Читать книгу Карьера одаренного менеджера - Группа авторов - Страница 14

Принципы работы с резервом[1]

Формирование резерва кадров является жизненно важной задачей для надежного функционирования предприятия, так как позволяет обеспечить замещение вакантных должностей в случае смерти, болезни, отпуска, командировки и увольнения работников. Резерв кадров – это часть персонала, проходящая планомерную подготовку для занятия смежных рабочих мест более высокой квалификации. Исходные данные для формирования резерва:

• профессиональный отбор кадров;

• модели рабочих мест;

• результаты аттестации кадров;

• философия организации;

• кадровые (личные) дела сотрудников;

• штатное расписание организации;

• планы служебной карьеры.

Работа с резервом кадров строится на определенных принципах и предусматривает несколько этапов. Общие принципы работы с резервом руководителей:

• подбор кандидатов и состав резерва по их нравственно-психологическим и деловым качествам для решения задачи постоянного улучшения качественного состава руководителей;

• соблюдение возрастного и образовательного цензов кандидатов на выдвижение. С учетом того, что подготовка профессионального руководителя на базе высшей школы занимает 4–6 лет, а расцвет творческой деятельности человека наступает в 35–40 лет, возраст кандидатов в резерв на выдвижение в руководители среднего уровня управления не должен превышать 25–30 лет;

• рациональное определение структуры и состава резерва с учетом того, что на каждую руководящую должность необходимо иметь не менее двух-трех кандидатов;

• регулярный и систематический поиск кандидатов в резерв руководителей на основе гласности.

При принятии решения о зачислении кандидата в состав резерва учитываются: итоги производственной деятельности вверенного ему участка работы; выводы последней аттестации; результаты изучения работника путем личного общения, а также отзывов о нем непосредственных начальников, коллег и подчиненных; итоги исследований общественного мнения о кандидатах в руководители; результаты изучения личного дела, психологического тестирования и другие материалы, характеризующие деловые и личностные качества работника.

Применяются также практические методы: назначение кандидата руководителем коллектива, выполняющего временную задачу; замещение отсутствующего руководителя на время его командировки, болезни, отпуска; стажировка, дублерство и др. Методы подбора кандидатов в резерв схематически показаны на рис. 2.3.

Рис. 2.3. Классификация методов подбора кандидатов в резерв руководящих кадров

Наиболее распространены методы:

• изучения личных документов работника («биографический»);

• получения устных и письменных характеристик путем интервью и собеседования;

• обобщения независимых экспертных мнений («экспертиза»)

• психологического тестирования («портрет сотрудника»);

• анкетирование путем оценки работником своих качеств.

Биографический метод состоит в изучении объективных показателей личности работника по его документам. Он позволяет получить данные, связанные с передвижением работника по должностям и профессиям, его образованием, квалификацией и другими показателями. Однако этот метод не может дать достаточное количество информации об уровне развития личностных и деловых качеств работника.

Метод интервью дает возможность расширить систему получаемых показателей, однако при этом данные о работнике будут не объективными, а преломленными, с учетом отношения к нему людей, обеспечивающих получение необходимой информации. Это затрудняет оценивание работника с объективных позиций. Метод интервью используется как основной в практике деятельности кадровых работников при подборе кандидатов в резерв на выдвижение.

В процессе осуществления подбора кандидатов представители отдела кадров ведут длительные беседы с работниками разного уровня по заранее разработанному сценарию. Основная задача таких бесед состоит в получении большего количества информации об изучаемом работнике с различных точек зрения и по разным направлениям его деятельности.

В последнее время широко применяются методы обобщения независимых экспертных мнений (экспертизы). В качестве экспертов привлекаются работники предприятия, хорошо знающие изучаемого кандидата по совместной работе и обладающие независимым суждением. Осуществляется их опрос по специально разработанной анкете, и полученная информация после соответствующей обработки используется как дополнительный источник для принятия решения по индивидуальной работе с изучаемым, его профессиональному продвижению и т. д.

Для получения объективной информации о возможностях и способностях работника часто используются методы психологического тестирования, в процессе которых изучаются его личностно-деловые характеристики. Применение таких методов требует особой предварительной подготовки работников, осуществляющих тестирование, и работников, проходящих его. Указанная работа проводится специалистами-психологами или социологами.

Работа по изучению личностно-деловых качеств работника требует определенной квалификационной подготовки специалистов кадровых служб и изменения содержания трудовых функций кадровика. Новые требования к квалификации инженеров по персоналу предполагают:

• наличие практически доступных методик осуществления тестирования работников или проведения опроса экспертов;

• умение работников по кадрам обеспечить проведение инструктажа и подготовительной работы по осуществлению тестирования или опроса экспертов;

• создание системы накопления информационного фонда и его обработки для получения наглядных результатов деятельности кадровиков в сборе информации о степени развития личностно-деловых качеств работника;

• совершенствование системы работы с кадрами с целью повышения их творческой отдачи и развития способностей.

Отбор кандидатов в резерв

При формировании резерва руководящих кадров необходимо определить базовые должности для каждой категории руководителей, а также источники комплектования резерва для выдвижения. Например, для замещения должности начальника участка базовой является должность мастера, начальника цеха – должность начальника участка и т. д.

Источник резерва руководящих кадров:

• работники, прошедшие аттестацию и рекомендованные на выдвижение;

• школы кадрового резерва с привлечением всех молодых рабочих и служащих;

• молодые специалисты, проявившие себя на практической работе как стажеры руководителя;

• заместители руководителей разного ранга;

• рабочие предприятия (организации), оканчивающие высшие и средние учебные заведения без отрыва от производства.

Структура резерва руководящих кадров определяется соответствующим уровнем управления и номенклатурой. Перечень должностей, право назначения на которые имеет руководитель определенного ранга, называется его номенклатурой.

В резерве каждой номенклатуры соответствующий руководитель определяет права и обязанности должностных лиц, ответственных за формирование и подготовку резерва руководящих кадров. Так, в условиях промышленного предприятия начальник участка отвечает за качественный отбор, расстановку и использование специалистов на должностях мастеров; начальник цеха лично ответствен за своевременное и качественное замещение должностей начальников участков: директор завода несет ответственность за создание резерва начальников цехов и их заместителей. Непосредственную работу по планированию и организации формирования, подготовке и воспитанию резерва руководящих кадров осуществляет заместитель руководителя организации (предприятия) по кадрам, а также кадровые службы.

Работа по отбору кандидатов в резерв руководящих кадров предусматривает несколько этапов:

• организация профессиональной ориентации студентов высших учебных заведений и работников предприятий (организаций) на профессии управленческого персонала;

• развитие у студентов свойств и качеств, необходимых для освоения будущей профессиональной деятельности;

• сбор информации о кандидатах в резерв для выдвижения, составление развернутой характеристики на каждого кандидата, создание банка данных о кандидатах в резерв;

• оценка качеств и определение пригодности кандидата к управленческой деятельности, отбор и зачисление кандидатов в состав резерва на выдвижение.

Одним из важнейших направлений в работе с резервом руководящих кадров является организация их подготовки. По мере дальнейшего изменения механизма управления производством закономерно повышаются требования к профессиональной подготовке современного руководителя. Кроме базовой подготовки, в высшем учебном заведении руководителю любого ранга необходимо еще приобрести дополнительные знания и навыки в области управленческой деятельности, что достигается, как правило, путем обучения в различных видах и формах системы повышения квалификации и переподготовки кадров управления.

Управленческая подготовка – важнейшая составная часть квалификации руководителя, во многом определяющая ее уровень. Выбор формы обучения кандидатов в резерв зависит от уровня их специального образования, стажа работы, прохождения ими квалификационной учебы, обучения в данный момент, а также от возможности учебно-материальной базы предприятия, организации, отрасли организовать учебу по соответствующей форме и профессиональной направленности.

Заключение о выборе формы обучения кандидата в резерв дается отделом кадров с учетом выводов службы профориентации и профотбора. При этом отдел кадров направляет в отдел подготовки кадров списки кандидатов на зачисление в резерв. Отдел подготовки кадров разрабатывает учебные программы и планы, устанавливает сроки обучения и организует учебный процесс.

Для подготовки резерва руководящих кадров, кроме установленных видов обучения системы повышения квалификации, используются дополнительные формы: учеба в системе соискательства ученых степеней; организация теоретических семинаров; привлечение работников, зачисленных в резерв, к преподавательской работе в системе повышения квалификации; обучение в школах и центрах менеджеров и др.

Основной формой подготовки резерва кадров является воспитание и обучение специалистов непосредственно на производстве:

• привлечение их к разработке предложений по улучшению производственной деятельности организации (предприятия) в целом или по отдельным вопросам;

• направление в родственные организации, на предприятия для изучения опыта работы;

• организация стажировки вновь назначенных руководящих работников у опытных руководителей организаций и предприятий;

• привлечение к подготовке и участию в работе научно-технических советов, семинаров, совещаний, к выступлению с докладами, рефератами по технической, экономической, управленческой и другой тематике.

Школы резерва – важное звено в подготовке будущих руководителей на уровне предприятия, организации, региона. На предприятии зачисление в школу резерва оформляется приказом руководителя, а возглавляет ее, как правило, заместитель руководителя по кадрам. Методическое руководство школами резерва осуществляется службами по подготовке персонала.

Система работы с резервом показана на рис. 2.4.

Таким образом, процедура принятия обоснованного решения о выдвижении того или иного работника на руководящую должность из состава резерва должна предусматривать:

• наличие нескольких кандидатов на данную должность;

• оценку профессионально необходимых качеств кандидатов и соответствие их требованиям, предъявляемым должностью;

• сравнительный анализ оценок качеств кандидатов для выбора наиболее достойного.

Рис. 2.4. Система работы с резервом руководящих кадров на производстве

Завершением работы по формированию и подготовке резерва кадров является выдвижение работника на соответствующую должность. Расстановка кадров – это конечная цель кадровой политики и ключевое звено всей работы с кадрами управления.

Резерв кадров необходим для предприятия любого типа (крупного, среднего, малого) и поэтому имеет разные пути решения. На крупном предприятии, философия которого построена на воспитании собственного резерва и неприятии «чужаков», основное внимание должно быть уделено вертикальной ротации кадров для линейных руководителей и горизонтальной ротации кадров для руководителей – специалистов функциональных служб. Проблемы с резервом возникают в основном в отделах маркетинга, ценных бумаг, связей с общественностью, в которых нужно искать работников со стороны.

На среднем предприятии, где численность персонала не так велика (до 500 человек), основная часть резерва кадров может быть сформирована из собственных работников. Остальная часть пополняется за счет выпускников профессиональных училищ (ПУ), средних и высших специальных учебных заведений, которые в период производственной стажировки (практики) и работы в качестве молодых рабочих и специалистов планомерно готовятся на более квалифицированные рабочие места.

Работа с резервом в малом бизнесе

Значительно сложнее обстоит дело на предприятиях малого бизнеса, где работает не более 100 человек. Как быть? Ведь экономически накладно, да и психологически невозможно держать в штате двух секретарей-референтов, двух главных бухгалтеров, юрисконсультов, программистов, маркетологов. Наилучшим способом подготовки резерва, на наш взгляд, является совмещение профессий и должностей с постоянным обучением кадров и горизонтальной ротацией персонала. Экономически целесообразнее пойти на то, чтобы секретарь-референт получил базовое или второе высшее образование по юридической специальности, бухгалтер – дополнительно специальность финансиста, чем внезапно лишиться крайне нужных работников в случае трудового конфликта или «переманивания» ваших специалистов на более преуспевающие предприятия.

В организации должна существовать кадровая конкуренция и устранена незаменимость любого рабочего, служащего, специалиста или руководителя. Незаменимым не может быть даже директор – в любой момент его обязан заменить заместитель. Кадровая конкуренция решается на основании горизонтальной ротации кадров по модели «змея», когда осуществляется планомерное перемещение специалистов по различным должностям. Например, секретарь работает инспектором по кадрам, затем юрисконсультом, а потом маркетологом. Резерв кадров должен быть гласным и доводиться до сведения сотрудников приказом руководителя организации (табл. 2.7).

Таблица 2.7. Резерв кадров организации

Наш практический опыт по проведению реальных конкурсов на выборные должности и результаты деловых игр «Подбор и оценка персонала» с общим числом слушателей более 1000 человек приводят к целому ряду неутешительных выводов. Что следует помнить работодателю?

1. Россиянин не может правильно продавать свою рабочую силу. При найме работника преобладает иждивенческая «совковая» психология: «Сколько вы мне будете платить, если я буду мало работать?»

2. Повсеместно наблюдается завышенная самооценка личности и профессиональной пригодности и заниженная оценка недостатков и вредных привычек: «У меня их нет».

3. Нежелание в силу ряда причин четко соблюдать философию предприятия и стремление поставить себя вне установленных правил по еврейской пословице: «Если нельзя, но очень хочется, то можно…»

4. Многие люди, особенно в сфере малого бизнеса, при относительно невысокой заработной плате не дорожат рабочим местом на предприятии, следуя поговорке: «Рыба ищет где глубже, человек – где лучше».

5. Не работает правило «черной метки» при трудоустройстве. Центры занятости населения и кадровые службы предприятий не располагают объективной информацией в отношении неработающих и уволенных по разным причинам людям. Чаще всего формальное увольнение производится по собственному желанию или сокращению штатов, хотя этих людей следовало бы уволить по соответствующей статье: «за прогул», «за пьянство», «за злоупотребление служебным положением», «за хищение», «за аморальное поведение».

Организация конкурсов специалистов

С целью повышения объективности отбора высококвалифицированных специалистов на должности, где особое значение имеют профессиональные качества работников, рекомендуется применять конкурсную систему подбора и замещения вакантных должностей. На основе проведения конкурсов могут замещаться должности специалистов и руководителей.

Руководитель предприятия принимает решение о том, какие вакантные должности замещаются по конкурсу. Для проведения конкурса решением руководителя предприятия (структурной единицы объединения) создаются конкурсные комиссии. В отдельных случаях по решению руководителя предприятия конкурсная комиссия может проводить конкурс на замещение нескольких вакантных должностей. В состав комиссии включаются представители администрации и высококвалифицированные специалисты соответствующего профиля.

Основная задача конкурсной комиссии – дать руководителю предприятия рекомендации о назначении на должность конкретного лица из числа претендентов, участвовавших в конкурсе. Рекомендуется публиковать в отраслевой и местной печати объявления о проведении конкурсов, сроке подачи заявлений, требованиях к профессионально-квалификационным и другим качествам кандидатов, а также широко освещать в средствах массовой информации предприятия ход конкурса и его итоги.

Выдвигать кандидатов на должности, замещаемые на конкурсной основе, могут, с согласия самих кандидатов, коллективы подразделений, а также администрация предприятия. Свою кандидатуру для участия в конкурсе вправе предложить любой человек, отвечающий по профессионально-квалификационным и другим качествам требованиям, предъявляемым к той или иной должности.

Кадровая комиссия оценивает кандидатов на замещение должности с точки зрения наличия у них необходимого опыта работы, уровня образования, соответствия их специальности и квалификации требованиям, предъявляемым к данной должности. Кандидатам, которые отвечают этим условиям, комиссия вправе предложить подготовить рефераты по проблемам, связанным с их будущей работой, в целях выявления их компетентности как специалистов.

После проведения собеседования с кандидатами, учитывая оценки подготовленных ими рефератов, используя другие методы оценки деловых качеств претендентов, конкурсная комиссия принимает решение рекомендовать того или иного кандидата на замещение вакантной должности, по которой был объявлен конкурс, путем открытого или тайного голосования, большинством голосов. Назначение по результатам конкурсов проводит руководитель организации с учетом решения конкурсной комиссии.

С целью совершенствования расстановки руководящих кадров целесообразно выполнять специальные процедуры и мероприятия, способствующие более точному определению уровня знаний, умений и навыков кандидатов на должность. Например, одновременно с представлением кандидатами рефератов и проектов можно вводить сдачу экзаменов на должность, цель которых – определить уровень необходимых общих и специальных знаний претендентов.

Непосредственно перед тем, как кандидат займет новую руководящую должность, рекомендуется организовать для него специальную должностную подготовку, которая включает обучение в системе повышения квалификации в группе резерва на соответствующую должность, должностную стажировку в передовых организациях отрасли и психолого-педагогическую подготовку к вступлению в должность. Исследования эффективности должностной подготовки показывают, что руководители ранга директора предприятия или его заместителя, не прошедшие должностной подготовки, осваивают свой участок работы за 2,5–3 года, а прошедшие такую подготовку – в течение одного года. Психолого-педагогическая подготовка предполагает проведение мероприятий (бесед, лекций, деловых игр и т. д.), преследующих цель максимально подготовить работника в психологическом отношении к выполнению руководящих функций в новом для него качестве и сократить адаптационный период вхождения в должность.

Конкретная ситуация «Наем персонала»

В малом бизнесе России иногда мы имеем место с кадровым беспределом. Однажды к автору книги на консультацию пришла слушатель курсов по подготовке секретарей-референтов. Молодая, обаятельная женщина, имеющая высшее гуманитарное образование, работала в школе учительницей, из-за низкой зарплаты перешла работать секретарем в частную коммерческую организацию. При оформлении на работу директор сначала потребовал от нее написать заявление об увольнении по собственному желанию. Контракт с ней не был заключен, гарантированную зарплату ей назначили по приказу в размере четырех минимальных зарплат работников бюджетной сферы (столько она получала в школе), а шесть минимальных зарплат ежемесячно директор обещал ей выдавать из «черной кассы» за хорошую работу. «Так принято в отношении всех сотрудников фирмы, – пояснила мне женщина. – Я проработала всего три месяца, но ужасно боюсь, что однажды директор меня уволит, ведь я своей рукой подписала заявление об увольнении».

«Кто ведет в вашей организации личные дела сотрудников?» – спросил я. Последовал неожиданный ответ: «Главный бухгалтер – жена директора, но она, по-моему, в трудовые книжки записи не делает».

Как действовать в такой обстановке? Консультантом были даны следующие рекомендации:

1. Постараться убедить директора что ведение личных дел в маленькой организации лучше поручить секретарю-референту, так как это в любом случае не является функцией главного бухгалтера, а при небрежном ведении кадровых дел он может иметь неприятности с увольняемыми при обращении их в судебные органы.

2. Рекомендовать директору организации привести дела сотрудников в соответствие с ТК РФ (трудовые книжки, трудовой договор сотрудника, приказы, должностные инструкции). Обязательно подготовить и утвердить у директора правила внутреннего трудового распорядка, так как в случае их отсутствия будут действовать Гражданский и Трудовой кодексы Российской Федерации.

3. Убедить директора организации что у него достаточно административных прав для увольнения любого сотрудника, а в ситуации, когда он от всех требует заявление об увольнении, моральный климат в его фирме будет неблагоприятный, так как все чувствуют себя «временщиками». В конечном счете это снижает прибыль организации.

К сожалению, этой интеллигентной женщине не удалось убедить самодура директора в необходимости соблюдения ТК РФ, а после проверки организации налоговой инспекцией она через год развалилась.