Читать книгу Проектное управление из первых рук. Как это на самом деле работает в крупном российском бизнесе - - Страница 5

Когда я приехал в Екатеринбург из небольшого городка получать образование, я был уверен, что стану металлургом. Меня уже ждала работа на крупном предприятии и место на металлургическом факультете УПИ, нынешнего УрФУ. Но, как это часто бывает, проект «высшее образование» пошел не совсем так, как мне представлялось изначально: поступив в университет, я оказался на кафедре теплофизики и информатики в металлургии.

Нам предстояло стать программистами, специалистами в области автоматизированных систем управления технологическим процессом и системными администраторами на металлургических предприятиях. Мне нравились предметы, связанные с металлургией, я обожал материаловедение и физическую химию. Но программирование, которым я увлекался со школы, оказалось ближе. Так что на втором курсе я уже работал ночным оператором баз данных, а к пятому устроился программистом в инвестиционно-финансовую компанию.

На одном языке

Стейкхолдер – это любой человек или группа, так или иначе заинтересованные в результатах проекта. Их интересы далеко не всегда одинаковы: одни видят ситуацию так же, как и вы, другие иначе. В любом случае проект стейкхолдерам небезразличен, они обладают правом голоса и, будьте уверены, в какой-то момент непременно им воспользуются.

Работа программиста в финансовой компании в то время была сложнее и ответственнее, чем сейчас. Не примите эту мысль за ностальгию по старым добрым временам. Все обстоит строго наоборот: если бы сегодня молодому и амбициозному айтишнику довелось очутиться в том времени, он бы по-братски проникся к нам сочувствием. На тот момент 95% программного обеспечения, которое использовалось в повседневной работе, было самописным: сотрудники компании создавали его под себя и свои нужды, руководствуясь исключительно личными представлениями о прекрасном.

Универсальное ПО только начинало появляться на рынке, стремительно его захватывая. Но, как любая высокотехнологичная новинка, оно было доступно не всем. Наша компания не стала исключением. На тот момент у нас была установлена старая система, разработанная прежней командой IT-отдела, и функционировала она по принципу «работает – не трогай». Работала она, увы, не лучшим образом. Но как мы ни старались, оптимизировать ее не получалось.

Тогда мы решили воспользоваться готовой разработкой и приобрели программный комплекс одной известной в узких кругах фирмы. Но он потребовал таких вычислительных ресурсов, которые мы позволить себе уже не могли. Через полгода, став начальником отдела разработки, я решил, что новую программу мы напишем сами.

Как руководить проектом, я к тому времени уже немного представлял. Но хотелось знать больше, так что я начал знакомиться с тем, какие подходы и методики в этом деле существуют. Нашел, увы, немногое: слишком разрозненной была информация, четких пошаговых инструкций не было, а глубоко разбираться самому казалось лишней тратой времени: задача-то была совсем другой! Так что, не слишком долго думая, я взял за основу лучше всего описанную на тот момент «водопадную» модель, расписал модули, решил, что за чем должно следовать, – и мы с сотрудниками принялись за работу.

⠀

На одном языке

«Водопадная», или каскадная, модель обязывает разработчиков действовать строго по принятому плану, не возвращаясь назад. Работа в рамках каскадной модели состоит из пяти шагов: аналитика, проектирование, разработка, тестирование и поддержка. Пропускать этапы нельзя, как и возвращаться на предыдущие ступени, – точно так же, как вода в водопаде никогда не потечет в обратную сторону, вверх по скалам. Сегодня каскадная модель считается уже плохо применимой для разработки ПО.

Проблемы начались уже на этапе анализа данных. Нам требовалось собрать пожелания стейкхолдеров – в нашем случае сотрудников компании – к будущей усовершенствованной программе. Мы искали ответов, какой помощи они ждали от программы, что их не устраивало в старой, а какие ее функции, напротив, необходимо было сохранить.

К нашему удивлению, получить ответы на эти простые вопросы оказалось чрезвычайно сложно. Например, выяснилось, что главный бухгалтер владела программой, что называется, со словарем – точнее со шпаргалкой, на которой была записана простая последовательность нажатия кнопок на клавиатуре. Требования одних сотрудников оказывались заоблачными, других – противоречивыми. Большинство же стейкхолдеров, хоть и жаловались на прежнее ПО, высказывались в том смысле, что если уж оно работает, то и делать ничего не надо – а то, не дай бог, станет еще хуже.

Если будущие бенефициары нашего проекта не осознают своего счастья, придется вести их к нему самостоятельно – легкомысленно решили мы. Я стал разбираться в особенностях расчета налогов, работы депозитария и бэк-офиса, прикидывал, без каких функций нашему новому программному комплексу точно не обойтись, а какие, напротив, никому не понадобятся. Создав стройную картину грядущей удобной и быстродействующей программы, мы принялись воплощать ее в жизнь, а написав – с гордостью предъявили коллегам. И были просто в шоке, получив в ответ гигантскую волну недовольства.

Недовольны были буквально все: одним не хватало функционала, у других программа категорически не желала работать, третьи никак не могли привыкнуть к изменениям, а четвертые и вовсе считали, что «мальчики-программисты занимаются ерундой» и тешат свои амбиции, заставляя занятых людей изучать никому не нужные новшества.

Мы были шокированы. Новый программный комплекс был однозначно лучше прежнего, нам удалось избавиться от многих неудобств и ошибок, не добавив взамен новых. Так в чем же была проблема?

Не сразу я понял, что ошибка была не в программе, а в общении со стейкхолдерами. Найти общий язык со всеми заинтересованными сторонами – это то, с чего любой руководитель проекта должен начинать работу. Так он сбережет себе и участникам команды массу сил и времени и существенно снизит риск того, что проект в итоге уйдет в стол.

В описанной ситуации мы пытались принимать решения за стейкхолдеров. А вместо этого нам следовало убедить их, что наше решение на самом деле – их собственное. Мы слишком мало задавали вопросов и слишком часто предлагали готовые ответы. А надо было действовать строго наоборот.

⠀

Изнутри

Когда вы предлагаете новаторский проект, следует быть готовыми к тому, что большая часть заинтересованных лиц изначально окажется в оппозиции.

Часть из них побоится, что инновации ударят по их положению в компании, другие испугаются предстоящей дополнительной работы: ведь любые новшества требуют времени к ним приспособиться. Наконец, третьи – те, что постоянно чувствуют тяжесть короны на своей голове и ни за что не желают с ней расстаться – просто убеждены, что стоящие предложения могут исходить только от них.

У вас есть единственный выход: убедить если не каждого из них, то по крайней мере большинство в том, что ваш проект реализуется в их интересах. А для этого придется очень много общаться, выясняя, в чем именно эти интересы заключаются. Не жалейте времени на этом этапе – и вы обязательно сэкономите его на следующих.

Кто-то из читателей уже наверняка подумал: легко сказать – убедите стейкхолдеров в том, что проект выгоден! А как это сделать? Искусству убеждения посвящена масса книг, но почему-то далеко не каждый, прочитав их, становится переговорщиком. Что делать, если не чувствуешь в себе сил воздействовать на мнение людей? Где их взять?

На самом деле, все не так сложно. Любой менеджер в той или иной степени – это специалист по продажам. Чтобы перетянуть на свою сторону стейкхолдеров, вспомните, как действуют продавцы – и применяйте те же приемы. Давайте вспомним самые простые из них.

1. Проблемное интервью

Организуйте общение со стейкхолдерами в формате проблемного интервью. Обсудите сложные вопросы максимально заинтересованно, выслушивая точку зрения собеседника и не пытаясь навязывать ему собственное решение. Вы должны стать «чистым листом», на глади которого фиксируются мысли собеседника. К таким встречам важно хорошо готовиться. Стандартные списки вопросов для работы с возражениями тут не годятся: интервью должно быть максимально кастомизированным. Людям нравится внимание к их мнению, а вы в процессе общения можете наткнуться на интересную мысль или обнаружить проблему, которую изначально не приняли во внимание.

2. «А почему Баба-яга против?»

Даже у самых оголтелых отрицателей есть своя правда, и чем ближе вы с ней познакомитесь, тем больше вероятность того, что найдете зерно истины. А для ваших оппонентов сам факт уважительного отношения к их мнению станет свидетельством того, что, внедряя новый проект, вы ничего плохого против них не замышляете.

3. Демонстрация выгоды

Один из самых распространенных приемов продаж не теряет своей актуальности. По итогам проблемных интервью и последующего анализа вы сможете показать стейкхолдерам, где именно в вашем проекте кроется выгода для них. Причем речь вовсе не обязательно идет о финансах. Возможно, бухгалтер будет рад сэкономить время на расчетах, оптимизировать бюджет своего подразделения, а руководитель высокого ранга – поднять свое реноме в глазах владельцев бизнеса или представителей органов власти. Найти подходящую выгоду вам поможет проблемное интервью, о котором шла речь выше.

4. Мнение эксперта

Люди охотнее прислушиваются к мнению эксперта по любому вопросу, требующему специальных знаний, но на эту роль подойдет не каждый. Здесь важно, чтобы сам стейкхолдер считал человека экспертом и готов был прислушаться к его мнению.

Однажды нам никак не удавалось рассеять сомнения директора нашей компании по поводу одного из проектов. Переговоры не двигались с места ровно до тех пор, пока не выяснилось, что сомневающийся директор когда-то учился азам планирования у Дмитрия Гаврилова, преподавателя Высшей школы технологического предпринимательства Санкт-Петербургского политехнического университета им. Петра Великого.

По удачному стечению обстоятельств Дмитрий был одним из наших экспертов на том проекте. Поэтому все, что нам потребовалось сделать, чтобы убедить директора, – это организовать воскресный курс по планированию для топ-менеджеров компании. Участие в нем и общение с экспертом развеяло у нашего директора всякие сомнения.

Эксперт, пользующийся доверием руководства, может найтись и в самой компании. Нередко бывает, что руководитель консультируется по значимым вопросам с одним из своих заместителей или с кем-то из особо доверенных производственников. Я, к примеру, безоговорочно доверяю своим заместителям – для меня они наивысшие эксперты в своих областях. Среди заказчиков и партнеров также могут быть люди, кредит доверия у которых не меньше. Убедите их в своей правоте, и руководитель даст добро на реализацию проекта.

Вы, наверное, хотите спросить, что в итоге случилось с нашим программным комплексом? Мы вполне благополучно внедрили его к удовольствию практически всех стейкхолдеров. А получилось все просто, почти само собой. Меня назначили руководителем бэк-офиса, и новая должность практически вынудила меня постоянно взаимодействовать с пользователями программы. Плотное общение помогло понять, с какими трудностями они сталкиваются и чего ожидают от нового программного комплекса. Понемногу мне удалось сгладить все острые углы просто за счет эффективной коммуникации.

Выводы:

1. Общение со стейкхолдерами – необходимая составляющая успеха проекта. Начинать его надо еще до вступительной аналитической фазы. Чем раньше и активнее вы приступите к коммуникации, тем больше времени и сил сэкономите в ходе реализации проекта.

2. Люди склонны сопротивляться новому. Постарайтесь понять, чего они опасаются – так вам будет проще развеять их опасения или опереться на тех, кому они чужды.

3. Чтобы привлечь стейкхолдеров на свою сторону, используйте техники продаж. В конце концов, вы же фактически продаете коллективу свой проект. Ваша задача – сделать так, чтобы «клиент» решил «купить» его у вас.