Читать книгу Деловая переписка на английском языке - - Страница 3

В этом уроке мы разберем важную тему, без которой невозможно представить качественную деловую переписку: как сохранять объективность и профессионализм в тексте. Даже если ситуация вызывает сильные эмоции, в деловой среде важно уметь выражать свою позицию спокойно, корректно и нейтрально – так, чтобы не разрушать отношения и оставаться в профессиональном поле.

Мы познакомимся с техниками нейтрального изложения фактов, которые помогут Вам избегать оценочных суждений, смягчать тон, убирать личные обвинения и сосредоточиться на сути вопроса.

Начнем погружение в формальный стиль

Эмоциям – нет! Как сохранять объективность и профессионализм в тексте?

В деловой переписке важно не только то, что Вы говорите, но и то, как Вы это формулируете. Один из ключевых принципов успешной коммуникации – соблюдение профессиональной дистанции. Даже если ситуация вызывает сильные эмоции, Ваша задача – оставаться объективным, вежливым и сдержанным.

Личностные и эмоциональные формулировки могут восприниматься как неуместные, особенно в межкультурной или официальной переписке. Например, фразы вроде I’m very upset about your decision или Frankly speaking, this is outrageous создают излишнюю напряженность и смещают акцент с сути вопроса на ваши чувства. В рабочем контексте гораздо эффективнее будет сказать:

We are concerned about the implications of this decision

This issue may have a negative impact on the agreed timeline

Почему важно избегать эмоциональности?

Письма читают люди из разных культур и ролей, и они могут интерпретировать эмоциональные выражения как давление, обвинение или личную критику.

Эмоции часто затмевают факты. В деловой среде ценятся конкретика, логика и предложения по решению проблемы.

Письменные эмоции «не стираются». В отличие от устной речи, вы не можете «вернуть назад» письмо. Оно останется в почте и может быть переслано другим.

Как сохранять профессиональный и нейтральный тон?

Избегайте чрезмерно личных высказываний. Например, вместо собственной эмоции по поводу результата I feel disappointed можно озвучить сам факт, который вызвал эту эмоцию: Unfortunately, the result does not meet the expectations.

Используйте безличные конструкции, чтобы снизить эмоциональную нагрузку. Например: вместо You failed to send the report on time можно написать The report was not delivered on time.

Фокусируйтесь на действиях, а не на людях. Вместо упреков предлагайте решения: To avoid future delays, we suggest implementing a shared deadline tracker.

Используйте мягкие, дипломатичные формулировки, например: It seems there may have been a misunderstanding, We appreciate your effort and would like to clarify a few points.

Объективность в деловой переписке – это умение держать профессиональную дистанцию и добиваться результата через конструктивный диалог. Это особенно важно в международной среде, где неверно интерпретированное письмо может повредить репутации, отношениям и проектам. Практика, внимание к формулировкам и знание стандартов делового английского помогут Вам избежать эмоциональных ловушек и сделать Вашу переписку по-настоящему профессиональной.

Техники нейтрального изложения фактов

Итак, мы выяснили, что в деловой переписке особенно важно уметь передавать информацию точно, объективно и без эмоциональной окраски. Нейтральное изложение фактов помогает избежать двусмысленности, не провоцирует конфликт и демонстрирует профессиональный подход. Это особенно критично в международной среде, где письма читают люди из разных культур с разной степенью чувствительности к тону и формулировкам.

Нейтральность не означает сухость или безличность. Это способ подать информацию спокойно, ясно и без субъективной оценки. Наша цель – дать адресату возможность сделать выводы самостоятельно, не ощущая давления, обвинений или манипуляций.

Ниже – ключевые техники, которые помогут сохранить нейтральный стиль в деловой переписке.

1. Используйте фактические формулировки вместо оценочных

Один из главных принципов нейтрального делового стиля – передавать информацию через факты, а не через оценки. Когда Вы используете формулировки вроде always incorrect или unacceptable, Вы добавляете в письмо эмоциональный оттенок, который может восприниматься как обвинение или давление.

Фактические формулировки – это описания, основанные на конкретных данных или событиях: даты, сроки, объем работы, состояние проекта. Например, вместо You’re late again корректнее сказать: The document was received on August 14, whereas the deadline was August 12. Такая подача звучит объективно, уважительно и позволяет сконцентрироваться на решении, а не на эмоциях.

Итак, оценочно:

The report was submitted very late again.

Нейтрально:

The report was submitted two days after the deadline.

Вместо эмоциональной окраски достаточно просто факта: когда именно был сдан документ.

2. Избегайте личных местоимений в обвинительном контексте

В деловой переписке важно сохранять уважительный, профессиональный и нейтральный тон, даже если вы сталкиваетесь с нарушением сроков, некачественной работой или другими проблемами. Использование личных местоимений в обвинительном или критическом контексте может звучать агрессивно и мешать конструктивному общению.

Желательно избегать высказываний, в которых прямо указывается, что кто-то (собеседник) сделал что-то неправильно. Чтобы избежать обвинительного тона, лучше использовать безличные конструкции, страдательный залог (passive voice), нейтральные формулировки или фокус на фактах.

Обвинительно:

You missed the deadline. You didn’t respond to my email. You made an error in the report. You forgot to attach the document.

Нейтрально:

The deadline was not met. There was no response to the email. An error was identified in the report. The document was not attached.

Формулировка без you звучит менее обвинительно и сохраняет рабочий настрой в переписке. Страдательный залог помогает сместить фокус с обвинения на саму ситуацию.

3. Убирайте эмоциональные усилители и субъективные наречия

Избегайте слов вроде very, too much, extremely, obviously, clearly, unacceptable – они легко превращают нейтральное замечание в эмоциональное.

Эмоционально:

There were clearly serious mistakes in your numbers.

Нейтрально:

There were discrepancies in the figures provided.

4. Формулируйте предложения через действия и решения, а не эмоции

В деловой переписке важно фокусироваться на конкретных действиях и решениях, а не на выражении эмоций. Вместо того чтобы акцентировать внимание на чувствах или негативных реакциях, лучше четко описать ситуацию и предложить пути ее решения.

Например, вместо эмоционального выражения I’m very frustrated with the repeated delays лучше написать: The repeated delays have impacted our project timeline; let’s discuss how to address this issue.

Или вместо: It’s disappointing that the report was incomplete лучше использовать: The report is missing several key sections; please provide the updated version by Friday.

Такие формулировки помогают сосредоточиться на конкретных шагах и поддерживают диалог. Фокус на действиях делает письмо конструктивным, а не реактивным.

5. Используйте вводные конструкции для смягчения тона

В деловой переписке использование вводных конструкций помогает смягчить тон и сделать сообщение более вежливым и дипломатичным. Такие фразы позволяют передать критику или замечания без излишней категоричности, что снижает риск негативного восприятия и способствует поддержанию деловых отношений.

Например, вместо прямого утверждения You missed the deadline можно написать: It seems that the deadline was missed или I would like to point out that the deadline was not met.

К распространенным вводным конструкциям относятся также: It appears that…, I believe that…, As far as I understand…, From my perspective…. Они создают эффект мягкого введения, позволяя адресату легче воспринимать критику и рекомендации. Фразы вроде According to the report, Based on the current data помогают подать информацию осторожнее и создать пространство для диалога.

Пример:

Based on our records, the invoice remains unpaid.

Такое предложение звучит вежливо, но по сути говорит о просрочке платежа.

Нейтральное изложение фактов – это навык, который требует внимания к языку, но окупается с лихвой: Вы выглядите профессионально, избегаете конфликтов и строите более эффективную коммуникацию. В деловой переписке важно не только что Вы говорите, но и как. Сохраняйте уважительный тон, опирайтесь на факты и помогайте адресату сосредоточиться на сути дела, а не на эмоциях – именно это отличает сильного специалиста от новичка.

Грамматическая точность деловой переписки

Зачем переписке грамматическая точность?

В деловой переписке на английском языке грамматическая точность – важнейший элемент профессионального имиджа, эффективности коммуникации и уважения к адресату. Особенно в международной среде, где английский может быть не родным языком для обеих сторон, грамматика выполняет роль надежной структуры, помогающей избежать недопонимания и ошибок.

Грамматически выверенный текст воспринимается как признак компетентности и внимания к деталям. Когда письмо написано точно и безупречно, оно внушает доверие к автору и компании в целом. Ошибки же, особенно в официальном контексте, могут вызвать сомнения в вашей надежности, даже если суть сообщения остается понятной. Формальный стиль требует ясности, однозначности и логичности – все это невозможно без соблюдения грамматических норм.

Кроме того, грамматическая точность необходима для поддержания нейтрального и вежливого тона. Например, пассивный залог позволяет избежать прямых обвинений (The deadline was not met вместо You missed the deadline), а модальные конструкции смягчают приказы и просьбы (Could you please…, It would be appreciated if…). Такие грамматические элементы помогают строить уважительную и дипломатичную коммуникацию, что особенно важно в переговорах, запросах и решении спорных вопросов.

Грамотное и корректное письмо помогает добиваться целей, выстраивать отношения и создавать положительное впечатление в бизнес-среде. Владение грамматикой формального английского – это инвестиция в вашу карьеру и профессиональную репутацию.

Отличия грамматики формального и нейтрального/разговорного стиля

В деловой переписке на английском языке важно не только правильно подобрать лексику, но и грамматические конструкции. Формальный стиль отличается большей строгостью, структурностью и сдержанностью по сравнению с нейтральным или разговорным. Ниже рассмотрим ключевые отличия грамматики в этих стилях.

1. Использование полной формы глаголов

Формальный стиль: всегда используются полные формы. Пример: We are writing to inform you…

Нейтральный/разговорный стиль: часто используются сокращения. Пример: We're writing to let you know…

2. Предпочтение – страдательному залогу

Формальный стиль: страдательный залог помогает избежать излишней прямоты и делает высказывания более официальными. Пример: The report has been submitted.

Нейтральный стиль: активный залог чаще используется, особенно в непринужденной переписке. Пример: I’ve submitted the report.

3. Избегание фразовых глаголов

Формальный стиль: предпочтение отдается однословным, более «латинским» глаголам. Пример: commence вместо start, terminate вместо end, investigate вместо look into.

Нейтральный/разговорный стиль: фразовые глаголы – норма. Пример: We’ll look into the issue.

4. Использование сложных грамматических структур

Формальный стиль: чаще используются причастные обороты, сложноподчиненные предложения, конструкции с should, would, whereas, in order to и т.д. Пример: Should you require any further information, please do not hesitate to contact us.

Нейтральный стиль: предпочтение отдается более простым структурам. Пример: If you need more information, feel free to contact us.

5. Использование модальных глаголов для смягчения тона

Формальный стиль: используется may, might, could, would, чтобы сделать тон более вежливым и дипломатичным. Пример: We would appreciate it if you could review the attached file.

Нейтральный стиль: допускается более прямой подход. Пример: Can you check the file I sent?

6. Строгая структура предложений

Формальный стиль: избегает обрывистых фраз, предложений без подлежащего и сказуемого. Пример: It is important to note that all invoices must be submitted by the end of the month.

Нейтральный/разговорный стиль: возможны неполные предложения и даже восклицания. Пример: All invoices in by Friday, please!

7. Ограниченное использование личных местоимений

Формальный стиль: старается избегать излишне личного тона. Пример: The issue has been resolved.

Нейтральный стиль: активно используются I, we, you. Пример: I fixed the issue.

Почему это важно?

Знание особенностей письменного делового английского важно, потому что это отдельная форма коммуникации со своими правилами, стилем и структурой. То, что уместно в разговоре, может показаться непрофессиональным или даже неуважительным в письме. В отличие от устной речи, где можно полагаться на интонацию, мимику и возможность быстро поправиться, письмо – это зафиксированная форма общения. Оно сохраняется, может быть переслано другим людям и становится частью официальной документации. Именно поэтому к письменному английскому предъявляются более высокие требования по точности, нейтральности и формальности.

Кроме того, деловая переписка часто происходит в международной среде – между компаниями, сотрудниками из разных стран и культур. Это требует ясности, логики и стандартизированных формулировок. Умение писать письма на профессиональном английском помогает выстраивать эффективные рабочие отношения, демонстрирует вашу компетентность и уважение к адресату, а также снижает риск недоразумений. Знание особенностей именно письменного делового стиля делает вас более уверенным и эффективным участником международной коммуникации.

Особенности употребления времен в деловой переписке на английском языке

Выбор грамматического времени в деловой переписке играет важную роль: он помогает точно передавать информацию о сроках, статусе задач и действиях. Правильное употребление времен обеспечивает ясность, формальность и логическую структуру письма.

В деловой переписке особенно важно выбирать время глагола осознанно – в зависимости от контекста и цели сообщения. Это ключ к эффективному, понятному и уместному общению в международной среде.

Давайте вспомним грамматические времена, которые чаще всего используются в переписке, рассмотрим особенности их употребления и немного попрактикуемся.

Present Simple – для фактов, регулярных действий и текущего статуса

Это одно из самых часто используемых времен в деловой переписке. Оно придает тексту строгость, структурность и нейтральность, что особенно важно при передаче деловой информации.

Когда используется?

Для описания фактов и общих положений. Это могут быть правила, процедуры, особенности компании, характеристики продукта и прочее. Примеры:

Our company operates in over 30 countries.

The contract includes a confidentiality clause.

Для описания регулярных или повторяющихся действий. Это удобно, когда вы говорите о расписаниях, стандартных процедурах или постоянных обязанностях. Примеры:

We send monthly reports on the 1st of each month.

The team holds status meetings every Monday.

Для обозначения текущего статуса, если он является стабильным. Если ситуация в момент письма не является временной или срочной, Present Simple – наиболее уместное время. Примеры:

The system works correctly.

The client expects an update today.

Для придания тексту формальности и нейтральности. Present Simple звучит профессионально, избегает излишней эмоциональности и помогает создать «деловой» тон письма. Примеры:

We deliver orders within 5 business days.

The team works remotely on Fridays.

The report includes three main sections.

Пример письма с Present Simple

Subject: Information About Delivery Terms Dear Ms. Novak, Thank you for your interest in our products. Our company delivers orders within 5–7 business days after receiving payment. We offer free shipping for orders above $1,000 and provide tracking information for all deliveries. We issue invoices immediately after the order is confirmed and accept payments via bank transfer or credit card. Our customer support team responds to all inquiries within 24 hours. Please let me know if you need any additional details. Best regards, Michael Turner Sales Manager

ЗАДАНИЕ 2

Представьте, что Вы – сотрудник компании, которая предоставляет услуги перевода. Напишите небольшое письмо клиенту, в котором в формальном и вежливом тоне Вы проинформируете его о стандартных сроках выполнения услуг (например, 3 рабочих дня для стандартных документов).

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 2

Dear Mr. Johnson,

Our company provides translation services for corporate clients. We deliver standard documents within 3 business days.

Please let me know if you require any additional information.

Best regards,

Emily Carter

Client Relations Manager

Present Continuous – для временных процессов и действий, происходящих сейчас

В деловой переписке Present Continuous используется реже, чем Present Simple, но играет важную роль, когда нужно подчеркнуть, что действие происходит в данный момент, находится в процессе выполнения или является временным. Использование этого времени придает письму ощущение актуальности и вовлеченности, что важно при деловом взаимодействии.

Когда используется?

Для описания действий, происходящих сейчас или в ближайшее время. Это особенно актуально в обновлениях по проектам, статусах задач и текущих коммуникациях. Примеры:

We are currently reviewing the proposal.

I am writing to confirm your appointment for tomorrow.

The team is working on the final version of the presentation.

Для обозначения временного характера ситуации. Когда процесс имеет ограниченные рамки во времени, Present Continuous подчеркивает, что это не постоянное состояние, а временное. Примеры:

She is covering for John while he is on leave.

We are using an alternative supplier until the issue is resolved.

Это время полезно в контексте роста, расширения, корректировки процессов и других динамических изменений. Примеры:

The company is expanding its operations in Asia.

We are currently implementing a new CRM system.

Пример письма с Present Continuous

Subject: Project Update – September 2025 Dear Mr. Ahmed, I hope you are doing well. We are currently implementing the final changes to the user interface based on your feedback. The development team is also working on improving system performance and loading speed. At the same time, we are preparing the documentation and user guide to accompany the next release. We are aiming to complete this phase by the end of next week. Thank you for your continued support. Best regards, Laura Bennett Project Manager

ЗАДАНИЕ 3

Представьте, что Вы отвечаете клиенту, который запросил информацию о ходе работы по подготовке текста соглашения. Напишите короткое деловое письмо, в котором сообщаете статус проекта.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 3

Dear Mr. Taylor,

We are currently reviewing the annexes and preparing the final version of the agreement.

Please let us know if you need anything else at this stage.

Best regards,

Emily Roberts

ЗАДАНИЕ 4

Вы – менеджер по проекту в компании TechNova Solutions. Ваш клиент – Mr. Daniel Green из компании FutureSoft. Он попросил предоставить обновленную информацию о статусе текущего проекта по разработке мобильного приложения.

Напишите короткое деловое письмо, в котором Вы:

– используете Present Simple для описания фактов, расписаний и стабильных процессов (например, вы выпускаете еженедельные обновления);

– используете Present Continuous для описания действий, которые происходят прямо сейчас (например, сейчас идет финальная стадия тестирования), и планов (скоро планируете закончить тестирование).

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 4

Dear Mr. Green,

Our team is currently working on the final testing phase of the mobile app. We are aiming to complete this phase by the end of next week and to share the updated version with you shortly.

As per the schedule, we deliver weekly updates and hold progress meetings every Friday.

Please feel free to reach out if you have any questions.

Best regards,

Sarah Thompson

Project Manager TechNova Solutions

Past Simple – для действий, завершенных в прошлом

В деловой переписке на английском языке Past Simple (простое прошедшее время) используется всякий раз, когда нужно сообщить о действиях, которые произошли и завершились в прошлом. Это одно из ключевых времен для фиксации событий, сроков, результатов и цепочек действий, особенно в отчетах, объяснительных письмах и деловой хронике.

Когда используется?

Для указания прошлых событий и завершенных действий в прошлом, часто с конкретной датой или временем. Если вы описываете, что что-то произошло в конкретный момент, было сделано, отправлено или получено – Past Simple подойдет идеально. В деловой переписке важно фиксировать, когда именно произошло то или иное действие – это добавляет точности и юридической прозрачности. Примеры:

The report was submitted on Monday.

She joined the company in 2021.

They signed the agreement two months ago.

We received your payment on August 12.

The team completed the project last week.

I spoke to the client yesterday.

В описаниях шагов или хода проекта. Past Simple используется для описания того, что уже было сделано в рамках задачи или проекта – особенно при составлении отчетов или письменной фиксации статуса. Примеры:

We finalized the design before launching the test phase.

The supplier delivered the materials on time.

Our department handled the client request last Friday.

При объяснении проблем или недочетов. Если вы объясняете, что пошло не так, также используйте Past Simple, чтобы представить факты, не добавляя эмоциональности. Примеры:

We missed the deadline due to unexpected technical issues.

The document was not attached in the previous email.

I did not receive a confirmation from your side.

Что важно помнить?

Past Simple используется только тогда, когда действие завершилось и его последствия не влияют на текущий момент.

Если Вы хотите подчеркнуть результат, важный в настоящем, стоит использовать Present Perfect (например: We have sent the invoice), который рассмотрим далее.

Past Simple часто сочетается с такими словами и выражениями, как yesterday, last week, on Monday, two days ago, in 2020, и т. п.

Пример письма с Past Simple

Subject: Update on Previous Delivery Dear Mr. Garrido, We delivered the final batch of components on July 29, as scheduled. The quality control team inspected the shipment upon arrival and confirmed that all items met the agreed standards. We also received your feedback regarding the packaging issue, and we addressed it with our logistics provider immediately. Please let us know if there is anything else we can assist you with. Best regards, Sophie Harris Client Relations Manager

ЗАДАНИЕ 5

Вы – координатор проекта. Клиент ждет отчета о том, какие шаги были выполнены на прошлой неделе. Напишите письмо с кратким обзором завершенных действий. Используйте Past Simple – все действия уже завершены.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 5

Dear Ms. Chen,

I would like to provide a brief update on the work we completed last week.

We finalized the technical documentation and shared it with the QA team. The developers fixed all reported bugs and deployed the updated version to the test environment. We also held a review session with the stakeholders and collected their feedback.

Thank you for your support. Please let me know if you have any questions.

Best regards,

Michael Davis

Project Coordinator

ЗАДАНИЕ 6

Представьте, что Вы работаете в отделе снабжения. Неделю назад произошла задержка поставки, и теперь Вы пишете клиенту объяснение и сообщаете, что предпринимается в настоящий момент. Опишите проблему в Past Simple, а текущие действия – в Present Simple / Present Continuous.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 6

Dear Mr. López,

We experienced a delay in the shipment that was scheduled for last Wednesday. The courier misrouted the package, which caused a two-day delay.

Our team investigates the issue and coordinates with the courier to prevent it from happening again.

We apologize for the inconvenience and appreciate your patience.

Best regards,

Marcus Lee

Present Perfect – для описания завершенных действий, связанных с настоящим

В деловой переписке на английском языке Present Perfect используется для выражения действий, которые уже завершились, но имеют значение в настоящем. Это время помогает подчеркнуть актуальность результата: что-то уже сделано, и это влияет на текущую ситуацию. В отличие от Past Simple, который фиксирует действие в прошлом, Present Perfect акцентирует внимание на результате, а не на времени выполнения.

Когда используется?

Для информирования о завершенных действиях, важных сейчас. Если вы сообщаете, что какое-то действие уже выполнено (без указания точной даты), и это важно для адресата прямо сейчас, Present Perfect – лучший выбор. Примеры:

We have completed the report.

I have sent the updated version to the client.

The team has implemented the changes you requested.

Такие фразы подчеркивают, что получатель может уже ознакомиться с результатом или предпринять следующий шаг.

При описании недавних действий с актуальным результатом. Present Perfect часто используется для сообщений о событиях, которые только что произошли, и важно донести сам факт их завершения. Примеры:

We have just received your payment.

Our legal team has reviewed the contract.

I have forwarded your message to the technical department.

В негативных сообщениях (что-то еще не произошло). Очень часто Present Perfect применяется для обозначения того, что еще не произошло, но ожидается. Это мягкий способ указать на задержку или отсутствие действий. Примеры:

We have not received your confirmation yet.

The client has not submitted the required documents.

I have not heard back from the supplier.

Такой подход помогает сохранять нейтральный, вежливый тон даже в потенциально проблемных ситуациях.

Для подведения промежуточных итогов. Если вы подводите итоги – за неделю, квартал, месяц или по ходу проекта – Present Perfect помогает подчеркнуть, что работа продвигается и приносит результаты. Примеры:

So far, we have signed five new contracts.

We have completed 80% of the initial tasks.

The marketing team has launched two campaigns this month.

Пример письма с Present Perfect

Subject: Follow-up on Implementation Status Dear Mr. Hargreaves, We have implemented the latest security updates and have tested them in the live environment. Our IT team has confirmed that all systems are functioning as expected. We have also informed the users about the changes and provided updated guidelines. Please let us know if you have any questions or require further support. Best regards, Elena Costa Client Success Manager

ЗАДАНИЕ 7

Вы работаете в отделе клиентского обслуживания. Один из клиентов просил предоставить обновленную версию договора и документы по новому тарифному плану. Вы уже отправили все необходимое по электронной почте и теперь хотите убедиться, что клиент все получил. Напишите короткое деловое письмо, используя Present Perfect для описания завершенных действий, результат которых важен сейчас.

Еще раз: цель письма – подтвердить отправку документов, а также проявить заботу о клиенте и уточнить, все ли получено.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 7

Dear Mr. Johnson,

I hope you are doing well.

We have sent you the updated contract and the documents regarding the new pricing plan earlier today. Please let us know if you have received them successfully and whether everything is clear.

We have also included a summary of the changes for your convenience.

Looking forward to your confirmation.

Best regards,

Emily Carter

Client Services Manager

ЗАДАНИЕ 8

Вы – HR-менеджер. Несколько дней назад Вы провели собеседование с кандидатом на вакансию. Сейчас вы хотите сообщить, что уже приняли решение и выбрали другого кандидата. Также Вы хотите поблагодарить за участие и отметить, что добавили его/ее в резерв потенциальных сотрудников.

Подсказка: Напомнить о прошедших событиях можно с использованием Past Simple, сообщить результат или отметить действия, актуальные в настоящем – с использованием Present Perfect.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 8

Dear Ms. Cater,

Thank you once again for taking the time to meet with us on Tuesday. We truly appreciated your interest in the Marketing Coordinator position and the insights you shared during the interview.

After careful consideration, we have selected another candidate for this role. However, we have added your profile to our talent pool and will contact you should a suitable opportunity arise in the future.

We wish you every success in your job search and future career.

Best regards,

Helen Bryant

HR Manager

Lumen Strategies Ltd.

Как обсуждать будущее в деловой переписке на английском языке?

В деловой переписке важно не только фиксировать текущие процессы и завершенные действия, но и уверенно говорить о будущем: о планах, договоренностях, прогнозах и последующих шагах. Для этого в английском языке используются три основных способа выражения будущего времени: Future Simple, Present Continuous и конструкция to be going to. Каждый из них имеет свое значение и уместен в определенных ситуациях. Давайте рассмотрим их.

Future Simple – для решений в момент общения, обещаний и прогнозов в деловой переписке на английском языке

Future Simple – одно из ключевых времен для деловой переписки на английском языке, особенно когда речь идет о действиях, которые произойдут в будущем. Оно помогает обозначить намерения, дать обещания, выразить готовность к действию, а также сделать прогноз на основе текущей информации.

Когда используется?

Для решений, принятых в момент написания. В деловой переписке часто требуется немедленно отреагировать на запрос или ситуацию. В таких случаях Future Simple указывает, что решение принято прямо сейчас. Примеры:

Thank you for your message. I will forward your request to the technical team.

We will investigate the issue and get back to you shortly.

Для обещаний и гарантий. Это время идеально подходит для формулировок, связанных с обязательствами, которые вы берете на себя или которые компания предоставляет клиенту. Примеры:

We will send you the updated contract by the end of the day.

I will personally ensure that this does not happen again.

Для прогнозов и предположений. Future Simple также используется для прогнозов – как в отношении рынка, так и по внутренним делам компании. Примеры:

The new product will attract a wider audience.

We believe the sales figures will improve next quarter.

Использование Future Simple делает коммуникацию вежливой, структурированной и предсказуемой. Оно помогает выстраивать доверие с партнерами и коллегами, демонстрирует готовность к действиям и позволяет избежать чрезмерной категоричности или давления. Кроме того, это грамматически простая, но очень выразительная конструкция – особенно полезная при составлении писем, в которых важно обозначить шаги на будущее.

Что стоит помнить?

Will используется без сокращений в более формальном стиле (I will, We will). Для предложений и предложений помощи можно использовать Shall в британском варианте английского:

Shall we schedule a meeting?

Не стоит путать Future Simple с Present Continuous или to be going to – эти формы больше подходят для заранее запланированных действий. Future Simple передает более спонтанные решения или общие прогнозы.

Пример письма с Future Simple

Subject: Update on Your Request Dear Mr. Thompson, Thank you for reaching out regarding the delivery schedule. I understand the urgency of the matter, and I assure you we will do our best to meet your expectations. We will arrange a revised delivery plan and share it with you by tomorrow afternoon. Our logistics team will contact you directly to confirm the new dates. Additionally, I will personally follow up to ensure everything proceeds smoothly. Please let us know if you have any further questions or specific requirements. We will be happy to assist. Best regards, Nina Baxter Client Service Manager

Present Continuous – для согласованных действий в ближайшем будущем в деловой переписке на английском языке

В деловой переписке английского языка Present Continuous (настоящее продолженное время) используется не только для описания происходящих прямо сейчас действий, но и – что особенно важно – для обозначения заранее согласованных планов и действий, запланированных на ближайшее будущее.

Это грамматическое время придает коммуникации ощущение конкретности и подготовки: если вы пишете в Present Continuous, это значит, что действие уже находится «в процессе организации» или произошло предварительное согласование между сторонами. Таким образом, вы не просто предполагаете, что что-то случится, а информируете о договоренности, которая уже была достигнута.

Когда Present Continuous используется для обсуждения будущего?

Для обозначения запланированных встреч, звонков, мероприятий. Пример:

I am meeting with the legal team at 3 p.m. tomorrow.

We are having a conference call with the client on Friday.

Для подтверждения ранее согласованных действий. Пример:

I am sending you the first draft later today.

She is joining the onboarding session next Monday.

Для вежливого информирования о планах и графике. Пример:

We are launching the campaign next week.

Our team is visiting the partner’s office on the 5th of September.

Почему стоит использовать Present Continuous?

Повышает точность: указывает на конкретное, запланированное событие, а не абстрактную возможность.

Звучит уверенно и профессионально: демонстрирует, что вопрос решен и в процессе реализации.

Помогает избежать двусмысленности: лучше воспринимается в деловой среде, чем will, когда речь идет о фиксированных договоренностях.

Важно помнить!

В этом случае Present Continuous требует явного указания на будущее время, например: tomorrow, next week, on Friday, this afternoon и т. д.

Present Continuous подходит только для запланированных, подтвержденных действий.

Не следует путать его с Present Simple, который используется для расписаний и регулярных процессов, или с Future Simple, которое больше подходит для обещаний и спонтанных решений.

Пример письма с Present Continuous

Subject: Meeting Confirmation Dear Ms. Jenkins, I am writing to confirm that we are meeting with the finance department at 10 a.m. on Thursday. We are also presenting the updated figures during the session. Please let me know if there are any changes to the schedule. Best regards, Anna Moore Project Coordinator

Конструкция to begoing to – для заранее запланированных действий или очевидных намерений в деловой переписке на английском языке

В деловой переписке на английском языке конструкция «to be going to + глагол» часто используется для выражения будущих действий, которые уже запланированы или вполне очевидны на момент общения. Это структура средней формальности, которая уместна как в письменной, так и в устной деловой коммуникации – особенно в ситуациях, где важно подчеркнуть, что решение было принято заранее или что событие вполне предсказуемо.

Когда используется to be going to?

Для выражения запланированных действий. Если действие уже согласовано, решение принято, и подготовка к нему началась, to be going to – подходящий выбор. Это хороший способ показать собеседнику, что вы серьезно настроены и действуете по плану. Примеры:

We are going to launch the campaign next month.

I am going to schedule a call with the legal team tomorrow.

Our department is going to implement the new software this quarter.

Такие фразы подчеркивают организованность и предсказуемость работы, а также помогают ясно зафиксировать будущие шаги в переписке.

Для обозначения очевидного намерения. Если уже сейчас ясно, что что-то произойдет (например, из контекста ситуации или текущих условий), используется та же структура. Примеры:

The client has not replied for two weeks. We are going to follow up again on Monday.

Sales numbers are dropping – we are going to revise our targets.

If the issue is not fixed soon, it is going to affect our deadlines.

Здесь to be going to подчеркивает логичность вывода: вы наблюдаете ситуацию и делаете прогноз на ее развитие.

Чем отличается от других форм будущего?

Future Continuous – решение принимается в момент общения, это спонтанное обещание:

I will send the invoice right away.

to be going to – Решение уже принято, имеется план или это очевидное развитие событий:

We are going to update the documentation this week.

Present Continuous – это запланированное и согласованное действие, особенно с указанием времени:

We are meeting with the investor on Friday.

Уместность в деловой переписке

Хотя конструкция to be going to очень полезна, когда вы хотите сделать акцент именно на уже принятом намерении, а не только на факте действия в будущем, в деловой переписке она встречается реже остальных инструментов. В официальной переписке ее лучше заменить на Future Simple или Present Continuous, чтобы выдержать стиль.

ЗАДАНИЕ 9

Вы – помощник менеджера по работе с клиентами. Ваша компания готовит запуск нового продукта и планирует серию мероприятий для партнеров и клиентов. Напишите деловое письмо одному из клиентов, чтобы:

– сообщить о планируемых действиях (например, запуск продукта, презентация, рассылка материалов);

– подтвердить одно или два уже согласованных события (например, встречу, участие в вебинаре);

– обозначить то, что компания решит или сделает в момент получения ответа от клиента (например, пришлет программу мероприятия, как только получит подтверждение участия).

Используйте Future Simple для обещаний или решений, принятых в момент общения, Present Continuous – для уже согласованных действий в ближайшем будущем, конструкцию to be going to – для заранее запланированных шагов или намерений.

ПРИМЕР ПИСЬМА К ЗАДАНИЮ 9

Dear Ms. Richardson,

I hope this message finds you well.

We are going to launch our new software solution on October 10th, and we would like to invite you to our online presentation. We are holding the event on October 8th at 2:00 PM GMT, and we have already scheduled your participation based on your availability last week.

In addition, we are going to send out a brochure with technical specifications next Monday. If you confirm your attendance by Friday, we will send you the personalized event link and agenda right away.

Should you have any questions or specific topics you would like us to cover, please let us know.

Best regards,

Alex Morgan

Client Relations Associate

«Залог» успешной деловой переписки

В деловой переписке на английском языке выбор между действительным и страдательным залогами оказывает прямое влияние на стиль, тон и восприятие вашего сообщения. Оба залога – действительный (active voice) и страдательный (passive voice) – имеют свои функции и уместны в разных контекстах. Важно понимать, когда и зачем использовать каждый из них.

В чем разница?

Действительный залог: подлежащее выполняет действие, то есть оно является субъектом. Пример:

The manager approved the budget.

Страдательный залог: подлежащее подвергается действию, совершенному кем-то другим, то есть является объектом. Пример: