Читать книгу Microsoft Copilot для офисных сотрудников: Практическое руководство для ежедневного использования Copilot в Word, Excel, Outlook, Edge and Teams - - Страница 2

Что такое Microsoft 365 Copilot?

Microsoft 365 Copilot – это встроенный интеллектуальный помощник для корпоративных пользователей Microsoft 365.

Он помогает вам работать быстрее и проще в таких программах, как Word, Excel, Outlook, Teams и PowerPoint – без команд, без кода, с использованием естественного языка.

Где находится Copilot?

В Word – создает черновики, сокращает и перефразирует текст.

В Excel – объясняет формулы, строит диаграммы, анализирует данные

В Outlook – пишет электронные письма и суммирует переписку.

В Teams – создает заметки о встречах, предлагает задачи, помогает с планированием.

В PowerPoint – создает слайды на основе текста, отчетов или данных.

В браузере Edge – Microsoft365.com/chat, как ChatGPT, DeepSeek и другие веб-чаты GenAI.

В мобильных приложениях Microsoft 365.

На новых ПК с Windows 11 и Copilot+ – через кнопку «Copilot».

Copilot понимает команды на английском и многих других языках.

Доступность зависит от лицензирования: базовый чат доступен многим корпоративным пользователям Microsoft 365, а расширенные функции требуют дополнительной лицензии Microsoft 365 Copilot.

Что такое Copilot Chat – чат с искусственным интеллектом? Copilot Chat – это специальный AI-чат (доступен по адресу m365.cloud.microsoft/chat), где вы можете просто задать вопрос, поручить задачу или попросить помощи. Он работает как обычный чат, только ваш собеседник – искусственный интеллект.

Что вы можете делать в Copilot Chat

Спросить, как работает формула в Excel.

Запросить краткое содержание длинной цепочки писем.

Составить черновик письма или презентации.

Перевести текст, упростить формулировки или улучшить стиль.

Copilot внутри приложений помогает в контексте конкретных/открытых файлов, в то время как Copilot Chat – это универсальный AI-помощник, к которому можно обратиться с любой рабочей задачей. Он интегрирован в Microsoft Teams и доступен в браузере Edge.

Почему Microsoft 365 Copilot важен для офисной работы

1. Доказанная эффективность согласно пресс-релизам Microsoft. (https://www.microsoft.com/en-us/research/wp-content/uploads/2024/07/Generative-AI-in-Real-World-Workplaces.pdf)

Отчет Microsoft New Future of Work Report 2024 представляет обширные данные о влиянии ИИ – в частности, Microsoft Copilot – на производительность и организационные процессы. Исследование охватило более 60 организаций и тысячи сотрудников по всему миру, и результаты говорят сами за себя: генеративный ИИ уже начинает менять характер работы.

Рандомизированное контролируемое исследование с участием более 6000 сотрудников из 60+ компаний показало:

Увеличение объема создания документов на 10%.

Сокращение времени, затрачиваемого на чтение писем, на 4% (работники читали на 11% меньше сообщений).

Более активная адаптация встреч под инструменты на базе ИИ.

29% сотрудников используют генеративный ИИ на работе несколько раз в неделю, экономя в среднем 30 минут в день. Среди тех, кто уже использует Copilot, 37% запросов – это сложные задачи, что демонстрирует высокий уровень доверия к ИИ в критически важных сценариях.

Правительственная цифровая служба Великобритании (GDS) провела одно из крупнейших в мире испытаний корпоративного ИИ с участием 20 000 государственных служащих в 12 ведомствах. Результаты крайне актуальны для корпоративной среды, поскольку рабочие процессы в госсекторе напоминают многие офисные корпоративные функции: обширная документация, управление встречами, обработка электронной почты и создание контента.

Участники экономили в среднем 26 минут в день, причем некоторые группы экономили значительно больше.

Источник: https://www.gov.uk/government/publications/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report-html

Снижение когнитивной нагрузки и рутинной работы – ключевая корпоративная проблема.

Корпоративные офисные команды обременены большим объемом административных, повторяющихся задач:

сортировка и составление писем;

суммирование длинных переписок;

подготовка презентаций;

создание отчетов;

анализ документов;

сбор ключевых идей для встреч;

написание предложений или внутренних служебных записок.

Copilot автоматизирует или ускоряет эти рабочие процессы, снижая когнитивную усталость и позволяя командам сосредоточиться на задачах с более высокой ценностью, таких как стратегия, работа с клиентами, анализ и руководство.

Испытание GDS показало, что более 70% пользователей сообщили о сокращении времени, затрачиваемого на рутинные административные действия.

Источник: https://www.gov.uk/government/publications/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report/microsoft-365-copilot-experiment-cross-government-findings-report-html

Это особенно важно для корпоративных ролей, таких как:

операционная деятельность;

финансы;

HR;

маркетинг;

юридический отдел;

управление проектами;

поддержка руководства.

В крупных компаниях даже небольшое процентное сокращение рутинной работы оборачивается значительной экономией средств и более быстрыми сроками выполнения.

В таких компаниях, как Microsoft, Accenture и предприятии из списка Fortune 100, внедрение GitHub Copilot увеличило количество запросов на включение изменений (pull requests) на 26%.

Государственная служба Великобритании – развертывание Microsoft 365 Copilot затронуло 14 500 сотрудников в 12 ведомствах. Пользователи экономили в среднем 26 минут в день (до 37 минут для новых сотрудников). Более 70% сообщили о сокращении времени, затрачиваемого на рутинные задачи и поиск информации, а 80% не захотели прекращать использование инструмента после испытаний.

Примеры из практики клиентов от Microsoft включают HELLENiQ ENERGY (увеличение производительности на 70%, сокращение времени обработки электронной почты на 64%) https://www.microsoft.com/en/customers/story/24670-helleniq-energy-microsoft-365-copilot, Ma'aden (экономия до 2200 часов в месяц), MAIRE (сэкономлено более 800 часов), а также Motor Oil Group (https://www.microsoft.com/en/customers/story/1770472924267393932-motor-oil-group-microsoft-365-energy-en-greece), Scottish Water, Petrobras и другие – где задачи выполняются за минуты вместо дней или недель.

2. Заметное снижение затрат и стратегические изменения в компаниях.

Такие компании, как Telstra (Австралия), сообщают об экономии до 20 часов на сотрудника в месяц. В то же время расширяются практики оптимизации рабочей силы: часть персонала либо сокращается, либо перераспределяется на задачи с более высоким приоритетом – используя Copilot в качестве стратегического ресурса.

3. Почему игнорировать это невозможно.

В современном крупном бизнесе такая автоматизация уже является распространенной практикой. Если ваша компания не внедрит Copilot, она рискует сильно отстать от конкурентов технологически:

Другие уже экономят десятки часов, а вы продолжаете делать все вручную.

Отдел, использующий Copilot, работает быстрее, лучше и эффективнее.

Без автоматизации ваши результаты выглядят слабее по сравнению с коллегами.

Таким образом, внедрение Copilot означает не просто получение инструмента, но и защиту конкурентоспособности и актуальности.

Примечание по форматированию

В этой книге вместо визуальных таблиц используется обычный текст, чтобы обеспечить правильное отображение в электронных книгах. Я использую символ => для обозначения разделителя столбцов.

Воспринимайте это так: Задача => Что делает Copilot. Просто читайте каждую строку, как если бы это была строка в таблице.

4. Что в конечном итоге предоставляет Copilot

Типичные вопросы без Copilot => Что предоставляет Copilot

Как быстро я могу составить черновик отчета или письма? => Copilot предлагает готовый текст, который вы редактируете, – экономя время.

Как справиться с длинными цепочками писем и встречами? => Copilot создает краткое содержание, фиксирует задачи, сокращает ручной ввод.

Сколько времени занимают формулы, диаграммы и анализ в Excel? => Попросите формулу простым языком и получите готовый отчет.

Как создать презентацию? => Copilot автоматически генерирует слайды из текста или таблиц.

5. Почему нельзя полагаться только на Copilot

Хотя Copilot отлично справляется с рутинными задачами, важные решения по-прежнему требуют контроля человека. Он может хорошо суммировать факты и тенденции, но тонкую или деликатную работу лучше доверять людям. В то же время настройка и использование Copilot необходимы для любой современной корпорации как часть стратегии эффективности, а не как разовый эксперимент.

6. Реальные повседневные сценарии, в которых помогает Copilot

Опоздали на встречу в Teams?

Copilot вас не подведет. Даже если вы присоединитесь с опозданием, прямо во время встречи Teams Copilot предоставит:

Краткое содержание всего, что уже обсудили.

Список тем, где упоминали ваше имя.

Кнопки «Наверстать упущенное» и «Просмотреть все ключевые моменты».

Сэкономленное время: до 15–20 минут на пропущенных встречах и уточнениях у коллег.

Пропустили встречу полностью?

Если вы не смогли присоединиться, организатор встречи может нажать кнопку «Поделиться с Copilot» – и вы получите:

полное текстовое содержание встречи;

ключевые решения и договоренности;

список задач, назначенных участникам.

Вы не теряете контекст и можете продолжить работу, как если бы присутствовали.

Цепочка из 50 писем – не проблема

Если письмо является частью длинной цепочки, Copilot может:

предоставить краткое содержание переписки;

выделить, какие задачи обсуждаются;

предложить, на что вам стоит ответить прямо сейчас.

Раньше на это мог уйти час. Теперь это всего 30 секунд.

Важно.

Copilot – это не просто «техническая новинка» – это практический инструмент, который помогает при перегрузке, задержках и потере информации. Внедрение Microsoft 365 Copilot – это не просто техническое обновление, а стратегическая необходимость.

Корпоративный мир уже меняется: ваши коллеги автоматизируют рутинные задачи, повышают производительность и сокращают время, затрачиваемое на базовые операции. Если вы не воспользуетесь этими возможностями, вы отстанете.

Как на самом деле работает Microsoft 365 Copilot

Microsoft 365 Copilot – это ваш цифровой помощник, встроенный в облачное рабочее пространство. Это не магия и не внешняя система – он просто «видит» документы, письма и файлы, к которым у вас уже есть доступ в рамках Microsoft 365.

1. Откуда Copilot получает данные

Copilot работает только с данными из облачных служб Microsoft 365, доступными через вашу рабочую учетную запись.

Он использует:

документы в OneDrive для бизнеса;

корпоративные сайты и библиотеки в SharePoint Online;

электронную почту и календарь в Outlook;

чаты, встречи и задачи в Teams;

доступные документы в Word, Excel и PowerPoint (если они хранятся в облаке).

Copilot не имеет доступа к локальным файлам на вашем компьютере, к Dropbox, Google Диску или другим внешним источникам.

Важно: При использовании Copilot вне чата – в конкретном открытом файле – Copilot имеет доступ только к этому файлу и может работать исключительно в его пределах.

2. Что ограничивает его доступ – важное примечание о классификации данных

Организации могут использовать метки конфиденциальности (Sensitivity Labels), чтобы определить, может ли Copilot «читать» файл или нет.

Если файл или письмо помечены как:

Общедоступный / Общий => Copilot может использовать это содержимое.

Конфиденциально / Для внутреннего пользования => Copilot может использовать его в пределах вашей команды.

Строго конфиденциально / Ограниченно => Copilot не может прочитать этот файл или письмо.

Содержит PII / Финансовые / Юридические данные => Copilot по умолчанию не имеет доступа.

Это критически важно при работе с персональными данными (PII), финансовыми или юридическими документами. Даже если вы откроете такой файл, Copilot не получит к нему доступ без специального разрешения.

Если Copilot «не видит» документ, причина может быть в его метке конфиденциальности.

3. Как Copilot генерирует ответ

Процесс работает следующим образом:

Вы вводите запрос (например, «Обобщите обсуждение»).

Copilot проверяет доступные облачные данные, к которым вы имеете право доступа.

Генеративная модель (на основе GPT-4) создает ответ, используя эти данные.

Вы получаете результат – в Word, Teams, Outlook и так далее.

4. Что он может делать

Тип задачи => Что делает Copilot

Работа с текстом => обобщение, составление черновиков, перефразирование.

Чтение данных => поиск информации, формулы, анализ.

Электронная почта => обобщение цепочек, быстрые ответы, черновики.

Встречи и проекты => заметки, задачи, сроки.

Copilot Chat

Универсальный AI-чат в Teams и браузере.

Чего он не может делать.

У него нет доступа к локальным папкам или внешним сервисам.

Он не может видеть файлы, заблокированные метками безопасности.

Он не может заменить людей в сложном принятии решений.

Он не дает гарантированно точных ответов – всегда проверяйте важные результаты.

Copilot – это помощник, а не начальник. Он ускоряет рутинную работу, но ответственность за результат остаетесь вы.

Copilot знает, кто вы и кто вокруг вас

Поскольку Copilot действует от вашего имени и через вашу корпоративную учетную запись, у него есть доступ ко многим точкам данных служб, связанных с вашей организацией. Это позволяет ему действовать в контексте вашей команды, отдела или компании.

Copilot может получать доступ:

к вашей организационной структуре (кто кому подчиняется, кто в какой команде);

профилям коллег: имя, должность, местоположение, отдел, адрес электронной почты;

отношениям между вами и другими пользователями (Microsoft Entra ID);

информации о недавних общих документах, встречах и обсуждениях.

Примеры запросов, которые понимает Copilot:

«Кто нынешний руководитель Мэри Джо?»

«В каком офисе работает Алекс Чоу?»

«Покажите мне последние документы, которые мы обсуждали с моей командой».

«Есть ли у кого-то в отделе маркетинга похожий файл?»

Это возможно, потому что Copilot использует организационные данные, с которыми вы работаете каждый день – в Outlook, Teams, SharePoint и OneDrive.

Важно: Copilot не нарушает конфиденциальность. Он использует только ту информацию, которая уже доступна вам в соответствии с вашей корпоративной ролью.

Распространенные мифы о Microsoft 365 Copilot

Миф 1: «Copilot делает всю работу за меня».

Нет, и не должен. Copilot не принимает решения и не «работает вместо вас». Он помогает с рутинными задачами: составить черновик письма, обобщить переписку, сгенерировать таблицу или слайды – но всегда по вашему запросу и под вашим контролем.

Copilot похож на помощника, а не на исполнителя. Он предлагает помощь, но не решает, что важно.

Миф 2: «Copilot знает всё и всегда прав».

Нет.

Copilot обрабатывает только данные, доступные через вашу корпоративную учетную запись – письма, документы, облачные файлы. Он не может отличить черновики от утвержденных версий.

Например, если в папке есть три файла с похожими названиями, Copilot не будет знать, какой из них окончательный, и может включить в ответ устаревшие или неверные данные.

Всегда проверяйте результат: Copilot не понимает смысла ваших процессов – он анализирует только то, что вы предоставляете.

Миф 3: «Copilot видит только данные Microsoft Cloud».

Не совсем. По умолчанию Copilot работает с Microsoft 365: OneDrive, SharePoint, Outlook, Teams и так далее. Но если ваша компания использует Microsoft Graph и Graph Connectors, Copilot также может получать доступ к другим корпоративным источникам:

внутренние сайты на платформах вроде Jive или Confluence;

системы тикетов и задач (например, Jira, ServiceNow);

CRM-системы, такие как Salesforce;

другие внешние системы, подключенные через API.

Все зависит от конфигурации. Если Graph Connectors включены и ваша учетная запись имеет доступ, Copilot также может «видеть» эти источники.