Читать книгу Прыжок в Excel. Экспресс-курс за 2 часа с нуля до среднего уровня - Сергей Анатольевич Полевой, Алексей Анатольевич Тихонов - Страница 3

Начинаем. Представим, что новичку, абсолютно не знакомому с Excel, поручают Задание: подготовить Excel-файл с информацией о сотрудниках. При этом нужно использовать данные от отдела кадров и от секретаря, а потом сохранить их на разных листах. Подготовить итоговую отчётную таблицу к печати со столбцами: Отдел, Должность, Фамилия, Имя, Отчество, Дата рождения, Дата приёма на работу, Стаж полных лет на дату отчёта, Возраст полных лет на дату отчёта. Отсортировать по фамилии сотрудника. Разберём по шагам, как выполнить это Задание и рассмотрим основной функционал программы Eхcel.

Для начала выберем на компьютере место или «Папку», где будет храниться созданный нами файл Excel, а также выберем название для них. Например, создадим на Рабочем столе папку «Задание», и в ней создадим Excel-файл c названием «Сотрудники».

Примечание для начинающих: если Рабочий стол на компьютере не виден в текущий момент работы (например, из-за того, что экран полностью занят открытым приложением), то сначала откроем доступ к рабочему столу, «свернём» все открытые окна других приложений. Если не видим кнопки «Свернуть все окна» (её отображение зависит от настроек компьютера), то наведём курсор мыши на самую нижнюю часть экрана, полоску, которую называют «Панель Задач». Затем нажмём правую кнопку мыши, а в появившемся окне меню щёлкнем левой кнопкой мыши на «Показать Рабочий стол». Все прочие окна с открытыми приложениями свернутся и нам откроется Рабочий стол.

Как попасть на скрытый Рабочий Стол.

Создание новой папки. Переименование папки

Наводим курсор мыши на любое свободное место Рабочего стола и жмём правую кнопку мыши. В открывшемся окне меню наводим курсор мыши на «Создать», а в следующем появившемся окне меню наводим курсор мыши на «Папку» и жмём левую кнопку мыши.

Как создать новую папку.

Появилась папка с выделенным названием «Новая папка». В момент выделения текста в папке меняем её текущее название «Новая папка» на наше название «Задание», набрав текст с клавиатуры и нажав клавишу «Ввод» (Enter).

Переименование папки: В момент выделения «Новая папка»…

…вбиваем с клавиатуры «Задание»

Примечание: если мы позже захотим переименовать папку «Задание» в любое другое название, можем навести курсор на эту папку и нажать правую кнопку мыши. В появившемся окне меню выбрать «Переименовать». Так текст имени папки «Задание» будет снова выделен и готов к новому переименованию.

Переименование папки «Задание»: выбираем «Переименовать»…

…и в момент выделения текста – вбиваем любое новое имя папки.

Откроем созданную папку «Задание».

Для этого наведём курсор мыши на папку «Задание» и нажмём правую кнопку мыши. В появившемся окне меню наводим курсор на «Открыть» и жмём на левую кнопку мыши.

Для открытия папки – выбираем «Открыть»

Откроется пока пустая папка «Задание» в примерно таком виде (конкретный вид будет зависеть от настроек Вашего компьютера).

Пустая папка.

Примечание: открыть папку или файл можно также без вызова окна меню, просто наведя на них курсор мыши и дважды кликнув левой кнопкой мыши (дважды нажав с небольшим интервалом времени между нажатиями).

Создание нового файла Excel. Переименование файла

Наводим курсор мыши на любое свободное место в открытой папке «Задание» и нажимаем правую кнопку мыши. В окне меню выбираем «Создать», а в следующем открывшемся окне меню выбираем «Лист Microsoft Excel»

Создаём наш Eхcel-файл: Создать – Лист Microsoft Excel

В ранее пустой папке «Задание» теперь появился новый файл с выделенным именем «Лист Microsoft Excel». Когда имя файла выделено так, оно готово к переименованию – то есть мы можем набрать любое новое имя файла с клавиатуры и оно заместит собой имя «Лист Microsoft Excel».

Созданный файл Eхcel готов к переименованию

Вбиваем с клавиатуры наше наименование «Сотрудники», жмём Ввод (Enter) и получаем созданный нами файл Excel с нужным именем «Сотрудники» в папке Рабочего стола которую мы назвали «Задание».

Переименовываем созданный файл Excel в «Сотрудники»

Копирование и вставка файлов. Перенос файлов из других папок, флэш-карт и т. п.

В эту же папку скопируем и файлы с исходной информацией, полученные от отдела кадров и от секретаря. Допустим, эти файлы нам передали на флэшке или сохранили в папке общего доступа. Для копирования файлов в папку «Задание» сначала откроем флэшку или папку общего доступа (в нашем случае – флэшка Transcend), кликнем в открывшейся папке по нужному файлу правой кнопкой мыши и нажмём «копировать».

Копирование файла из папки-источника

После чего откроем папку «Задание», кликнем правой кнопкой мыши на свободное место в папке и выберем «вставить».

Вставка файла в папку «Задание»

В папке «Задание» появился скопированный с флэшки файл.

После вставки – в папке «Задание» появился скопированный файл

Аналогично скопируем с флэшки и второй файл. Все три файла (два файла с исходной информацией и созданный нами новый файл «Сотрудники») теперь лежат в одной папке «Задание».

Все три файла оказались в папке «Задание»