осуществляя этот нелегкий выбор. Вспомним, что проект называется сложным (комплексным), если закупщик ожидает, что его будет сложно описать, специфицировать и отслеживать; довольно полное описание проекта будет сложно или невозможно составить. Напротив, проект является несложным, если его подготовка является простой и недорогой, а его исполнение легко предсказать и отследить. Поскольку стоимость предпроектных работ и работы инженеров является неотъемлемой частью общей стоимости проекта, можно сделать следующий вывод.

Практический вывод 4.

При осуществлении несложных проектов следует использовать полные инвестиции в предпроектные работы и контракт с фиксированной ценой.

При осуществлении комплексных проектов следует использовать контракты «издержки плюс» и минимизировать инвестиции в предпроектные работы.

Стоит объяснить причину, по которой следует экономить на предпроектных работах в случае осуществления комплексного проекта. На первый взгляд может показаться, что комплексные проекты требуют приложения дополнительных усилий для внесения максимального количества деталей в проектное решение. Тем не менее сложность подобных проектов подразумевает необходимость постоянных изменений по ходу их осуществления, вне зависимости от полноты проектного решения. Таким образом, при использовании контракта «издержки плюс» преимущества дополнительных предпроектных работ невелики, так как внесение изменений после наступления непредвиденных обстоятельств не является затратным. Вместе с тем необходимо все же провести определенные работы по планированию, для того чтобы установить степень полноты проекта для его успешного развития.

Теперь, поскольку удалось установить рамки контрактов и рассмотреть особенности компромисса, перед которым закупщик встает при планировании структуры контракта, авторы предлагают изучить связь между структурой контракта и механизмом его присуждения.