Читать книгу Бизнес-анализ от а до я: гид для начинающих - - Страница 14

Вот и последний из упомянутых «мягкий» навык – тайм менеджмент или управление временем. Этот навык особенно важен и сложен для БА и поэтому что и логично начинать развивать его надо, как только началась карьера. В чем специфика или что есть этот навык простыми словами? Я бы описал так: умение человека в определенной обстановке (работа Например,) и при определенном контексте (проектном, продуктовом, коммуникативном, командном и так далее) выполнять свои задачи (активности, процессы, артефакты) максимально эффективно с точки зрения распределения времени на задачи, которые у него есть и должны быть выполнены. Расшифровка ключевой фразы «максимально эффективно» – когда на все задачи затрачивается минимально возможное время с получением максимально возможной пользы/ценности от их выполнения с максимально возможным качеством. «Минимизация время-затрат» как показатель эффективности участвует думаю во всех сферах труда и личной жизни. Простой пример применения тайм-менеджмент навыка в личной жизни (многие так делают я уверен?) – Например, каждый день дома я убираю со стола посуду в посудомойку. В среднем 6 тарелок. Если я отношу каждую тарелку на кухню в посудомойку, то это занимает примерно 6 секунд на каждую и 36 секунд на все тарелки. Если посчитать обед завтрак и ужин, то это 108 секунд в день. Округлим до 2 минут для простоты. Значит в месяц это 60 минут или 1 час. В год это 12 часов на уборку тарелок в посудомойку. А если я немного изменю процесс и все тарелки буду ставить на поднос или друг на друга и относить одним разом на кухню, то это займет не 36 секунд, а в три раза меньше времени – допустим около 12 секунд. Соответственно, при годовом расчёте можем уменьшить первоначальные 12 часов в три раза, то есть 4 часа и тогда 8 часов мы сэкономим. Таким образом у нас есть 8 часов в год, которые я гипотетически могу потратить куда хочу. В этом примере главное это то, что в большинстве случаев время имеет гибкость и всё зависит от того, как человек планирует своё время. Нужно планировать – это важно. Одна из ключевых частей управления временем это его планирование. Планирование времени – это планирование на задачи – ежедневные, еженедельные, ежемесячные и так далее. Наша жизнь состоит из постоянных задач и от того, как мы планируем задачи обязательные – зависит сколько у нас свободного времени будет на задачи необязательные (отдых). Естественно желательно, чтобы времени на отдых было как можно больше. В плане работы, когда я начал свою работу как БА, то я определил несколько целей, почему я делаю детально планирование задач: а) чтобы выполнять задачи вовремя в соответствии с поставленными сроками б) как следующий этап развития, чтобы по возможности выполнять задачи быстрее поставленных сроков в) чтобы как я уже упомянул высвобождать больше времени на необязательные задачи. Небольшое, но интересное уточнение/пояснение по поводу пункта «б» – это реальная цель, которую я всегда преследую и сейчас. Не просто выполнить задачу вовремя, а так запланировать свой день/неделю, чтобы выполнить задачу быстрее и желательно существенно быстрее. Когда я начал карьеру БА, я подумал «а чем я могу выделиться из команды остальных БА, которые работают у нас в компании?» и одним из существенных отличий я выбрал именно этот навык и подход к планированию. И я проверял довольно легко, что я развиваю этот навык. Работая уже несколько месяцев как БА и продолжая улучшать себя, я помню были ситуации, когда ведущий БА давал мне задачу по документированию требования и говорил «эту задачу нужно закончить примерно через 2 недели». Я делал планирование и подтверждал ему, что закончу задачу через 5 дней. Это была моя цель. И развитие этого навыка было прямо-пропорционально росту моей ценности в компании. В будущем возникали часто ситуации, когда именно я соглашался подключиться на «горящий» проект, где сроки были очень сжаты и для меня такой проектный контекст рассматривался как плюс. В деталях я думаю коснусь этих ситуаций в следующих главах. Возвращаясь к управлению временем, и почему этот навык важен и сложен добавлю, что эти два очень тесно переплетающихся термина, так как он сложен из-за важности и важен из-за сложности на мой взгляд. Сложен навык, так как работа БА не имеет однообразных четко определенных процессов по факту – каждый проект/продукт индивидуален и БА готовит соответствующие БА подходы. Под каждый проект и продукт нужно управлять временем соответствующе. БА должен уметь понимать контекст и управлять своим временем эффективно. Под «важен» я здесь подразумеваю высокую ценность и приоритет этого навыка и активностей, связанных с ним. Как пример сложности и важности вернусь опять к пункту «планирование времени/задач» – для меня это до сих самая важная и самая сложная ежедневная задача. Пока я не запланирую свой день – я не начинаю выполнять задачи. Я могу потратить иногда даже 30-60 или даже 90 минут просто на идентификацию, анализ, подготовку и планирование задач на день (с приоритезацией и декомпозицией). Зато когда планирование завершено и я знаю, что я выбрал и построил максимально эффективно свое рабочее время/день – > после этого мне легко и прозрачно выполнять все запланированные задачи без какого-либо сомнения. Детали, рекомендации и подходы мы рассмотрим в следующих главах. Может немного сумбурно, но вот так я размышляю о навыке управления временем. Остался только один пункт без которого описание навыка нельзя считать завершенным – это описание, что должен уметь/какими способностями обладать человек (на мой взгляд) и везде с приставкой «максимально эффективно» в отношении активностей/задач/процессов: делать планирование, приоритизировать, декомпозировать/дробить, распределять/определять время выполнения, быть сфокусированным, делегировать, всегда видеть целевую цепочку, принимать решения. Кратко о каждом умении. Планирование – это начало любой активности в общем и включает в себя такие пункты как определение самого процесса и подхода к планированию в зависимости от контекста, разработка артефактов планирования и их документирование, непрерывный мониторинг, валидация и актуализация плана. Непрерывная приоритизация активностей обеспечивает понимание и уверенность в том, что выполнение чего-либо происходит с максимально эффективным использованием времени и ценностью для конечных целей. Приоритеты могут меняться с течением времени или быть статичными, но их правильный порядок и четко определенные критерии для приоритетов должны быть определены. При прозрачном приоритезированном списке активностей/задач исключаются факторы сомнения о затрачиваемом времени на задачу – это важно психологически и профессионально, что когда я выполняю какую-либо задачу, то у меня нету даже малейшей мысли сомнения «а точно ли я сейчас должен этим заниматься и это поможет/полезно?». Декомпозиция очень важна и особенно по мере вашего профессионального роста и соответственно сложности в целом проектов/продуктов, где вы участвуете. Неправильная или недостаточная декомпозиция может привести к печальным и длинным задержкам в выполнении задач и, соответственно, достаточно неэффективном использовании времени. Не могу удержаться и не привести пример, который я думаю, большинство из вас сталкивалось в рабочих и не только активностях. Вот пример из внерабочих активностей, основанный на реальных событиях: скоро день рождение у моей жены и у меня есть активность «Поздравить с днем рождения». Для этой активности естественно есть или очень простой план без какой-либо декомпозиции, который выглядит как «Поздравить с днем рождения = купить подарок» и готово ИЛИ подумать и сделать декомпозицию, например, на три пункта: 1. Подготовить поздравление 2. Подготовить подарок. 3. Определить локации дня рождения. Эти три пункта в свою очередь содержат еще подпункты. И например, пункт №1 содержит мало ясности и соответственно временные рамки непонятны – можно начать делать его просто в формате «плыть по течению» – то есть, например, сесть и взять лист бумаги и начать писать поздравление или найти открытку в магазине и купить ее сразу. Или еще что-то и на это уйдет время, а личного удовольствия не будет от затраченного времени. Вместо этого этот пункт я разобью еще на подпункты: 1. придумать сценарий поздравления 2. Закупить необходимые материалы. З. Подготовить части поздравления. И эти три пункта декомпозировать так же – Например, пункт №2 я декомпозирую на еще подпункты: 1. материалы для подготовки видеопоздравления 2. материалы для стола. 3. Контекстные материалы. Из этих я еще сделаю разделение, например, пункта 3 на: надувные шары, фотографии на стену, коробки для подарков, упаковочная бумага и так далее. И вот после всех уровней декомпозиции у меня есть довольно простые задачи, которые я могу запланировать выполнить в уже примерно понятный временной срок и дату. Да – тут нет ничего сверхъестественного и всё просто – и в это простоте декомпозиции и есть сверхэффективность – декомпозиция позволяет концентрироваться на конкретной, понятной и выполнимой в краткосрочных рамках задаче/активности. Следующее умение про распределение и определение времени, выделяемого на что-либо – думаю тут не требуется объяснения, так как в большинстве случаев глобальная активность/цель всегда имеет временные рамки. Соответственно, любые ваши действия, чтобы рассматривать как эффективные с точки зрения времени, должны быть оценены – сколько времени они займут и когда наиболее правильно будет их выполнить. С «быть сфокусированным» тоже всё просто и важно – включая упомянутые выше умения про приоритезацию, планирование и декомпозицию у вас должна быть ясная картина, чем и когда заниматься и вот дальше уже важна личностная способность а) быть сфокусированным на именно одной задаче (никакого мультитаскинга/многозадачности) в единый момент времени и б) иметь всегда в фокусе всю картину о глобальной цели, когда вы тратите своё время на конкретную активность. Следующая способность «делегирование» подразумевает что вы понимаете и распределяете задачи на кого-либо с четким пониманием, какую пользу это приведет в контексте время-затрат и ценности для конечных целей. Если вы работаете в команде БА, то не должно быть сценариев, когда вы стараетесь все важные и сложные или большие задачи забрать себе – ведь у вас так же есть умение декомпозиции, которое может помочь распределить задачи внутри команды. Так же у вас обязательно будут активности которые будут иметь зависимости внутренние и внешние – у вас должно быть понимание и подход в каком формате, как, зачем и с какими ожиданиями делегировать что-либо на кого-либо. «Видеть целевую цепочку» – наверное прозрачное и понятное определение и оно требует просто наработки практическим опытом. Я бы описал его так и возможно это похоже на «быть сфокусированным» – в любом момент времени и в любых планах должна быть понятна (лично мне) связь от начала до конца всех целей и цепочки от цели маленькой активности до глобальной конечной цели. Если я делаю изменение одного поля на какой-то странице вебсайта, то я понимаю в целом, как это повлияет на один из бизнес-процессов, в котором используется вебсайт по продаже чего-либо, который создает наша команда. И последнее умение, которое звучит фантастически просто – уметь принимать решения. Да, да – это умение напрямую влияет на эффективное использование времени. Не должно быть колебаний в принятии любых решений. Это особенно просто, если всегда в голове «держать» и повторять себе, если вы не хотите/оттягиваете принятие какого-либо решения в данный момент (что в свою очередь и ведет как раз к не эффективному время использованию – задержкам) – я внутри напоминаю себе «в принятии решения всегда есть только опции, из которых надо выбрать. С любой опцией я двинусь дальше. Если что-то пойдет не так, то потом придется принять еще одно решение и это нормально.» Как-то так. Но не должно быть сценария, когда мы говорим «я не могу пока принять решение», тем более, если все умения/способности перечисленные выше уже применены и использованы. Применение описанного выше, как раз минимизирует любые сомнения. Вот теперь точно всё про тайм менеджмент навык и описать его не очень легко, но я постарался.

Это всё что я хотел рассказать про свой первый шаг в карьерном пути и если обобщить написанное выше в 3-4 предложениях то я наверное поделюсь следующей информацией: первый стартовый шаг на освоение базовых навыков и понимание формата работы БА занял у меня примерно 2 месяца и включал в себя:

Основной акцент в жестких навыках на документирование требований и дизайна к ним, а также изучение базовых активностей по выявлению требований, понимание структуры требований и дизайна, определение критериев готовности требований/дизайна.

Основной акцент в мягких навыках на тайм менеджменте, вопросах и конечно же командной работе.