Читать книгу 25 уроков до 25 лет - - Страница 9

Во время учебы в университете я старался хвататься за все предметы сразу, так как думал, что нужно учить все, для того чтобы успешно сдавать сессии и экзамены. Это часто приводило к тому, что везде я успевал получить только общие поверхностные знания, так как на глубокое изучение отдельных предметов времени просто не оставалось. И проблема эта была связана с тем, что никто и никогда не учил меня приоритизировать собственные дела. Да, где-то внутри себя я понимал, какие дела нужно сделать в первую очередь, а какие можно и потом. Но, даже несмотря на это, я всегда обучался тому, что говорить «нет» – плохо и нельзя, так как это считается проявлением эгоизма и неготовности помогать людям или нежеланием выполнять все поставленные задачи. Однажды на одном из тренингов я услышал хорошую фразу о том, почему мы списываем. Так как часто за плохие оценки на экзаменах нас публично выставляют как неуспешных учеников, мы стараемся спрятать свою индивидуальность и просто списать, чтобы не получать порцию прилюдных укоров или насмешек от учителей и сверстников. Именно эти моменты заставляют нас пытаться сделать все задания и не упустить ничего. Не могу сказать, что я искоренил в себе желание сделать все задачи в течение дня, но приоритизация помогла мне начать проще отказываться от того, что для меня имеет меньшее значение.

Однако, несмотря на приоритизацию и ее использование в повседневной жизни многими людьми, я все равно часто слышу фразы: «Почему в сутках только 24 часа? Как вообще успеть все это сделать? Почему другие успевают, а я нет?» Для того чтобы таких вопросов у вас возникало меньше, а в жизни появилось больше осознанности и спокойствия, в этой главе я хочу рассказать вам об основных техниках приоритизации задач, которые я использовал в своей жизни. Для меня в основе любой приоритизации лежит движение от большего к меньшему или от общего к частному. То есть, если вы не поставили себе долгосрочные цели, не определили миссию жизни или просто не понимаете, к чему стремитесь и чем хотите заниматься, вам будет крайне сложно определять приоритеты тех или иных задач. Поэтому в первую очередь я рекомендую сначала определить свои долгосрочные цели в разных сферах жизни и уже только после этого переходить к приоритизации задач.

Первой техникой, которую я начал применять, была матрица Эйзенхауэра.

Матрица Эйзенхауэра – это способ приоритизации задач.

Что же она собой представляет?

Матрица Эйзенхауэра представляет собой матрицу, разделенную на четыре квадрата:

• Важно – Срочно;

• Важно – Не срочно;

• Не важно – Срочно;

• Не важно – Не срочно.

Все попадающие к вам задачи нужно разносить по этим квадратам. Чтобы было понятнее, предлагаю рассмотреть каждый квадрат по отдельности:

Важно – Срочно

В этот квадрат заносятся «пожары», которые вам постоянно нужно тушить. Другими словами, это важные задачи, которые вам обязательно нужно сделать в ближайшее время. Например: подготовить отчет руководителю, подготовиться к экзамену, забрать ребенка из детского садика и т. д.

Самое главное с этими задачами – проверить, действительно ли они важны и срочны. Если нет, то их стоит отложить, а если да, то лучше заняться ими как можно быстрее, так как в противном случае невыполнение этих задач может привести к неблагоприятным последствиям.

Важно – Не срочно

Это мой любимый квадрат, так как в этом квадрате как правило оказываются дела, которые могут поднять нас на новый уровень и которые мы постоянно откладываем «на завтра», так как это что-то новое и непривычное для нас. Например, «похудеть», «пройти курсы по проектному менеджменту», «составить свой икигай», «написать книгу», «пройти проверку здоровья» и т. д.

Самое главное, что, по моему мнению, нужно делать с задачами из этого квадрата, это каждый день выделять для них свое самое продуктивное время, когда вас никто и ничто не беспокоит. Хотя бы по часу в день. У меня это, как правило, раннее утро в 5 или 6 утра, когда все еще спят и я могу спокойно провести 1–2 часа, занимаясь теми задачами, которые могут вывести меня на новый уровень. Главное – не включать телефон и не заходить в соцсети, иначе все эффективное время будет потрачено на абсолютно бесполезное просматривание очередной порции новостей или различных видео. И даже один час в день – это очень много, если посмотреть в разрезе длительного периода времени.

1 час в день = 7 часов в неделю ≈ 30 часов в месяц ≈ 360 часов в год

Нам свойственно переоценивать то, что мы можем сделать за неделю или месяц, но недооценивать то, что мы можем сделать за год. Поэтому, не сильно напрягаясь каждый день, вы можете достичь абсолютно новых высот, выделяя всего 1 час на эти задачи. Для меня залог успеха – последовательность. Лучше прикладывать меньше усилий, но каждый день, чем кучу усилий, но один раз в неделю. Поэтому лучше читать по одной главе этой книги в день, чем прочитать ее всю за выходные. Я никого не призываю слепо следовать моей стратегии, но точно рекомендую попробовать придерживаться ее хотя бы в течение месяца, после чего посмотреть на изменения, которые произойдут или не произойдут в вашей жизни.

Не важно – Срочно

К этому квадрату относятся срочные задачи, которые на самом деле неважны для вас, но которые нужно сделать как можно быстрее. Это, как правило, просьбы ваших коллег или знакомых, а также рутинные дела, которые вроде как нужно срочно сделать, но непонятно, для чего и кому это вообще нужно. Здесь я хочу сделать акцент на «вроде как». Потому что чаще всего это те задачи, которые могут быть сделаны другими людьми или отложены на потом. К таким задачам, например, могут относиться заполнение документов для визы, приготовление завтрака, подготовка малозначимого отчета для руководителя и т. д.

Что делать с такими задачами? Делегировать. Можно попросить свою девушку приготовить завтрак или купить еду в столовой, чтобы не тратить время на готовку самому. Можно заплатить турфирме за оформление документов для визы или снова девушку попросить (если ей, конечно, хочется и нравится этим заниматься). А подготовить отчет можно попросить коллегу или сместить время выполнения, если этот отчет не сильно важен.

Ну а если у вас нет возможности это делегировать, то, по крайней мере, занимайтесь такими делами в свои самые непродуктивные часы. Я, например, подобные задачи откладываю на вечер, так как утро для меня – самое продуктивное время, а вечером уже нет сил делать что-то важное и значительное. Поэтому я понимаю, что даже если я и не успею сделать эти неважные задачи, то ничего страшного не произойдет и я смогу их сделать позже.

По моему мнению, именно с этими задачами нужно бороться, так как именно из-за них наш день часто превращается в круговорот выполнения каких-то бессмысленных дел, а в конце дня мы чувствуем себя уставшими, при этом понимая, что ничего существенного на самом деле и не сделали. Мы стараемся заниматься этими задачами, ведь они, как правило, просты и понятны для нашего мозга. Именно за ними мы и пытаемся спрятаться от задач из квадрата «Важно – Не срочно», так как для их выполнения нам уже нужно выходить из зоны комфорта и привычного русла.

К последнему квадрату относятся дела с приоритетом:

Не важно – Не срочно

К этому квадрату я отношу те дела, которые крадут у нас много времени и сил, при этом не принося никакой пользы. Это, как правило, те задачи, которые мы чаще всего делаем, когда не можем сказать «нет» или когда наш мозг пытается убежать от важных дел во что-то понятное и привычное. Например, в просмотр новостей и ленты в соцсетях, в постоянное разгребание почты, в частую уборку дома и т. д.

Что делать с этими задачами? Перестаньте ими заниматься или хотя бы запишите их в список дел и не возвращайтесь к ним, пока не выполните все важные дела. Я, например, отвожу для неважных несрочных дел вечер: смотрю всякие видео на YouTube, занимаюсь рутиной и домашними делами или просто ничего не делаю.

Хочу сказать, что считаю нормальным тот факт, что наш мозг пытается убегать от нового и незнакомого во что-то понятное, привычное и простое. И, конечно, периодически нам нужно давать ему это делать, чтобы не перегружать стрессом и давлением. Но также крайне важно уметь замечать, когда и как часто это происходит. И в ключевые моменты фокусироваться на том, что сейчас не принесет никакой выгоды, но что может дать вам весомый результат в будущем. По моему мнению, есть большая разница между тем, чтобы просматривать основные новости утром и вечером, и листанием их целый день в надежде увидеть что-то такое, что перевернет вашу жизнь или изменит ее к лучшему. (Подсказка – с вероятностью 99 % такого не произойдет.)

Именно поэтому важным является умение сказать нет неважным и ненужным делам в своей жизни. Но чтобы понимать, что для вас не важно и не нужно, стоит четко понимать, к чему вы стремитесь и чего хотите от жизни. Если ваша цель – преуспеть в карьере и сделать важный скачок в бизнесе, то, скорее всего, с вечеринками и ночными клубами придется повременить, а если ваша цель на ближайшее время – отдохнуть и перезагрузиться, то новые задачи и обязанности будут вызывать у вас лишь раздражение и внутреннюю злость. Именно поэтому основой любой приоритизации в первую очередь должны быть не определенные инструменты и техники, а понимание того, к чему вы идете и чего хотите достичь. И уже только после этого понимания можно использовать технику приоритизации, которую я описал в данной главе.

Я бы хотел рассказать еще об одном простом способе приоритизации задач и целей, подходящим в тех случаях, когда у вас нет времени или техника с четырьмя квадратами кажется слишком сложной и непонятной.

Способ состоит в поэтапном сравнивании нескольких вещей друг с другом. И так как я фанат реальных примеров, то и тут буду все показывать именно на них.

У меня есть четыре задачи (без четких критериев и описания):

– пробежать Минский полумарафон;

– стать руководителем группы аналитиков;

– съездить на отдых;

– 10 000 подписчиков в Телеграм-канале

Я выписываю задачи на отдельные листки бумаги, после чего начинаю сравнивать их друг с другом. В итоге у меня получается следующее:

1 > 4

1 > 3

1 < 2

Хорошо, значит, моей главной целью будет «стать руководителем группы аналитиков», а уже только потом «пробежать Минский полумарафон».

После этого я сравниваю последние два пункта и получаю приоритизированный список: 2, 1, 3, 4. Эти карточки я раскладываю от самого важного дела к менее важному. Здесь я также хочу подчеркнуть, что этот список не говорит о том, что мне нужно начать бегать только после того, как я стану руководителем. Он лишь показывает мне, на какие задачи я должен в первую очередь тратить свое самое продуктивное время.

Конечно, я использую эту технику, когда у меня в голове находится больше четырех целей. Эта техника может быть более затратной по времени, зато вы точно сможете правильно выстроить приоритеты. Примерно так выглядит у меня результат данного процесса. Приоритеты идут змейкой слева направо.

Ну и, конечно, мой любимый способ выделять самые важные дела на сегодняшний день – каждое утро задавать себе вопрос:

Если бы сегодня я сделал три вещи, какие из них привели бы к самым заметным результатам на пути к моим большим целям?

Я записываю ответ на этот вопрос на компьютере или в дневнике. Это помогает мне каждый день понимать, что для меня сегодня будет самым важным. Но, вспоминая свой горький опыт, хочу сказать, что здесь могут быть не только ваши профессиональные и личные задачи. Порой крайне важно записывать дела, которые позволят вам просто передохнуть и переключиться, например встречу с друзьями, поездку на велосипеде под музыку и поход в кино. Работа и достижения – это хорошо, но, поверьте, не менее важно и умение переключаться и отдыхать, а не только гнаться за какими-то результатами. Иначе такой образ жизни, где фокус стоит только на развитии и работе, может привести к выгоранию и отсутствию желания к чему-либо (поверьте, я знаю, о чем говорю).

Именно после этого я разобрался с тем, как выделять время на отдых. Не скажу, что я стал мастером в вопросах отдыха и развлечений, – скорее, сфера хобби до сих пор хромает у меня на обе ноги, но, по крайней мере, я понял важность наблюдения за своим телом, ведь оно всегда говорит нам о том, что с нами что-то не так. Это сложно объяснить, но мы обычно уже за один-два дня чувствуем, что скоро заболеем, хотя сейчас с нами вроде все в порядке. Как только вы чувствуете, что ваше тело начинает постоянно сопротивляться тому, что вы делаете, лучше всего – отдохнуть, расслабиться и заняться тем, что принесет вам удовольствие здесь и сейчас, а не только в будущем.

Перед тем как перейти к практическому заданию этой главы, хочу перечислить те вещи, которые дала и продолжает давать мне приоритизация задач в жизни. К ним я отнесу:

• Значительный скачок в личных достижениях за счет выполнения важных несрочных дел, а не только тех, что подпадают под определение «тушение пожаров».

• Умение сказать «нет» ненужным делам или просьбам. Понимая, что для тебя важно, а что нет, гораздо легче отказаться от того, что на самом деле не приносит ни удовольствия, ни результата в жизни.

• Отстаивание своих границ. Имея такой список приоритетов, гораздо легче придерживаться задач, которые важны для вас, а не для кого-то еще. Тут важно помнить, что «отстаивание границ» не равно «полный эгоизм».

• Осознанность в принимаемых решениях. Когда вы записываете те вещи, которые нужно сделать, вы еще раз проверяете то, нужны они вам или нет.

• Большая уверенность в своих решениях. Поместив задачу в какой-то квадрат, у вас больше не появляется желания думать об этой задаче до определенного момента.

• Больше времени на себя и на то, что вам важно. Говоря «нет» неважным вещам, вы получаете больше времени на то, что понастоящему приносит вам удовольствие и что позволяет вам реализовывать свои задумки и мечты.

Далее предлагаю вам перейти к выполнению задания из этой главы.